【VIP专享】接待流程清单及注意事项1

福开莱接待日程及安排检查表

1与接待宾客做好接洽，了解接待单位、具体接待人数、时间、班机或班车等信息，并告知宾客我方对接人及联系方式。如重要VIP，需主动提前与客人取得联系，并告知会安排人员接待。

2制定接待日程交领导审批，如涉及请款请提前与财务沟通后交领导审批。接待日程模板请见附件。3制定活动费用预算清单，交财务及领导审批。（用于请款）

4通过邮件或短信发送接待日程给宾客，让宾客提前了解。

5团队分工。（如：安排请款、接机车辆、司机及陪同人员、各接待流程的负责人及接待内容等）。

主负责人培训讲解本次接待内容。如有大型接待需提前演练。

6确定会议室地点及布置内容，如涉及美工制作需提前沟通内容（如接站牌、PPT背景板、展架、背景音乐等），预留制作时间。

7安排好专人准备好接待所需文件、所需电脑及其使用配件、会议涉及用品（如VGA、转换器、相机、录音笔等）。

8采购鲜花/零食/酒水等其他物品（视情况而定，至少提前一天准备）。

9宾客用餐安排（需提前了解宾客喜好，或根据宴请的规格而定）

10宾客入住安排。如有大型接待总负责人需列表，清楚宾客入住人数、房号、入住时段。

11重要VIP，需提前替客人准备好房卡，并交于客人，省去客人办理入住的手续。

12负责人发送短信或邮件再次提醒相关人员注意事项，如接待流程、接待时间、着装、准备物品等。

13接机、接车人员提前等候。接送客人过程中服务人员需保证服务及态度，注意微笑及礼貌用语，提醒客人检查随行行李是否遗漏。

14会议室准备（视会议重要性提前安排）：

1）IT技术人员确保会议室网络连接正常，特殊会议需随时待命。

2）影音设备准备.

2）负责播放文档的人员检查电脑连接，将所需文档提前放在电脑桌面并将文档打开，避免在会议进行中寻找文档耽误宾客时间。

3）特殊重要会议中避免电脑临时出问题导致会议中断，需准备两台电脑以备不测。

4）会议室桌面布置。如录音笔、纸、笔、精致零食等摆放整齐。桌面要求保证清洁。

5）专人拍照及记录会议纪要人员到位。

15花艺布置。确保花瓶洗净及花卉摆放到指定位置。

16工作环境布置。如个人工作桌面需整理妥当，桌面严禁摆放与工作无关的私人物品。各部门负责人负责检查并承担责任。

17接待茶水茶点安排。

18安排人员提前到达餐厅点好菜单，并与餐厅工作人员做好沟通。

19重要客人的房间布置需在入住前安排人员检查。（包括欢迎品）

20各接待程序负责人按预先接待流程各就各位。总负责人按接待流程依次检查确认。

21客人抵达前5-10分钟再次通知相关领导

22安排送机司机及人员。提前了解班机或班车信息。

23按预算附送广东特产等伴手礼，以加深宾客对本次接待的好感。

24随后给宾客发送感谢邮件。

福开莱接待标准操作流程

一、接待确认

1.确定被接待宾客的信息

二、接待前准备

三、接待过程

四、接待完成

1.所需接待人员，都是福开莱重视的贵宾，对待贵宾时请保持心情愉快，气氛融洽，为贵宾营造舒适自在的环境。

2.守时，按考勤处理。

3.对所安排的工作负责，不得擅离岗位。特殊情况出现同事间应相互协助保持团队精神。

4.总负责人需细化每一个时间节点的接待工作，指定每一个接待环节专人负责。大型接待可分为若干接待小组，实行组长负责制。总负责人只与组长沟通保证任务的上传

下达，方便总统筹的统一调动及安排。总负责人需尽量考虑周全，确保每一环节出现特殊情况有第二解决方案。

5.如有用车，司机需至少提前一天确保第二天接待用车的清洁，确保车辆的安全性及油量充足。

6.所需物料提前准备好，并由各组长或总负责人一一确认。

7.采购、用餐、及其他消费时，请提前与财务沟通，严格按财务程序进行。务必保留好发票，如遇无法开具发票的地方，请提前与财务沟通按财务要求处理。

8.接待过程中，请时刻注意宾客所需，做好服务工作，如有特殊情况无法解决需及时汇报给相应负责人。

9.注意商务礼仪，如备好名片及商务名片盒，接待着装需着正装，有特殊情况则需留意通知。女士需化淡妆。男士整理好发型。用餐时注意座次安排，重要接待可提前打

好名牌放置桌面。座次最终按领导授意的为准。

10.宾客走后，需安排人员做后期清场。

附件：接待日程模板

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