MessageSolution邮件归档审计解决方案
邮件安全解决方案
邮件安全解决方案第1篇邮件安全解决方案一、背景随着互联网的普及和信息技术的飞速发展，电子邮件已成为企业日常沟通与业务往来的重要工具。
然而，邮件安全问题也日益突出，黑客攻击、病毒感染、信息泄露等现象屡见不鲜。
为了确保企业邮件系统的安全稳定运行，降低信息安全风险，提高企业工作效率，制定一套合法合规的邮件安全解决方案至关重要。
二、目标1. 确保邮件系统稳定、安全、高效运行；2. 降低邮件系统遭受黑客攻击、病毒感染、信息泄露的风险；3. 提高员工邮件使用安全意识，规范邮件使用行为；4. 符合国家相关法律法规要求，确保企业信息安全。
三、解决方案1. 邮件系统安全防护（1）部署邮件防火墙，实现邮件内容的安全检查，防止恶意邮件、病毒邮件、垃圾邮件等进入企业内部邮件系统；（2）对邮件服务器进行安全加固，定期更新系统补丁，确保邮件服务器安全；（3）实施邮件数据备份，防止数据丢失或损坏，确保邮件系统数据安全；（4）采用SSL加密技术，保障邮件传输过程中的数据安全；（5）建立邮件系统安全监控机制，实时监测邮件系统运行状态，发现异常情况及时处理。
2. 邮件使用安全管理（1）制定邮件使用规范，明确邮件使用范围、禁止行为等，提高员工邮件使用安全意识；（2）加强员工邮件账号管理，实行实名制注册，定期更新密码，防止账号被盗用；（3）对重要邮件进行加密处理，确保邮件内容不被非法篡改和泄露；（4）禁止在邮件中传输敏感信息，如身份证号码、手机号码等，降低信息泄露风险；（5）定期组织邮件安全培训，提高员工识别和防范邮件安全风险的能力。
3. 法律法规合规性（1）遵循《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国数据安全法》等相关法律法规，确保邮件系统安全合规；（2）建立邮件数据安全管理制度，明确数据保护责任，加强对敏感数据的保护；（3）配合政府相关部门进行邮件安全检查，及时整改安全隐患，确保企业邮件系统合法合规运行。
四、实施与验收1. 成立项目实施小组，明确项目责任人和实施时间表；2. 按照解决方案分阶段实施，确保邮件系统安全防护措施落实到位；3. 定期对邮件系统进行安全评估，及时发现并整改安全隐患；4. 完成项目实施后，进行邮件系统安全验收，确保邮件安全解决方案达到预期效果；5. 建立长期邮件安全监控与维护机制，确保邮件系统持续安全稳定运行。
邮件归档解决方案
邮件归档解决方案
《邮件归档解决方案》
随着互联网的发展，电子邮件已经成为人们日常沟通的重要工具。
然而，随之而来的是大量的邮件堆积和混乱，让人们难以管理和查找需要的信息。
为了解决这一问题，许多公司和个人都在寻找合适的邮件归档解决方案。
邮件归档解决方案是一个可以帮助用户管理、存储和检索电子邮件的工具或系统。
它可以帮助用户将邮件按照时间、主题、发件人等分类存储，并能够快速地在大量邮件中搜索需要的信息。
这样一来，用户就可以更加高效地处理邮件，提高工作效率。
在选择邮件归档解决方案时，用户需要考虑几个因素。
首先是功能完善性，包括对各种类型的邮件进行分类和检索的能力。
其次是安全性，用户需要确保归档系统能够对邮件进行安全存储和保护。
另外，用户也需要考虑归档系统的易用性和成本。
目前，市场上有许多邮件归档解决方案可供选择，包括基于云端和本地存储的系统。
对于企业用户来说，一些大型的集成邮件管理系统可能更适合他们的需求，而对于个人用户来说，一些简单易用的邮件归档工具可能更适合他们的需求。
无论是企业用户还是个人用户，都可以从邮件归档解决方案中受益。
通过合适的邮件归档系统，用户可以有效地管理和存储邮件，避免信息混乱和无法找到需要的邮件的困扰。
因此，选
择合适的邮件归档解决方案对于提高工作效率和信息管理是非常重要的。
Messagesolution归档解决方案
北京易讯思达科技开发有限公司
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企业邮件归档方案建议书
第一章 概述
企业邮件归档建议 方案书
本文档版权归北京易讯思达科技开发有限公司所有 未经书面同意，不得以任何方式抄袭、节录或翻印
