高效会议主持课件
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高效会议管理培训 PPT课件
准备不充分 不能发挥自己的作用 不具备领导能力 不能进行时间控制 趋炎附势 会议进行方式生硬 不能充分整理参加者的发言 强调自己的意见或感情 不能保持气氛 不能得出结论
2020/3/31
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二、会议的准备
5.选定参加者
如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进 行选择的条件： ① 让具有决定权的人参加 ② 即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加 ③ 让对会议主题存在强烈疑问的人参加 ④ 让与会议主题有关的专家参加 ⑤ 让能够正确表达自己意见的人参加
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二、会议的准备
4.会议主持者必须具备的条件
主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一。成功地 引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参 加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实 现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。
不受欢迎的会议主持 者有如下10种类型：
whywhatwherewhenwho寻求为什么必须召开这个会议是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案对是否有能够容纳所有人的场所进行确认对议题是否符合会议目的进行检查对会议时间如何是否很好地遵循时间进行确认让适合议题的人出席会议how对如何得出符合议题的结论进行讨论5w1h筹划会议为了召开高效的会议首先应当进行彻底的会议准备明确目的制定计划整理资料通知开会布臵会场等案例
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二、会议的准备
7.分配时间 会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程，每
一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。有效 引导会议的秘诀之一就是合理分配时间，不要因为一个细 节耽误会议整体的进度。
举例 公司开会时，有时原计划1小时开完的会议，有时
高效会议管理技巧文本课件 主持人的会议管理技巧
第6讲主持人的会议管理技巧【本讲重点】倾听的技巧实际的说话技巧倾听的技巧1．倾听的礼节倾听的礼节包括3项内容：首先建议你学会倾听别人的故事，进而倾听别人完整的故事，而且最好能在听完别人完整的故事之后再发言。
只有听完别人完整的故事之后，你才能换一个角度，站在他人的立场上，充分理解他人的处境、他人当时的心情，也才能帮助你做出正确的判断，以免犯下无法弥补的错误。
倾听是有一定礼节的行为，一定要充分重视。
充分注意了倾听的礼节，就能够很好的理解什么是倾听。
◆倾听首先是一种管理技巧，这种技巧能够通过学习和锻炼得到提高。
◆其次倾听是一种忘我的方式，让自我与他人在同一种话语背景中融合。
2．倾听的具体方法倾听时最好保持点头且微笑的精神面貌，你的眼神要与交谈者相互接触，要使交谈者有一种被重视、在沟通的感觉。
另外还要发出一些倾听的声音，例如“就是”、“好好”、“是这样吗？”“不错”、“真的”这样的话，这些语言会激励对方越说越多，因为他会觉得自己是被倾听的。
此外，身体前倾也是倾听的有效技巧，这种往前倾的姿势是保证精力充沛的良好方式，同时还可以保证你不走神，你的身体前倾时，会给被倾听者其很受尊重的印象。
倾听的关键则是重复和总结，当然也要做好相关的记录。
3．倾听的误区倾听容易陷入以下误区，一定要格外注意：4．“倾听”小总结如果用两句日常用语来总结倾听的技巧，那你可以经常使用“我也有相同的经历”“如果是我的话”这两句话进入倾听状态，同时也能使会谈者充分感受到你正在倾听。
其实，这两句话的作用在于它可以使你置身于一种既合适表达自己感受，又能与别人融洽沟通的情境中，如此一来，身为主持人的你，当然能够在会议主持中游刃有余。
会议中的说话技巧会议中主持人要学会使用以下几种说话技巧：◆展示。
即主持人使用流利的话语把自己的想法展示给大家。
◆探询。
与会者面对主持人的展示发言会持有许多不同意见，这时候主持人要用一些经典的探询式问话来了解与会者的意见，例如：“后来呢？”“那结果怎么样呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再给我们讲清楚一点吗？”◆评论。
如何主持会议(PPT 47张)
例如：“小万，我可以理解这阵子你有些烦 恼，或许我们可以在会后聊聊。”
〈如何主持会议〉 ---行政管理技
32
能训练
干扰行为的处理 8.试尽各种方法干扰继续存在，可以休息一下。
中间的休息，可把气氛稍微转变，同 时利用此时与表现干扰行为者私下交谈。
〈如何主持会议〉 ---行政管理技
33
能训练
干扰行为的处理
记住，要维护对方自尊，把方向引到事件和行为上 例如：“小张，目前讨论这些做法行不通，对大家
并没有帮助，我们目前应尽量收集意见及 可能的方法。”
〈如何主持会议〉 ---行政管理技
31
能训练
干扰行为的处理
7.尝试找出引起干扰行为的动机
有时，干扰行为是因为某些情绪而来，可能是 怒气，烦恼，压力等。当事人不自觉的籍着行为 发泄出来而对会议造成干扰。
5： 45-6： 00
总结
部门月工作报告 和相关销售报表
收集可能原因
各部门经理
各与会者 各与会者 会议主席及 各部门经理 会议主席
〈如何主持会议〉 ---行政管理技
14
能训练
例行会议通知
会议日期： 3/28/2002
地点：二楼会议室
会议主席：陈总经理
记录员：张秘书
