行政物资采购审计报告

***公司关于对行政物资采购的专项审计报告

内审字[2013]第00*号审计组于2013年*月*日—*月*日对人事行政部采购及管理进行了审计，本次审计的主要目的是加强公司行政物资采购管理，规范行政物资采购行为，降低行政采购成本，保证供货质量和时效，提高公司经济效益。审计组审阅了相关原始资料，与人事行政部人员进行了面谈，并抽查了会计凭证，采用了调查表、询问、实地观察、分析性复核等方法。涉及的时间范围是从2012年1月1日至2013年4月31日。现将本次审计情况报告如下：

一、基本情况：

（一）公司行政物资的采购主要分成2部分，一部分为办公用品、日用品、药品、礼品、工作服、及后勤消耗性物资，此类物资由行政专员负责采购；一部分为办公设备、办公家具、宿舍设备、食堂设备类、煤气等，此类物资由总务负责采购。

（二）本次审计抽查会计凭证21份。其中**经手的1份，**经手的1份，**经手的10份，**经手的9份。抽查的相关记录详见附件3：抽查行政物资采购相关的会计凭证。

二、审计发现的细节说明

（一）、采购相关的不相容职务未分离

主要问题1：

行政物资的请购、供应商确认、采购、验收、保管、对账、支付申请都由同一采购人员完成。不符合不相容职务相互分离原则。

（二）、采购计划

主要问题1：

行政部不能提供采购计划。行政部在调查问卷中回答有制定月度计划，但审计中发现实际未制定月度计划。采购计划是采购管理中科学采购的前提条件，无采购计划，所需各种物资保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。

（三）、采购流程

主要问题1：

行政物资采购大部分是先送货，再补采购单。这样先完成采购事项，再通过相关授权人员的审批，不符合公司正常的采购流程，不利于采购管理。

主要问题2：

大部分采购单无供应商签字、盖章确认。不符合公司的采购管理规定。公司《采购控制程序》中“1.6 各采购人员拿到审批后的采购单到财务盖合同章，采购单传给供应商签字盖章后再进行采购。”

主要问题3：

部分物资先送货，再出采购单，后来再补请购单。不符合公司的采购管理规定，也丧失了请购的意义。（四）、报价单不符合规定

主要问题1：

**经手的大部分报价单格式雷同，没有供应商签字或盖章确认，极可能是自行伪造的。

主要问题2：

有些采购项目未提供至少三家报价。有些采购项目未提供报价单。

主要问题3：

报价单有自相矛盾的现象。例如2013年1-2月日用品的报价单中，维达擦手纸报价有两项，一项为180元/件，一项为185元/件。

主要问题4：

审计人员要求查看办公用品、日用品的三家报价时，采购人员无法提供三家报价。

（五）、行政物资管理方面

主要问题1：

未登记出入库台账，无法清晰的查询相关物资的账面库存数量，不利于实物监管盘点。行政物资验收入库以供应商送货单为准，未另外编制入库单。

行政物资出入库单据、各部门申请单据不统一，不利于单据的收齐、整理、统计和管理。

主要问题2：

行政物资采购的紧急采购频率高。

主要问题3：

人事行政部未对行政物资进行定期盘点工作。（调查问卷回答说有定期进行盘点）

主要问题4：

人事行政部未对行政物资采购、耗用情况进行统计分析。

三、审计建议

为加强公司行政物资采购管理，建立健全公司内部控制制度，节约人力物力，促进各级采购人员降本增效，针对本次行政物资采购专项检查发现的问题，审计组提出以下整改建议：

1、规范采购流程。

（1）、分离不相容职务。建议分离行政物资采购中的不相容职务，增加管控的节点。并制定行政采购人员定期轮岗制度，并遵循。例如采购与验收、保管职务分离。

（2）、严格按照公司正常的采购流程进行采购。即先请购，审批后再采购。

（3）、提供三家报价。按照公司要求提供至少三家报价，并将对询比议价、报价等资料妥善保管。

2、加强采购计划性。

（1）、编制采购计划。建议对行政物资进行年度、季度、月度计划，按照计划进行采购。并规定计划外采购事项的审批程序。

（2）、加强紧急采购的管理。例如规定紧急采购的物资类型、金额上限、采购频率等。

3、每月编制购销存报表。

（1）、编制购销存报表。加强管理行政物资的出入库单据，编制行政物资的购销存报表。规范相关的申请单据、出入库单据，便于整理、查看、分析、统计等。

（2）、定期盘点。制定行政物资定期盘点方案，定期对行政物资进行盘点，并作相关记录。

（3）、统计分析。定期对行政物资采购金额、耗用情况进行统计分析。制定采购目标，结合行政物资采购预算、采购计划进行对比分析。

四、内部审计人员的评论

审计人员认为行政物资采购管理不到位，存在严重的漏洞，亟待完善行政物资采购管理，建议制定《行政物资采购管理制度》，并遵循。

审计过程中行政部无法提供详细、整理规范的信息资料。本次审计由于人事行政部的抵触、不积极不及时提供资料、采购人员休假的工作交接不到位，导致此项审计无法取得完整、系统的资料，无法按计划时间完成审计项目。

行政物资采购不符合不相容职务分离的原则，从而增大业务人员舞弊的可能性。行政物资采购计划工作不够，应进行年度、季度或月度采购计划。行政物资的存货管理工作不够到位，应编制出入库台账，并定期对存货进行盘点，定期对采购金额、耗用情况进行统计分析。制定目标，从而降低行政物资采购成本。行政物资的紧急采购过于频繁，大部分物资先送货再出请购单、采购单，建议加强管理紧急采购的情况，严格按照正常的采购流程执行。

附：1、《审计方案》

2、《审计通知书》

3、《抽查行政物资采购相关凭证》

4、行政回复的调查问卷

5、《审计工作底稿》

行政物资采购专项审计报告

内审字[2013]第00*号根据年度审计计划的安排，审计部于2013年*月*日—*月*日对人事行政部采购及管理进行了专项审计。本次审计的主要目的是加强行政物资采购管理，规范行政物资采购行为，降低行政采购成本，保证供货的及时性与质量，提高公司经济效益。时间范围涵盖2012年1月1日至2013年4月31日。（在概述栏请勿将与审计报告无关的内容写入，主要写审计时间、审计目的。）

本次审计主要发现如下：

1、岗位设置不合理，不相容职位未分离

2、未编制月度采购计划

3、部分物资采购无三家比价资料且价格偏高

一、项目概况：