企业邮件归档方案建议书来自目录第一章 概述.................................................................................................................... - 3 1.1 前言....................................................................................................................- 3 第二章 现状与需求......................................................................................................... - 4 2.1 企业基本现状..................................................................................................... - 4 2.2 企业面临挑战.................................................................................................... - 5 2.21 法律法规................................................................................................... - 5 2.22 数据的安全与威胁的挑战..........................................................................- 5 2.23 邮件管理................................................................................................... - 5 2.3 需求分析与实现目标.......................................................................................... - 6 第三章 解决方案............................................................................................................. - 7 3.1 EEA 系统简介..................................................................................................... - 7 3.2 系统设计原则.................................................................................................... - 7 3.21 系统的先进性............................................................................................ - 8 3.22 系统的实用性............................................................................................ - 8 3.23 系统的全面性............................................................................................ - 9 3.24 系统可扩充、可维护性..............................................................................- 9 3.25 系统的安全性............................................................................................ - 9 3.26 系统的可靠性.......................................................................................... - 10 3.27 系统的经济性.......................................................................................... - 10 3.3 邮件功能简介.................................................................................................. - 11 3.31 数据备份..................................................................................................- 11 3.32 邮件分类与集中管理............................................................................... - 11 3.33 邮件搜索................................................................................................. - 12 3.34 邮件监控与统计...................................................................................... - 14 3.35 日志管理................................................................................................. - 15 3.36 Message Report..................................................................................... - 15 北京易讯思达科技开发有限公司 -1
MessageSolution助力保险行业邮件归档
MessageSolution助力保险行业邮件归档
2013年7月4日，MessageSolution携邮件归档审计解决方案参加了"中国保险IT应用高峰论坛2013"。
在此次论坛上，MessageSolution与各大保险公司的总经理、CIO们共同分享了保险企业的邮件归档案例，展示了归档审计在保险IT应用中所发挥的作用。
保险行业的业务往来中，电子邮件越来越占有举足轻重的地位，电子邮件中包含的业务信息也逐渐成为保险业务流程中的关键证据。
一方面，金融行业相关法规要求，邮件必须保存足够年限并在必要时刻能够迅速递交；另一方面，庞大的邮件数据需要支持公司内部之间、内部与外部的信息流转，保证随时随地都能进行精确查找和管理。
当满足了以上两方面需求，邮件管理才得到了初步完善，参与到建立保险品牌、优化合作关系、响应客户需求等多项进程中。
MessageSolution提供的企业邮件归档审计解决方案满足保险企业客户所要求的国际化水准、本土化使用、高可用性、高安全性、成熟稳定的架构，获得了用户的青睐，并顺利完成了方案的部署与实施，助保险企业在大数据时代一路领先。
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南(一)
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南随着现代社会信息技术的飞速发展，电子邮件成为我们生活和工作中不可或缺的一部分。
然而，随着时间的推移，我们的收件箱可能会变得混乱不堪，导致我们无法快速找到重要的邮件。
因此，邮件归档和定期清理成为了一项重要的操作，这不仅能提高我们的工作效率，还能改善我们的工作环境和个人生活。
一、邮件归档邮件归档是将已经处理或不再需要的邮件进行整理和存储的过程。
通过邮件归档，我们可以将邮件按照不同的分类进行管理，例如按照发件人、主题、重要性等进行归档。
下面是邮件归档的一些操作指南：1. 创建归档文件夹：首先，在电子邮件软件中创建一个专门用于归档的文件夹。
可以按照需要创建多个文件夹，例如"工作"、"学习"、"个人"等。
2. 分类整理：将已经处理完毕或不再需要的邮件移动到相应的归档文件夹中。
可以根据发件人、主题等标准进行分类整理。
3. 删除冗余邮件：在进行邮件归档时，同时也要删除一些冗余的邮件，例如广告、垃圾邮件等。
这可以减少归档的工作量，并保持归档文件夹的整洁。