会议主持：张副总
时间控制员：张秘书
1： 30-3： 00
3： 00-3： 15 3： 15-4： 00
报告业绩数据及分析报告 (每 部 门 有 2 0 分 钟 报 告 时 间 )
休息
分析原因，脑力激荡
4： 00-5： 00 选 择 重 点 原 因 并 制 定 行 动 方 案
5： 00-5： 45 列 出 行 动 计 划 及 具 体 工 作 分 工
〈如何主持会议〉 ---行政管理技
32
能训练
干扰行为的处理 8.试尽各种方法干扰继续存在，可以休息一下。
中间的休息，可把气氛稍微转变，同 时利用此时与表现干扰行为者私下交谈。
〈如何主持会议〉 ---行政管理技
33
能训练
干扰行为的处理
记住，要维护对方自尊，把方向引到事件和行为上 例如：“小张，目前讨论这些做法行不通，对大家
并没有帮助，我们目前应尽量收集意见及 可能的方法。”
〈如何主持会议〉 ---行政管理技
31
能训练
干扰行为的处理
7.尝试找出引起干扰行为的动机
有时，干扰行为是因为某些情绪而来，可能是 怒气，烦恼，压力等。当事人不自觉的籍着行为 发泄出来而对会议造成干扰。
5： 45-6： 00
总结
部门月工作报告 和相关销售报表
收集可能原因
各部门经理
各与会者 各与会者 会议主席及 各部门经理 会议主席
〈如何主持会议〉 ---行政管理技
14
能训练
例行会议通知
会议日期： 3/28/2002
地点：二楼会议室
会议主席：陈总经理
记录员：张秘书
会议主持：张副总
时间控制员：张秘书
1： 30-3： 00
3： 00-3： 15 3： 15-4： 00
报告业绩数据及分析报告 (每 部 门 有 2 0 分 钟 报 告 时 间 )
休息
分析原因，脑力激荡
4： 00-5： 00 选 择 重 点 原 因 并 制 定 行 动 方 案
5： 00-5： 45 列 出 行 动 计 划 及 具 体 工 作 分 工
高效会议主持技巧教材(PPT 40张)
为了得到承诺
为了获得结果
为了排除执行停滞
综合结论:
以〝节省时间〞、〝提升效率〞为宗旨〞 的动态过程来达成 :
一. 一般性目的
二. 特殊性目的
三. 策略性目的
贰.成功会议的关键与带领
一.成功会议的定义 二.会议成功的关键与操作重点
一.成功会议的定义:
在设定的会议时间内,完成会议的程序,并
试算您部门可能发生之“周”会议成本:
会议的成本平均而言，组织花费：
全年薪资费用的 7-15% 在会议上 中级主管花费 35% 的时间在会议上 高级主管花费 60% 的时间在会议上
关于会议(续)
正常营运公司之员工48.5%的时间花在进行会议 正常营运公司之员工97.6%的时间花在执行会议的决议 86.9%的员工觉得会议流程还有5%以上的精进空间 74.3%的员工觉得会议引导能力的强化是刻不容缓的 83.6%的会议领导者觉得会议参与者的会议修养&认知急需加强 88.1%的员工认为开会(参与会议)是件苦差事 会议占据之时间,正比于职位的等级 会议领导能力的高低,正比于升迁机率的高低
根据美国史丹大学Dr. J.R. Kelly所领导的组织行为研究团 调查指出:
您认为呢?
壹. 新世纪会议新认知
二.会议的新时代精义 三.会议的功能与目的
二.会议的定义
狭义:三个人在一起 , 进行15分钟以上的聚会!!
新世纪“会议”的精义
一种动态过程
一种为了达到〝特定目的〞而进行的动态过程 一种为了〝节省时间〞、〝提升效率〞以达
关于会议(续)
PS:会议成本计算公式:
会议成本＝ 2ABT+C
A:与会成员平均之“每小时平均工资” 【通常为全公司员工平均工资 的 3倍 B:参与会议之人数 T:开会经历的时间 2:由于会议引起经常性管理/业务工作停顿而产生损失 C:会议实际费用＝ 交通费、 场地成本、 用品耗损、 水电等附加开支
高效会议培训课件(PPT 45张)
高效会议
这是一件什么事
• 布置工作 • 传达精神
会议六要素
• • • • • • 事 时 地 人 财 物 Nhomakorabea事
• 会议必须有主题，也就是“事”，如果 开会时信马由缰，那会议的效果就会打 折扣，因此要在会前就确定好会议的主 题，设置好会议议程，逐项进行。
时
• 提早确定好会议的时间，才能有充分的准 备时间，也才能通知会议相关人员。
地
• 根据会议的规模和形式确定好会议地点， 日常性的会议安排在本单位即可，但偶尔 也会有一些人员规模大的会议，比如：机 关单位组织的培训、公司组织的经销商大 会……不仅要准备好会议地点，还得安排 就餐及住宿地点。
人
• 会议前要先列出参会人员名单，大致可分 为领导、员工、嘉宾、主持人、工作人员 这几类，要确保参会人员都通知到位，工 作分工有条不紊。
财
• 会议前要做好各项开支的经费预算报领导和 财务部门审核，批准后就按照要求来执行， 会后按规定的财务程序报销。
物
• 检查会议的相关物品是否准备齐全，比如笔、 笔记本、文稿、音响、话筒、投影仪、电脑、 条幅、茶水、台签……可根据会议的主题、 规模、形式做不同的准备。
会后工作
1、在与会和未与会的人中间传阅会 议记录。会议记录应准确。 会议中所形成的决策要突出承担行动 的责任人姓名、时间及标准。 表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检 查。
1、叙述会议的目的。 2、核对并记录与会者。 3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4、给每一个人表述自己意见的机会。 5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导 到议题本身
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这是一件什么事
• 布置工作 • 传达精神
会议六要素
• • • • • • 事 时 地 人 财 物 Nhomakorabea事
• 会议必须有主题，也就是“事”，如果 开会时信马由缰，那会议的效果就会打 折扣，因此要在会前就确定好会议的主 题，设置好会议议程，逐项进行。
时
• 提早确定好会议的时间，才能有充分的准 备时间，也才能通知会议相关人员。
地
