Excel表格的基本操作 一看就懂的十大技巧

Excel表格的基本操作一看就懂的十大技巧
Excel表格已经成为Office人员最常用的数据处理软件，Excel表格的基本操作视频教程也成为Excel表格初学者急着寻找的资料之一。

其实，普通人需要用到的Excel的功能不到其全部功能的10%。

也就是说，对于绝大部分的用户来说，只要掌握了几个必须懂的Excel 表格的基本操作，就能很好地使用Excel表格。

Excel表格的基本操作一：修改字体
首先，从输入开始，先来调整字体吧。

在工具栏那里一开始就可以发现字体的工具框了，在这里可以快速更改字体类型、大小、颜色等等的。

图1 字体
Excel表格的基本操作二：更改对齐方式
打好字，或者打字之前，都需要按照需要来调整字体的对齐方式的。

在对齐方式工具栏中，可以快速随意地更改字体对齐方式，第一个小框中上三个图标是调整横向对齐的，下三个是调整纵向对齐的。

而第二个框中还有一键调整字体的排列方向，第三个框中可以一键设置自动换行等。

图2 对齐方式
Excel表格的基本操作三：添加符号
如果想要输入一些数据制作消费统计表的话，那么就要输入￥这个符号了，一次次输入太麻烦了，直接在数字框那里，第一个就是货币的标志了，可以选择一批数据，批量添加呢。

当然百分号、小数点也可以在那里快速修改。

图3 添加符号货币样式
Excel表格的基本操作四：插入和删除单元格
在单元格工具框中，可以快速一键插入或删除单元格。

比如，有时输入的时候，输漏了一行数据，在这里点击插入下面的小三角，选择插入行就OK啦。

图4 插入单元格
Excel表格的基本操作五：常用函数一键搞定
如果需要求某几个单元格的和或者积之类的，那么就要用到公式了，但是不懂公式咋办？直接在在编辑框里面的第一个里找就可以了，点击求和（默认是求和的）的小三角，然后选择其他函数，就能直接找到自己想要的函数了。

图5 选择其他函数
图6 常用函数
Excel表格的基本操作六：快速求和、求平均值
想要直接知道某几个数的和或者平均值，那么直接选中那几个数就可以知道了。

选择之后，在最下方的状态栏中，就有求和、平均值、和计数显示。

图7 状态栏
Excel表格的基本操作七：如何输入身份证号等长数字？
输入一行长的数字怎么自动变样了？例如，我输入一行身份证号，变成都变成看不懂了？想要输入一行长的数字怎么办？这个简单，只要更改一下数字种类就可以了。

选中单元格，然后选择“设置单元格格式”，把数字的种类改成“文本”。

设置好之后，再输入的话，无论多长的数字，都不会变样的。

图8 设置单元格格式
图9设置前后输入数据对比
温馨提示，记得是先设置好格式再输入，不然第十四位数之后的数字都回变成0的。

Excel表格的基本操作八：格式刷
例如七所说的，设置好了，但是要一个一个修改，数量少的话还好，数量庞大得话，就那么就悲剧了。

没事，用格式刷就OK了，在工具栏“开始”的第一个框中。

格式刷的使用很简单，只要点击一下格式刷，然后在选择要复制的格式，最后就是选择要修改的个单元格了，可以批量修改的哦。

图10 格式刷
Excel表格的基本操作：快速一键制表
没有制过表的人，是否感觉制表很复制，或者很麻烦？其实不然，在Excel表格中，只要一键就能制表。

选中一些数据，然后在上方工具栏中选择“插入”，再打开“图表”，最后根据自己的需要，选择表格样式就能轻松制成专业的表格了。

图11
图12
Excel表格的基本操作十：快速复制粘贴
当你在输入数据中，如果需要输入1、2、3……这样按顺序的数字的时候，一个一个输入，太麻烦了，想省点功夫，是否有法？有的，只要使用鼠标一拖，就完事了。

选中一个或一些数据，然后把光标移到选中框的右下角，光标变成一个加号的时候，向下拖动，就会智能帮你填1、2、3……了。

（温馨提示，这个一拖的功能还有格式刷的作用。

）
图13
【备注】
Excel常用函数详解
1、求和函数SUM：
基本方法：选中将要求和的空白单元格，点插入——函数——SUM——确定——选中要求和的行（列）——确定。

扩展应用：选中刚才的“和”，将鼠标箭头指向“和”的右下角，鼠标变成实心的“+”后，按住鼠标的左键，可以拖出整行（列）的“和”。

2、平均值函数AVERAGE：
基本方法：选中将要求平均值的空白单元格，点插入——函数——AVERAGE——确定——选中要求和的行（列）——确定。

扩展应用：选中刚才的“平均数”，将鼠标箭头指向“平均数”的右下角，鼠标变成实心的“+”后，按住鼠标的左键，可以拖出整行（列）的“平均数”。

3、插入当前日期NOW：
基本方法：选中将要插入当前日期的单元格，点插入——函数——NOW——确定——确定。

4、排序：
基本方法：选中要排序的内容（可以包括文字）——数据——排序——确定——选择排序的条件和升（降）序——确定
5、排名次RANK：
基本方法：选中将要排名次的空白单元格，点插入——函数——选择类别里选择“统计”——RANK——确定——在“number”里选中要排序的数值（单一值）——在“ref”里选中所有的排序数值，行（列）——确定。

扩展应用：求一行“列”里的名次——选中刚才的名次——在刚才的公式栏里的公式“=RANK(I3,I3:I47)”中加入两个“$”成为“=RANK(I3,I$3:I$47)”——再次选中刚才的名次，鼠标指向右下角，当鼠标指针变成“+”时，按住左键，拖动鼠标。

6、筛选：
选中要进行筛选的单元格——数据——筛选——自动筛选——这时会出现一个下拉箭头——点击下拉箭头后会出现若干选项（升序排列、降序排列、自定义等）——根据需要选取自定义——输入“<>+”条件——确定。

7、统计总人数COUNT：
基本方法：选中将要统计总人数的空白单元格，点插入——函数——COUNT——确定——选中要统计的行（列）——确定。

8、条件格式：
选中需要选择的单元格——格式——条件格式——输入条件——点“格式”选择颜色——确定。

9、最大值和最小值MAX和MIN：
基本方法：选中将要求最大值（最小值）的空白单元格，点插入——函数——MAX(MIN)——确定——选中要求最大值（最小值）的行（列）——确定。

10、求分数段COUNTIF：
基本方法：例：求60分一下的人数。

选中将要求分数段的空白单元格，点插入——函数——COUNTIF——确定——选中要求分数段的行（列）——在criteria中输入条件（<60）——确定。

扩展应用：例：求≥60分并<70分的人数。

选中将要求分数段的空白单元格，点插入——函数——COUNTIF——确定——选中要求分数段的行（列）——在criteria中输入条件（>=60）——确定——在公式栏（不包括“【】”）【=COUNTIF(I5:I48,">=60")】的后面输入“-”减号，然后输入【COUNTIF(I5:I48,">=70")】，实际整体公式就是：
【=COUNTIF(I5:I48,">=60")-COUNTIF(I5:I48,">=70")】——回车。