某某软件公司文件管理控制程序

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文件控制程序范本

文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。

通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。

二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。

三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。

2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。

3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。

四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。

行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。

编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。

2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。

各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。

3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。

使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。

4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。

修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。

5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。

废止的文件需进行存档或销毁处理。

6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。

行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。

7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。

如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。

五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。

2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。

一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。

文件管理控制程序

文件管理控制程序1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。

该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。

2．职责：2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。

3．工作流程：3.1 文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件与外送文件。

A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。

如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。

如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。

如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。

分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。

A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。

如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。

B．财务文件：即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。

如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。

C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。

D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。

如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。

E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。

F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。

3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。

如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。

3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。

文件管理控制程序文件

文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。

二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。

三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。

2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。

3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。

4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。

5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。

四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。

（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。

（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。

2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。

（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。

五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。

2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。

（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。

（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。

六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。

2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。

（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。

（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。

文件管理控制程序4.doc

文件管理控制程序4文件管理控制程序1.目的为使本公司现行使用的文件及资料系统的管理程序化；明确文件系统内文件及资料变更的职权。

2.范围适用于我厂所有文件与资料系统。

为了便于管理，需要引进或变更的资料都应存在3.5英寸软盘内或通过电子邮件发至DCC 处，同时必须使用公司认可的软件，通常可接受的格式是WINDOWS 内的EXCELL或WORD。

3.权责3.1 文控中心负责文件分发回收管理,文件原件的保管。

3.2 工厂的正式雇员可以通过发起ECN来影响他工作范围的某个或全部内容。

3.3 文件的发起人及编写人通常会被视为文件所有人。

发起人有权对他所作的文件进行一系列的改版。

在某些特殊情况下（如发起人已离开工厂），文件的责权将会授予该部门的其它成员。

这些成员通常对文件行使与发起人相同的权力。

所有新的文件在原则上都需使用文件系统规定的格式。

4.作业内容4.1工程变更通知, ECN所有的文件都是通过《工程变更通知》（ECN，DC-10-12-10）引进文件系统内。

工程部对其进行审核、将其加入文件系统并发行。

所有的ECN都必须在文件登记编号以供将来参考（有关180的ECN单独编号以利于追踪）。

4.1.1文件发起人职责4.1.1.1工厂的任何正式雇员都可以发起ECN。

也就是说任何人只要有相应的工作技能，他可以通过发起ECN来影响他工作范围的某个或全部内容。

发起人需要在ECN内详细注明ECN涉及相关事项。

如果工程部人员需要引进图表，图纸或技术资料，他们必须在“ECN完成后发起要求检验”栏内标明“是”表明需要对ECN进行核对。

4.1.1.2 ECN发起人在发起文件时必须调查确保该文件不会牵涉到健康及安全问题，并确保该文件的执行不会带来任何危险。

4.1.2因测试而发起的ECN因技术问题而发起的ECN必须在“新部件及制程”栏内标明“是”。

并且只有依据相关绿卡程序要求做完试验之后才有必要得到品质部及工程部核准，然后在ECN相关栏内确认。

XX公司文件控制程序

1 目的为对XXXX公司信息安全管理体系所要求的文件、资料进行有效控制，确保各相关场所使用现行有效版本的文件，保证其信息安全的保密性、完整性、可用性，特制定本程序。

2 范围本程序适用于信息安全管理体系中与信息系统有关的文件与资料，包括：信息安全管理体系文件（含记录）、相关技术文件和资料，以及相关外来文件（各类标准、软件、产品样本等）。

3 职责1) 总经理负责信息安全适用性声明、信息安全管理手册的批准颁布。

2) 管理者代表负责信息安全程序文件的批准颁布。

3) 各部门负责人负责本部门作业文件或指导书（规定、规范）的批准颁布、制(修)订和管理控制，并执行相关的保密规定。

4) 总经办负责外来文件的收录、批转和发放及组织对信息安全管理手册、程序文件的制（修）订和管理控制。

4 定义无5 工作程序5.1文件和资料的分类1）按来源分：内部文件、外来文件；2）按类别分：信息安全管理手册、程序文件、作业文件（包括操作规程、实施细则等）、相关方提出要求的文件、法律、法规性文件，其他的管理制度、通知、计划等；3）按受控状态分：受控文件、非受控文件；4）按信息敏感性分：机密、秘密、敏感信息；5）按呈现媒体形式分：书面、电子媒体。

