电子文件管理

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计算机基础知识 电子文件概述 电子文件管理 电子文件归档 归档电子文件保管 电子文件利用
4
第1章 计算机基础知识


1.1硬件系统 1.2操作系统 1.3常用应用软件 1.4数据库系统 1.5计算机网络系统 1.6网络与数据安全
5
1.1硬件系统

基本结构上,硬件系统可分 为五大部分
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电子文件信息的游动性和共享性


电子文件的易操作性


电子文件信息的复杂性

2.4电子文件的类型格式

文本文件

格式化文本文件

常用:DOC,WPS 归档通用格式:XML,RTF,TXT

图像文件

位图,矢量图,PPI, 归档通用格式:JPEG,TIFF CEB,PDF

版式文件


音频文件
威宝 索尼 三菱 ……
8
1.1硬件系统

输入设备

键盘 鼠标 扫描仪

平板扫描仪

分辨率是扫描仪最主要的技 术指标,单位为DPI(Dots Per Inch)。文档扫描加工, 一般要求≥200DPI 平板扫描仪

零边距扫描仪
速度慢,纸张陈旧、薄
不需拆解装订 纸张要求高
高速扫描仪 9

零边距扫描仪
2
前言

参考资料




《电子文件管理》广东省档案局 王嘉辰 卢 汉明 《档案整理技巧与图解》广州市档案局 《电子文件归档与管理规范》(GBT188942002) 《广州市归档电子文件整理规范》穗档 ﹝2010﹞29号,2010.4.26
3
目录


第1章 第2章 第3章 第4章 第5章 第6章
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1.6网络与数据安全

网络系统安全

防火墙(软、硬件) 防病毒软件 密钥技术 签署技术 消息认证 身份验证 仿写处理
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电子文件信息安全

第2章 电子文件概述

2.1有关电子文件的基本概念 2.2电子文件的主要生成方式 2.3电子文件的特性 2.4电子文件的类型格式
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信息

1.4数据库系统

数据


信息

某单位新招聘的人员
姓名
性别 年龄 身高 体重
李娟
女 32 185cm 55kg
对左边数据的汇集,通 过头脑加工处理可以得 出:从身高、体重、性 别反映出李娟在女性中 个子很高,但比较苗条, 32岁年龄可以分析出可 能是篮球或排球退役运 动员或者模特转行。
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1.5计算机网络系统

计算机网络技术是各级各类档案管理部 门现在和将来对纸质档案和归档电子文 件管理不可缺少的重要技术手段。

局域网

专用服务器模式(Server-Base) 客户机/服务器模式(Client/Server) 浏览器/服务器模式(Browser/Server)

广域网 互联网
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3.1电子文件管理目标


电子文件是文件与数字信息的交集,具有文件 的特性,也含有数字信息的特性,基本文件的 特性,电子文件归档管理的目标与纸质文件是 一样的,都是向利用者提供真实、可信的档案 的内容信息和凭证信息。 电子文件与纸质文件管理目标一致,但管理方 法和策略需要依据电子文件数字信息的特点, 实施新的管理策略和管理措施。

采用双套制归档电子文件和纸质文件应 该是一个过渡的策略。
29
真实性原则


红头文件造假 公章为:全国 高科技产业化 公关协调委员 会 落款单位为: 全国高科技产 业化公关协作 委员会。
30
真实性原则

2006年发表的《青藏 铁路为野生动物开辟 生命通道》,在全国 多家媒体转载,并获 得中央电视台《影响 2006》年度新闻图片 铜奖。
矢量图跟分辨率无关,放大无失真。
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TIFF和JPEG的区别


与相比较而言,TIFF格式图片质量高,文件体 积大,用于保存高质量的图片,JPEG格式压缩 比例较高,图像质量不及TIFF格式,文件体积 较小,适合保存图像质量要求不高的图片,或 用于普通网页浏览使用。 TIFF支持多页模式,JPEG不支持多页模式。 JPEG2000颠覆了JPEG只能是有损压缩的传统。
31
完整性原则

