深圳物业管理公司程序文件手册

深圳物业管理公司程序

文件手册

WTD standardization office【WTD 5AB- WTDK 08- WTD 2C】

深圳X X物业管理有限公司

S H E N Z H E N P R O P E R Y M A N A G M E N C O.,L T D 编号：PD

版本号：A

程序文件

PROCEDURE DOCUMENTS

编制：日期：

审核：日期：

批准：日期：

文件受控章及分发号

声明：体系文件未经相关人员许可，不得翻印。

责任部门：物业管理部

程序文件目录

01 文件控制程序

版本：A

编制：时间：

审核：时间：

批准：时间：

文件修改记录

01 文件控制程序A/0 1/3

1．0目的

通过对质量体系文件和外来资料的管理控制，确保其有严格的分类、编号、审核、批准、发放、保存和更改的规定，处于受控状态。

2．0范围

适用于所有质量体系文件、资料的管理和控制。各单位是指各部门和管理处的统称。

3．0 职责

3．1 总经理办公室负责对各单位与体系有关文件的控制，并进行指导和管理。

3．2各单位文件管理员负责体系文件和相关资料的接收、登记、分类、编号、整理、存档及发放等工作。

4．0 程序

4．1 文件和资料的制定、审核、批准

4.1.1公司所有质量体系文件和资料的制定、审核、批准按下列规定执行。

4．2 文件和资料的发放

4.2.1质量手册的《文件发放名单》由总经理审批，由总经理办公室建立发放记录。

4.2.2程序文件的《文件发放名单》由总经理确定，总经理办公室负责发放。

4.2.3作业指导书由相关制定单位确定发放范围，并建立发放记录。

4.2.4设备标准、图纸，工程类标准、技术图样等由管理处负责管理。

4.2.5 法律法规类文件由总经理办公室负责收集，对收集到的文件组织相关人员进行识别，确定其时效性和发放范围等，盖受控章发放，文件管理人员建立文件发放的记录。

4.2.6 以上文件的发放情况应由相关单位人员填写《发放记录》，各部门只需在《发放记录》上签字即可，管理处应在收文后填写《收文记录》。

01 文件控制程序A/0 2/3

4.2.7 文件使用人员必须使用封面加盖红色受控章的受控文件。

4．3 文件和资料的保管

4.3.1企业质量手册、程序文件、部门工作手册、项目管理方案、记录表格及法规、国家及行业标准类（设备标准类文件除外）文件的原件，由发出部门专人保存，并在总经理办公室备案一份复印件。文件保管人与持有人应妥善保管文件，不得随意损坏、复印、拷盘及丢失。

4.3.2 对各级文件的管理，各单位均应建立相应的《文件清单》，其内容应及时更新。

4.3.3存档作废文件在封面加盖“作废章”。

4．4 文件和资料的有效性控制

4.4.1为确保公司体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号控制最新版本。版本号用A、B、C……表示第一、第二、第三版……；用0、1、2……表示未经修改、第一次、第二次修改……。当本册内容有三分之二以上的章节发生修改或运行三年后，在本册文件需更改的即由A版升B版、B版升C版等依次执行。

4.4.2相关部门在文件更改后，将最新更改页及修改记录发放至受控文件部门，并将原页盖作废章收回，保留一份存档，其余销毁。

4．5 文件和资料的更改

4.5.1文件的更改可由公司各级人员根据文件实施情况向有关部门提出更改意见，责任部门主管确定更改意见并经相关批准人批准后执行，填写《文件修改记录》。

4.5.2文件和资料的更改一般由原审批人批准，如因特殊情况必须获得审批的需提供依据的背景资料，以保证更改的适宜性。

4．6 文件和资料的分类和编号

4.6.1质量手册：QM（序号）-（文件名称）

4.6.2程序文件：PD（序号）-（文件名称）

4.6.3作业指导书：WI/（单位代码或专业代码）- (文件名称)

4.6.4法律法规：FG/（序号）- (名称)

4.6.5标准规范：BZ/（单位代码或专业代码）—（名称）

4.6.6管理方案：FA/（管理处代码）—（文件名称）

4.6.7工程图籍：TJ/（单位代码或专业代码）—（名称）

4.6.8标书：BS/（单位代码或专业代码）—（名称）

01 文件控制程序 A/0 3/3

4.6.9合同：HT/（单位代码或专业代码）- （名称）

程序文件记录表格： QR—（三位自然数序号）

各单位记录表格：QR—（三位自然数序号）（单位代码或专业代码）

4．7 文件借阅

4.7.1根据工作需要，经单位主管批准后本公司人员可以借阅有关文件，借阅人应在借出方的《借阅记录》上签字，并注明借阅期限，一般文件借阅期为一周，最长不超过一个月。

4.7.2 文件管理人员和借阅人有责任在双方协议借阅期内沟通，并办理相关归还手续。

4.7.3对借阅文件应妥善保管，不得损坏或私自复印。

4．8 公开文件的控制

4.8.1公开文件是指公司面向顾客公布或发放的各类文件，如业主公约、住户手册、住户须知、收费标准、通知、公开信等。

4.8.2 公开文件的内容和标识的控制由负责编制或发放的单位负责。

4.8.3 公开文件的标识应结合实际予以管理，如业主公约、住户手册等印刷品不必有状态标识，但在《文件清单》中应有明确编号和状态号；通知则应按公司统一格式和要求进行标识。

4.8.4 各类公开文件在得到相应权限的批准后方可发放给顾客，公司发放的公开文件由总经理批准，管理处发放的公开文件由主任批准，审批记录应留用备查。

5．0 相关文件与记录

QR-001 《文件发放名单》

QR-002 《文件清单》

QR-003 《文件修改记录》

QR-004 《发放记录》

QR-005 《收文记录》

QR-006 《借阅记录》