4. 命名规范：在创建归档文件夹和移动邮件时，建议使用清晰明了的命名规范。
这样可以方便快速查找需要的邮件，避免归档文件夹变得混乱。
二、定期清理除了归档外，定期清理也是保持电子邮件整洁的重要步骤。
定期清理可以帮助我们清除一些可能已经无用的邮件，减轻收件箱的负担。
以下是一些定期清理的操作指南：1. 自动过滤：大多数电子邮件软件都提供了自动过滤功能。
我们可以通过设置条件，将一些特定类型的邮件自动过滤到某个文件夹中，阻止它们进入收件箱。
这样可以有效减少冗余邮件的数量。
2. 邮件规则：一些邮件软件还提供了邮件规则功能，我们可以通过设置规则，对特定的邮件进行操作，例如自动删除、移动到特定文件夹等。
这样可以帮助我们快速处理大量的邮件。
3. 清理附件：附件是电子邮件中常见的占用空间较大的部分。
电子邮件系统政府部门解决方案
电子邮件系统政府部门解决方案随着科技的发展和互联网的普及，电子邮件成为了人们沟通和信息传递的重要工具。
在政府部门中，电子邮件系统更是不可或缺的一部分，它可以提高工作效率，加强部门之间的沟通和配合。
然而，在实际应用中，政府部门的电子邮件系统也存在一些问题，如安全性问题、故障频繁、存储空间不足等。
因此，政府部门需要寻找适合自己的解决方案，以满足工作需求。
一、保障电子邮件系统安全性由于政府部门涉及到一些重要的信息和文件，所以必须保障电子邮件系统的安全性。
在此，本文建议政府部门采用以下措施：1.建立安全审计机制政府部门需要建立安全审计机制，定期检查电子邮件系统的安全性，发现漏洞及时修复。
这对于保障电子邮件系统的安全性至关重要。
2.加密技术的应用政府部门的电子邮件系统需要采用较高级别的加密技术，确保邮件在传输中不会被窃取、篡改或伪装。
政府部门需要选用符合国家标准的加密技术，并定期进行安全更新。
3.人员权限控制政府部门需要对员工的权限进行控制，并进行分级管理。
对于重要信息，要严格限制权限，确保信息保密。
二、解决电子邮件系统故障频繁问题政府部门的电子邮件系统需要具备高可用性和高稳定性。
为了保证电子邮件系统的稳定性，政府部门可以采用以下解决方案：1.选择可靠的电子邮件系统政府部门需要选择可靠的电子邮件系统，确保系统不易崩溃和出现故障。
政府部门可选择国内外多家知名的邮件系统作为备选，做好测试和评估工作后再采购。
2.定期维护和升级政府部门需要定期维护和升级电子邮件系统，确保系统的软硬件环境、网络环境和服务器硬件设备的正常运行。
同时，还需要做好备份和恢复工作。
三、增加电子邮件系统存储空间政府部门的邮件涉及到大量的信息和文件，所以需要保证电子邮件系统的存储空间充足。
为了增大存储空间，政府部门可以采用以下措施：1.升级邮件服务器硬件设备政府部门可以通过升级邮件服务器硬件设备来增大存储空间。
可以根据邮件处理能力和存储需求，选用合适的邮件服务器。
邮件归档和审计解决方案精品PPT课件
邮件审计
Exchange/Domino Server(s)
ห้องสมุดไป่ตู้邮件 用户
Journal 邮箱
存储 服务
Enterprise Vault 服务器
日志 任务
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工作原理：
所有个人电子邮件都集中到一个日志邮 箱中 日志任务收集来自日志邮箱的电子邮件 可选定制过滤器插件或过滤规则控制归 档内容
目标：
对企业所有收发邮件进行实时归档 提供一个专业的审计界面对所有邮件进 行审计 通过关键字和多种条件迅速找到需要的 邮件 杜绝知识产权的泄密和公司敏感信息的 泄密
实施EV用户邮箱归档后 • 存储成本节约50%
在归档前存储投入：84万，归档后存储投入：45万
• 备份时间节约80%
原有的备份时间：20小时，归档以后备份时间：4小时
• 用户体验得到提升
– 使用习惯完全不受影响 – 不会因为邮箱配额满而无法收邮件了 – 误删了自己的邮件，可以直接从归档中恢复 – 消除PST文件，管理更加方便
• 邮件审计的总体需求有：
➢建设email归档平台，满足内控需求。 ➢提供一个邮件归档平台，为将来公司的法规要求提供支撑能力。 ➢提供一个可靠稳定的查询工具，提高用户审计效率，及早发现信
息泄露现象，尽早遏止。
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邮件审计案例 —— XX公司（需求）
• 需要审计的邮件是Exchange邮件服务器上的内容 • 超过15万员工的邮件需要集中归档 • 海量归档的数据最多需要存放7年 • 限制审计人员对VIP用户的邮件查看。 • 要实现高效复杂搜索要求。 • 要满足邮件数据快速增长需求，系统可扩展性好，能够