完整性原则

国家标准《电子文件归档与管理规范》规定

完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元 数据等无缺损。


完整地归档记录单位、机构活动的真实全貌, 应该归档的全部电子文件。 完整地归档电子文件的内容信息和元数据 (背景、结构)信息。

பைடு நூலகம்
记录电子文件生成环境,包括硬件环境和软件环境, 如载体、存储位置、操作系统、版本等。
23
版式文件存在的意义

出现乱码的一封电子邮件
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CEB和PDF文件格式

CEB由北大方正研发的一种 版式文件格式,在我国政 府机关公文处理中应用广 泛。常用的字处理排版软 件,如WORD,WPS等都 可转换成CEB格式,文件生 成后,不可编辑、篡改。 阅读CEB格式文件需用方正 阿帕比(Apabi Reader) 软件。

操作系统是负责管理计算机 系统中的软硬件资源并控制 各类程序运行的一种系统软 件。


没有操作系统,所有应用软件、 计算机硬件都毫无用处。 Windows操作系统 Unix和Linux系统 DOS系统
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1.3常用应用软件

文字与表格处理软 件

国产金山WPS 微软Office ACDSee Photoshop
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图像浏览软件


图像加工软件

1.4数据库系统

数据库是按照数据结构来组织、存储和 管理数据的仓库,是一种数据集合。

数据

客观实体的属性值,是人们用来反映客观世界而 记录下来的可以被鉴别的符号。 客观事物的特性在人们头脑中的反映,是数据通 过人的头脑加工,而反映出客观事物的潜在存在 方式、运动状态与相互联系的特征。
PDF由Adobe公司开发,跨 平台,可将任何应用软件 产生的页面转换成PDF文档, 国外许多档案馆都使用PDF 格式存储馆藏文件。
CEB文件格式

PDF文件格式
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第3章 电子文件管理

3.1电子文件管理目标 3.2电子文件管理原则 3.3电子文件元数据 3.4基于元数据的电子文件管理

《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)定义:


划分的角度不同,一个是从管理环节上划分,一个是从本质 属性上划分,两个概念都可以提,但建议两个概念尽量不要 同时用,在此一般统一用归档电子文件。
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2.2电子文件的主要生成方式

计算机系统生成

办公系统。

各种办公系统在计算机上生成的各种类型的电子文件。
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3.3电子文件元数据

元数据定义

《电子文件归档与管理规范》中定义:
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有效性原则

有效性原则

国家标准《电子文件归档与管理规范》规定

有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用 性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、 载体的完好性和兼容性等。

电子文件的非直读性决定了电子文件必须依 靠其生成的软件环境还原显现,即使电子文 件存储的载体完好无损,也有可能因其生成 软件已经过时淘汰而无法还原显现电子文件 内容信息或出现显示出错的问题。


高速扫描仪

1.1硬件系统

输出设备

激光打印机
显示器,如CRT显示器、液 晶显示器等 打印设备

激光打印机

喷墨打印机
效果较好,成本较高 墨水的耐久性问题
针式打印机

喷墨打印机


针式打印机

成本低,质量差
输出效果好,速度慢,对打 印介质要求高。
热升华打印机

热升华打印机

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1.2操作系统

归档通用格式:MP3,WAV
归档通用格式:AVI,MPEG

视频文件

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位图和矢量图


位图又叫点阵图像,由 一个个像素点组成,较 适合存储内容复杂的图 像和真实照片,占用磁 盘空间较大,在放大过 右图是经放大的位图显示的一个个像素点 程中会模糊而失真。 矢量图中的元素是通过 数学公式计算获得的, 文件体积较小,放大后 无失真,跟分辨率无关, 但因分析计算故显示速 度较慢,主要用于图形 设计、标志设计等。


