项目七 管理会展项目的风险

项目七
任务五 监控会展项目风险
一、会展风险监控的意义和目的
风险监控是确保风险策略能在会展项目举办过程中得到 正确地执行。
一方面是指风险应对计划中的措施已经执行，并且成功地阻止
了风险对项目目标的不利影响， 另一方面是指，监控会展活动举办过程中信出现的新风险，只
要是对会展活动构成危险的风险都是值得去管理的。
作者： 张锋 吴虹 重庆大学出版社
项目七
风险监控涉及如下一些主要工作
第一、识别、分析新风险，并制订相应应对措施； 第二、 跟踪已识别风险，包括列入观察清单的低优先级风险， 注意它们的变化； 第三、 必要时，启动对现有风险的重新分析； 第四、监督风险应对措施的实施情况，考察它们的有效性，并 在必要时启动对应对措施的更新； 第五、 根据风险情况，决定是否需要调整用于风险管理的资源， 如资金、人力等； 第六、 决定是否需要对项目计划的相关组成部分进行调整和更 新。风险监控通常都会导致对风险登记册的更新。
作者： 张锋 吴虹
重庆大学出版社
项目七
任务二 掌握会展项目风险管理的过程
二、大型会展项目风险管理的重点
• 主要用于展览、会议和大型节事活动的建筑物应安全稳 固，不出现倒塌或坍塌现象。建筑物上的外墙玻璃不脱 落，地面有足够的承载能力。建筑物内能满足人流数量 的要求，有足够的紧急通道等等。 • 主要是指卫生健康、交通、社会治安等方面的安全管理 和监控。
安全保卫 酒店
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图 7.2
利用 RBS 对会展项目风险分类结构图
作者： 张锋 吴虹
重庆大学出版社
项目七
任务三 编制会展风险登记册
按阶段分类 按来源分类 按属性特征分类 可以按会展项目风险属性特征的不同分为：技术风险、 财务风险、管理（组织）风险、政策法律风险、市场风 险、知识产权风险、信用风险、合同风险等。
20%（根据 以往会议 组织的经 验估计）
会议不 能按时 开始
没有备用 设备，没 有认真调 试设备 100%
派专人负责调 试设备，并且 保管调试好的 设备
（ 会 务 记本电脑、 组 组 长 ） 话筒等设 备损坏
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作者： 张锋 吴虹
重庆大学出版社
项目七
任务三 编制会展风险登记册
作者： 张锋 吴虹 重庆大学出版社
项目七
风险应对策略
避免风险
避免风险就是要避免风险事件，主要是通过改变会展项 目计划来避免风险事件，采用这种办法就意味着放弃某 些会展项目工作，从而把会展项目目标与风险隔离。
第一、监控会展场馆里出现的易燃、易爆、有毒、有害物品，并及时处理， 以防意外发生； 第二、及时打扫清运垃圾，并进行场馆消毒，以保证现场的卫生健康安全。 第三、对可能发生的自然灾害和人为破坏进行预测，并做好应对方案； 第四、监视和控制人流情况，及时引导和疏散人群； 第五、监督临时舞台、看台以及参展商展台搭建，防止出现临时搭建物发生 坍塌事故；
技能目标 ●能够组织团队识别会展项目可能碰到的风险 ●初步具备能对会展项目识别风险，并编制风险 登记册 ●具备为会展项目制定风险应对策略的能力
作者： 张锋 吴虹
重庆大学出版社
项目七
任务一 认识会展项目风险
一、建立风险意识 事先就采取积极的预防态度是最有效的风险管 理策略 认识到风险管理是取得成效的办法 充分认识在会展组织中长期开展风险管理的必 要性
作者： 张锋 吴虹 重庆大学出版社
项目七
风险应对策略
共担风险 共担风险是指通过与能够承受会展项目风险 或者有经验管理风险的组织合作，来降低风险 发生的可能性。 会展项目中，最典型的一种共担风险的形式 是通过合同来选择风险共同承担者，合同是会 展风险管理中非常重要的一个内容。
作者： 张锋 吴虹
重庆大学出版社
风险监控工作是对风险定义工作的延续，是必要的工作。 风险责任人负责相关风险的风险监控。
会展项目管理
作者：张锋 吴虹 重庆大学出版社 (教学支持资源-电子教案)
项目七 管理会展项目的风险
任务一 认识会展项目风险 任务二 掌握会展项目风险管理的过程 任务三 编制会展风险登记册 任务四 制定会展项目风险应对策略 任务五 监控会展项目风险 〇典型案例————中国国际建筑艺术双年 展会风险与防范
