办公软件常用技巧

后按此组合键，则删除该行
f、编辑操作
• Ctrl+Shift+~(`)设置为通用格式 • Ctrl+Shift+1(!)设置为数值格式 • Ctrl+Shift+2(@)设置为时间格式 • Ctrl+Shift+3(#)设置为日期格式 • Ctrl+Shift+4($)设置为货币格式 • Ctrl+Shift+5(%)设置为百分数格式 • Ctrl+Shift+6(^)设置为科学计数格式 • Ctrl+Shift+7(&)应用边框 • Ctrl+Shift+-取消边框 • Ctrl+Shift+8(*)选择已使用的区域 • Alt+=(+)自动求和 • Ctrl+;插入当前日期 • Ctrl+Shift+;插入当前时间 • Ctrl+Shift+’复制上面单元格的值到本单元格中 • Insert插入模式 • Delete删除
Word表格计算怎么办 呢
技巧：“表格工具”-“布局”“数据”-“公式”，然后就可以看 到一些基础的常用运算公式，虽 然比不上Excel表格，但是应付 日常工作是没问题的。
3、减少一页
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微软雅黑字体，行间距 过大怎么办呢？
技巧：选择需要调整的段落并右 键鼠标，打开“段落”面板，在 “缩进与间距”栏目，找到“如 果定义了文档网格，则对齐到网 格”，把前面的勾取消掉，然后 确定即可解决。
2、表格计算
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ຫໍສະໝຸດ Baidu
• f、定时保存 担心PPT做一半突然停电，或电脑卡机没保存 导致功亏一篑，其实不用担心你可以，你可以 点击【文件】——【选项】——【保存】—— 设置保时间，这样PPT就能自动保存啦
格式刷快速复制 选中复制元素——双击工具栏【格式刷】——双击被复制元素，就可以啦
格式刷快速复制 选中复制元素——双击工具栏【格式刷】——双击被复制元素，就可以啦
选中表格要操作的区域， 右击设置单元格格式， 右击选择设置单元格格 数字栏自定义格式中双 式选择自定义代码，在 括号内[ ]可以表示颜色, 类型下填写三个；；； 也可以表示条件. 大于
100的数字显示字体显 示成红色的自定义代码
为 ：[红色][>100]0
只需按住快捷键组合 【Alt+=】即可实现快
一页只有两三行几个字 浪费纸张怎么办呢？
技巧：右键功能区，选择“自定 义功能区”，将“从下列位置选 择命令”改为“所有命令”，然 后选“减少一页”，然后随便在 选项卡下点击新建组，把“减少 一页”功能添加进去，完成后， 点击减少一页即可。
4、跨页表格的标题
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速求和
Excel表格的使用技巧
获取网 络数据
合并单 元格求 和
同时调 整多个 行高
已录入 调整一 列位置
在Excel中获取网络数据， 数据→导入外部数据→ 新建web查询→输入表 格所在的网址→选择 （点绿图标边的小框）
→点击导入即可
例如合并单元格为D3到 D5，我们在合并区域输 入=sum（D3:D5）按
择工作表全部单元格。
• F8 • 扩展所选区域。即若选取一个单元格后，按方向箭会进行连续单元格选择或者点击某单元格后按F8键再点击另一单元格可选择两
单元格之间的区域。 • Shift+F8可连续选择不相邻的区域。
• Shift+Ctrl+O选择工作表中有评论的单元格 • Shift+左方向键向左选择区域 • Shift+右方向键向右选择区域
b、编辑操作
• F7 • 快速调出“拼写检查”对话框并对所选单元格进行拼写检查 • Ctrl+B • 加粗单元格字体 • Ctrl+C • 复制单元格区域内容 • Ctrl+Insert • 复制单元格区域内容 • Ctrl+X • 剪切单元格区域内容 • Ctrl+V • 粘贴单元格内容 • Ctrl+D • 实现下拉填充功能。即在单元格中输入数字后选择包含此单元格的列区域后按Ctrl+D键，则该列区域均填充与第一个单元格相同
制Ad作deyxocuelr表te格x的t 规则
信息格式正确
日期就用日期格式，数据就用 数值格式，这个是非常好的习 惯，也是规则。
每个单元格最好为 单一的数据信息
比如销量列，就是单纯的销售 数据，而不要带有单位，为后 期的统计增加不必要的麻烦。 如果需要单位，可以另外备注， 也可单独列单位字段，或者直 接在第一行标注单位。
• Shift+上方向键向上选择区域 • Shift+下方向键向下选择区域 • Shift+空格选择单元格所在行
a、编辑操作
• F2 • 在单元格中按F2键即可对该单元格进行编辑 • Shift+F2 • 在单元格中按Shift+F2键即可对该单元格进行批注编辑 • F4 • 重复上一操作，即若上一操作为给某单元格字体加粗则下步在另一单元格中按F4会直接将该单元格字体加粗 • Ctrl+Y • 重复上一操作，即若上一操作为给某单元格字体加粗则下步在另一单元格中按F4会直接将该单元格字体加粗 • Ctrl+Z • 撤销操作 • Shift+F4 • 在单元格区域中查找空单元格并在空单元格间移动。若工作表为空，则会弹出“Excel找不到正在搜索的数据”消息框
