第十三章秘书的知识结构与能力要求
秘书的基本素养条件和职业道德练习题

秘书的基本素养条件和职业道德练习题一、填空题1.素养是和的总称,是一个人品质和能力的总和。
2.秘书人员强烈的事业心表现在精神上、精神上、精神上。
3.指个人在行动中善于控制情感、约束言行的意志品质。
4.指对自己的行为目的有清醒的认识。
5.秘书人员要求勤快,必须勤、勤、勤。
6.是秘书知识结构中的根基部分。
7.政治哲学类是秘书业务才能的8.秘书学知识是秘书专业知识中的9.公文写作和各类应用文的写作,是秘书专业特长的10.是在认识和改造客观世界的实践过程中锻炼出来的本领、才干。
11.秘书人员要努力把自己锻炼成为公文写作的手、手、手。
12.是秘书人员的一种综合能力,属于智慧和才干的范围。
13.心理学认为,一个人的发展取决于和他的其他的一些人的发展。
14.是实践性训练,是学校教育训练的延伸和补充。
15.复合型秘书人员又叫秘书人才。
16.是人们按照社会分工从事一定职业时所要遵循的道德标准。
17.表达能力分和表达能力两种。
二、判断题1.素质与修养的关系是对立的。
()2.一个人具有良好的素质就容易形成高水平的修养。
()3.坚定的信念是我国党政机关一切工作的出发点和归宿。
()4.秘书人员的思想理论水平应比一般机关工作人员高。
()5.心底坦荡的容忍是和积极的反省结合在一起的。
()6.人的意志力就是主观能动性的一种体现。
()7.基础知识越充足,融会贯通的能力就越强。
()8.正确的世界观和方法论是秘书业务才能的灵魂。
()9.没有精深的基础知识就不是专业的秘书人员。
()10.一个人一生中所需要的知识只有10%是在校时获得的。
()11.写作能力是秘书人员的专业特长,也是一项基本能力。
()12.社交能力是秘书工作能力的核心部分之一。
()13.一个人的发展取决于和他直接交往的其他一些人的发展。
()14.岗位训练是学校教育训练的延伸和补充。
()15.知识转化为智力、智力转化为能力,关键在于训练。
()三、单选题1.秘书专业知识中的核心部分是()。
秘书工作者基础知识

秘书工作者基础知识秘书工作者是组织中至关重要的一环,他们扮演着协调、沟通和组织的角色。
秘书工作者需要具备一定的基础知识,以便能够胜任自己的工作。
以下是秘书工作者基础知识的一些重要内容。
一、办公室管理知识1. 了解办公室的组织结构和职能分工,熟悉各个部门的职责和工作内容。
2. 掌握办公室日常运作的各项规章制度,如会议管理、文件管理、用品采购等。
3. 熟悉办公设备的操作和维护,如打印机、复印机、传真机等。
4. 具备良好的文件管理能力,包括文件分类、存档、整理和查找。
5. 掌握办公软件的基本操作,如Word、Excel、PowerPoint 等,能够熟练运用这些软件进行办公文档的创建和编辑。
6. 具备日常办公协调能力,能够合理安排和协调日常工作,有效处理各种突发事件和问题。
二、商务礼仪知识1. 了解商务礼仪的基本规范,包括着装、言谈举止、用餐礼仪等。
2. 掌握商务场合的礼仪用语和礼仪交流技巧,能够自如地与人交流,展现良好的职业形象。
3. 熟悉商务招待的流程和注意事项,能够熟练安排和组织商务接待活动。
4. 掌握国际商务礼仪的基本规范,了解不同国家和地区的文化习俗,能够在跨国交流中展示尊重和包容的态度。
三、沟通与协调技巧1. 具备良好的口头和书面沟通能力,能够准确表达自己的意思,理解他人的需求。
2. 掌握有效的听取和倾听技巧,能够仔细倾听他人的意见和建议。
3. 掌握有效的会议组织和主持技巧,能够高效地组织和管理会议,并准确汇报会议内容。
4. 具备良好的人际交往能力,能够与不同背景、不同层级的人进行有效沟通和合作。
5. 具备解决问题的能力,能够分析和解决日常工作中遇到的问题,并及时向上级汇报。
四、专业知识和业务能力1. 熟悉本职工作的相关法律法规和政策文件,能够正确理解和运用相关法律法规开展工作。
2. 了解行业的发展动态和市场状况,能够提供相关信息和建议,支持组织的决策。
3. 具备一定的专业知识和技能,能够胜任日常工作中要求的各项任务。
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现代秘书学教程范立荣主编一、秘书与秘书工作秘书的概念:狭义:从事办公室程序性工作,辅助上司处理政务及日常事务,并为决策与实施提供服务的人员。
秘书是直接辅助领导(雇主),直接为领导(雇主)服务的人员。
广义:可以泛指中枢辅助部门,即办公厅(室)的工作人员。
秘书机构的地位:中枢辅助;综合办事;外联窗口;“不管部”。
概而言之:枢纽。
秘书机构的基本职能:辅助领导,办理事务。
★★秘书工作的内容:文字工作、文书、信息、协调、督查、信访、议案提案、机要、会议、接待、随从、值班、印信、通讯、其他★★秘书工作的一般特征:1.机要性与群众性相统一2.综合性与专业性相统一3.事务性与思想性相统一4.被动性与主动性相统一5.经常性与突击性相统一秘书工作的本质特征:综合辅助性见p17-201、贴近领导核心,辅助领导工作(贴近领导,向心运转,与领导工作同步)2、不在领导之职,参谋领导之政。
(由工作性质和任务决定,辅助作用)3、没有领导权力,隐含领导权力。
(为制定和实施决策服务,辅助管理)4、贯彻领导意图,反映群众利益。
(辩证统一,协调领导意图和群众利益)秘书工作的基本规律:实质上就是秘书工作基本矛盾运动的规律。
秘书工作的过程就是秘书工作者不断适应领导者辅助需求的过程。
秘书与领导的关系:服务: 坚持“三服务”的指导思想为(本级领导服务,为各部门服务,为人民群众(员工与客户)服务。
其中,为本级领导服务是重点。
)服从:要忠实执行领导意见,落实领导意图;不要自以为是、自作主张,要摆正和领导的关系;对于违规问题,要区别对待。
领会:1.要善于与领导交流,善于倾听询问,充分领会、把握和准确理解领导意图。
2.要善于条理清晰、明确易懂地表达领导意见,并将其转化为切实可行的工作方案。
3.要善于做补台的工作,拾遗补缺的工作。
适应:不断提升辅助与服务水平,动态适应领导需求,是秘书工作(办公室工作)运行的基本规律。
二、秘书工作的起源与发展了解三、新时期秘书必备的素质职业道德:任劳任怨、忠于职守、严谨务实、公道正派、谦虚好学、开拓创新秘书的知识与技能结构:视野开阔,基础厚实;能力全面,特长突出;熟练掌握现代信息技术,具备良好的语言文字表达能力,敏于思考,勤于办事(含驾驶能)。
第十三章秘书的基本素养、条件和职业道德

