文件格式管理规定7.doc

文件格式管理规定7

文件格式管理规定

1.目的

为规范公司对内、对外的文件编写，确保文件格式的规范、统一、美观，特制定本规定。

2.适用范围

适用于除公文和其他规定格式的文件、资料外，公司各类对内、对外日常文件编写。

3.职责

3.1 公司总经办：负责公司对内、对外文件的编写，负责修订、解释本制度。

3.2 部门：根据工作需要和权限归属，负责本公司对内、对外文件的编写和发布。

4.编写要求

4.1 标题：采用宋体三号字，加粗，居中。

文件第一页第一行居中书写。

一般应标明事由和公文种类。

4.2 正文：采用宋体小四号字。

书写位置：在标题下空一行空2格起书写。

4.3 附件：采用宋体小四号字。

附件内容另附文。

标题书写位置：在正文结束后，另起一行空2格处起书写“附

件：”，随后标明附件标题(加书名号)。如：“附件：《2007年度方针目标》”。

4.4 文件名称：采用宋体小五号字。

书写位置：页眉处，靠右对齐。

4.5 文件编制(办理)单位：采用宋体小五号字。

书写位置：页脚处，靠左对齐。

文件编制(办理)单位根据《公文格式管理规定》规定的规范简称填写。

4.6 起始执行日期：采用宋体小四号字。

书写位置：标题下一行居中填写。

起始执行日期标明年、月、日，用阿拉伯数字书写，如“2010年11月5日”。

5.页面设置

5.1 纸型要求：A4纸；纵向排版。

5.2 页边距：上—2厘米，下—2厘米，左—2.5厘米，右—2.5厘米，装订线—0厘米，页眉—1.5厘米，页脚—1.1厘米。

5.3 页码置于右下角。

附件：《非公文文件模板》

（五）、公文格式管理规定

1.目的

为规范公司对内、对外的公文编写，确保文件格式的规范、统一、

美观，特制定本规定。

2.适用范围

适用于公司对内、对外公文编写。

3.职责

3.1 公司总经办：负责公司对内、对外公文的编写和发布，负责修订、解释本制度。

3.2 部门：根据工作需要和权限归属，负责本部门对内、对外公文的编写和发布。

4.编写要求

4.1 函头：采用宋体初号字，加粗。

函头：.福州嘉园环保工程有限公司大连分公司；

4.2 发文字号：采用宋体小四号字(见下图)。

书写位置：在页眉处函头下一行填写，靠右对齐。X X X X X [ X X X X ] X X X 号

1 2 3 4

编号说明：

“1”——代表发文单位：嘉园大连

“2”——代表发文单位(内部机构)或文件性质：

a.行政类文件：文；

b.人事任免文件：人；

c.人事调动文件：人资；

d.技术类文件：技；

e.财务类文件：财；

f.往来便函：函。

“3”——代表发文年份：如：“2007”。“4”——代表文件编号：如：“001”

4.3 格式及要求：

4.3.1 标题：采用宋体三号字，加粗。

书写位置：公文第一页第一行居中书写。

一般应标明事由和公文种类。

4.3.2 主送单位：采用宋体小四号字。

书写位置：在标题下空一行顶格处起书写。

主送单位是行文的对象。

若行文对象为单个或多个单位，一般写明对象全称，如“福建嘉园环保股份有限公司，或“采购部”，或“工程技术一部”。

若行文对象可归纳为同个类别，可统称为“各部门”，或“技术部、综合部”等。

4.3.3 正文：采用宋体小四号字。

书写位置：在主送单位下一行空2格起书写。

根据文种的要求，结尾部分要恰如其分，注意表达工作礼节。

(1)上行文：

a.不要求回复的，可用“特此报告，请审阅”等；

b.要求批复的，可用“当否，请批示”等。

(2)平行文：可用“特此函告”、“此致敬礼”等。

4.3.4 附件：采用宋体小四号字。

附件内容另附文。

标题书写位置：在正文结束后，另起一行空2格处起书写“附件：”，随后标明附件标题(加书名号)。如：“附件：《2007年度方针目标》”。

4.3.5 发文单位、签批人、发文日期：采用宋体小四号字。

书写位置：根据合理排版情况，在正文(或附件标题)下几行偏右处书写。

发文单位、签批人、发文日期三行间各空一行，前后对齐。

发文日期标明年、月、日，用中文书写，如“二00七年十一月十一日”。

4.3.6 发文单位印章

印章是文件生效、取信的凭证，要求印章加盖端正，印章内容文字清晰。

盖章位置：印章应覆盖发文单位、签批人、发文日期。加盖印章应做到“跨年盖月”，即印章下边缘应盖住“年”、“月”2字。

4.3.7 密级和紧急程度：采用宋体小四号字，加粗。

标注位置：在公文第一页右上角。

密级或紧急程度，视公文性质决定是否需要标注。