5.2内部文件5.2.1文件的编写5.2.1.1信息安全适用性声明、信息安全管理手册由总经办编写。

5.2.1.2信息安全程序文件由管理者代表组织各部门编写。

5.2.1.3技术规范文件、管理规定等文件由各相关部门收集或组织编写。

5.2.2文件的编号5.2.2.1信息安全管理手册编号ISMSM —□□—□版本号手册信息安全管理手册5.2.2.2信息安全程序文件编号ISMSP－□□—□版本号程序文件顺序号信息安全管理体系程序文件代号5.2.2.3对于（作业指导书）技术规范文件、管理规定文件等的编号，各部门可参考以下形式进行编号：ISMSI—□□—□□—□版本号作业文件顺序号部门拼音代码（如总经办：ZJ）信息安全管理体系作业文件代号5.2.3文件的批准5.2.3.1信息安全适用性声明、信息安全管理手册由管理者代表审核，总经理批准；信息安全程序文件由总经办组织审核后，呈管理者代表批准。

文件控制程序范本

文件控制程序范本一、目的文件控制程序的目的在于确保公司内使用的文件均为有效版本，且文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、回收和销毁等过程得到有效的管理和控制，以保证公司的各项活动能够依据准确、完整和最新的文件进行。

二、适用范围本程序适用于公司内所有与质量、环境、职业健康安全管理体系以及与公司运营相关的各类文件，包括但不限于管理手册、程序文件、作业指导书、技术文件、外来文件等。

三、职责分工1、管理者代表负责组织制定和审核管理体系文件，并负责批准程序文件。

2、各部门负责人负责组织编写和审核本部门相关的作业指导书和技术文件，并确保其符合管理体系的要求。

3、文控中心负责文件的编号、登记、发放、回收、存档和销毁等管理工作，并建立文件的总清单和相应的记录。

4、公司员工应按照规定使用文件，并妥善保管，不得随意涂改、损坏或丢失。

四、文件的分类1、管理手册：是公司管理体系的纲领性文件，描述了管理体系的范围、方针、目标和主要过程。

2、程序文件：是对管理手册中各项过程的具体描述，规定了各项活动的流程和职责。

3、作业指导书：是对程序文件的进一步细化和补充，详细说明了具体的操作方法和步骤。

4、技术文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等，用于指导产品的设计、生产和检验。

5、外来文件：包括法律法规、标准规范、客户提供的文件等。

五、文件的编号1、为了便于文件的识别和管理，对各类文件进行统一编号。

编号规则应具有唯一性和可追溯性。

2、管理手册的编号规则为：公司代码MM版本号3、程序文件的编号规则为：公司代码PF程序文件序号版本号4、作业指导书的编号规则为：公司代码WI部门代码作业指导书序号版本号5、技术文件的编号规则为：公司代码TD技术文件类型代码技术文件序号版本号6、外来文件的编号规则为：公司代码WL外来文件来源代码外来文件序号六、文件的编写1、文件的编写应遵循清晰、准确、易懂的原则，语言应简洁明了，避免使用模棱两可或含糊不清的词汇。

某软件公司文件管理控制程序

某软件公司文件管理控制程序文件治理沈阳东大阿尔派软件股份(x，翻版必究)文件修改操纵名目1. 目的2. 适用范畴3. 职责4. 术语和缩略语5. 工作程序5.1 文件操纵范畴5.2 文件的编号5.3 质量体系文件的操纵5.4 其它文件的操纵5.5 文件的保管5.6 文件的网上公布6. 引用文件6.1 NP602200«信息治理»6.2 NW602101«文件编写导那么»6.3 NW602102«文件编号规定»7. 质量记录7.1 NR602100A〝文件发行审批表〞7.2 NR602100B〝文件修改申请与记录单〞7.3 NR602100C〝文件发行操纵表〞1.目的通过规定文档的编制、审查、公布、更换和收回废止必须遵守的过程，确保相关部门得到有效的文件。