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企业信息归档方案
邮箱归档
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工作原理：
Streamlined Email Filing的邮件归档技巧
Streamlined Email Filing的邮件归档技巧邮件是人们日常办公和沟通中必不可少的工具。
随着互联网和信息技术的发展，人们日常收到的邮件数量越来越多，如何进行高效的邮件归档成为人们需要面对的问题之一。
本文将介绍一些邮件归档的技巧，帮助人们在繁忙的工作生活中轻松高效地处理邮件。
一、建立文件夹建立邮件文件夹是邮件归档的基础。
在处理邮件时，可以根据邮件的内容、重要程度、发送人等因素建立不同的邮件文件夹。
例如，可以建立“工作”、“个人”、“重要”、“待办”等文件夹来管理不同类型的邮件。
将邮件归档到相应的文件夹中，可以有效地避免邮件杂乱无章，也方便后续查找和管理。
二、自动归档对于频繁收到的某些邮件，可以通过设置自动归档来减轻人的工作量。
例如，可以将订阅的邮件列表、社交网络提醒等通过自动归档转移到指定的文件夹中，不再在收件箱里占据空间和干扰其他邮件的管理。
自动归档不仅能减轻人的工作量，还可以保持邮件管理的整洁和高效。
三、色彩标注为邮件进行色彩标注可以帮助人快速辨别邮件的重要程度和内容类别。
对于重要的邮件可以使用明亮的颜色标注，而对于一些较为普通的邮件可以使用深色等不太显眼的颜色进行标注。
可以使用不同颜色标注不同内容的邮件，如使用绿色标注会议邮件，使用灰色标注公告邮件等，有利于识别不同类型的邮件。
四、清除垃圾邮件垃圾邮件是信息时代的一个长期问题。
收到的垃圾邮件不仅会浪费时间和精力，而且还会给邮件管理带来负担。
因此，归档邮件的同时，一定要及时清除无用的垃圾邮件和已经处理过的邮件，保持邮箱的整洁和高效。
五、定期归档定期归档是邮件管理的重要环节，它可以帮助人们对邮件进行及时整理和处理。
对于一些重要的归档文件，如工作备份、个人档案等，最好制定专门的归档计划并定期执行。
可以根据需要进行月度或季度的归档计划，将归档文件转移备份到其他设备或云存储中，保证文件的安全和可靠性。
六、使用邮件管理程序随着邮件管理需求的增加，也出现了许多邮件管理程序。
邮件归档解决方案.pptx
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Enterprise Vault 的优势
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Enterprise Vault 的整体优势
• 技术最领先的成熟产品 • 1999年第一版，目前全球超过1.7万企业客户，保护超过3000万企业用户邮箱 • Gartner连续7年将EV列为邮件归档领域排名第一的领导者 • 全球市场占有率第一，超过30%的市场份额
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整体保护
重复数据删除
自信删除
新型企业信息
管理整体解决
方案要点
有效发现
同时保护近期与 远期数据
大量缩减重复拷 贝
降低存储成本
降低法律与合规 的成本
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赛门铁克归档与电子 发现解决方案
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IT主管/管理员
企业员工
企业领导
HR/法务部门
Enterprise
Vault 关注的
Yes
Exchang e 2010
Partial
(Not OL2003)
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Yes
No
Yes
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(With DA)
No
Yes
No
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单实例存储 – 为什么重要？
• 典型案例:
真实的案例
