如何合理的使用电子邮件

如何合理的使用电子邮件

1. 切记！电子邮件不是我们唯一的（应该也不是最主要的）沟通方式

当在选择使用电子邮件或是直接对话中纠结时，请别再犹豫，直接拿起电话，打给对方，必要时约对方面谈。

2. 不要/不宜使用电子邮件的情况

（1）当你心烦或者愤怒时。请打电话给对应的联系人陈述清楚你的问题或者跟对方约一次实时会谈。

（2）写一些你不会以公司/部门名义发送的内容或者你并不愿意相关部门内每一个人都知晓此内容。电子邮件能够并且将会被转发，同时能迅速传播，你必须假设自己发送的任何内容都是公开的，或是将会被公开。

（3）与某个对应的人有很多往来的“对话”，同时抄送给很多人。可以给对应联系人打电话进行实时沟通，或者仅同这个联系人电子邮件往来（用“回复”代替“回复所有人”）。

（4）将电子邮件发给几个可能相关的人试图找到某人来解决问题。花些时间（可能需要打几个电话）确认究竟谁是具体的负责人（们），然后把电子邮件发给负责的那（几）个人。

（5）将本应在团队内部解决的问题暴露在总部或者其他团队面前。在将问题升级之前，先确定你已经用尽所有的内部资源来解决问题。

3. 在正确的时间写电子邮件给正确的人

写电子邮件的时候，请确保你正在创造价值，并对别人的时间给予充分的尊重。（1）收件人

A．将那些你期望对你的电子邮件做出反馈的人（们）放在“收件人”地址栏，并且不要加别人。如果你放2个或2个以上的收件人，那么将没有人会为这个问题负责。

B. 如果你需要多个人的反馈，请在“收件人”栏内放上这些相关人们的邮件地址，并

在邮件正文内清晰注明你需要每个收件人做什么以及具体的时间。

C. 不要机械地使用“全部回复”。回复给发件人，然后谨慎选择其他需要添加到“收

件人”及“抄送”栏的邮件地址。

（2）抄送人

A．将那些需要知道相关事项但并不要求有任何直接行动的人（们）放在“抄送”栏。

B. 只将与邮件提及主题相关的接收者放在“抄送”栏。在将某人添加入收信列表前，

请先问问自己“这些邮件信息是否真的能够帮助这个收件人更有效地开展工作？”

也就是说，请慎重考虑是否真有必要将邮件抄送给某人。这样可以节省你以及同事们很多用于响应、转发和删除那些不应该接收的邮件的时间。

C.不要使用“密件抄送”功能。

4. 用最有效的方式写电子邮件

（1）建立清晰的权责关系。很多冲突的发生是因为没有人确切地知道是谁在负责某一具体事项。

（2）沟通与反馈的期望。为了提高作为一个组织的效率，我们必须在反馈时间上达成一致。这方面的经验和建议请参考下表：

（3）主题栏。情况或者需要行动的事项描述得越具体，你的电子邮件被收件人阅读并得到反馈的几率就越高。

A．将主题以及（如果可能的话）想要得到的具体行动放在“主题”栏；

B. 不要让你的“主题”栏过于冗长，尽量控制在15个字或7个单词以内；

C. 如果你需要对方做出决定，请标明“需要决定”；

D. 当你不需要收件人的任何反馈时，请使用“供参考”；

E. 在主题栏内包含“机密”字眼，当电子邮件正文中包含公司的敏感信息时；

F. 及时更新主题栏，当你在回复一封已经来回了好几次的电子邮件，尤其是内容主题

已经发生改变的时候。

（4）电子邮件正文部分

要简洁明了。在确保清晰表述需要行动的项目和关键部分前提下，保持电子邮件正文尽可能简短。

A. 发送多封简洁的邮件来替代一封冗长的有多个主题的邮件。

B. 在可能的情况下用核心要点来替代冗长的文字描述。有一个被众人信奉的三段论：

如果你用超过三段内容的文字来描述你的观点，那么你就写的太多了。洋洋洒洒的文字反而显示了你对别人的时间缺乏足够的尊重。

C. 把关键信息/动作放在电子邮件的顶部。不要让人们使用滚动条来寻找重要信息。

D. 在邮件正文部分概括各附件的关键要点。除非必要，不要发送附件。

E. 删除“电子邮件链（多次往返回复的历史内容）”的底部信息，如果它已经不再对

当前的信息沟通有任何益处。它的作用仅仅是引起视觉上的混乱和让电子邮件系统变慢。

F. 如果可能的话，不采用大型附件。越来越多的人在使用替代的方法来下载邮件（诸

如黑莓、aircards以及VPN)。大型电子邮件会使投递变慢，并且使得下载你的邮件变得很困难甚至不可能，同时也会影响到其他所有正在进入你收件箱的邮件。（5）电子邮件格式

A. 校对及拼写检查电子邮件内容。有疑问的时候，让你的电子邮件更像一个正式的信

函而不是一场简单对话，特别是与客户沟通的时候。

B. 使用“纯文本”——很多人不能处理“多样文本”或者“网页（html）版”格式的

电子邮件。

C. 避免使用精美壁纸、字体、动画图形在你的电子邮件或个人签名中。

5. 管理你的电子邮件

（1）定期检查你的电子邮件，一天几次。例如，抽出三四段固定的时间来浏览你的电子邮件，别的什么也不做 (也许并不适用于所有的人)。

（2）采取行动。当你收到一封电子邮件，迅速决定以下选项哪个是最优选择：

A. 删除——那是相当明显的，不是吗？

B. 转移——为那些你并不真正需要照看但是为了以防万一还需参考的内容。

C. 行动——回答邮件的问题，这样就不会有更多与该主题相关的“答复”邮件。

D. 委派——但确保你委派的对象确切地知道所被委派任务的期望和时间限制。同时确

保每个相关人员都知道谁在负责这个事项。不要用一些术语如“这必须马上做”，而没有搞清楚到底谁应该做它。

（3）确认所有的邮件里是否有要求你采取具体行动。要么马上给出你的反馈，或者通知发件人你何时可以做出反馈。

（4）在48小时内回复邮件。

6. 总结提示

（1）请记住：在你发送电子邮件的另一边，是一个人！他/她的时间应当被尊重。（2）建立清晰的权责关系。清楚地定义谁负责某个特定的任务/项目，负责人做出相关决定以解决问题或平息冲突。提醒大家谁是负责人（不管是你或其他人），并告诉他们将他们的问题和所有进一步的信件都发送给对应的负责人，而不是彼此。

（3）电子邮件的书面文字可以非常简化。前提是收件人已经比较清楚与邮件相关的情况，否则可能需要的是电话说明或当面沟通（当然在必要时可以使用附件），而不是发送冗长的电子邮件。

（4）用语亲切和友好。电子邮件很容易被理解不当。一个友好的“Hi，小李”或“请”的使用可以帮助软化一个消息，否则可能被认为态度生硬或引起愤怒。

（5）电子邮件是永恒的。你删除一个邮件并不意味着它彻底消失了，我们的电子邮件是备份在公司的服务器上，并可作为具备法律效力的相关记录和证据。

（6）谨慎、客观、专业、实事求是地留存电子邮件。如果事项非常敏感，请使用实时沟通替代电子邮件。