制定风险应对计划 图 7.3 会 展 风 险 管 理 过 程
作者： 张锋 吴虹
重庆大学出版社
项目七
任务二 掌握会展项目风险管理的过程
制定风险管理计划 编制具有可执行性的风险管理计划是风险管理 工作的基础之一。对会展项目风险应对计划在 风险管理中的重要性认识，必须与对风险认识 的重要程度相适应，必须能有效地迎接挑战， 必须及时地，必须在该项目的背景下现实可行， 必须经过所有相关单位的同意，必须有具体责 任人对它负责任。
风险可能性 Pe 影响可能性 Pi
风险
影响
损失 Lt
风险触发器 S
影响触发器 S
图 7.1 会展项目风险 7 要素模型
作者： 张锋 吴虹
重庆大学出版社
项目七
任务二 掌握会展项目风险管理的过程
一、 会展项目风险管理过程
风险管理计划 风险管理计划 风险识别 识别的 新风险 风险控制 风险应对 措施计划 风险 清单 风险分析 重要的风险 和项目总体 风险等级
二、会展项目风险的种类 会展项目风险分类的意义 会展项目举办过程中，项目管理团队会面临 很多的风险，如果不对这些风险进行归纳，不 利于主动地管理这些风险。通过对会展项目中 的风险进行归类，可以揭示风险的共同根源或 者需要特别关注的项目领域，发现风险的集中 领域，可以提高风险管理的有效性。
作者： 张锋 吴虹
作者： 张锋 吴虹 重庆大学出版社
项目七
任务二 掌握会展项目风险管理的过程
风险分析 风险分析是进一步地确定图7.3的风险模型 中关于风险的更多属性，主要确定风险事件发 生的可能性、风险影响的可能性，然后按照公 式7.3计算每一个风险的期望损失值，依据风 险的期望损失值就可以对被识别风险进行排序，
作者： 张锋 吴虹
重庆大学出版社
项目七
任务三 编制会展风险登记册
风险登记册示例
风 险 名 称 设 备 不 能 正 常 使 用 · · · · · · · · · 会 务 组 张三 投影仪、 屏幕、笔 风 险 识 别 者 风险责 任人 风险 事件 驱动器 风险 事件 可能性 风险影 响 风险 影响 驱动器 影响可 能性 风险 损失 期望损 失值 拟采用 的措施
作者： 张锋 吴虹
重庆大学出版社
项目七
任务一 认识会展项目风险
二、风险模型 什么是风险 风险是一种不确定性。会展项目中的风险是 指会展活动举办过程中，不期望得到的项目结 果出现的可能性，或者是希望得到的结果不出 现的可能性。
作者： 张锋 吴虹
重庆大学出版社
项目七
任务一 认识会展项目风险
一、建立风险意识 风险7要素模型
作者： 张锋 吴虹
重庆大学出版社
项目七
风险应对策略
接受风险
接受风险策略主要是对那些对活动的举办影响比较小的风险事 件，可以采取这种策略，即对这种风险不采取任何措施， 需要在会展项目成本中计划出应急储备，如果风险发生，就可 以利用应急储备管理风险引起的损失。 第一、当有意外事故发生时，组织人员疏散，减少人员伤害和财产损 失； 第二、对活动参加的人数预估，并评估由此可能带来的风险，做好紧 急突发事件的处理； 第三、会展活动举办过程中，应该配备医疗急救、火灾扑灭等保障， 一旦发生事故，应当立刻投入工作，减少损失。
作者： 张锋 吴虹 重庆大学出版社
学习目标
知识目标 ●了解项目风险管理的过程 ●了解会展项目中的不确定性 ●理解会展项目风险管理的理念——预防为主 ●掌握如何定义和识别会展项目的风险 ●掌握如何评估识别出来的会展项目的风险 ●学会制定会展项目风险应对策略
作者： 张锋 吴虹
重庆大学出版社
学习目标
重庆大学出版社
项目七
任务三 编制会展风险登记册
二、会展项 目风险的 种类 按目标分 类
某会展项目
时间 设备 布展 领导出席 交通运输
预算 分包商选择 场地租赁 后勤服务 参展费
质量 参观人数 会展市场 参展商 媒体报道
组织管理
参展商数量
场地条件
分包商 · · · · · · · ·
门票 · · · · · · · ·
作者： 张锋 吴虹
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项目七
任务二 掌握会展项目风险管理的过程