• 根据会议的规模和形式确定好会议地点， 日常性的会议安排在本单位即可，但偶尔 也会有一些人员规模大的会议，比如：机 关单位组织的培训、公司组织的经销商大 会……不仅要准备好会议地点，还得安排 就餐及住宿地点。
人
• 会议前要先列出参会人员名单，大致可分 为领导、员工、嘉宾、主持人、工作人员 这几类，要确保参会人员都通知到位，工 作分工有条不紊。
财
• 会议前要做好各项开支的经费预算报领导和 财务部门审核，批准后就按照要求来执行， 会后按规定的财务程序报销。
物
• 检查会议的相关物品是否准备齐全，比如笔、 笔记本、文稿、音响、话筒、投影仪、电脑、 条幅、茶水、台签……可根据会议的主题、 规模、形式做不同的准备。
会后工作
1、在与会和未与会的人中间传阅会 议记录。会议记录应准确。 会议中所形成的决策要突出承担行动 的责任人姓名、时间及标准。 表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检 查。
1、叙述会议的目的。 2、核对并记录与会者。 3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4、给每一个人表述自己意见的机会。 5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导 到议题本身
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成功会议主持PPT课件
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如 何引退，致使会议失败。
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖 沓而无成效。
开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发 现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。
无效会议的后遗症
• 与会人员会抱有消极态度 • 借故不参加 • 会议结论无法有效执行
高效会议的八大特征
会议主持人对自己的了解与分析
自己对会议涉及问题所了解的程度如何？ 自己对会议其他参加者的了解和熟悉程度？ 自己的观点给其他参与者的信服度有多大？ 自己是属于哪一种类型的人？ 自己的观点优势在哪里？有利的一面？ 自己的观点有哪些部分可能会被挑战的？
会议主持人紧张心理分析
-固有的胆怯 -缺少自信 -缺少经验 -对会议内容缺乏把握 -担心会议不成功会带来的负面效果 -过于但心与会者的反应 -过度负责感 -语言不熟练
• 对方错了时:
– “这是看待这个问题的一种方法。” – “我能明白你的意思,但是如何运用到目前的情况
中去? ”
当...…时，如何办?
• 你可能卷入一场争论时:
– 保持冷静 – 倾听！复述。可能时表示赞同
• 你不断被征询观点时:
– 见机行事！需要时回答问题。不然的话，让其他 人参与
当...…时，如何办?
会议的频率：请将下列相关选项用横线连接起来
• A、固定的部门会议 • B、一对一会议 • C、处理突发事件的会议 • D、全体会议
①一般每两月一次 ②随时 ③按需要 ④一般每月一次
考虑其他交流方式
• 电话会议 • 视频会议 • 电子邮件 • 其他
会议效率不高的原因及具体表现
项次
原因
具体表现
（1） 时间 （2） 地点 （3） 开会对象的选择 （4） 主持人的技能
(培训课件)会议主持技巧
引导与促进讨论的技巧
引导讨论
主持人应通过提问、引导或提供背景信息等方式，帮助与会者展开讨论。同时， 应注意平衡不同观点的发言机会，避免某些人主导讨论。
促进讨论
为了激发与会者的思考和交流，主持人可以提出一些开放性问题或引导性话题， 鼓励与会者从不同角度思考问题并提出建议。
处理突发事件的技巧
应对紧张气氛
时间管理
主持人应合理安排会议时间，避免会议时 间过长或过短，确保会议能够高效地进行 。
尊重与倾听
作为会议主持人，首先要尊重与会人员， 认真倾听他们的发言和意见，避免打断或 轻视他人的发言。
公正与中立
主持人在会议中应保持公正和中立，不偏 袒任何一方，确保各方能够平等地表达观 点和诉求。
互动与参与
主持人应鼓励与会人员积极参与讨论，促 进互动交流，激发创新思维，提高会议效 果。
当会议中出现紧张气氛时，主持人应 及时采取措施缓解紧张情绪，如通过 幽默话语或适当的调解来缓和气氛。
处理争议
当与会者之间出现争议时，主持人应积极 介入，通过中立的立场和调解技巧来化解 矛盾，确保会议顺利进行。同时，可以适 时提出建设性的解决方案供与会者参考。
03 会议主持的注意事项
CHAPTER
尊重与倾听
总结经验教训
总结自己在主持过程中的经验和教训，避免犯同样的错误。
总结
不断积累经验是提升会议主持技巧的基础，只有通过实践经验的积累， 才能更好地应对各种挑战和提升自己的能力。
05 案例分享与总结
CHAPTER
成功案例分享
成功案例一：某公司年度总 结会议
成功案例二：某团队项目进 展汇报会议
02
01
成功案例三：某部门周例会
会议主持的技巧培训教材(PPT 40张)
※貼在惠普動腦會議牆上的動腦原則
別人怎麼開會？
IBM怎麼開會？
實例：IBM 網上預約會議室 與會人士先想清楚討論題綱、要開多久 正式會議 會議時間延長，會出現警示音提醒
效率 效率
效率
在全球化的競爭下，一家公司會不會開會， 決定了公司的競爭優勢
CEO怎麼開會？
• So-net ˙李岳奇： 關鍵在最後十分鐘 會議法寶：筆記型電腦 會議要訣：會議結束最後十分鐘，紀錄者將初步紀錄大綱 讓所有與會者過目，並一結束同步發送給與會者。
藉思考法、基礎技術、工具等活化組織，提升思考性會議
3思考：從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法 3基礎：參與態度、結構化、本質化 3工具：邏輯樹、矩陣排列、過程分析
• 磨練報告技巧，強化會議活力
3技巧：存在感、劇本撰寫技巧、傳播技巧
• 從『空間』和『工具』思考未來的會議
只要改革會議，企業就能變革
重點在實際行動
日產營收大躍進