三、相关辅助知识
1、管理知识 2、外语知识 3、地方志知识 4、导游与礼宾接待知识
四、秘书人员的能力要求
4-1工作能力的特点 一般能力、职业能力、特殊 能力,秘书的工作能力属于 职业能力。 后天性、专业性、通才性 (复合型秘书)、可操作性。
4-2 秘书工作能力的结构
表达能力:口头表达能力、书面表达能力、 行为表达能力。 办事能力:处理日常性、琐碎性、重复性工 作的能力。 管理能力:辅助决策能力、辅助计划能力、 辅助沟通能力、辅助协调能力、辅助控制能 力。 应变能力:善于观察、捕捉变化,思维敏捷、 迅速判断,足智多谋、有效应对,预见趋势、 灵活应变。
二、道德修养
少数秘书人员之中的一些有违反职业道德的 行为: 1.推卸责任 2.拉帮结派 3.阳奉阴违 4.狐假虎威 5.阿谀逢迎 6.弄虚作假
三、情感意志修养
1.秘书人员的情感修养 2.秘书人员的意志修养
四、作风修养
(一)不良工作作风表现 (二)良好工作作风修养
(一)不良工作作风表现
1.高高在上 2.疲软拖沓 3.怕苦怕累 4.华而不实
五、心理素质修养
存在于秘书人员中的不良心态,主要有以下几种表 现。
1.固执 2.脆弱 3.猜疑 4.冷漠 5.虚荣 6.自卑 7.畏惧 8.急躁
深入思考: 秘书应加强自身哪些方面的修养?又该如何 去加强修养?
第三节 秘书人员的思维方式和 意识
一、秘书人员的思维方式 二、秘书人员应有的意识
一、秘书人员的思维方式
能力训练
1.秘书的职业道德主要包括哪些内容? 2.秘书职业道德的重要性是什么? 3.秘书应加强哪些方面的修养? 4.秘书的作风修养主要包括哪些方面? 5.秘书所应有的思维方式有哪些? 6.案例分析。 小张是某校秘书专业一位品学兼优的学生, 一年级担任班级学习委员,二年级又被同学们选 为班长。最近有一件事很让她苦恼:她的父母多
秘书学概论教学大纲

《秘书学概论》课程教学大纲【课程编号】【课程名称】秘书学概论(Introduction to Secretary Science)【课程性质】专业基础课【学时】72学时【实验/上机学时】36学时【考核方式】闭卷考试【开课单位】人文系【授课对象】专科、文秘专业学生一、课程的性质、目的和任务(一)课程性质:秘书学是研究秘书、秘书工作和秘书机构的发生、发展的过程,揭示其基本规律和特点的学科,是一门综合性、实践性的新兴学科。
秘书学是汉语言文学专业(现代文秘方向、涉外文秘方向)一门必修的专业课程。
(二)教学目标:《秘书学概论》这门课程是使学生掌握秘书学的基本理论和基础知识,理论联系实际,培养学生初步的秘书业务技能,为毕业后从事秘书工作打下良好的专业基础。
通过课程学习,使学生掌握秘书、秘书工作、秘书机构、秘书学的概念、历史发展,秘书的思想道德素养、知识能力结构、心理品质等方面的基本理论和基础知识;掌握秘书的一般工作方法,初步掌握秘书实务与基本技能,包括辅助决策、协调、信息、督促检查、调查研究、保密、会议组织、信访、文书处理、办公室日常事务等。
同时培养学生职业知识和技能,完善自身的职业素质,提高学生的实践操作能力。
三、课程任务:(1)突出重点。
重点应突出秘书基础知识的基本概念、基本方法和基本原理,既要介绍基础理论和基本原理,更要突出基础理论的具体运用和实践经验。
(2)联系实际,在有关章节的讲解中应穿插案例讨论;在讲授本课程后半部分秘书实务时,结合讲授劳动和社会保障部中国就业培训技术中心编写的《秘书职业技能鉴定考试教材》,并进行有针对性的训练,使学生在掌握秘书学基本理论、基础知识和应用技能的基础上,参加全国秘书职业资格鉴定考试,获得中级证书。
(3)创新教法,应积极探讨教学方法的创新,就有关专题组织和设计课堂讨论;在教学过程中,运用案例教学法等方法,紧密联系秘书工作实际,培养学生的创新精神和实际操作能力,使学生在以后的秘书实习、毕业实习等实践环节中得到很好的应用,毕业后能尽快适应秘书工作。
秘书处规章制度

