巧用Word和Excel批量打印成绩单

巧用Word和Excel批量打印成绩单

作者：何浩平潘伟珍

来源：《发明与创新.教育信息化》2016年第02期

在学校教育教学工作中，教师经常要面对大量的成绩通知单、奖状、准考证等的打印工作，大部分老师的做法是将姓名、成绩、获奖等级等栏目空着，待证书打印完毕后，再在空白处手工填写证书信息；或者是在每张证书的电子文档上逐一更改姓名、成绩等信息后再进行打印。这两种方法都费时费力，在繁杂而单调的重复劳动中，还容易出差错。如何解决这个问题呢？其实，利用Word和Excel结合，只需四步就可以轻松完成批量打印成绩单的任务。具体步骤如下（以学生素质报告单的打印为例）。

第一步：用Word建立通知单模板

根据学校要求，用Word文档设计出学生素质报告单的表格，暂且命名为“学生素质报告单模板.doc”（如图1）。

第二步：用Excel录入学生成绩表

用Excel文档将学生成绩等信息录入学生成绩表。成绩表第1行只设标题（即字段名），成绩表中不要表头，也不能出现合并单元格；将每个学生的素质报告单所要填的不同数据或文字（如综合评价等）填入此表。暂命名为“学生素质报告单数据表.xls”（如图2）。

第三步：关联数据表与通知单模板

打开“学生素质报告单模板.doc”，依次选择Word菜单中的“视图＼工具栏＼邮件合并”（Word2007以上版本可以在菜单中直接选择“邮件/开始邮件合并”），选择“信函”，点击“打开数据源”（Word2007以上版本为“选择收件人”），在弹出对话框中找到并选择我们建立的“学生素质报告单数据表.xls”，打开后如果有多个工作簿的话，选择成绩表对应的工作簿，如“成绩单”，并按“确定”。将鼠标定位到需要插入学生姓名的位置，单击“邮件合并”工具栏中的“插入域”（Word2007以上版本为“其他项目”），在弹出对话框中选择“姓名”，并点击“插入”“关闭”。这样，学生姓名位置就设置完毕。用同样的方法完成学生成绩、评价等设置，完成后效果如图3。

第四步：合并到新文档，进行适当调整后打印

在工具栏中选择“查看合并数据”（Word2007以上版本为“预览信函”），这时，点击前后箭头即可对比查看合并数据前后的效果，如不满意，可对模板进行适当的调整。当调整合适后

选择“合并到新文档”，即可生成一个包含所有通知单记录的Word文档，这时剩下的打印工作就很简单了。

利用邮件合并功能可以非常方便地将Excel数据与Word文档关联起来，如果数据有变动，只需在Excel表格中修改即可。利用该功能，还可以非常方便地制作和打印奖状、准考证等。