物业公司投标程序流程

1、目的

规范公司对外参与物业管理的投标工作，确保投标书的编制质量，为通过市场竞争拓展公司物业管理的规模打好基础。

2、适用范围

适用于物业管理公司对外承接物业时的投标书的编制工作。

3、职责

3．1公司总经理职责

3．1．1负责确定投标项目的人员编制,主要管理人员的人选及薪资标准.

3．1．2负责项目测算的预算、管理费、维修金标准的最终核定。

3．1．3负责决定是否参与招标项目的投标决策。

3．1．4负责投标方案的最终审核、签发。

3．2分管领导职责

3．2．1参与投标工作的全面组织与协调。

3．2．2参与投标方案的编制并负责投标书的审核。

3．3市场部职责

3．3．1负责投标项目信息的全面收集、跟踪。

3．3．2负责投标工作的具体操作。

3．3．3负责项目投标方案的汇编。

3．4物业部职责

3．4．1参与投标前期项目现场的察看，提出主要管理人员编制及管理建议并参与项目预算的编制。

3．5工程部职责

3．5．1参与投标前期项目现场的察看，根据项目的实际情况提出工程方面的管理建议。

3．5．2提出工程维保重点并提出工程人员编制。

3．5．3提出公共维修金的费用测算及运作方式。

3．6安保部职责

3．6．1参与投标前期项目的现场察看，根据项目的实际情况提出安全管理意见。

3．6．2提出安保人员的配置。

3．7财务部职责

3．7．1根据项目的客观情况、管理要求及人员配置作出项目财务测算。

3．8办公室职责

3．8．1根据项目的要求确定人选及员工招聘工作。

3．9投标小组职责

3．9．1负责投标工作的组织、协调。

3．9．2负责投标方案的编写、审核。

3．9．3负责参与开标答辩会。

4、投标流程

信息采集

4．1．1信息采集渠道

a) 市场信息

b) 报纸、网络等各类媒体信息。

c) 其他渠道信息。

4．1．2信息分析、跟踪

a) 市场部根据项目信息的具体情况分类填写《信息登记表》，确定跟踪方式，并填写《项目跟踪表》。

b) 未建项目原则上每月进行跟踪1次，并根据实际情况调整跟踪次数。

c) 短期内要求招标的项目，根据招标单位的要求，报送公司简介，进行资格预审，取得正式招标文件。

4．2市场部将招标信息报送总经理及投标项目小组。

4．3项目信息调查：

4．3．1调查方式：

a) 建成项目由投标小组及相关人员（安保部、物业部、市场部）到项目现场采集，或从招标单位获取详细的项目情况。

b) 未建成项目向相关人员取得工程图纸。

c) 从其它途径获取项目信息。

4．3．2调查内容：

a) 项目的地理位置、环境、占地面积、建筑面积、栋数、楼宇结构特点、功能、住户基本构成、楼宇基本设施、设备等，并按要求填写《项目基本情况调查表》

b) 项目产权单位对项目管理的特殊需求。

4．3．3调查要求

a) 现场察看后，各责任人在当天将信息反馈到投标小组。

b) 安保部：提出项目的安全防范重点、难点，并提出工程人员的编制、项目管理的运作方式、岗位描述、工作标准。

c) 工程部：提出项目的工程维保重点，并提出工程人员的编制、运作方式、岗位描述、工程设备管理要求。

d) 物业部：提出项目的管理建议，并提出管理人员的编制、项目的运作方式、员工岗位描述、管理标准、服务承诺、质量控制方式、日常的运作管理费用。

4．4财务预算

4．4．1投标小组分析、汇总调查信息，确定人员编制及薪资标准预算，报总经理审核。

4．4．2审核通过后，将项目信息、人员配置及工资标准报送财务部，做出项目预算。

4．4．3投标小组根据财务部提供的项目预算及市场的行情，提出管理费及公共维修金的标准。

4．4．4当收费标准低于行情价时，由投标小组讨论提出调整意见，按财务预算的作业规程，重新测算项目的预算。

4．4．5当收费标准高于行情价时，由投标小组讨论是否有调整的空间，如有则按财务预算的作业规程，重新测算项目的预算。

4．4．6投标小组向总经理报送参与项目投标的综合意见。

4．4．7总经理做出项目投标决策，如同意参与投标的，则进入标书编制，如不同意则中止项目的跟踪。

4．5投标书编制

4．5． 1市场部组织编写投标方案。

4．5． 2投标书的内容、结构及编制要求

a) 投标项目的概况：要求详细列出项目的地理位置、环境、占地面积、建筑面积、栋楼、层楼、楼宇结构特点、基本设施、设备、住户基本构成、验收移交情况等。

b) 企业简介及公司的管理优势：要求列出公司简介的性质、资质等级、注册资金、获得荣誉、企业管理理念、公司现有楼盘类型、管理规模、目前已承接的项目、公司的专项管理优势等。

c) 针对管理的难点、重点采取的针对性措施：要求针对项目的特殊性，列出公司的管理重点和对项目的特殊性投入。

d) 公司接管后准备采取的管理方式：要求针对投标项目的自身特点编制出总体管理方案和分项管理方案包括项目的运作方式、管理要求、工作标准、质量控制体系。

e) 为开展物业管理所配置的人力、物力资源：要求列出投标项目的组织机构、人员编

制和岗位设置、岗位描述、主要管理人员的配置及其个人简历、为开展工作前期投入的设备、设施

f) 开展物业管理一段时间后所力争达到的管理目标：要求列出明确的总体目标和详细分项目标。目标要求可操作性和可考核性。

g) 为有效地提高物业管理水准所必要的服务承诺：要求针对业主的要求和物业管理服务的特点列出鲜明特色的服务措施来，服务承诺要具有可实施性。

h) 费用投入和成本测算：要求针对小区的现状和管理要求、难度逐项测算出前期投入和管理成本。

i) 需要招标单位协助解决的问题

j) 原有工作人员的接管安排计划

k) 物业接管后的工作进度安排

4．5．3如中标后需短期内进驻的项目，办公室需在编写标书的同时确定主要管理人员（主任、工程主管、安保主管）的人选，报总经理审核。

4．5．4如招标单位对主要管理人员有特殊要求的，办公室需将已确定的人选履历送市场部，编入投标书，项目的主任必需参与投标方案的制定。

4．5．5投标书由投标小组报送分管理领导审核，由总经理进行最终的审核、签发。

4．6由市场部按招标单位的要求送达投标书。

4．7开标答辩会

4．7．1由投标小组组织参与开标答辩会。

4．7．2如招标单位要求投标项目的主要管理人员参与开标答辩会的，由投标项目主任参与开标答辩。

4．7．3对参与开标答辩会项目主任的要求

a) 参与项目的投标方案的编制、费用的测算、熟悉项目各岗位的运作。

b) 编制开标答辩的方案。

c) 在投标小组内部进行模拟演示投标答辩方案。

4．8文件归档：招标书、投标方案由办公室归档保存。

5、投标流程图：详见附表

6、相关表单：《信息登记表》《项目概况表》、《项目跟踪表》、《业务联络单》、《方案评审表》