秘书处规章制度第一章总则第一条秘书处是组织日常行政工作、会议活动、文件管理和信息传递的部门,负责协调各职能部门间的工作,提供各方面的支持和服务,完善机构运行的各项工作。
第二条秘书处的工作原则是严格遵守国家法律法规、机关内部规章制度,保守秘密,高效务实,服务至上,促进组织的正常运转。
第三条秘书处的工作职责包括但不限于:制定和修订组织的各项规章制度,负责机关日常行政工作的协调和管理,组织会议活动,负责文件管理和信息传递等。
第四条秘书处的工作范围涵盖机关内部的日常行政工作,对于涉及机关的各项工作都要做到系统、有序、高效。
第二章组织架构第五条秘书处的组织架构由处长、副处长、科长、科员等职位组成,其中处长由机关领导任命,副处长、科长和科员由机关领导推荐并根据机关规定程序任命。
第六条秘书处的各个科室根据工作需要设置,具体科室数量和职责由机关领导根据工作需要进行调整和分配。
第七条秘书处在工作中应保持与其他职能部门的良好沟通与协作,做到信息畅通、工作衔接紧密,确保各项工作的顺利推进。
第三章工作职责第八条秘书处的工作职责包括但不限于以下几个方面:(一)组织会议和活动:负责组织机关的各种会议和活动的筹备工作,包括会议室预订、会议材料准备、会议记录、会务服务等。
(二)文件管理:负责机关文件的分发、归档和管理工作,确保文件的安全、完整和准确。
(三)信息传递:负责机关内部信息的传递和协调,保证机关各部门之间的信息交流和沟通畅通。
(四)行政事务:负责机关的日常行政事务处理,包括文件审批、会议安排、来访接待、车辆调度、办公用品采购等。
(五)规章制度管理:负责机关各项规章制度的制订、修订和推广工作,保证机关各项规章制度的规范执行。
(六)督促检查:根据机关领导的要求,对机关内部各项工作进行督促检查,及时发现问题并提出解决意见。
第四章工作要求第九条秘书处的工作在执行中要严格遵守国家法律法规和机关的规章制度,保守机关的秘密,做到忠诚尽职、廉洁奉公。
秘书基础(精)

学生分析
一年级新生
初中学校 职业学校 学生 准职业人 普通教育 职业教育 紧张 退缩
教学设想
• 授课时间:开学初 • 授课方式:活动课
教学目标
一、知识目标 • 了解团队构成应具备的基本要素 • 了解优秀团队成员的特点 二、能力技能目标 • 培养学生的沟通、解决问题和相互协作的能力 • 激发学生的创新思维潜能 三、情感态度目标 • 培养学生听取、接纳不同意见的心态 • 培养学生积极、合作的心态 • 树立学生的时间观念
秘书基础
团 队 合 作
北京市求实职业学校 张 蕾
2009年7月
团队合作
教材分析 学生分析 教学设想 教学目标 教法介绍 学法介绍 教学过程 教学反思
教学重点、难点
教材分析
高教出版社中职教材《秘书基础》
第十三章 秘书的基本素养、条件和职业道德
秘书要以合作的态度对待上级和下级,只有这 样才能提高工作的效率和质量。
教学重点、难点
一、教学重点
• 了解团队构成应具备的基本要素。 • 了解优秀团队成员的特点。
二、教学难点
培养学生在规定时间内,通过合作解决问题 的能力。
教法、学法
• 理论依据:建构主义理论
探究、体验
已有的 知识和经验
建构
新的 知识和经验
• 教法:情景教学法 案例教学法 任务教学法 • 学法:探究法 体验法
教学过程
一、创设情境,导入新课
• • 观看视频《群狮捕象》 教师引导、帮助 建构
新知识
学生探究、讨论 体系
二、确定努力方向 •
• 学生根据自身情况,确定努力方向。 制作名片,明示努力方向。
在工作过程中,如发现其他 成员的表现与其身份不符,请及
秘书人员管理制度条款

第一章总则第一条为了规范秘书人员的管理,提高工作效率,维护机构形象,特制定本制度。
第二条本制度适用于本机构所有秘书人员。
第三条秘书人员应遵守国家法律法规,坚守职业道德,树立良好的职业形象。
第二章职责与权限第四条秘书人员的职责:1. 负责机构领导的日常事务处理,确保领导工作有序进行;2. 负责机构文件的收发、归档、保密工作;3. 负责机构会议的组织、筹备、记录及纪要整理;4. 负责机构办公用品的采购、分发及管理工作;5. 负责机构领导的日程安排及出差行程安排;6. 负责机构内部及对外联络工作;7. 负责领导交办的其他工作。
第五条秘书人员的权限:1. 在授权范围内,负责机构文件的收发、归档、保密工作;2. 在授权范围内,负责机构办公用品的采购、分发及管理工作;3. 在授权范围内,负责机构领导的日程安排及出差行程安排;4. 在授权范围内,负责机构内部及对外联络工作;5. 在授权范围内,负责机构会议的组织、筹备、记录及纪要整理。
第三章工作要求第六条秘书人员应具备以下基本素质:1. 具有良好的职业道德和敬业精神;2. 具备较强的组织协调能力、沟通能力和文字表达能力;3. 具备较强的保密意识,严格遵守保密规定;4. 具备一定的法律、财务知识;5. 具备良好的心理素质和应变能力。
第七条秘书人员应按照以下要求开展工作:1. 认真执行领导交办的任务,确保工作质量;2. 严格遵守工作纪律,按时完成工作任务;3. 主动汇报工作进展情况,及时沟通工作问题;4. 保持工作环境整洁,维护机构形象;5. 遵守保密规定,不得泄露机构秘密。
第四章培训与考核第八条机构应定期对秘书人员进行业务培训,提高其业务水平。
第九条机构应建立健全秘书人员考核制度,对秘书人员的工作绩效进行考核。
第五章奖励与惩罚第十条对工作表现优秀、成绩突出的秘书人员,机构给予表彰和奖励。
第十一条对违反本制度、工作失职、给机构造成不良影响的秘书人员,机构给予批评教育、通报批评、罚款等惩罚。
秘书基础知识要点