2.适用范畴本程序适用于质量体系文件，以及软件开发产品和/或服务的过程中产生的文档治理。

注：质量体系文件、软件开发产品和/或服务过程中产生的文档，以下统称文件。

3.职责3.1 质量保证部门：负责组织质量体系文件的编制、发放和更换操纵。

3.2项目治理部门：负责技术文档发行及更换操纵。

3.3相关部门：负责各自部门的专用文档及资料的编写、更换。

4.术语和缩略语本程序采纳NQ402100«质量手册»中的术语和缩略语及其定义。

5.工作程序5.1 文件操纵范畴5.1.1质量体系文件，其分类为：1）质量手册2）程序文件3）支持性文件：包括作业指导文件、技术规范及有关资料。

其中：作业指导文件指在执行程序文件时参考的具体作业文件；技术规范指在软件产品开发过程中应遵守的技术准那么及规定。

5.1.2所有本公司质量活动的打算和进展及与客户相互配合的打算性文档。

5.1.3描述一个具体软件产品或软件项目的技术文档和用户文档，包括——开发时期输入/输出；——验证和确认的打算和结果；——提供给客户的文档；——爱护文档。

公司文件管理控制程序-模板

修订历史一.目的加强文件和资料的管理控制工作，为使各部门持有并执行相关文件的有效版本，对文件系统进行控制包括文件的格式，编号规则，文件编制、审核、会签、批准，文件下发、更改作废等实施有效的管控，确保文件的充分性、适宜性。

二.适用范围xxx有限公司各类文件的管控三.用语定义3.1文件：信息及其承载媒介，包括：表格、规范、程序文件、作业指导书、图样、报告、标准等。

3.2 一级文件：体系管理手册，包括质量管理/环境管理手册，信息安全管理手册。

3.3 二级文件：即程序文件，是一种管理性文件，主要描述职能间的分工及工作程序的规定，侧重管理，包括：职责、输入、输出、管控方法。

3.4 三级文件：即部门文件，是一种操作性或执行性文件，是为完成某项活动具体如何操作实施、记录的详细描述，包括：与程序文件接口文件、二级文件的支持性文件、作业文件、作业指导书、操作规程/规范、操作手册、指南、法律法规，也可以是书面描述、流程图、图表、模型、图样中的技术注释、规范、手册、图片、录像、检查清单，或这些方式的组合。

3.5 四级文件：用于记录管理体系所要求的数据或信息的文件，当表格中填写了数据或信息，表格就变成了记录。

3.6 外来文件：外来文件分两大类：一是集团内其他单位发布的文件，例如：技术标准、图纸；另一类是从集团外部接收到的文件，可包括顾客的图样、规范、法律和法规要求、标准、规章和维护手册、技术标准、图纸。

a)与公司产品相关的法律法规，如：国际/国家/地方法律法规，国际/国家/地方强制性或推荐性标准；b)与公司产品相关的国际/国家/行业、其它企业标准等，如：技术标准、产品标准等；c)顾客提供的与产品相关的技术/质量管理等标准及接收准则，如：图纸、技术规范等；d)适用的杂志、图书、工具书等。