• 公司的newsletter = 3MB PDF• 文E件xc被h20送10给上2100,00000用个户员工
HR 终端 用户
SharePoint
Files
Enterprise
Va u l t 归 档 如 MSFTBPOS
奇瑞汽车轻松破解邮件归档难题
奇瑞汽车轻松破解邮件归档难题作者：郭丽来源：《中国计算机报》2008年第07期在安装邮件备份软件时，为了保护企业已有的IT投资，设计者需要尽可能避免对原有架构进行太多大刀阔斧的改动，这种轻型安装方法越来越受到企业的欢迎。
电子邮件是奇瑞汽车内外信息往来最主要的方式之一，邮件数据翻量的增长成为奇瑞汽车面临的最主要的问题：不仅已有的海量邮件与类型繁多杂乱无章的附件，需要集中处理，同时每天还有大量新的邮件产生，也待统一管理。
如果将邮件数据长时间保存在邮件服务器上，会给邮件系统增加巨大的负荷；如果将邮件分散下载到员工的桌面系统和笔记本电脑里，企业又无法进行有效的管理。
同时，客户端本地硬盘损坏、机器出现故障、邮件被误删等事件都会导致重要数据丢失。
无论是把邮件存放在邮件服务器上，还是把邮件下载到客户端，若想对企业内全部邮件进行快速、低成本的查找，都是根本不可能的事情。
如何安全高效地管理邮件信息，如何从大量邮件中快速搜索出所需的历史邮件和附件，如何快速恢复因误删或因邮件系统故障而丢失的邮件，如何防止员工使用公司的邮件服务器泄露机密信息，这些都是做邮件归档要解决的问题。
针对奇瑞的Lotus Notes Domino分布式邮件服务器环境，经过对邮件流量的分析，我们认为只需一台服务器，并在服务器上安装了MessageSolution的邮件归档软件EEA。
EEA实现了与Domino目录服务集成做用户验证，用内网网络协议可从邮件服务器提取邮件，最后将数据存储在磁盘阵列上。
在短短的几天之内，安装调试完成，奇瑞内部所有用户，每天至少几十GB的邮件，就可以自动归档了。
邮件归档系统EEA针对法规遵从设计的企业邮件架构，通过将归档后的电子邮件存储到企业邮件归档系统EEA上，对电子邮件进行统一管理，从而实现相关法规的遵从，可快速查找和获取电子邮件的历史数据，满足法律证据查找需求。
在保证遵从法规的同时，用户可以大幅减少在邮件存储系统上的支出，并降低邮件系统的复杂性。
邮件整体解决方案
第1篇
邮件整体解决方案
一、背景分析
随着信息技术的飞速发展，电子邮件已成为企业沟通与协作的重要工具。然而，面对日益严重的邮件安全问题，如何确保邮件系统的稳定、安全、高效运行，成为企业关注的焦点。为此，本方案旨在提供一套合法合规的邮件整体解决方案，以满足企业在邮件使用和管理方面的需求。
二、目标定位
1.确保邮件系统稳定、安全、高效运行；
2.提高企业内部沟通协作效率；
3.降低邮件管理成本；
4.符合国家相关法律法规要求。
三、解决方案
1.邮件系统架构设计
（1）采用分层架构，实现邮件系统的模块化设计，便于维护和扩展；
（2）部署高可用性邮件服务器，确保邮件系统稳定运行；
（3）采用国产邮件系统，符合国家信息安全要求。
4.安全防护：实施邮件安全策略；
5.管理培训：对企业内部员工进行邮件管理培训；
6.系统验收：验收邮件系统，确保满足需求；
7.运维支持：提供持续的技术支持和运维服务。
五、预期效果
1.提高邮件系统的稳定性和安全性；
2.提升企业内部沟通协作效率；
3.降低邮件管理成本；
4.符合国家相关法律法规要求。
六、风险评估与应对措施
-增设审计日志功能，记录邮件操作行为，便于追溯和审计。
五、实施计划
1.需求分析：详细调研企业邮件使用现状，收集用户需求。
2.系统选型：根据需求，选择合适的邮件系统产品。
3.系统部署：按照设计方案，分阶段实施邮件系统部署。
4.安全加固：实施邮件安全策略，进行系统安全加固。
5.用户培训：组织邮件管理培训，提升员工邮件使用技能。
七、风险控制
1.技术风险：通过选择成熟的技术方案和产品，降低技术实施风险。
邮件归档对非结构化数据的管理讲解
邮件归档对非结构化数据的管理我们在日常工作中打交道最多的数据不外乎文档、图像、电子表格、演示文稿、 PDF 文件、视频等内容, 这类数据统称非结构化数据。
一个项目中所涉及到的非结构化数据往往是通过邮件进行内外部流通,而这些零散的邮件数据给项目的统一运筹带来了难题。
“邮件所含的非结构化数据中含有项目运作的重要信息, 而这些信息的集中管理和存储都是企业要面临的挑战” , MessageSolution 产品总监如是说。
显然,作为多年专注于行业用户服务的邮件归档方案提供商, MessageSolution 早已为“大数据时代”中非结构化数据的归档做好了充分的准备。