《秘书基础》知识要点第一章秘书工作及其发展趋势知识要点提示:《汉书》中所说的秘书,是指皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料.今天的“秘书”是一种职称或职务,是一种社会职业,是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。
秘书工作是指直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性管理活动。
秘书工作的基本属性有辅助性、政治性、服务性。
根据秘书工作各项具体任务的性质,可分为“政务”和“事务”两类主要任务。
我国秘书工作的发展趋势,包括参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势.办公手段现代化的发展大体经历四个阶段,即起始阶段、发展阶段、完善阶段、成熟阶段.第二章秘书工作的基本原则、特点和作用知识要点提示:领导活动是秘书工作的环境,领导意图是秘书工作的核心.领导活动是在一定领导环境确定的范围内进行的一种有向性的人的综合活动。
领导活动的要素概括为三个方面:领导者、被领导者、作用客体.领导意图指领导者领导社会组织实现其目标所提出的确定意见要.领导意图的形成是马克思主义普遍原理、上级指示、领导智慧、管理活动规律分别与各项具体管理实践、本组织的具体情况、群众智慧、相关业务规律相结合的产物。
秘书工作在领导活动中的作用有枢纽作用、助手作用、参谋作用、辅助协调作用用、窗口作用。
秘书工作在领导活动中的特点有依附性、综合性、服务性、机密性、政策性。
秘书与领导班子相处的主要原则有“职权划分、单向请示"原则、“按规章制度办”原则、“不分亲疏、一视同仁”原则、“通报情况,维护团结”原则。
秘书人员与具体领导人相处有思想体系一致的原则、知识互补的原则、相互信任的原则、相互适应的原则.第三章信息与秘书工作知识要点提示:信息是客观世界各种事物运动状态的反映,又是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征。
信息经过传递再现客观事物的状态。
、信息从不同的角度,可以有多种分类,按信息源的性质可分为:自然信息、社会信息两大类;按信息的表现形式,可以分为语言信息、文字信息、数据信息、图像信息四大类;按信息来源的方向,可以分横向信息、纵向信息、外部信息、内部信息四类;按信息的稳定状态可以分为静态信息、动态信息两大类;按信息存在或作用时间,可分为长时信息、短时信息。
秘书学与秘书实务考试大纲

《秘书学与秘书实务》考试大纲一、参考书:吴雨平:《秘书学与秘书实务教程》,暨南大学出版社,二、考试形式:闭卷,考试时间为90分钟三、考试基本内容绪论1. 秘书2. 秘书部门和秘书工作3. 秘书学与秘书实务第一章秘书工作的起源和沿革1.我国秘书工作的起源2. 历代封建王朝秘书工作概况3. 近现代秘书工作概况4. 当代秘书工作概况第二章秘书工作机构的设置和职能1. 秘书机构的设置2. 秘书机构的运行机制3. 秘书工作机构的基本职能第三章秘书工作者的素养要求1. 秘书工作者的职业修养2. 秘书工作者的知识结构3. 秘书工作者的能力结构4. 秘书工作者的心理素质和性格特征第四章秘书与领导者的关系1. 领导与秘书关系概述2. 建立领导与秘书的良性互动关系3. 秘书要着重处理好的关系4. 处理好与领导关系中的一些具体问题第五章秘书日常事务工作1. 秘书日常工作概述2. 办公室布局与管理的要求3. 接听与拨打电话的技巧4. 安排约见的技巧5. 印章管理的要求6. 机关值班工作的要求第六章秘书与信息工作1. 信息工作概述2. 秘书部门信息工作的特点和基本原则3. 秘书信息工作的程序第七章秘书与调查研究工作1. 调查研究概述2.调查研究的范围和步骤3.调查研究的方式和方法第八章秘书与辅助决策1.秘书机构与辅助决策2.辅助决策的方法与艺术3.辅助决策中的思维4.辅助决策中应注意的几个效应第九章秘书与公文写作和处理1.公文写作2.公文办理第十章秘书与文书立卷归档工作1.文书立卷归档工作概述2.文书立卷部门、立卷原则和范围3.文书立卷的方法和步骤4.归档第十一章秘书与会议组织1.会议工作概述2.会前筹备工作3.会中的调度工作4.会后善后处理工作5.常用会议文书的写作6.端正会风,提高会议质量第十二章秘书与信访工作1.信访工作概述2.信访工作的制度3.信访工作的程序和基本方法4.特殊情况的来信、来访的处理第十三章秘书与接待工作1.接待工作概述2.接待工作的规格和程序3.接待工作的类型4.接待礼仪第十四章秘书与协调工作1.协调工作概述2.协调工作的原则与方式3.协调的类型与内容4.协调工作的程序与艺术第十五章秘书职业技能鉴定与岗位应聘1.秘书职业技能鉴定类型2.秘书职业资格鉴定标准3.秘书应聘的技巧四、考试题型及比例1.名词解释15%;2.多项选择题15%;3.简答题20%;4.论述题20%;5.案例分析题30%。
文秘与档案专业