強調「Value First 」+「Value Up」的跨部門會議 不請決策者參加，以免影響討論方向 時間以「分」為單位清楚劃分 會議有「保密協定」，不分職位高低暢所欲言 讓員工接受「會議召集人」的專業訓練 會議召集人保持立場中立，全力協助會議順利進行
每個人都在開會，
但如何才能開好會？
為什麼有這麼多會要開？
現代企業隨時編織、任務導向，因此會議愈來愈重要
但會議卻佔據了企業活動大部分的精華時間
台灣人工作時數全世界最長，開好會對台灣企業更顯重要
◎Net Meeting調查結果：美國上班族 每週平均參加十個會議 約占每週工作時間一到一天半 經理人每週有一半以上時間在開會 57%的上班族開會前心情緊張 上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的
高效会议PPT课件
信息沟通类会议场地布置
活页 纸架
投影 屏幕
活页 纸架
投影屏幕
活页 纸架
决策讨论类会议场地布置
活页 纸架
活页 纸架
活页 纸架
活页 纸架
WHAT：议什么？
WHAT：议程
“会议讨论什么主题？” “议程有哪些？”
“每项议题的时间分配？”
制订议程注意事项
❖ 议程应提前分发，使与会者有备而来 ❖ 与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题 ❖ 重要议题应留有充分时间 ❖ 常规议题先讨论 (时间简短) ❖ 重要议题之间应穿插一些简单议题 ❖ 一次会议不要安排太多重要议题 ❖ 会前合理划分每个议题的讨论时间
WHEN&WHERE：何时何地？
WHEN，WHERE
“何时开会最有效达到会议目的” “在哪里开会最合适？” “座位如何摆放？” “需要哪些设备？” “需要哪些食物准备？”
WHEN&WHERE：何时何地？
避免：
❖ 在用餐时间开讨论决策型会议 ❖ 在临近下班时间仓促开会 ❖ 在刚上班时间开会 ❖ 在大家疲劳时间开会 ❖ 没有及时提前通知会议时间与地点 ❖ 在嘈杂地点开会
优点
缺点
面谈 会议 电话沟通 电子邮件 正式文件 简报/短片/ 海报/展架
❖可以利用现场气氛 ❖双向沟通
❖集思广益 ❖可当场看到对方的身体语言
❖方便 ❖双向沟通
❖费用低廉 ❖传播范围广
❖完整全面 ❖可以事前充分准备
❖生动形象，视觉冲击力强，印象深 ❖内容伸缩性强，可重复使用
❖面子作用 ❖传达范围有限
会议要素--会议角色及任务
回顾你以往主持的会议，你是否完成了：
❖ 主持人的任务 ❖ 协助人的任务 ❖ 记录人的任务
高效会议主持(讲师版)PPT课件
高效会议主持(讲师版)
高效会议主持
学习目标
1、了解高效会议特征及流程
学 习 2、掌握高效会议主持技巧 目 3、解决会议主持中常见问题 标
高效会议主持
主要内容
主 如何理解会议
要 怎样开好一个高效会议
内
容
高效会议主持
如何理解会议
会议的含义 需要思考的问题 明确会议目的 会议的分类及特征 避免会议综合症
明如确何会理议解目会的议
为高什效麽会要议开主会持
避如免何会理议解综会合议症
会议的分类及特征
•研讨型 •交流型 •传达型
为高什效麽会要议开主会持
避如免何会理议解综会合议症
避免会议“综合症”ຫໍສະໝຸດ 高效会议主持主要内容
主 如何理解会议
要 怎样开好一个高效会议
内
容
高效会议主持
怎样开好一个高效会议
怎样开好一个高效会议
怎会样议开流好程一及个注高意效问的题会议
高效会议基本会环议节及进注行意问题
会议准备
开始
展开 归纳 会议进行
结束
会后追踪
目怎会标样议管开流理一程个及高注效意的问会题议
达成会如会何议议理目进解标目行标管理
会议归纳技巧运用
对应目标分析（牢记会议目标） A、B、C分类（不同类的任务） 利用压力排序（重要、紧急与否）
没有在听！
1、别人说话时我们在 做其他的事情；
2、别人说话时我们正 在走神；
3、我们假装在听，还 不时插进一些自己的看
法；
4、在找对方说话时的 空隙，好回答他，因为 我们已经准备好了答案
。
闭上嘴巴
• 我们是否试过换位思考？如果讲话者是 你，而表现出不愿意倾听的人，正用我 们平时听我们说话时的动作，来对待我 们。我们心里是否会觉得有被轻视了的 感觉呢？如果我们有，那么，别人也会 有！
高效会议主持
学习目标
1、了解高效会议特征及流程
学 习 2、掌握高效会议主持技巧 目 3、解决会议主持中常见问题 标
高效会议主持
主要内容
主 如何理解会议
要 怎样开好一个高效会议
内
容
高效会议主持
如何理解会议
会议的含义 需要思考的问题 明确会议目的 会议的分类及特征 避免会议综合症
明如确何会理议解目会的议
为高什效麽会要议开主会持
避如免何会理议解综会合议症
会议的分类及特征
•研讨型 •交流型 •传达型
为高什效麽会要议开主会持
避如免何会理议解综会合议症
避免会议“综合症”ຫໍສະໝຸດ 高效会议主持主要内容
主 如何理解会议
要 怎样开好一个高效会议
内
容
高效会议主持
怎样开好一个高效会议
怎样开好一个高效会议
怎会样议开流好程一及个注高意效问的题会议
高效会议基本会环议节及进注行意问题
会议准备
开始
展开 归纳 会议进行
结束
会后追踪
目怎会标样议管开流理一程个及高注效意的问会题议
达成会如会何议议理目进解标目行标管理
会议归纳技巧运用
对应目标分析（牢记会议目标） A、B、C分类（不同类的任务） 利用压力排序（重要、紧急与否）
没有在听！
1、别人说话时我们在 做其他的事情；
2、别人说话时我们正 在走神；
3、我们假装在听，还 不时插进一些自己的看
法；
4、在找对方说话时的 空隙，好回答他，因为 我们已经准备好了答案
。
闭上嘴巴
• 我们是否试过换位思考？如果讲话者是 你，而表现出不愿意倾听的人，正用我 们平时听我们说话时的动作，来对待我 们。我们心里是否会觉得有被轻视了的 感觉呢？如果我们有，那么，别人也会 有！
(培训课件)高效会议
结论和要点
1 明确会议目的和议程
确保会议的重点明确，节省时间和精力。
2 高效利用参与者的时间
通过鼓励参与、设置时间限制等方式提高参 会人员的活跃程度。
3 及时撰写会议纪要
确保会议内容和决策的准确记录，参会人员 可以随时查阅。
4 持续跟进和评估
跟进会议决策和行动计划的进展，并评估会 议的效果和改进空间。
高效会议
