会议活动场地的要求

会议活动场地的要求（一）

舞台视听灯光

只有在充分考虑活动对场地的所有要求之后，你才能选定理想的活动地点。比如，你在策划一个1000人参加的活动，打算选用一个可容纳1000人进行坐式晚宴的大厅。但是，你还想安装一个背投设备（它会是活动看起来正规专业），这就需要一些额外的空间，在屏幕后面至少需要留出18至26英尺的空间来安放投影器材，这大约相当于250个座位的面积。在这种情况下，你要么放弃使用投影，要么减少客人数量或者改用更大的宴会厅。你是否计划在大厅的前部安装视听设备？是否需要设监听室、翻译间或是舞池？这些设施也都会进一步挤占座位的空间。因此，在开始检查活动场地可用与否之前，你绝对有必要了解所有的要求。在考虑到所有的需求之后，曾经看似再合适不过的场地也可能也无法满足活动的要求。把你想要的列出一张清单，考虑清楚哪些方面可以让步，哪些方面不可以，更不要忘记你希望达到的效果。你想要的是热烈、活泼的活动气氛，但如果客人们感觉房间太小、太挤、太热、太不舒服的话、是不可能形成这种气氛的。

安排空间时，不要为了省一点钱而让所有人都肩并肩地挤在一起。让8个人坐10人桌（让10个人坐12人桌）并且留出休息区显然是更好的选择。确保桌与桌之间有足够的距离，让人们能轻松地出入其间。当然，也不能走另一个极端，在一个大厅里寥寥地摆上几桌，这样同样会影响活动的气氛。你想要的效果是：空间疏密适度、气氛热烈活泼。虽然，从某种意义上说，空间过大比过小要好，因为你总可以通过增加装饰物把空间变小，但是何必花这冤枉钱呢？

空间要求

活动类型所需空间

鸡尾酒会每人8平方英尺

提供食品台的鸡尾酒会每人12至15平方英尺

作势宴会每人20平方英尺

舞池每人3平方英尺

乐队：每件乐器20平方英尺（方便移动）

你需要考虑的要求不仅仅是空间上的，还有时间上的。舞台、视听和灯光设备的搬运、安装、影响测试、排演、拆卸的时间都要列入考虑的范围。另外，乐手们是否需要更衣室和休息室？你是否需要划出一定的空间来存放物品？一定要方方面面都考虑到，免得签订了合同之后又发现空间或者时间不够用。