电视中专涉外文秘与档案专业秘书学课程教学大纲(二○○五年三月修订)一、课程性质、任务和基本要求秘书学是以秘书、秘书工作、秘书机构作为自己的研究对象,揭示秘书工作的一般特点和规律的一门科学。
其研究的核心问题是:秘书人员、秘书制度和秘书工作实务。
用以指导秘书工作实践,提高秘书工作水平,是一门综合性、理论性、应用性并以应用性为主的学科。
秘书学课程是文秘与档案专业学生的必修课。
二、教材、课时及授课方式文秘与档案专业秘书学课采用高海生主编的《秘书基础》(文秘专业)为教材,该书由全国中等职业教育教材审定委员会审定的中等职业教育文秘专业国家规划教材,高等教育出版社2002年12月出版。
该书的一个很重要的特点就是每章节后附有很多案例,方便开展案例教学,使理论的知识点融于实际操作中,易学习和理解。
本课程计划内课时共54课时,每周授3课时,在一学期内分18周完成教学。
授课方式,以教师面授为主,学生自学为辅。
三、课时分配四、教学内容第一章秘书工作及其发展趋势第一节秘书工作第二节我国秘书工作的发展趋势教学目的要求:通过本章教学,使学生了解秘书、秘书工作的涵义,秘书工作的基本任务,了解我国秘书工作的发展趋势等。
教学重点:秘书和秘书工作的基本概念;秘书工作的基本属性和作用;秘书工作的形成过程;新时期我国秘书工作的发展趋势。
第二章秘书工作的基本原则、特点和作用第一节秘书工作的环境——领导活动第二节秘书工作的核心——领导意图第三节秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点第四节秘书与领导相处的基本原则教学目的要求:通过本章的教学,使学生了解秘书工作的环境、秘书工作所围绕的一个核心,进而掌握秘书工作内在规律和本质属性,为进一步学习和做好秘书工作打下良好的基础。
教学重点:领导、领导活动和领导意图概念的基本涵义;秘书工作的特点;秘书工作的核心内容;秘书与领导班子、领导人相处的基本原则等。
第三章信息与秘书工作第一节信息及其在秘书工作中的作用第二节秘书信息工作的特点、原则和要求第三节信息的收集第四节信息的处理教学目的要求:通过本章教学使学生了解信息工作对秘书活动中的重要作用,了解信息的含义、分类和信息工作的特征,掌握信息收集和处理的基本技能与方法。
秘书学

第一章绪论秘书:在我国是政府机关、企事业单位普遍设置的一种行政职位;在世界范围乃是最广泛的社会职业之一,对社会发展起着不可缺少的作用。
秘书的涵义:介绍学术界比较普遍的四种说法:1.宫中秘藏之术2.辅臣3.行政职位4.社会职业秘书的职业特征:1.服务的直接性 2.服务的稳定性 3.知识化 4.年轻化 5.女性化秘书工作要做到“三个服务”:1.为本机关领导和上级机关服务2.为本机关其他平级的职能部门服务3.为下级机关和人民群众服务秘书学:是研究秘书工作和秘书活动规律的科学,是一门综合性的应用科学。
20多年来的秘书学研究是随着高等院校秘书专业教学和现行秘书工作改革开展的,其发展方向可概括为三个方面:1.秘书学教学理论 2.秘书工作理论 3.秘书学相关学科研究秘书工作方式的转变:1.服务对象、服务形式,由“三个服务”,转变为既为上司服务,又为社会服务2.办公形式,由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公3.会务工作,由单纯组织会议转变为既办会议,又办会展4.操作方式,由手工操作转变为电子操作第二章秘书工作的起源和发展在夏朝,已经出现了公务文书---------典志。
现存我国最早的政治文件汇编是《尚书》。
西周至春秋时期,逐渐形成了一些秘书工作制度。
西汉时,御史大夫与丞相(掌管行政)、太尉(掌管军事)同为中央的最高官员,称之为“三公”。
“密”和“精”是建党初期秘书工作的特点。
改革开放时期的秘书工作,主要反映在一下几个方面:1.秘书工作的正常化、制度化2.文书工作、档案工作的加强3.大兴情况调查、注重政策研究4.信访工作发挥重大作用5.科学、系统地培养秘书人才,开展秘书学理论研究6.走向办公自动化和秘书工作的科学管理第三章秘书工作机构的职能与工作要求秘书工作机构:是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。
秘书工作机构的设置原则:1.精简原则 2.纵向层次尽量少 3.横向幅度可适当加大秘书工作机构的性质:1.机密性 2.辅助性 3.综合性 4.服务性通才:指每个秘书人员都应该具有全面的基础知识和专业知识,具有多方面的基本技能,不要在某一方面有明显的缺陷或偏废。
秘书的管理制度

秘书的管理制度第一章总则第一条为规范公司秘书工作,提高秘书工作效率,保障公司机密信息安全,制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有岗位的秘书工作。
第三条秘书应当具备良好的业务素养和职业操守,严守工作纪律,保守秘密,为公司决策提供有力支持。
第四条公司秘书工作要遵守国家法律法规,尊重和保护企业利益,忠诚于公司,维护公司形象。
第五条秘书应当积极主动、用心细致、严格按时的完成领导交办的各项工作任务。
第二章秘书管理第六条公司秘书分为总秘书和部门秘书两个层级。
总秘书负责公司办公室日常工作的管理,领导、协调并处理公司各项事务。
部门秘书负责办公室日常事务,支持部门主管的管理。
第七条秘书岗位应当经过专业的培训和资格认证,确保秘书具备丰富的业务知识和工作经验。
第八条秘书管理需要建立健全的档案管理体系,规范秘书工作程序,保障工作效率。
第九条秘书应当不断提高业务素养和工作技能,配合公司不断发展和进步。
第十条公司应当根据秘书的工作实际情况,合理配置办公设备和工作环境,提高秘书工作效率。
第三章秘书工作第十一条秘书在接待来访人员时,应当礼貌热情、周到细致、认真倾听,确保来访者满意。
第十二条秘书应当熟练掌握各类办公软件和办公设备的使用方法,提高工作效率。
第十三条秘书应当具备出色的文字处理能力和文件整理能力,准确无误地处理各类文件。
第十四条秘书应当具备一定的外语能力,能够熟练读写和翻译外文文件。
第十五条秘书应当遵守公司保密制度,妥善保管重要文件和资料,确保公司机密信息的安全。
第十六条秘书应当严格遵守公司规章制度,服从领导安排,保持工作秩序和工作效率。
第四章秘书考核第十七条公司对秘书进行定期考核,考核内容主要包括工作业绩、工作态度、业务能力等。
第十八条考核合格的秘书,公司将给予相应的奖励和晋升机会。
第十九条考核不合格的秘书,公司将采取适当的教育或处罚措施,确保秘书工作质量提高。
第二十条秘书工作考核结果将作为评定员工绩效的重要依据。
第五章附则第二十一条本制度自发布之日起实行,具体事宜由公司总经理负责解释。
秘书实务知识:秘书综合能力