监控风险 在实施风险应对措施的过程中，要动态地进行 风险监控。 首先我们不可能把所有风险都识别出来并加以 分析与应对，因此在项目执行过程中需要不断 注意新风险。 其次，风险状况可能随项目进展而变化，如观 察列表中某个低优先级风险，可能因周围环境 的变化，其发生概率或影响程度大大增加。
作者： 张锋 吴虹
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任务二 掌握会展项目风险管理的过程
制定风险应对计划 确定风险预防措施和万一发生时的应急措施； 对项目风险进行识别和分析之后，就要做好风 险应对策略。 坏风险（威胁）的应对策略可归为以下几类： 接受、回避、缓解和转移。 对正面风险（机会）的应对，可以采用下面几 种方法：利用、分享、提高、接受。
项目七
任务三 编制会展风险登记册
一、会展项目风险登记册
风险事 件驱动 器 风险事 件可能 性 风险影 响驱动 器
风险
名称
风险识 风险责
别者 任人
风险
影响
影响
可能性
风险损 期望损 拟采用
失 失值 的措施
作者： 张锋 吴虹
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项目七
任务三 编制会展风险登记册
表 7.6 会展项目风险登记表 风险因素及代号 风险类别 技术风险 资源风险 · · · · · · · · · 分解 风险事件发 生的可能性 降低风险可 能性的方法 发生后的影 响程度 降低影响程 度的方法
作者： 张锋 吴虹
重庆大学出版社
项目七
风险应对策略
第六、保养和维护会展设备，如电梯、音响、供电、空调、 影像、通讯以及保安设备，保证它们需要时能正常工作； 第七、利用计算机信息技术管理的组织者还要防止信息管 理风险，以防网络服务器被攻击，信息资料被盗窃； 第八、对进出活动现场的证件进行管理，防止不法之徒持 假造证件，蒙混进入场馆所带来的安全隐患； 第九、重点加强参加活动的高级政府官员和嘉宾的安全保 护，做好安全预案，确保万无一失。
作者： 张锋 吴虹
重庆大学出版社
项目七
任务二 掌握会展项目风险管理的过程
风险识别 风险识别是识别会展项目的组织过程中， 存在哪些不确定性对项目目标的实现会构成危 险，以及哪些方面的不确定性可能会对项目目 标的实现有促进作用。 在风险识别过程中，尽可能地让参与会展 活动的各关系人都要参与到头脑风暴中，特别 是直接负责具体的会展项目活动的人更是必不 可少。
1）会展建筑物
2）周围环境
3）设备设施 4）会展信息
作者： 张锋 吴虹
• 设备设施的安全和风险管理对象主要包括供水、供电、 空调、电梯、临时搭建舞台、桌椅、音响、通讯设施、 演示设备、装饰物品等等。
• 信息风险管理包括对自然灾害和人流量的预测信息、知 识产权的保护、以及计算机网络信息安全等等。
重庆大学出版社
作者： 张锋 吴虹
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任务四 制定会展项目风险应对策略
一、会展项目风险应对策略 风险应对策略的制定主要是针对风险分析中关键的会 展项目风险，对会展项目风险管理积极主动的办法是 处理风险事件的原因，而不是直接对付风险事件。 由于项目资源的有限性，不可能为所有的风险都分配， 所以，只能把资源分配给关键的会展项目风险，这样 也才能取得很好的风险管理效果。 制定风险应对策略通常是一个循环的过程，在项目计 划阶段制定的风险应对策略，需要在会展项目实施过 程中监控它们的有效性，如果风险措施没有起到预期 的效果，就需要重新分析考虑。
作者： 张锋 吴虹
重庆大学出版社
项目七
风险应对策略
预防或减少损失
采用预防或减少损失的风险措施的主要目的是通过具体 的办法去影响风险后果的原因和风险后果，从而实现减少损 失的目的。
第一、为会展活动安排安全保卫工作，预防各种可能的安全问题； 第二、对会展组织者和相关人员进行安全教育和灭火技术知识等培训； 第三、维护活动区域的治安，采用足够和适当的设施，监控偷盗和抢 劫事件； 第四、检查并保证消防系统的正常运作，监控整个活动现场，防止火 灾的发生； 第五、进行相关的安全检查，防止恐怖袭击和意外事故的发生；