采购业务的内部控制制度.doc

采购业务的内部控制制度1

采购业务的内部控制制度

采购业务通常包括签定购货合同、预付货款、验收及入库、结算支付货款四个步骤，相应涉及到的是市场开发部、生产运行部、经营管理部财务资产部，对采购业务实行管理和控制。为了使采购业务的职责划分清楚，能够对每一笔采购业务提供自始至终的信息，可以采用填制“物料需求计划单”、签订“定货单”或“购销合同”、审查凭证方式对采购业务实行控制。

1、“物料需求计划单”。生产运行部需要材料、商品和其他物资时，或仓库认为某种货物的储备量已达到最低储备限额而需要补充时，应当通过填写“物料需求计划单”的方式，申请购货。”物料需求计划单”是通知市场开发部进行采购活动的一种业务通知凭证。该凭证应通过生产运行部主任的签字和主管领导的核准之后送交市场开发部定货催办，直到货物收到为止。“物料需求计划单”，使每一次采购业务都有相应的依据，并建立在计划基础之上。

2、“定货单”或“购销合同”。对于大额的采购业务应采用签订“定货单”或“购销合同”方式。“购销合同”的签订应由经营管理部拟定购销合同文本或审查对方合同文本后予以签订，“购销合同”应交市场开放部、经营管理部，财务资产部，公司办公室各一份。“定货单”或“购销合同”是市场开放部进行采购活动的一种业务执行凭证，也是购销双方应该共同遵守的一种条约，它不仅使采购业务开始时就置于控制的范围之内，而且便于使整个采购业务在任何时候和环节都能查询其执行情况

3、严格审查购货业务凭证。市场开发部在正式购货业务之后，应对采购业务人员送来的各种原始凭证，包括采购发票，运（杂）费结算收据等进行严格的审核并登记入库单

和采购台帐。

4、购货发票市场开发部在登记完采购台帐应尽快将购货发票报总经理签字后到财务资产部核销该项经济业务。

资产请购单

采购（合同）-合同程序

财务（资产入账申请单）

使用部门（设备卡片）

出差申请单-部门负责人-总经理-出差报销单-总经理-财务报销