3.7电子文件：是指公司在处理公务过程中，通过计算机等电子信息设备形成、办理、传输和存储的文字、图标、图像、音像、视频等不同形式的信息记录。

公司文件控制程序

公司文件控制程序在当今的商业环境中，公司的运营和管理离不开各种各样的文件。

这些文件包含了重要的信息、决策、流程和规范，对于公司的正常运转和持续发展起着至关重要的作用。

为了确保文件的准确性、完整性、可用性和安全性，建立一套有效的文件控制程序是必不可少的。

一、文件的分类与编号首先，我们需要对公司的文件进行分类。

常见的分类方式包括按照部门、业务流程、文件的性质（如政策文件、操作手册、报告等）。

分类的目的是为了便于管理和查找。

在分类的基础上，为每一份文件赋予唯一的编号。

编号规则应清晰明确，具有一定的逻辑性和可扩展性。

例如，可以采用部门代码+业务代码+流水号的方式进行编号。

二、文件的编制与审核文件的编制应由具备相关专业知识和经验的人员负责。

在编制过程中，要确保文件的内容准确、清晰、完整，符合公司的战略目标和业务需求。

编制完成后，文件需要经过严格的审核。

审核人员应包括相关部门的负责人、专业人员以及质量管理人员等。

审核的重点在于检查文件的合法性、合规性、科学性、合理性以及与其他文件的一致性。

对于审核中发现的问题，编制人员应及时进行修改和完善，直至文件通过审核。

三、文件的批准与发布经过审核的文件，需要经过公司管理层的批准才能正式发布。

批准的权限应根据文件的重要性和影响范围进行明确规定。

文件的发布应确保相关人员能够及时获取。

可以通过公司内部的文件管理系统、电子邮件、公告栏等方式进行发布。

同时，要做好发布记录，包括发布的时间、对象和方式等。

四、文件的使用与保管在文件的使用过程中，员工应严格按照文件的规定进行操作。

对于重要的文件，如涉及公司机密的文件，应限制使用人员的范围，并采取相应的保密措施。

文件的保管应由专人负责，建立专门的文件库或档案柜。

保管环境应符合防火、防潮、防虫等要求，以确保文件的安全和完整。

同时，要定期对文件进行盘点和清理，对于过期或不再适用的文件，应按照规定的程序进行销毁。

五、文件的修订与更新随着公司业务的发展和外部环境的变化，文件可能需要进行修订和更新。

文件管理控制程序(IATF16949)

修改记录1目的建立符合本公司质量管理体系、环境管理体系的文件，确保所有现行使用文件在各个场所具有效性、充分性和适宜性，使公司管理体系文件得到有效控制和管理。

2适用范围本程序适用于长沙悦翼模塑科技有限公司体系文件的有效控制和管理。

3定义3.1文件和资料：管理体系文件和外来文件的合称；管理体系文件包括第一层次：质量手册；第二层次：程序文件；第三层次管理制度、检验标准、工艺文件等作业指导文件;第四层次：形成文件的记录。

外来文件包括外来技术文件和外来管理文件两类。

主要包括：国际标准、国标、行标、相关方（客户或供应商）提供的文件与资料、相关法律法规、地方政策法规等。

3.2文件要素：指文件必须具备的基本信息,如：文件编号、文件名称、生效日期、版本号、编制、审核、批准人、内容组成、版面格式等。

3.3受控文件：与管理体系有关的管理、技术性文件和资料。

3.4非受控文件：指受控范围之外的文件。

1.6适用性审核：审核文件是否具有可执行的特性。

如:确实性、可理解、可操作、可指导、可检查、可协调、可保证性。

1.7标准化审核：对文件的版本、格式、内容组成标准化的审核。

如:版面的符合性、标题的正确性、文件编码的规则性、正文内容组成部分的规范性，以及版本标识、生效日期、编制、会签、审批人员的正确性。

3.7其它定义见管理体系标准与国家/地方环境法律法规等。

4职责4.1质量部文控中心：负责公司受控文件的登记、分发、归档、保管、回收、作废和销毁处理及控制工作；监督检查各场所受控文件的有效使用情况。

4.2公司各职能部门：根据顾客要求、质量体系方面标准、环境体系方面标准的要求以及管理的需求，负责本部门相关文件的编制和修订，确保文件的适宜性、有效性和充分性；必要时参与相关部门的文件评审工作。