本课程将教您如何组织和参与高效会议，提高会议的产出和效率，使会议成 为推动业务发展的利器。
高效会议的重要性
高效会议可以节省时间、减少沟通障碍，促进团队合作和决策，加快问题的 解决和项目的推进。
会议前的准备工作
1 明确会议目的和议程
确定会议的重点和目标，制定清晰的议程，提前与参会人员分享。
3
总结和收尾
回顾会议内容，明确下一步行动，发放会议纪要并感谢参会人员。
如何提高会议效率
设定明确的时间限制
确保每个议题都有时间限制，避免会议时间过 长。
有效运用会议工具
使用会议软件或工具，提高会议的记录、跟进 和评估效 意见。
遵循议程和时间安排
严格按照议程进行会议，合理安排每个议题的 时间。
会议纪要的撰写
会议纪要是会议的重要成果之一，撰写清晰、简洁的会议纪要可以帮助参会人员回顾会议内容、理解决策和行 动计划。
会议后的跟进与评估
跟进行动计划
与参会人员沟通并跟进会议决策和行动计划的进展。
评估会议效果
收集参会人员的反馈意见，评估会议效果并提出改 进建议。
2 准备必要的材料和资料
收集相关数据和报告，提前准备好会议所需的文件和工具。
3 邀请合适的参会人员
选择具有相关知识和经验的人员参与会议，确保能够高效地讨论和决策。
高效会议主持词ppt
会议 起源
会议概述
人类开会的历史可谓是源远流长。公元前2198年，大禹在浙江绍兴的会稽山 召集了全国的部落首领，庆功封爵并商讨全国的财政问题。据说，会稽山原 名茅山，因召开此会而更名。
公元前 681 年，齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国，在北杏会盟，首开国际会 议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召开的国际会议的频 率和规模也越来越高。因此，齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。
具体而言，57.4％的人每星期平均开会 2次以上。受访者中，40.8％的人是企 业职员，30％的人是事业单位员工， 12.9％的人是政府机关工作人员。另外， 只有不到三成的白领认为自己参加的 会议有意义，而剩余的大多数白领均 表示厌烦开会，甚至有人为此变成职 场“恐会族”。
会议概述
听取汇报 分配任务
会议概述
先请各位管理者思考一下？ 会议有哪些成本？
会议成本
会议 成本
会议概述
时间成本 金钱成本 效益成本
机会成本
一家公司会不会开会，决定了该公司 的竞争优势。一家公司开会的效率与 执行，决定了该公司全面管理的效率 与执行。会议是公司管理的必备工具。 而会议的成本则常常被忽略。请看， “文山会海”的成本是：
会议概述
中国的会有多少
《现代快报》2005年7月9日报道了来自会议市场上的信息：1999年， 北京只有一二百家服务于会展的专业公司， 而2005年竟达到4000家以上。会议养活了如此之多的服务公司，形成了滋生腐败的温床。2011年，中国首个《中国 会议蓝皮书》在京发布，蓝皮书指出，目前我国每年举办的各种会议多达几千万个，年均增长20%。
一表的心绪。日记900字什么样的青春最辉煌？我说燃 烧的青春一片。----题记太阳虽无语，却放射出光芒；
高效会议管理PPT课件
方案须明确写下谁、在何 时、应完成什么 尽可能取得各提案的正、 反意见
主管进场后、须当下裁决
选项只有3个：做、不做 符合某条件才做 法当下决定的议题，只给 24小时考虑
案例2：三星目标指向型会议
曽供职于三星的金咏韩在《开会就要学三星》书中，将三星的成功归结于其会议文化： 三星速度经营的根本是会议，通过会议认识到变化，通过会议传播变化并付诸行动
适合形式 2
移地会议（3-100人）
要点：走出办公室、改变会议气氛，暂时抛开繁琐公务，专心面对问题
20
案例1：日产汽车Value First会议流程
要点：1、主管少评论、只负责决策 2、鼓励发言、表彰个成员的贡献
会前准备
会议3-4周前，确认议题 跨部门选出与会者 选定会议主持人，进行方 式与道具
现状分析
分析问题时，主持人尽一 切可能广纳与会者意见 将每种提案的成本效益、 优缺点列出 筛选、归纳各种可能方案
确认方针
规则说明
最高主管说明会议目的、与 会者扮演的角色 主持人说明会议时程规划
完成提案
主持人宣布发言2规则 不可对外泄露谁说了什么 讨论中不可使用职权压力、 不问上下关系
当下决策
列出每个议题的解决方案
337原则：所谓337原则是指3种思考（3WayS of Thinking）、3个原则（3Principles）
和7条规定（7Rules）
3种思考
3个原则
7条规定
思考会议的必要性
思考如何最大限度地减少 会议
思考是否有能够与其他会 议合并或委托的方法
确定不召开会议的工作日
将会议时间定为1小时。最多 不超过1个半小时
下）
优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好 要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外 所需时间：1小时为主、最多不超过4小时
主管进场后、须当下裁决
选项只有3个：做、不做 符合某条件才做 法当下决定的议题，只给 24小时考虑
案例2：三星目标指向型会议
曽供职于三星的金咏韩在《开会就要学三星》书中，将三星的成功归结于其会议文化： 三星速度经营的根本是会议，通过会议认识到变化，通过会议传播变化并付诸行动
适合形式 2
移地会议（3-100人）
要点：走出办公室、改变会议气氛，暂时抛开繁琐公务，专心面对问题
20
案例1：日产汽车Value First会议流程
要点：1、主管少评论、只负责决策 2、鼓励发言、表彰个成员的贡献
会前准备
会议3-4周前，确认议题 跨部门选出与会者 选定会议主持人，进行方 式与道具
现状分析
分析问题时，主持人尽一 切可能广纳与会者意见 将每种提案的成本效益、 优缺点列出 筛选、归纳各种可能方案
确认方针
规则说明
最高主管说明会议目的、与 会者扮演的角色 主持人说明会议时程规划
完成提案
主持人宣布发言2规则 不可对外泄露谁说了什么 讨论中不可使用职权压力、 不问上下关系
当下决策
列出每个议题的解决方案