运算器 存储器 控制器 输入 设备 输出设备 CPU,是中央处理单元 (Central Process Unit)的 缩写,称微处理器。


Intel公司生产的Intel系列CPU, 占有市场80%份额。 此外还有AMD系列CPU。
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1.1硬件系统

存储设备

主存储器



只读存储器(ROM) 随机存储器(DRAM),通常所说的内存。 一条内存容量有512MB,1GB、2GB等
电子文件管理
广州市档案局 宋亮亮 2011-06
1
前言


本课程注重讲述电子文件管理的科学理 念和手段,兼顾实际可操作性,介绍了 有关电子文件管理的基础知识、管理理 论和电子文件管理的基本原则与方法。 目的是使新上岗的档案人员能尽快掌握 管理电子文件的基础知识、理论原理、 管理的原则、手段、方法等,并能应用 于实际工作当中。
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2.1有关电子文件的基本概念

归档电子文件与电子档案的概念区别

建设部《电子文件归档与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007) 定义:

电子档案:具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、 参数和其他相关数据。 电子文件指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、 磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在 通信网络上传送的文件。
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3.2电子文件管理原则

真实性原则

国家标准《电子文件归档与管理规范》规定

真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后, 确认其与形成时的原始状况一致。 电子文件整个生命周期不同环节的信息管理系统的安全性, 对电子文件真实性保护的措施和足以说明电子文件真实性 的电子文件元数据信息。

判断电子文件真实性依据



1 K =1024字节 1MB=1K×1024 1GB=1MB×1024
内存对计算机的运行速度影响极大,经济条件允许 下,适当加大内存配置
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1.1硬件系统

辅助存储器



磁盘(软盘、硬盘)、磁带机、光 盘,可以用作档案数据存储介质。 《电子文件归档与管理规范》中 “本标准推荐采用的载体、按优先 顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、 磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不 允许用软磁盘作为归档电子文件长 期保存的载体”。 因光盘的使用寿命经实践检验不十 分可靠,因此作为归档电子文件长 期保存的载体要慎重,最好使用纯 金DVD光盘进行数据备份存储。

各类业务信息系统。 扫描


数字化加工设备生成

OCR光学字符识别技术,一般要求图像分辨率≥200dpi 对实物档案以及特大幅面档案数字化加工时有优势。

拍照


采集
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2.3电子文件的特性

电子文件的非直读性和依赖性

电子文件的非直读性决定了电子文件的依赖性。 信息从一个载体或若干个载体复制或移动,且内容信息不 发生任何变化,同时,电子文件可以跨越时空约束,方便 提供利用和资源共享。 内容信息容易被复制、处理、修改等,这是保证电子文件 真实性的重点和难点。 格式、版本复杂,构成复杂,结构复杂,对电子文件归档 的完整性带来挑战。
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有效性原则

《电子文件归档与管理规范》规定



迁移,指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储 的方法与过程。 对通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名 称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件生成 的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换, 收集时则应连同专用软件一并收集。 本标准推荐采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、 一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软 磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。


务实的管理策略是技术方法和管理措施紧密结合, 建立严谨、规范的规章制度和操作规程,形成一整 套技术手段与管理规章相结合的完善的管理机制。
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真实性原则

2003年国家档案局关于《电子公文归档 管理暂行办法》中第七条规定:

电子公文形成单位必须将具有永久和长期保 存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子 公文的存储载体一同归档,并使二者建立互 联。
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有效性原则

例子


1975年能够读取美国1960年人口普查数据 的计算机仅有2台;目前,100万份美国越战 档案的计算机索引已经无法读取;美国国家 宇航员自1958年以来的多数研究报告正不断 受到威胁。 早期的超星文件格式 PowerPoint的兼容问题
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其他原则

全程管理与前端控制原则 务实与注重效益原则 务实与注重实效原则 最优化原则 标准化原则
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