随着电子商务的盛行, 非结构化数据在邮件中的传输已积累到一个惊人的数量, 而依靠传统的邮件服务器和存储已经很难对这些海量数据进行高效的处理。
因此, 是否能够找到一套涵盖邮件管理和存储的解决方案,就成为企业关注的重要问题。
而这也正是 MessageSolution 所关注的企业需求。
“我们为企业用户提供的邮件归档解决方案, 能够统一解决邮件中非结构化数据的管理和存储的问题” , MessageSolution 产品总监说。
其实, 对于邮件归档, MessageSolution 有着无可辩驳的首席发言权。
“过去的十几年,我们帮助国外和国内的多家客户实施了邮件归档解决方案,对邮件实行归档和统一管理,优化了邮件存储,提升了信息处理效率。
” MessageSolution 产品总监这样介绍起多年来 MessageSolution 在邮件归档领域的深耕。
MessageSolution 多年积累的行业客户基础, 以及良好的本土化服务能力, 显然对于国内日益重视邮件归档客户有着强大的吸引力:这将帮助国内客户更好地实现法规遵从、快速搜索、统一管理和优化存储。
“我们的解决方案将邮件一封不落地全部归档, 从而实现相关法规的遵从, 出色的搜索引擎和灵活的权限设置能够有效支持紧迫的诉讼要求和日常的项目管理。
messagesolution邮件归档技术原理
messagesolution邮件归档技术原理概述邮件归档是一种常见的信息管理方式，它能够帮助用户对收发的邮件进行整理、分类和保存。
me ss ag es ol uti o n邮件归档技术是一项先进的解决方案，能够满足企业和个人对邮件归档的需求。
本文将介绍m e ss ag es ol ut io n邮件归档技术的原理和功能，以及它在提高工作效率和信息安全方面的优势。
什么是mess agesolutio n邮件归档技术？m e ss ag es ol ut io n邮件归档技术是一种基于云存储的邮件管理解决方案。
通过将邮件归档到云端存储中，m ess a ge so lu ti on邮件归档技术能够帮助用户实现邮件的长期保存和多维度搜索，提高邮件管理的效率和可靠性。
messa gesolution邮件归档技术的原理m e ss ag es ol ut io n邮件归档技术的原理主要包括邮件采集、索引和存储三个步骤。
邮件采集m e ss ag es ol ut io n邮件归档技术通过与邮件服务器进行集成，实时采集用户的收发邮件。
它支持主流的邮件协议，如P OP3、IM AP和E x ch an ge等，能够自动从邮件服务器中获取最新的邮件。
索引m e ss ag es ol ut io n邮件归档技术在采集到的邮件上创建索引，以便用户能够通过关键词、发件人、收件人、时间范围等多个维度进行搜索。
这样，即使用户拥有大量的邮件，也能够快速找到所需的信息。
存储m e ss ag es ol ut ion邮件归档技术将采集到的邮件存储到云端服务器中，通过分布式存储和备份机制，确保邮件的安全性和可靠性。
用户可以随时随地通过网络访问存储在云端的邮件，并进行查看、回复和转发等操作。
messa gesolution邮件归档技术的功能m e ss ag es ol ut io n邮件归档技术具有以下主要功能：长期保存m e ss ag es ol ut io n邮件归档技术能够根据用户的需求，将邮件长期保存在云端存储中。
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南(六)
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南随着互联网的发展，电子邮件成为了人们日常工作和生活中不可或缺的工具。
然而，随之而来的是信息爆炸，我们的电子邮箱里往往充斥着大量的邮件，而这些邮件的存储和管理已经成为了一项挑战。
因此，本文将为大家探讨电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作，帮助大家更有效地管理自己的邮箱。
一、邮件归档的重要性及作用邮件归档是指将一些不常用但重要的邮件移动到专门的文件夹中进行保存。
这样做的好处有以下几点：首先，邮件归档可以帮助我们提高工作效率。
在工作中，我们常常需要查找早些时候接收或发送的某些邮件，如果所有邮件都混合在一起，会大大浪费我们的时间。
而通过将不常用的邮件归档起来，我们可以更快捷地找到我们需要的信息。