337原则：所谓337原则是指3种思考（3WayS of Thinking）、3个原则（3Principles）
和7条规定（7Rules）
3种思考
3个原则
7条规定
思考会议的必要性
思考如何最大限度地减少 会议
思考是否有能够与其他会 议合并或委托的方法
确定不召开会议的工作日
将会议时间定为1小时。最多 不超过1个半小时
下）
优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好 要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外 所需时间：1小时为主、最多不超过4小时
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直接成本＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、 食宿费＋文件准备费 不定损失成本
22
会议进行的5个基本步骤
有效开场 OPEN
澄清观点 CLARIFY
展开讨论 DEVELOP
形成决策 FACILITATE
总结跟进 CLOSE
23
高效会议的特征
五个会议步骤
有效开场 澄清观点 展开讨论 形成决策 总结跟进
在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时 检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意 义上的高效会议。
18
会议前的准备
1.了解会议的目的 2.是否一定要开会 3.确定会议的形式 4.安排会议的议程 5.决定会议的时间 6.确定会议的主持人 7.决定会议的地点 8.研究会场如何布置 9.确定出席人数 10.安排出席者座位
营造会议气氛 阐述议题背景
征询意见
权威决策
归纳共识
分配会议角色 陈述会议目的 明确会议规则
展示相关资料 和信息
对关键点进行 澄清
收集点子 发掘可行方案
少数服从多数 总结遗留问题
共识决策
明确分工计划 感谢参与
讲述会议议程
24
一个中心
（1）一个中心 一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： ■ 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议 目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制 度；指定会议记录人。 ■ 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议 程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和 目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动； 总结。 ■ 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。
强调自下而上；来自同一部门的最了解工作的一线员工； 提出最需要改进的程序或制度； 需要一个部门外的督导员，督导员引导大家针对每个问题提出 解决方案； 经理在讨论结束后，决定是否采纳；
专题研讨
形成最佳方案； 针对某一专题，分组讨论几个预选方案；
制订计划；
主持人引导大家比较每个方案的优劣，并形成最佳方案，制定
2
3
高效会议管理
第一讲 会议的意义、目的、种类 第二讲 了解会议效率不高的原因 第三讲 掌握有效为会议准备的要领 第四讲 会议进程控制（重点） 第五讲 主持人的会议管理技巧（重点） 第六讲 参会者的守则和责任 第七讲 会议记录 第八讲 会后跟进
4
第一讲 会议的意义、目的、种类
5
会议的种类
1 固定的部门会议； 2 全体会议，如员工大会； 3 处理突发事件的会议； 4 一对一会议。
6
形式 政策宣讲、 经验分享、 工作汇报等 头脑风暴
群策群力
会议的分类
目的
树立导向； 分享信息； 督促进展；
以单向传递为主； 强调受众理解；
特点
挖掘点子；
强调平等；不同领域不同背景的人更佳； 数量比质量更有价值； 不做评断；鼓励狂热和夸张； 鼓励搭便车，在别人的想法上更进一步；
发现并解决问题； 做出决策；
✓让与会人员了解会议目的； ✓了解关键人物对会议材料的看法；
✓了解关键人物对问题的看法； ✓提醒与会者应做的准备。
20
第四讲 会议进程控制（重点）
超时就是失败！！！
21
超时就是失败！！！ 时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间 ＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人
员工作时间）
金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时 的工资
5
参会者的技能
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议 失败。
6 会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。
7
开会的原因、目 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使
的和结果
会议毫无意义、宣告失败。
16
第三讲 掌握有效为会议准备的要领
17
会议前准备
9
会议的目的-解决问题
10
高效会议能带来。。。
11
第二讲 了解会议效率不高的原因
12
现象：会议过于频繁
头儿，我们每天开会，许多实际 工作都没时间做
是啊，这样下去怎么得了， 得开个会研究一下
13
现象：开会就是 ？
14
会议常见的问题
会议没有意义，没有必要召开； 会议与我无关，不了解为什么要我参加； 会上漫谈，不能聚焦议题，总是拖堂； 容易扯皮，没有形成结论，不能达成决策； 会议决策没有执行，不了了之； 会议一言堂，其他人都不发言，气氛沉闷； 会议纪律散漫，迟到、早退、玩手机现象较严重等。
15
多数会议效率不高的原因
项次
原因
具体表现
Hale Waihona Puke 1时间会议安排在即将就餐前，每个人都饥肠辘辘，无心开会。
