我国建筑工程档案信息化管理措施内容探讨

我国建筑工程档案信息化管理措施内容

探讨

摘要：所有的部门，包括建设项目在内，都将向信息化方向发展。为了更好

地推进我国的档案工作，中央、国务院办公厅在2021年发布了《“十四五”全

国档案事业发展规划》，用以引导和引导各类部门的文件工作。伴随着对文件信

息化工作的不断深入，与之有关的有关的文献也在不断地增加，这为本文的分析

奠定了坚实的理论依据。在此次的分析中，利用模式思考和决策的方法，对建设

项目文件的管理进行了深入的分析，从而为建设项目文件的信息化的实施和加强

奠定了坚实的基础。

关键词：建筑工程；档案信息化；管理措施

引言

从更广泛的意义上讲，“档案数字化”指的是将经济、政治和历史等领域的

材料进行综合，并通过电脑技术进行信息检索；而从狭义上讲，档案数字化指的

是将相关的档案数据进行电子化，形成数字档案资料，为使用者的检索提供便利。从档案数字化的工作原理来看，它是一种改变过去的档案存储模式，将过去的纸

张材料用数字化的方法进行保存，不仅能够实现对档案材料的长期保护，还极大

地提升了档案管理的效率，使得档案的保存方式更加的科学化。文章通过对档案

信息化、数字化建设与发展的分析，探讨了档案信息化与信息化建设的若干问题。

一、建筑工程实现档案信息化管理的必要性

档案是建筑工程资料的重要载体，它的管理是建筑工程规范化和精细化管理

的重要途径，因此，要加强对建筑工程的管理。在现代化的时代背景下，应该主

动顺应时代的趋势，推动档案的信息化管理工作，并以信息化为机遇，对建设项

目的档案管理体制进行创新改革。本文概括了建设项目档案信息化的功能：一、

直接功能；(1)提高建设项目的标准化管理水平；(2)以标准化的文件资料作为支

持，提高项目的管理效能；(3)保证建设项目文件的安全，如项目合同，材料文件，工程量清单等。第二种是间接的影响。(1)对建设项目文件的管理系统进行

优化；(2)营造建设项目的标准化氛围，间接推动建设项目的稳步发展；(3)提高

项目的运作效率，防止由于文件的管理带来的管理风险。在建设项目的过程中，

必然会生成大量的信息数据，比如：质检数据、隐蔽工程数据、施工设计图纸、

工程量清单、合同文件等，这些都大大增加了文件的管理工作量。如果仍然使用

传统的纸质管理方式，不但不能有效地控制管理的效率，而且还存在着文件受潮、虫蚀等危险，所以，在建设项目过程中，对文件进行信息化管理是非常有必要的。

二、强化建筑工程档案信息化管理的有效措施

1.规范档案管理体系

随着社会的不断发展，信息技术和计算机技术的不断发展，给档案工作带来

了极大的方便。既然将档案管理和网络技术相结合，对于促进社会的发展有着重

要的作用，那么，要想促进社会的高质量发展，就必须对档案管理系统进行标准化，提升信息化管理水平。而有关部门要更有效地推进档案管理的现代化，就需

要转变观念，深刻认识到档案数字化发展在档案管理工作中的重要性，认识到其

重要性，增强对其的重视。同时，各相关部门应对现有的文件管理制度进行适当

的调整，以适应现代文件管理的需要。除此之外，有关部门还应该制定出一套行

之有效的责任管理制度、评估激励机制以及奖励制度等，使档案保存工作人员能

够更好地完成自己的档案保存服务职责，从而促进档案保存的现代化程度和档案

管理的水平不断地提升。

2.构建档案数据库

在实施和加强建设项目档案信息系统的工作中，要建立一个文件库来规范建

设项目的信息系统。在建立档案数据库的时候，应该以建设工程的全过程管理流

程为基础，在建立档案数据库之前，应该根据相关的法规来建立一个与建筑工程

相适应的存储模块。当使用数据库来管理档案的时候，可以利用搜索引擎来建立

一个跟踪检查信息存储模块，它可以用来对档案存储模块中的信息进行检测和跟踪。在建设工程推进的过程中，所生成的各种数据信息，可以根据上面所说的信

息化管理模式思路来确定档案类型，从而保证建筑工程数据信息可被存储至相应

的模块中。要想让建设工程信息化档案得到规范的管理，就应该对档案信息格式

进行统一，目的是通过这种方式来提升管理工作的标准化水平，为档案的检索、

查询和应用打下基础。在采用统一的档案信息格式标准进行数据信息的收集时，

应该从多个来源对数据进行整理，并利用扫描的功能，把传统的纸质文档转换成

电子文档，这样才能更好地保存档案信息。比如：在对建筑工程进度方案、设计

图纸等文件资料进行统一归档的时候，要根据数据信息对其进行分类，并将其存

储到数据库中。在存档之后，全过程管理结构对其进行分类保存，以方便后续的

查询和应用。建立档案数据库，可以帮助进行建筑工程档案信息化管理工作，让

档案的应用更加方便，还可以在一定程度上提高档案的利用水平，从而真正地发

挥档案信息化管理工作对建设工程的促进作用。

3.加强对档案数字化建设的重视

实现信息资源的共享与传输，使档案全面高效地进行信息管理，是当前我国

档案信息化建设的主要目标与方向。网络科技的快速发展，极大地决定了数字化

建设在档案信息化中的重要性，因此，必须进一步、更加科学、更加有效地理解

数字化建设工作。具体来说，在实施数字建筑时，必须对其概念有较深的理解与

理解，并依据其原理与概念来制订有针对性的工作内容与方案；其次，在进行数

字建设时，要注重对各项工作的监管，对所实施的各项工作，要确保工作的质量；最终，决定数字建筑成效的关键还是要掌握使用者的需求。为实现档案工作的高

质量、高效率、高质量地开展档案工作奠定了坚实的基础。在这个过程中，软件

的开发和高技术的设备的选用都是非常关键的，所以，要谨慎地进行选择，只有

在这种情况下，才能更好地发挥出数字化建设的优势，为档案管理的进一步发展

奠定基础。因此，必须在建立信息工程体系的基础上，采用多种合理化的手段，

提高数字文件的质量与效率。

结束语

在建设工程中实施信息技术是非常有必要和现实的。按照特定的发展程序，

是建设工程建设工程信息化建设的基本保证。在建设建设工程中推行信息化管理，可以利用信息的分享和相互访问，为建设工程中的各个环节的参与者们创造一个