关于进一步规范全宗卷内容的通知【模板】

关于进一步规范全宗卷内容的通知

各市级进馆单位，各市（县）、区档案局（馆）：

根据国标DA/T12-94《全宗卷规范》的要求，结合本地区档案工作实际，**市档案局对原《规范》中全宗卷的主要内容作了完善和调整，在原七大类基础上，新增了第一类“档案管理综合材料”，以保证与本全宗有关的各类材料收集齐全。（具体内容见附件）。请各进馆单位认真执行。各市（县）、区可参照执行。

**市档案局

2005年8月11日抄送：省档案局

附件：

一、全宗卷主要内容

1.档案管理综合材料：全宗指南（全宗介绍）、分类方案、归档范围、

归档办法、档案保管期限表、档案工作领导小组和鉴定小组成员名单、档案管理规章制度、档案人员工作职责、档案网络成员名单及活动记录统计及说明、档案法规宣传情况说明及统计、档案业务检查监督记录等。（有关台账另设）

2.档案收集：档案交接、移交说明，接收、征集记录，档案来源和价

值说明等。

3.档案整理：整理工作方案、案卷目录说明、档号编制说明、整理工

作小结。

4.档案鉴定：鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档

案小结等。

5. 档案保管：档案安全检查情况，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况，紧急情况处置预案，档案排架说明，档案专用设备登记等。

6. 档案统计：档案收进、移出说明，案卷基本情况统计及分类统计（指年度汇总统计），利用统计总表等。

7. 档案利用：开放利用和控制使用范围说明，划控小结，档案利用说明，档案汇编情况和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益和经济效益的典型事例等。

8. 档案管理新技术的应用：扫描、数字化加工及电子文件检测、迁移、备份情况记录；文件目录输入情况说明；档案数据库、计算机辅助管理软件、操作系统等情况的文字说明材料。

二、全宗卷的整理

1.全宗卷内文件材料是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须

注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理归类排序，数量较多的可设分卷。

2.整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存

价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。

3.卷内文件材料按问题——时间进行系统排列，排列顺序为：档案

管理综合材料和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。

4.卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号（每一类编小流水号如：

第一大类的第一件号为（一）—1。其中“一”是第一类，“1”是目录内序号），装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长*宽为260mm*185 mm，封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者。

5.卷盒外形尺寸长*宽为310mm*220 mm，其高度可根据需要分别

设置30mm、40 mm的规格。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期。（卷盒及盒内目录等**市档案服务部有供）

三、全宗卷盒内目录

一、档案管理综合材料

说明：“名称”栏填写参照“全宗卷主要内容”所列；

二、档案收集

说明：“名称”栏填写参照“全宗卷主要内容”所列；

三、档案整理

说明：“名称”栏填写参照“全宗卷主要内容”所列；

四、档案鉴定

说明：“名称”栏填写参照“全宗卷主要内容”所列；

五、档案保管

说明：“名称”栏填写参照“全宗卷主要内容”所列；

六、档案统计

说明：“名称”栏填写参照“全宗卷主要内容”所列；

七、档案利用

说明：“名称”栏填写参照“全宗卷主要内容”所列；

八、档案管理新技术的应用

说明：“名称”栏填写参照“全宗卷主要内容”所列；