2
地点
会议地点设在经理办公室，会议被频繁打断，无法正常进行。
3 开会对象的选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。
4
主持人的技能
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达 到会议意图。
高效会议主持
主 讲：简湘晖
1
背景
会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或 过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频 繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花 太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工 作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题， 是“高效会议管理技巧”的中心议题。
分配任务
行动计划。
对主持人要求较高，最好由专家或负责人担任主持人
7
会议的成本
1 会议的时间成本； 2 直接的会议成本； 3 效率损失成本。
8
会议的目的
会议目的就是召开会议的理由，也就是WHY。
召开会议前，请先考虑以下几个问题： 为什么要召集这个会议？ 一定要通过开会才能达到这个目的吗？ 是否有其它的替代办法？
11.是否准备会议名签 12.是否安排交通工具 13.是否安排与会者住宿 14.是否发出了会议通知 15.确定视听材料 16.确定辅助教材 17.准备会场周边位置图 18.是否要求与会者准备资料 19.确定相关资料 20.是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知
19
前期准备-会前会
针对会议目的及形式，设计合理的步骤及流程； 结合会议内容，准备会议材料； 进行会前沟通：
25
两个基本点
（2）两个基本点 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前 的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容 易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。 所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工 作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟 踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以 及安排下次做汇报的人选等。
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会议进行的5个基本步骤
有效开场 OPEN
澄清观点 CLARIFY
展开讨论 DEVELOP
形成决策 FACILITATE
总结跟进 CLOSE
23
高效会议的特征
五个会议步骤
有效开场 澄清观点 展开讨论 形成决策 总结跟进
在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时 检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意 义上的高效会议。
18
会议前的准备
1.了解会议的目的 2.是否一定要开会 3.确定会议的形式 4.安排会议的议程 5.决定会议的时间 6.确定会议的主持人 7.决定会议的地点 8.研究会场如何布置 9.确定出席人数 10.安排出席者座位
营造会议气氛 阐述议题背景
征询意见
权威决策
归纳共识
分配会议角色 陈述会议目的 明确会议规则
展示相关资料 和信息
对关键点进行 澄清
收集点子 发掘可行方案
少数服从多数 总结遗留问题
共识决策
明确分工计划 感谢参与
讲述会议议程
24
一个中心
（1）一个中心 一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： ■ 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议 目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制 度；指定会议记录人。 ■ 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议 程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和 目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动； 总结。 ■ 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。
强调自下而上；来自同一部门的最了解工作的一线员工； 提出最需要改进的程序或制度； 需要一个部门外的督导员，督导员引导大家针对每个问题提出 解决方案； 经理在讨论结束后，决定是否采纳；
专题研讨
形成最佳方案； 针对某一专题，分组讨论几个预选方案；
制订计划；
主持人引导大家比较每个方案的优劣，并形成最佳方案，制定
2
3
高效会议管理
第一讲 会议的意义、目的、种类 第二讲 了解会议效率不高的原因 第三讲 掌握有效为会议准备的要领 第四讲 会议进程控制（重点） 第五讲 主持人的会议管理技巧（重点） 第六讲 参会者的守则和责任 第七讲 会议记录 第八讲 会后跟进
4
第一讲 会议的意义、目的、种类
5
会议的种类
1 固定的部门会议； 2 全体会议，如员工大会； 3 处理突发事件的会议； 4 一对一会议。
6
形式 政策宣讲、 经验分享、 工作汇报等 头脑风暴
群策群力
会议的分类
目的
树立导向； 分享信息； 督促进展；
以单向传递为主； 强调受众理解；
特点
挖掘点子；