负责组织本部门人员对相关文件进行内部培训和宣贯。

负责按本程序过程要求执行，负责本部门文件与资料的管理。

4.3项目工程部：负责试制过程中技术文件的编号、登记、更改控制和监督管理。

文件控制管理程序文件

文件控制管理程序文件一、目的为了对公司的文件进行有效的控制和管理，确保各部门和相关人员能够及时获得准确、完整、有效的文件，特制定本程序文件。

二、适用范围本程序文件适用于公司内部所有文件的编制、审核、批准、发布、分发、使用、更改、回收、销毁等全过程的管理。

三、职责分工1、总经理负责批准公司的质量手册、程序文件和重要的管理制度等文件。

2、各部门负责人负责审核本部门编制的文件，并负责确保本部门使用的文件是有效的。

3、文控中心负责公司文件的编号、登记、存档、分发、回收和销毁等管理工作。

4、员工应按照规定使用文件，并妥善保管。

四、文件的分类1、质量手册：描述公司质量管理体系的总体要求和框架。

2、程序文件：规定各项质量活动的流程和方法。

3、作业指导书：详细说明具体的操作步骤和要求。

4、表单记录：用于记录质量活动的结果和数据。

五、文件的编号1、质量手册的编号为“QM____”，其中“＿___”为流水号。

2、程序文件的编号为“QP____”，其中“＿___”为流水号。

3、作业指导书的编号为“WI____”，其中“＿___”为流水号。

4、表单记录的编号为“FR____”，其中“＿___”为流水号。

六、文件的编制1、文件的编制应遵循公司的规定和要求，内容应准确、清晰、完整，具有可操作性。

2、编制人员应在文件上签名，并注明编制日期。

七、文件的审核1、审核人员应对文件的内容进行认真审查，确保文件符合公司的政策、法规和标准的要求。

2、审核人员应在文件审核栏签名，并注明审核日期。

八、文件的批准1、经审核通过的文件，由规定的批准人员进行批准。

2、批准人员应在文件批准栏签名，并注明批准日期。

九、文件的发布1、文控中心负责将批准后的文件发布到相关部门和人员。

2、发布方式可以是纸质文件的分发、电子文件的共享等。

十、文件的分发1、文控中心应根据文件的适用范围，制定文件分发清单，并确保文件分发到相关部门和人员。

2、接收文件的部门和人员应在文件分发签收表上签名。

文件管理控制程序(修改) (2)

文件类型程序文件版次A/2 页次第1页共6页文件名称文件管理控制程序文件编号NHXG-QP-001 发行日期1. 目的为加强对公司内所有与质量管理体系有关的文件的控制，确保质量管理体系有效运行所需要的各种文件能及时有效地得到应用，防止各种文件的误用，特制定本程序。

2. 适用范围适用于本公司内所有与质量管理体系有关的文件（包括外来文件及电子档文件）。

3. 权责3.1文控中心负责体系文件的发放、回收、更改、处置等控制和管理，并监督其它部门对文件的管控。

3.2管理者代表(或其指定人员)负责组织体系文件的编制/变更评审工作；3.3技术部负责技术文件的编制和管理；3.4管理规范性文件由负责编制的权责部门负责具体的管理；3.5与产品有关的外来文件由当事接收人移交文控中心统一管控；3.6总经理负责本公司质量方针、质量目标的制定/修订，质量手册的批准。

二阶由对应只能部门负责编制、品质部经理负责审核、管理者代表负责批准。

三阶文件由对应只能部门负责编制、门部经理负责审核批准。

4. 作业流程4.1文件分类1 体系文件: 质量方针\质量目标\质量手册\程序文件\作业指导书（如设计图纸\原、辅料采购标准\允收标准\检验标准\技术规范\样品\工艺要求等）\质量记录内部文件表格2 各职能部门形成的管理规范性文件；文件1 国际\国家\地方\行业标准、法律、法规等外来文件 2 顾客提供的各种图样、产品技术要求等3 顾客或有关组织指定的各种表格、单据等4.2 内部文件管理4.2.1受控标识a)内部使用的受控文件需在每页加盖“受控”红色印章；b)技术文件必须在每一页加盖“受控”红色印章。