办公软件的使用技巧
01 E x c e l 使 用 规 则 、 技 巧 及 快 捷 键
02 p p t 简 单 的 使 用 技 巧 03 w o r d 的 基 础 知 识
CONTENTS
目
录
01
Excel表格的应用
制作excel表格的规则
最初的数据最好 为一维表
一维表的特点就是第一行为字 段，每一列都是此字段下的同 类信息。
的数值
d、编辑操作
• Ctrl+R • 实现向右填充功能。即在单元格中选定一行区域后按Ctrl+R键，则该行区域均填充与第一个单元格相同的数值 • Ctrl+I • 使单元格字体为斜体 • Ctrl+U • 给单元格文本加下划线 • Ctrl+~(`) • 切换是否在单元格中显示公式 • Ctrl+2(@) • 切换单元格区域是否加粗 • Ctrl+3(#) • 切换单元格区域是否为斜体 • Ctrl+4($) • 切换单元格区域是否加下划线
数据源中不要 含有小计
数据源中最好不要任何的合计 数据，如果需要，再次加工就 好，这样数据源可以做为基础 数据，多次使用，按需加工成 不同类型的汇总表。
Excel表格的使用技巧
符号代 表
隐藏单 元格内 容
按条件 设置颜 色
快速求 和
为了更加的直观，有的 时候我们需要在excel中 符号来表示，比如输入 1的时候，让他显示“√”， 输入2显示“×”。要达到 这个目的，我们可以这 样操作，选中表格要操 作的区域，右击选择设 置单元格格式选择自定 义代码，在类型下填写 [=1]"√";[=2]"×"后，可 以实现输入1显示"√"， 输入2显示"×"
下enter即可
拖动鼠标选中多行，然 后按住Shift键不放，在 序号列鼠标变成十字标 随意调整其中一行高度
完成即可
只要选中要调整的数据 区域，然后按住Shift键 不放，光标放到选择列 位置后，按下鼠标左键
不放拖动即可
移动操作
快捷键使用
• Home快速移至一行的开始 • Ctrl+Home快速移到工作表的开始单元格 • Ctrl+End快速移至工作表区域的结尾 • PageUp翻至前一页 • Page Down翻至下一页 • 上、下、左、右方向键分别向上、向下、向左、向右移动选择单元格 • Tab键向右移动 • Shift Tab键向左移动 • Ctrl+左方向箭头移至左边区域 • Ctrl+右方向箭头移至右边区域 • Ctrl+上方向箭头移至上方区域 • Ctrl+下方向箭头移至下方区域 • Ctrl+Backspace键移至活动单元格 • Alt+PageUp左移一屏 • Alt+PageDown右移一屏
Word文档简单技巧
l
04 跨页表格的标题
表格计算
02
05 选择格式相同的 文字
03 减少一页 01 微软雅黑字体行
距
1、微软雅黑字体行距
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e、编辑操作
• Ctrl+5(%) • 切换单元格区域是否加删除线 • Ctrl+9(() • 隐藏单元格区域所在行 • Ctrl+Shift+9(() • 取消隐藏行 • Ctrl+0()) • 隐藏单元格区域所在列 • Ctrl+Shift+0()) • 取消隐藏列 • Ctrl+• 删除单元格所在部分，即弹出“删除”对话框，若选择了整行或整列，则直接删除而不会弹出“删除”对话框。若选择了一整行
d、增加撤销次数 最高次数20次，点击【文件】——【选项】——【高级】——更改MAX值
e、批量添加Logo f、定时保存
• e、批量添加Logo
使用幻灯片母版直接点击【视图】——【幻灯 片母版】——【插入】——【图片】选择需要 的Logo插入PPT放置合适的位子——【关闭母 版视图】，再看PPT就会发现每一页都添加了 Logo
02
ppt使用技巧
a、格式刷快速复制 选中复制元素——双击工具栏【格式刷】——双击被复制元素，就可以啦
b、图片文字图标快速对齐 选中需要对齐的图文——点击【格式】——【对齐】这样就可以快速对齐图 文啦
C、快速更换图片外观 布局美观--【图片工具】——【格式】——【裁剪】——【裁剪为形状】就可以更换 多种样式的图片形状啦
同列为同类信息， 不要混合
例如：日期列都是日期，不要 夹杂销量，筛选、计算、计数 等等都比较方便。
字段名称唯一， 且不为空
字段是指第一行的名称，唯一 同一个性质的数据放在同列， 例如所有的日期都放在日期列 里，字段名称也为日期，如果 再有一个日期列，可能你自己 知道他们的区别，但是别人不 知道，机器也不知道，机器运 算时就会出错。当然，日期也 可分订单日期、发货日期、回 款日期等多列。
选择操作
• Ctrl+A
• 全选单元格区域，若无单元格区域或在单元格区域外部按此快捷键，将选择整个工作表中所有的单元格。再次按下该组合键将选 择工作表全部单元格。
• Ctrl+Shift+空格 • 全选单元格区域，若无单元格区域或在单元格区域外部按此快捷键，将选择整个工作表中所有的单元格。再次按下该组合键将选