强调平等；不同领域不同背景的人更佳； 数量比质量更有价值； 不做评断；鼓励狂热和夸张； 鼓励搭便车，在别人的想法上更进一步；
发现并解决问题； 做出决策；
✓让与会人员了解会议目的； ✓了解关键人物对会议材料的看法；
✓了解关键人物对问题的看法； ✓提醒与会者应做的准备。
20
第四讲 会议进程控制（重点）
超时就是失败！！！
21
超时就是失败！！！ 时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间 ＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人
员工作时间）
金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时 的工资
5
参会者的技能
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议 失败。
6 会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。
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开会的原因、目 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使
的和结果
会议毫无意义、宣告失败。
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第三讲 掌握有效为会议准备的要领
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会议前准备
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会议的目的-解决问题
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高效会议能带来。。。
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第二讲 了解会议效率不高的原因
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现象：会议过于频繁
头儿，我们每天开会，许多实际 工作都没时间做
是啊，这样下去怎么得了， 得开个会研究一下
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现象：开会就是 ？
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会议常见的问题
会议没有意义，没有必要召开； 会议与我无关，不了解为什么要我参加； 会上漫谈，不能聚焦议题，总是拖堂； 容易扯皮，没有形成结论，不能达成决策； 会议决策没有执行，不了了之； 会议一言堂，其他人都不发言，气氛沉闷； 会议纪律散漫，迟到、早退、玩手机现象较严重等。
15
多数会议效率不高的原因
项次
原因
具体表现
Hale Waihona Puke 1时间会议安排在即将就餐前，每个人都饥肠辘辘，无心开会。
2
地点
会议地点设在经理办公室，会议被频繁打断，无法正常进行。
3 开会对象的选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。
4
主持人的技能
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达 到会议意图。
高效会议主持
主 讲：简湘晖
1
背景
会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或 过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频 繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花 太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工 作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题， 是“高效会议管理技巧”的中心议题。
分配任务
行动计划。
对主持人要求较高，最好由专家或负责人担任主持人
7
会议的成本
1 会议的时间成本； 2 直接的会议成本； 3 效率损失成本。
8
会议的目的
会议目的就是召开会议的理由，也就是WHY。
召开会议前，请先考虑以下几个问题： 为什么要召集这个会议？ 一定要通过开会才能达到这个目的吗？ 是否有其它的替代办法？
11.是否准备会议名签 12.是否安排交通工具 13.是否安排与会者住宿 14.是否发出了会议通知 15.确定视听材料 16.确定辅助教材 17.准备会场周边位置图 18.是否要求与会者准备资料 19.确定相关资料 20.是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知
19
前期准备-会前会
针对会议目的及形式，设计合理的步骤及流程； 结合会议内容，准备会议材料； 进行会前沟通：
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两个基本点
（2）两个基本点 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前 的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容 易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。 所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工 作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟 踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以 及安排下次做汇报的人选等。