注1：为其它目的而分发的质量手册属非受控文件，应在其封面上加盖“非受控”印章；注2：技术文件、体系文件及其所附表格的原件不用加盖印章，用来晒图和复印。

4.2.2文件编号形式a)质量手册的编号形式NHXG-QM-200x X/X 表示制定年份及版次表示文件类型表示佛山市南海矽钢铁芯有限公司b)程序文件、表格编号形式NHXG -××-×××表示流水号表示文件类型表示佛山市南海矽钢铁芯有限公司c)作业指导书编号形式NHXG -××-×××-×××表示流水号表示文件类型表示分公司/职能部门代号表示佛山市南海矽钢铁芯有限公司d)管理规范性文件编号形式NHXG -××-××-×××表示流水号表示文件类型表示权责部门代号表示佛山市南海矽钢铁芯有限公司e)技术文件的编号形式技术文件的编号形式由技术部统一确定。

某公司文件控制程序(doc 5页)

某公司文件控制程序(doc 5页)文件编制审批发放使用更改作废编制、审批权限、发放范围有效更改权限处置文件标识手续版本手续、标识保留1 目的对与质量体系和认证产品质量有关文件进行有效控制，确保相关场所的文件能使用有效版本，防止使用失效和作废文件，确保其文件处于受控状态，确保质量体系的有效运行和认证产品的一致性。

2 范围本程序适用于“强制性认证产品工厂质量保证能力要求”所要求的文件和资料。

3 职责3.1 厂长负责《质量手册》的批准。

3.2 质量负责人负责《质量手册》的审核及程序文件、《质量计划》的批准。

3.3 办公室负责质量体系文件的控制。

3.4 生产技术科负责技术文件的控制。

4 程序4.1 文件受控状态的分类4.1.1 受控文件：指在质量管理体系运行中进行追踪管理（如更改、换版等）的文件，使用完毕后应予以回收保管。

填写“文件更改、换版控制单”并由相关负责人审批。

4.6 文件编号4.6.1 A（或B、C、D）”表示A、B、C、D四层文件。

4.6.2 A层文件编号：A XX —XX同一文件发放册数按发放顺序排列文件编号4.6.3 B层次文件编号 B XX —XX同4.6.2相应手册条款号4.6.4 C层次文件a）作业文件编号： C XX—X—XX同4.6.2同一条款多个文件按顺序排列相应条款号b）本公司其它文件编号： C.管XXX—XX同4.6.2不同文件按顺序排列管理性文件(c) 外来文件其一，有固定编号的产品标准，采用原编号，但应在原本上注明发放册数（XX），按发放顺序排列。

其二，其他外来文件按以下规则编号编号： C.外XXX —XX 同一文件发放册数按发放顺序排列外来文件不同文件按顺序排列4.6.5 D层次文件（记录）编号：D XX —XX不同记录按顺序排列条款号4.7 文件作废4.7.1 出现下列情况之一时，文件作废：a) 经更改或换版被新的文件取代时；b) 针对专项活动而制定的文件使用结束时；c) 由于本公司的产品结构调整或质量管理体系改进而失去意义时。

某某公司文件管理程序

某某公司文件管理程序1 目的范畴对质量、环境及OHS治理体系所形成的文件予以操纵，确保在使用场所能及时得到适用文件的有效版本。

本程序适用于与质量、环境及OHS体系所有文件的治理。

2 职责2．1总裁办负责全公司范畴内所有文件资料的具体操纵、监督和检查。

2．2总工室负责全公司范畴内所有技术性文件资料的具体操纵、监督和检查。

2．3各单位办公室负责本单位所有部门使用文件资料的具体操纵、监督和检查及其充分性和适宜性的评审工作。

2．4各单位下级部门文件资料治理员负责本部门所有使用文件资料的治理工作。

2．5外来各种与质量、环境及OHS体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，治理性的由品控中心负责治理，技术性的由总工室负责治理。

3工作程序3．1文件的分类3．1．1质量、环境及OHS治理手册：包括方针和目标指标。

3．1．2程序文件3．1．3三级文件1)治理性文件：包括岗位责任制、治理方案、各种运行操纵与治理规定、方法等。

2)技术性文件：a)标准(质量标准、检验标准、王艺标准等)；b)配方(冰淇淋、液体奶、奶粉系列产品的配方)；c)其它(如作业指导书、工艺操作规程、设备操作规程等)。

