医药公司进货业务和库存商品盘点规程

医药公司进货业务和

库存商品盘点规程

采购操作说明

依据经药厂与商业公司双方盖章的《采购合同》，采购人员填制采购订单

采购员注意:供应商的许可证、营业执照、GMP/GSP证书中有任一个证照效期已到期或30天内即将到期,应从供应商索要有效资质材料后再行填单；

③准确输入该商品此次订货的数量及订货含税价。

系统中进行采购订单审核

验收员填制进货票单。（系统中可查询所有的历史进货记录）

①依据送货单（原件须转财务，复印二份采购和储运留底）和对应的采购订单填制进货票单；

②在单据明细项中逐一录入每个商品对应的入库货位、到货批号、有效期、生产日期等信息；若同一商品到货时存在多个批号时，应分别录入相应批号及对应到货数量，注意各批号数量之和应不大于订单数量。

③核对到货数量及进货价格与采购订单一致后填制进货票单。

当数量或价格出现不一致时，应及时通知采购员进行《采购订单修订审批》，待到货数量及进货价格与采购订单一致后再填制进货票单。

④、当收货时发现有质量不合格的商品时，应对该商品不合格部分的数量拒收，填制进货票单时排除不合格数量后只按商品质量检验合格的数量进行录入。

系统中进行进货票单审核

质量验收员对进货进行“GSP”验收入库项填写验收情况。

系统提供GSP（购进验收记录）及（药品购进记录报表）

保管员填制进货入库单

①核对即将入库记账的商品基本信息、入库货位、批号、有效期、数量、含税价等信息。

②点击记账后，商品库存数量将增加，供应商应付款将增加。

③打印相应票据留存并及时流转至采购部、财务部。

财务人员对采购付款进行勾兑结算

系统操作：在已付款入库单据的可结算金额处填写此次付款的实际金额，点击记账后供应商的应付余额将减少。*在系统数据中心——采购业务数据中，系统提供采购订单查询、进货票单查询、进货入库查询、进货结算查询、采购综合查询、采购万能查询等业务报表供企业进行分析和统计。

财务制作《付款审批单》，经总经理审批后，按入库单据进行付款。

库存商品盘点操作说明

准备盘点票单

打开仓储管理中心——存货盘点——盘点票单填制模块。

①填制库存商品盘点表，并用A4纸张打印出纸质《库存商品盘点表》；

②将盘点票单交由保管员到库房对商品进行实物盘点。

保管员进行实盘数据录入

打开仓储管理中心——存货盘点——实盘数据录入模块

①、选择已盘点完成的对应的盘点票单，逐条查找盘点票单上批号账面数量与实物盘点数量不一致的记录，在单据明细的实盘数量处录入库管员记录的商品对应批号的实际库存盘点数量，系统将根据录入的实盘数量与账面数量比较后得到一个差异数，并对该条记录以黄色底色进行显示。

②点击存盘，保存录入的商品对应批号的实盘数量及盘点差异数据（如需取消该盘点票单，可勾选抬头项的“取消盘点表”后点击存盘）

保管员到库房对商品进行实物盘点，并在纸张上记录实物盘点数量。

财务部进行实盘数据审核

①、打开业务审核中心——实盘数据审核模块；

②、选择盘点数据已录入完成的库存商品盘点票单后，点击审核，确认此次盘点结果。

财务部进行实盘数据记账

①、打开仓储管理中心——存货盘点——实盘数据记账模块。

②、选择已审核通过的盘点票单，如确认此次盘点结果无误，则点击“记账”后，商品对应批号的库存数量将进行实际调整，以保持账面数量与实物库存的一致。

盘点业务用于企业定期对库存商品按批号进行存量核查，以核对系统账面数量与实物库存数量是否一致，并即时进行相应的库存调整。