秘书实务知识:秘书综合能力
理解领悟能力:
秘书要耐心地倾听、敏锐地观察,作到“善解人意”,特别是要迅速、准确地领会上司的意图。
独立办事能力:
上司的指示要及时、高效地办好,周到细致地安排活动,领导不在时要独立处理突发事件。
沟通与交际能力:
秘书能使企业内各部门之间,企业与各有关单位和个人进行良好的沟通,以建立和维护良好的人际关系。
策划与决策能力:
策划需要创造性的想法和点子,形成框架和计划。
决策则是一个比较评估优选的过程。
这是高级秘书应具有的能力。
口头及文字表达能力:
秘书与人沟通口头表达和文字表达是最基本的能力之一。
口头表达要注意,说话要实用性;真实性;针对性;规范性和艺术性。
撰写通用公文、商务文书也是秘书最经常的工作之一。
涉外秘书还需要外语口头交流与书面交流能力。
实际操作能力:
秘书必须掌握现代办公设备的操作能力和其它技能。
除了熟练掌握计算机的使用外,其它如复印机、传真机、扩音器、录音、录像、摄影、移动电话、驾驶汽车等。
秘书管理制度

秘书管理制度第一章总则第一条背景与目的•为了规范和提高企业机构内秘书工作的质量和效率,进一步优化企业运营管理,特订立本制度。
•本制度适用于企业内各级别秘书,包含行政助理、办公室助理等岗位,旨在明确秘书的职责、权限、工作流程和行为准则,促进秘书工作的科学化、规范化和专业化。
第二条原则•本制度执行以公正、客观、高效、便捷为原则。
•秘书要严格遵守企业保密规定和职业道德,维护企业的形象和利益。
•秘书对机要文件和紧要信息负有保密义务,不得泄露、窜改和非法使用。
第二章岗位职责第三条秘书岗位职责秘书的重要职责包含但不限于: 1. 帮助领导和部门经理处理日常工作,供应全面助理支持; 2. 负责会议组织、记录会议纪要,并按要求进行归档和传阅; 3. 拟写各类文件、报告和邮件,保证文档的准确性和合规性; 4. 跟踪并及时处理邮件、传真、电话和其他来访事务; 5. 协调部门内外沟通事宜,维护良好的合作关系; 6. 管理文件和资料的归档、存档,确保信息的完整和保密性; 7. 布置领导的日程布置,并提前准备好会务资料和必需文件; 8. 处理行政、后勤事务,帮助员工的业务出差和差旅布置; 9. 帮助领导和部门经理进行数据分析、工作报表的准备; 10. 执行其他上级领导和部门经理交代的工作。
第四条岗位要求秘书岗位要求如下: 1. 具备良好的口头和书面沟通本领,逻辑思维清楚; 2. 具备快速学习和独立工作的本领,具备问题解决本领;3. 具备良好的组织、协调和处理多任务的本领;4. 具备娴熟的办公软件应用本领,熟识电子邮件和办公自动化技术;5. 具备较强的责任心和保密意识,具备良好的执行力;6. 具备肯定的心理素养和抗压本领,能够有效应对工作中的挑战。
第三章工作流程第五条任务分派•上级领导或部门经理依据工作需要,将任务指派给秘书;•秘书接到任务后,应当及时确认任务要求、截止日期和紧要度,并书面记录。
第六条工作布置•秘书应依据上级领导或部门经理的布置,订立认真的工作计划和时间布置;•工作计划和时间布置应结合实际情况和优先级,合理调配工作时间和资源。
办公室秘书规章制度

办公室秘书规章制度第一章总则第一条为规范和管理办公室秘书工作,提高工作效率和质量,制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于公司办公室所有秘书,包括全职秘书和临时秘书。
第三条秘书在办公室工作期间,应当服从公司领导的安排和指挥,认真负责,细心细致地完成秘书工作。
第四条秘书应当严格保守公司机密,不得擅自泄露公司的商业秘密和其他重要信息。
第五条秘书在工作中应当遵守公司的相关规章制度,不得违反公司的规定。
第六条公司将对秘书的工作进行定期评估,对工作表现优秀的秘书进行奖励,对工作表现不佳的秘书进行警告和处罚。
第七条秘书在工作中应当注重团队合作,积极配合同事完成工作任务,不得搞分裂和拉帮结派。
第八条秘书应当严格遵守办公时间,不得迟到早退,不得私自加班,必须按时按量完成工作任务。
第九条秘书应当保持良好的职业道德和职业操守,遵循社会公德,不得利用职务之便谋取私利。
第十条公司对违反规章制度的秘书有权采取相应的处罚措施,包括口头警告、书面警告、降职、解雇等。
第二章秘书的基本职责第十一条秘书的基本职责是负责公司领导的日常工作安排,包括文件整理、资料收集、电话接听、会议记录等。
第十二条秘书应当具备较强的组织、协调和沟通能力,能够处理各种复杂的工作情况。
第十三条秘书应当具备较强的学习能力和应变能力,能够迅速适应新的工作环境和工作任务。
第十四条秘书应当保持积极向上的工作态度,乐观开朗,善于解决各种问题。
第十五条秘书应当对公司工作有充分的了解,能够帮助领导有效地分析和解决问题。
第十六条秘书应当保持良好的职业形象,不得在工作场所穿着不雅观的服装,不得言行粗鲁露骨。
第十七条秘书应当保持良好的工作作风,不得虚报工作业绩,不得私自接受他人礼物或其他回扣。
第十八条秘书应当积极参加公司组织的培训和学习活动,提高自身的职业素质和竞争力。
第十九条秘书应当不断提高自身的专业知识和技能,不断完善自己的工作方式和工作方法。
第二十条秘书应当积极与同事合作,相互学习,相互支持,共同推动公司事业发展。
秘书学概论

