项目工程资料档案管理流程

1.目的

规范档案资料的收集、整理、保管和使用工作，确保工程档案资料的完整性、准确性。

2.适合范围

适用于地产公司各工程技术部档案资料的收集、整理、归档、移交﹑使用、保存及销毁等管理工作。

3.定义

3.1.档案

是指工程建设管理和工程建设项目活动过程中直接形成，具有保存价值的文字、图纸、图表及声像载体材料等。

3.2.资料

为阐明所取得结果或所完成活动的证据性文件。

3.3.密级

档案资料按密级分类，有如下几种：

1）绝密：是最重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受特别严重的损害。即公司发展经营中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料。

2）机密：是重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受严重的损害。即公司的财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等。

3）秘密：是一般的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受损害。即公司人事档案、合同、协议、尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

4）内部公开：是公司可以内部公开，但不准对外传播的档案。

3.4.管理办法

3.4.1.档案资料管理原则

1）档案、资料分级与编码原则：

A、国家、地方级：国家规范、标准、规程；地方政府、职能部门行政管理文件、制度等；

B、集团公司级：行政管理文件、制度；标准、流程等；

C、职能部门级：公司职能部门间的往来文件、资料、信息，

D、参建单位级：工程技术部与个参建单位间往来的管理性文件；

E、工程建设级：项目报建、技术文件、质量文件、竣工备案等资料、档案

2）项目档案管理原则：遵循统一存档、分级管理的原则，编码按集团公司档案管理文件规定执行。3）项目完工之后三个月内，工程技术部须将全部资料归档整理后移交集团公司档案馆，并办理交接手续。确保档案的完整、系统、准确和安全，便于利用。

4）本制度如与集团相关制度冲突，以集团制度规定为准。

3.4.2.档案管理职责

1）工程技术部必须设置专职、专业资料档案（内业）管理员；

2）对项目全过程、全方位与本项目业务相关的档案资料进行收集、整理、发放、归档；

3）熟悉所管辖的档案资料情况，编制卷内目录、引目录检索工具，以便及时准确地提供档案利用。4）定期对参建单位档案管理质量进行检查、监督和指导；

5）负责项目档案验收，移交城市档案馆；

6）项目竣工验收前，负责整理收集需报城建档案馆资料、办理竣工资料备案，并移交城建档案馆。

移交后，相关手续报集团公司档案室归档。

7）单位工程竣工验收后向集团公司移交资料、档案。

3.4.3.档案的收集、归档

1）档案管理人员对收到的资料的有效性进行核查并及时登录收、发文台账；

2）根据资料来源及重要性对资料进行分类、编码，登录目录表；

3）资料、档案存放档案袋（盒）中须与资料目录一一对应。

3.4.4.文件材料归档要求

1）归档文件材料必须完整、准确，能如实反映各项活动的真实内容和历史过程；必须层次分明，符

合其形成规律。

2）归档的文件材料，必须做到书写材料（或载体）优良，字迹工整，图样清晰，有利于长期保存，手写部分一律用碳素墨水钢笔或者碳素墨水签字笔书写，禁用铅笔、圆珠笔等书写。

3）各类归档材料一般为一式一份。

4）归档资料、图纸幅面大小应按A4规格折叠，装订结实、编号连续。

5）档案移交归档时，要编制档案移交清册（三份），经交接双方、监交人签字后，三方各执一份；

同时要提供可编辑用的EXCEL目录清单（包括卷内目录清单和案卷目录清单）。

3.4.5.档案保管

●按有关管理规定确定档案资料保存期；

●目录与档案相符。保障档案材料完整无缺，档案资料收进、移出、保存、销毁都必须严格的手续，做到增减有据，数字准确，确保档案不散不丢。

●非档案管理人员未经批准，一律不准擅自取用资料、档案。

●档案必须存放于档案柜内，排列整齐、美观。

●存储档案资料的磁性介质应定期备份，防磁保管。

●保持档案室内洁净、室内通风、干燥。

3.4.6.档案资料使用

1）工程技术部、公司职能部门因工作需要可查阅资料档案；

2）档案查阅：履行档案借阅登记制度，所有档案的实物查阅、借阅，均需办理登记手续；

3）《档案资料借用审批表》，经授权人签字同意后方可借用或复制；

4）档案资料借用后应及时归还，档案管理人员有义务按期催还，并应严格进行清点、核对、办理退还手续。

5）借阅的档案资料未按期归还、丢失、损坏或泄露，视情节轻重追究当事人的责任；

6）借阅者应予爱护，并对所借阅的档案资料的安全、保密和完整负责，不得损坏，涂改、沾污、标记、拆散、抽页、折角、转借和丢失。

3.4.7.档案资料使用审批权限

1）因工作需要使用公司秘密级以下档案资料，由各部门负责人审核；

2）因工作需要使用公司机密、绝密级档案资料的，由各部门负责人、分管领导批准。

3.4.8.档案移交

A、移交时间要求

1）根据各种文件形成特点及规律确定相应的归档时间：

2）即时归档移交：政府部门相关的批示性文件材料、法规性等属绝密性的资料应即时移交、归档。3）按工作阶段归档移交：如工程类的竣工资料等档案资料，在单位工程竣工备案后三个月内完成资料整理、归档，移交。

4）按子项结束时间归档移交：如工程类的招标文件资料等,在工程进行过程中，每一个分包工程的招标工作完成后，将该分包工程招投标相关的文件资料归档，移交。

5）按年度归档移交：一般的管理性文件资料,在形成后六个月内完成资料档案，移交。

B、移交标准要求：凡归档移交的档案资料，必须保证所有资料为原件，内容真实、签字盖章齐全，无涂改现象。

3.4.9.档案资料鉴定和销毁

A、档案资料的鉴定

1）对已超过保管期限的档案，提出“档案资料销毁申请”和销毁清单。并组织鉴定；

2）档案鉴定、销毁在工程管理中心见证下进行；

3）鉴定小组由公司档案管理人员、各部门档案管理人员、和有关业务部门相关成员组成。

B、档案资料的销毁

1）鉴定工作结束后，鉴定小组对确无保存价值的档案，在《档案资料销毁清单》上提出销毁建议，提交分管副总审批后实施。

C、档案资料的销毁程序

1）销毁档案时，必须指定两人以上专人对照《档案资料销毁清单》检查待销毁的档案资料，确认无误后，方可销毁！