3．1．4 有效外来文件1)国家及上级机关颁发的有关法律法规、法令、政策等文件；2)本行业可直截了当引用或执行的规范、规那么、技术标准等。

3．2文件的编号公司范畴内产生的所有体系文件都应进行编号，编号方法具体执行«文件资料编号规定趴3．3文件的编写、审核与审批公司范畴内产生的所有文件在公布前都应进行审批，未经审批的文件无效。

假设审批人不在时，需以书面形式授权他人审批。

3．3．1质量、环境及OHS治理手册由品控中心负责组织编写，治理者代表审核，总裁批准。

3．3．2公司级程序文件由品控中心负责组织编写，各主管单位或部门负责人审核，治理者代表批准。

3．3．3各单位的程序文件由各单位负责组织编写，各主管领导审核，第一负责人批准。

某公司文件控制程序

某公司文件控制程序一、目的为实现公司管理体系规范化、标准化和高效管理，确保公司任何工作场所使用的文件是现行有效的最新版本，防止误用失效或作废的文件，特制定本程序。

二、适用范围本程序适用于公司质量管理体系文件的编写、审批、标识、颁布、发放、使用、保管、修改和作废等过程。

三、管理职责质量管理部：负责公司级管理制度文件的编写、修改；负责文件发放和文件编号集中管理，负责体系文件的审核。

各部门：负责本部门主管文件编制、审核和修改。

总经理：负责公司级管理制度、涉及多个部门的协同流程文件、质量管理手册及公共管理程序文件的批准。

四、文件管理标识（一）文件编号公司所有质量体系文件编号统一由质量管理部负责。

关于文件编号，规则如下：为方便记忆和便于搜索，文件编号采用以下"文件类别代号+流水号"的编码规则：文件类别代号如下：人力资源部的文件是HR开头，财务管理的文件是FM 开头等。

流水号：对于文件比较少建议流水为2—3位；对于文件比较多的建议流水为3—4位（可灵活掌握）。

（—）记录号考虑工作灵活性，建议记录号采取以下原则编制（实际工作中的记录号可以不按照这个原则编写，但是必须确保记录号唯一性）：记录号编制参考规则：记录号由部门代号、日期和流水号三段组成；日期用六位阿拉伯数字表示，年（YY）、月（MM）、日（DD）分别两位；流水号用两位阿拉伯数字表示，范围为"01—99",该流水号由各部门统一编排。

表示如下：DR+YYMMDD-XX公司的部门代号由各部门字母简称的规则制定，例如质量部为ZLB o （三）文件版本公司文件要做好版本标识和控制工作，对于无须审批的"试用版本"可以在有限范围内试用;文件经过审核和审批形成正式版本后要正式进行版本标识和控制。

1•试用版本文件处于试用状态版本统一为Pn,这里的P是指将要发布试验标志，n表示该版本第几稿。

例如，P3表示第3稿。

某公司程序文件管理方案

程序文件管理培训
04
与意识提升
培训需求确定
01
02
03
确定参与人群
针对公司内部程序文件管理人员、使用人员等不同群体，明确具体的培训需求。
分析现状
对当前公司程序文件管理现状进行深入剖析，找出存在的不足和问题。
确定培训内容
根据需求分析结果，明确需要开展的培训课程和内容。
培训计划制定
制定培训计划
某公司程序文件管理方案
汇报人： 2023-12-03
目录
• 引言 • 程序文件管理流程 • 程序文件管理制度 • 程序文件管理培训与意识提升 • 程序文件管理监督与改进 • 结论与展望
引言
01
背景介绍
01
某公司是一家以软件开发为主的公司，随着业务的发展，程序文件数量和种类越来越多，管理难度也越来越大。
结论与展望
06
管理方案总结
1 2 3
程序文件管理的重要性
程序文件是公司业务运行的基础，有效的管理方案可以提高工作效率、降低风险和确保业务连续性。
管理方案实施效果
通过采用新的管理方案，公司已实现全面的程序文件管理，包括文件的创建、审批、发布、变更和废止等环节。
成功案例分析
新方案在某些部门试点后取得显著成果，如提高了文件一致性和减少冗余，为其他部门提供了参考。
结合公司实际情况，制定详细的培训计划，包括时间、地点、师资、课程设置等。
确定培训方式
根据员工工作安排和实际需求，采用线上或线下、集中或分散等多种培训方式。
建立培训档案
为每位参与培训的员工建立培训档案，记录培训内容和成绩。
培训实施与评估
培训宣传与组织