秘书学概论一、教材《秘书学概论》(第二版)陆瑜芳编著复旦大学出版社2006年二、考试内容与要求1、考试要求要求学生系统地理解秘书学的概念内涵,掌握秘书学的基本理论和基本方法、基本技能,熟悉秘书的一些具体要求和基本流程,能综合运用所学知识分析和解决秘书工作中的一些实际问题。
2、考试范围主要是秘书学的基本知识,掌握考试大纲规定的内容,并善于融会贯通和灵活运用。
主要内容包括:秘书的涵义,秘书工作的内容、特点、要求,秘书工作机构的职能与要求,秘书的素养,秘书的社会活动与人际关系,日常工作内容,信息与调查研究、秘书写作、文档管理、会议组织、信访工作、沟通与协调等。
3、考试内容:第一章绪论一、考核知识点1、秘书的涵义和职业特征2、秘书工作的内容、特点和作用3、秘书学的涵义、研究对象和研究方法二、考核要求识记:秘书和秘书学的涵义秘书工作的特点与作用领会:秘书学的涵义和研究对象第二章秘书工作的起源和发展(略)第三章秘书工作机构的职能与工作要求一、考核知识点1、秘书工作机构的地位与性质2、秘书工作机构的职能与要求二、考核要求识记:秘书工作机构的职能、原则和要求领会:秘书工作机构的地位与性质第四章:秘书的素养一、考核知识点1、秘书的知识和能力2、秘书的思想修养和职业道德3、秘书的心理和性格4、秘书的性别特征二、考核要求识记:秘书的能力要求和知识结构秘书的思想修养和职业道德领会:秘书的性别特征第五章:秘书的社会活动与人际关系一、考核知识点:1、秘书的社会活动和社会地位2、秘书的角色意识3、秘书人际关系的内容、方式与准则4、秘书主要人际关系的处理要求二、考核要求识记:秘书人际关系的内容、方式与准则,秘书角色意识领会:秘书的社会活动和社会地位第六章与第七章日常工作(上、下)一、考核知识点:1、办公室管理2、接待工作3、督查工作4、保密工作5、印信工作6、值班工作二、考核要求认记:办公室管理的内容与要求;接待工作的原则与要求,程序与内容;督查工作的原则和程序;保密工作的内容和要求;印信工作的具体内容。
第十三章秘书文案

第十三章秘书文案学习目的与要求:熟悉文案工作的基本要求与文案制作的基本环节,学习办公文件的撰制、传递与处理的方法,掌握文案工作的操作技能。
学习重点:①文案制作基本环节;②办公文件的撰制、传递与处理;③文件编辑、排版、校对与印制。
一、秘书文案工作的要求文案是各类机关、组织与企事业单位在行政管理过程中形成的具有法定效力与规范体式的文案,是依法行政与进行公务活动的重要工具。
办文,即文案的制作与处理是秘书最要紧的工作之一,其中文案制作是办文的第一步。
从广义上来讲,秘书的文案工作包含各类文案的制作、编辑、处理、整理(立卷),从文案形成到办理完毕,单位的领导人、秘书人员及其他有关的业务人员都共同参与的一系列工作。
如领导人对文案予以签发、批办,业务人员、秘书人员进行承办、注办、撰拟文稿、文件归档等。
文案工作关于保证机关组织政务畅通,文件办理准确、及时、安全具有重要作用。
在具体介绍文案工作的具体内容之前,首先来进行一个自我测试,看看你对文案工作的基本认识:1.开始写公文之前,我能明白这份文件的目的。
()2.开始写之前,我能明确考虑读者的特点。
()3.每写一篇之前,我自信我能够写好它。
()4.看到什么,感受到什么,我都会用笔记下来,积存起来。
()5.我会把最重要的内容放在公文开头或者结尾部分。
()6.定稿的时候会检查标题、时间、名称是否有误。
()7.用最简洁的语言表达最为清晰的意思。
()8.我总是用往常写过的文件格式来做样本,仅做内容上的改动。
()9.我每次都会抽时间对我的文章进行修改与润色。
()10.我不明白的东西不可能写在文章里。
()以上10个问题每打一个“√”得1分,得分低于5分,说明你对文案工作的缺乏认识,务必认真学习本章内容;得分6-8分,说明你有一定的文案写作知识,需要通过本章内容加以总结与提高;得分9-10分,说明你的文案写作功底不错,应该重点看看本章一些理论性强的内容。
(一)秘书人员文案工作的内容文书工作的基本任务是:准确、及时、安全地处理各类公文,当好领导的参谋与助手,为改革开放与社会主义现代化建设服务。
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师点评:这位同学心目中的秘书应该是具有渊博的基础知识,精深的专业知识和实用的相关辅助知识。的确,广博而扎实的基础知识,是一个人从事学习、工作的主要资本。而专业知识是形成秘书专业特长的关键,相关的辅助知识则是秘书知识结构中不可缺少的组成部分,它可以弥补基础知识或专业知识的缺漏。二十一世纪,社会经济的飞速发展带来了产业结构的调整与变化,以党政为主的秘书结构被打破,出现了商务秘书与政务秘书并存的局面,传统秘书的知识结构已不能适应时代的要求,这需要我们在工作中不断地优化和完善。
演讲片断三:
“……秘书的职业是一种没有鲜花和掌声的职业。只要你选择了这个职业,就要准备当无名英雄,在工作中踏实细致,不朝三暮四,不计较个人名利得失,名利思想太强的人当不了秘书,也当不了好秘书。
面对改革开放的四化大业,秘书还应勤于学习,善于思考,不墨守陈规,不断开拓,努力使新时期的秘书工作与时代同步前进。
做好秘书工作,还要具备多种知识和各种能力,一位现代的秘书,更要面面俱到!因此我们要树立“活到老,学到老”的观念,珍惜时光,抓紧学习机会,博采众长,并不断改善和优化自身知识结构,永远保持自身知识结构的合理性、适应性,这样,才能使我们的工作在竞争中立于不败之地!”……
生热烈鼓掌。
师点评:一个人的知识和能力不是一次性教育所能解决的,而是在长期的实践活动中逐步积累起来的。在校学习的知识,仅仅是参加工作的最基本的基础知识,其他各种知识都是在后来工作中取得的。据有关专家统计,一个人一生中所需要的知识,只有10%是在校读书时获得,而90%来自工作以后的再学习和积累。这位同学的演讲告诉我们,一名优秀的秘书,还要树立终身学习的理念,不断提高自身的素养!
演讲片断四:
“做一名优秀的秘书,最重要的是具有良好的职业道德,应做到忠于职守,不见风使舵,要埋头苦干,任劳任怨,就这一点,我国一位伟大的女性邓颖超同志就说过‘秘书人员,不管是在秘书处的,还是在领导人的跟前,工作都很辛苦,他们有一个很好的传统,有一个很高尚的品质,这就是为党的工作埋头苦干,自我献身的精神,……这也正是秘书人员的高尚之处。’我心目中的秘书,应该具有强烈的事业心和坚定的信念,应该具有一个公民应有的美德和良好的职业道德!”……
《秘书人员的知识结构与能力要求》
案例呈现
点评分析
师导入:岁月轮回,斗转星移,高科技带给人们的变化日新月异。在这样一个信息高度发达,经济不断发展的崭新世纪,时代对秘书人员的要求也与时俱进。作为一位即将走向岗位的文秘人员,你认为她们应该具备怎么样的知识,拥有何种能力,才能胜任工作,成为领导的助手、上司的参谋呢?今天,就让我们一起来听听我们同学的演讲——《我心目中的秘书》吧。
……
激情导入,言简意赅。
师生课前充足的准备给课堂带来越来越导和鼓励,廖廖数语,点出主旨所在。
课堂“活”,源于教学方法的“活”。
教学重点的凸现水到渠成
生鼓掌。
师点评:忠于职守、埋头苦干、保守秘密、刻苦学习是秘书工作者重要的职业道德。秘书和秘书部门是领导的近身助手和工作参谋,秘书人员的言谈举止,往往直接影响着领导机关的形象和威信,甚至影响着领导机关的正常工作。可以说,秘书良好的职业道德,影响着社会风气的净化和社会的安定团结。
……
师总评:
知识是发展智力和能力的基础与工具。知识水平的高低决定了能力水平的高低。秘书人员要构建合理的知识结构、提高工作能力,离不开学校的学习和积累,离不开实际工作中的实践和提升,更离不开自我的训练和培养!现代秘书,应是一个复合型的秘书。她既是通才,又是专才,既是左右逢源、八面玲珑的多面手,又是尽职尽责、能够为领导独当一面的得力助手。今天我们同学畅述了自己心目中的秘书形象,从知识结构到能力要求,从职业道德到职业素养,方方面面,点点滴滴,既全方位地勾勒出秘书的形象,又描绘出了自己心目中理想的秘书形象,同时从演讲中得到了能力的培养,又充分展示了自己的风采!
生鼓掌。
师点评:总结这位同学的演讲,那就是新世纪的秘书必须有熟练的技术,精明的头脑,上进的决心,渊博的知识,良好的修养!
演讲片断二:
“众所周知,一位雕刻家必须要有一把锋利的刻刀;一位优秀的歌唱家必定要有一副好嗓子。同样,一位出色的企业家身边就要有一位出色的秘书。
……我认为,秘书人员应具有渊博的基础知识,精深的专业知识和实用的相关辅助知识。我认为关键在于怎样合理运用这些知识来提高自身的才能。秘书人员应运用所学的知识把自己锻炼成为公文写作的“快手”“能手”和“高手”……
生上台(鼓掌)
演讲片断一:
“……做一名秘书难,做一位二十一世纪的秘书更难。时代在不断前进,科技在不断更新,倘若我们没有熟练的技术,没有精明的头脑,没有上进的决心,没有渊博的知识,没有良好的修养,那么等待我们的将是被时代无情的抛弃。
作为一名二十一世纪的秘书,必须具备高效率的办事能力。当今社会是适者生存的社会,每一个公司都在竞争中求生存,秘书又是一个公司举足轻重的任务,秘书的办事效率会直接影响到公司的利益,它可能会因为秘书的一时粗心,而损失一大笔效益,也可能因秘书一份迟到的文件,而失去公司的信誉,所以说秘书的工作效益直接关系着公司的利益。相信任何一位领导都不会选择一位毫无办事效率的人做秘书的,不是吗?除此以外,秘书还要具备一流的口才和察言观色的能力。说起口才,也许有人会不以为然:口才,不就是平常谈说论道,侃天说地的嘴皮子功夫吗?除了呀呀学语的婴幼儿之外,谁人不会?但是我们这里所说的口才是一种艺术。毛泽东同志曾经说过:‘语言这东西,不是随便可以学好的,非下苦功夫不可’,一句话可以置人于死地,一句话可以让人起死回生,可见掌握语言的技术是二十一世纪秘书在交际中必须具备的。……在座的各位都可能成为未来的秘书,在秘书的领域中自由发挥,自由翱翔。不管我们心目中的秘书如何,只要我们用心去经营,我们的人生之路必定如花似锦!”