文件管理控制程序001

1 目的为了规范品质体系文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。

2 适用范围2.1 质量体系文件的编制、管制方法。

2.2 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。

2.3 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准等）。

2.4 确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。

3 定义注释3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。

3.2 非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。

3.3 体系文件：3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。

3.3.3质量手册：质量管理体系的纲领性文件，它概括了本工厂质量管理体系的构成及要素（过程）。

3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要体系文件，是对各部门运作过程及质量体系要求的具体说明。

3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。

4 职责4.1 总经理或董事长：批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。

4.2 管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。

4.3 各职能部门：负责编写相应的程序文件及作业指导书，及时签收和保存受控文件，并将已失效的受控文件退回文控中心。

4.4 行政人事部：负责本工厂受控文件的整体控制，即受控文件的打印、分发、原版文件的保存等。

5 作业程序5.1 编码原则：公司名称部门类别文件级别流水号注释：公司名称：SHH部门类别：总经理∕管理者代表JL；行政人事部：HR；财务部CW；生产部SC；营销部YW；品质部QC；工程部GC；采购部CG；资材部ZC。

文件级别：一级文件01；二级文件02；三级文件03；四级文件04；五级05流水号：001～999。

【文件制度】软件技术有限公司文件控制程序(WORD8页)

Q/BISC-QP-4.2.3-01 文件控制程序1目的严格控制和管理与管理体系有关的文件和资料，确保使用文件和资料的有效版本。

2范围适用于控制所有与管理体系有关的文件和资料。

具体如下：2.1体系文件管理手册、程序文件、作业文件、记录表格模板等。

2.2技术文件产品开发设计文档、项目实施文档、采购资料、销售合同等。

2.3管理文件管理评审、内审、纠正措施、预防措施等活动的计划，其他管理制度。

2.4外来文件国家/行业标准、法律法规及顾客或供方提供的文件（文档、图样）等。

3职责3.1 管理手册由管理者代表审核，总经理批准发布；3.2 程序文件、作业文件、记录表格由各主管负责人进行审核，管理者代表批准发布；当主管负责人就是管理者代表时，由总经理批准；3.3 各主管负责人负责批准发布职责范围内的其他技术文件、管理文件；3.4行政部负责管理手册、程序文件、作业文件、记录表格的发放、管理和更改控制；3.5各主管负责人负责或授权本部门专人负责职责范围内的其他技术文件、管理文件的发放、管理和更改控制；3.6 行政部负责外部文件的收集、编目，管理、控制。

3.7文件由行政部行政助理负责归档。

4程序4.1文件编写、审核、评审、批准和发布《文件编号规则》图1：内部文件编写、审核、评审、批准和发布4.1.1 编写人在调研的基础上编写。

开始编写前，行政部行政助理按《文件编号规则》分配文件编号，指定文件名称。

4.1.2 审核人对文件内容进行审核。

必要时，审核人可以委托他人进行文字校对、形式和格式审查等工作。

4.1.3 评审小组对文件内容充分讨论，进行评审，评审意见记入《文件评审表》。

评审小组按如下规则组成：a)管理手册、程序文件：由总经理、管理者代表、各主管负责人及其他必要参加的人员组成；b)作业文件、记录表格：由管理者代表、各主管负责人及其他必要参加的人员组成；c)其他文件的评审组织工作，从其相关程序特殊规定。

4.1.4 批准发布人根据评审结论批准和发布文件。