其次，邮件归档有利于保护个人隐私。
邮箱往往包含着我们的个人信息、账号和密码等重要数据，如果我们长期不归档，就会增加信息泄漏的风险。
而通过将重要邮件归档并设置密码保护，我们可以更好地保护个人隐私。
最后，邮件归档有助于释放存储空间。
随着时间的推移，我们的收件箱往往充斥着大量的邮件，这不仅会降低邮箱的运行速度，还会占据较多的存储空间。
而通过邮件归档，我们可以将不常用的邮件移动到文件夹中，释放存储空间，提高邮箱的运行效率。
二、邮件归档的操作步骤：下面将为大家介绍一些常见的邮件归档操作步骤：第一步，创建一个新的文件夹。
可以根据自己的需求，选择一个容易识别的名字，并将其作为归档文件夹。
第二步，将需要归档的邮件选中。
可以通过按住Ctrl键并点击鼠标左键的方式选择多个邮件，然后将其拖放到归档文件夹中。
第三步，设置归档策略。
在一些电子邮件客户端中，我们可以设置自动归档的规则，例如将超过三个月未读的邮件自动归档。
这样可以帮助我们更好地管理邮件。
三、定期清理的必要性及建议除了邮件归档，定期清理邮件也是邮箱管理的重要一环。
以下是一些常见的清理建议：首先，删除垃圾邮件。
垃圾邮件是指一些我们不需要的广告、诈骗或垃圾信息。
浅析邮件归档搜索
浅析邮件归档搜索越来越多的企业了解到邮件保存的相关法规，认识到邮件在日常管理中的重要作用，从而准备采用或开始接触邮件归档产品。
邮件归档产品除了满足基本的邮件合规保存的需求外，还有很多其它的功能，而这些功能中最重要的就是搜索。
现在我们就请邮件归档专家MessageSolution产品总监来给大家解析一下邮件归档中这一重要的功能。
在邮件归档产品市场上，有很多的厂商号称他们的归档产品有强大的搜索功能，可是用户一旦对比测试就会发现：有些搜索能够深入到压缩过的附件内容中，而有些搜索只能停留在标题或收发人的层面。
同是搜索，为什么会有这么大的差别？原因在于所采用的搜索技术是不同的。
以MessageSolution EEA为例，它采用的是基于像Google，百度一样的自主研发的搜索引擎技术，这就决定了它的搜索水平。
虽然搜索引擎我们天天用，但“搜索引擎技术”并不是所有归档产品都在采用，这就直接影响了归档产品搜索功能的强弱。
而在具体考察一款邮件归档产品的搜索功能的时候，要从搜索域的光度、支持附件类型、搜索速度、智能搜索、自动分类这几方面来看。
当邮件归档后，最重要的功能就是要保证数据可以准确快速地搜索到。
当有审计和诉讼需求的时候，搜索是必不可少的。
MessageSolution的全文检索搜索引擎，可以对关键词进行搜索，标题、日期、收发件人、内容、邮件头、多种附件格式附件内容，以及压缩文档（Zip、Rar等）。
MessageSolution归档系统支持搜索400多种附件，包括CAD设计类文档，以及高级检索中对图片里的内容进行搜索。
如果文档是被扫描的图片形式，我们可以搜索到里面的内容。
在性能方面，MessageSolution的搜索速度在业界遥遥领先，可以在上亿封邮件里仅需几秒就可以搜索到需要的邮件。
这对于时间要求紧迫的审计和取证无疑是最大的帮助。
当一个跨国或者跨区域的企业部署了多台归档服务器，MessageSolution会通过全球一体搜索功能，在一台归档服务器就可以对全球的归档服务器进行搜索。
MessageSolution推出企业邮件归档系统EEA 5．0
MessageSolution推出企业邮件归档系统EEA 5．0黄以榦【期刊名称】《办公自动化》【年(卷),期】2007(0)12【摘要】“网络存储世界/2007中国”大会(SNW)于2007年5月23、24日在北京香格里拉饭店和上海富豪环球东亚酒店拉开了帷幕,MessageSolution中国子公司北京易讯思达将在大会中推出企业邮件归档系统EEA 5．0版本,参会者可以看到连续两次获得2006年最佳邮件解决方案产品奖提名的MessageSolution/易讯恩达的EEA套件的演示。
EEA 5．0将提供专业化的邮件归档服务,包含电子邮件管理,信息保留,数据挖掘和快速搜索等诸多方面的功能,为企业提供完善的邮件归档管理解决方案,并可保护企业的智慧产权。
【总页数】1页(P62-62)【关键词】归档系统;邮件系统;企业内容管理;电子邮件;管理解决方案;推出;法规;遵从;数据挖掘;网络存储【作者】黄以榦【作者单位】【正文语种】中文【中图分类】TP393.098【相关文献】1.时力永联推出新一代企业级电子邮件系统 [J],2.云计算加速大容量安全系统发展Hillstone推出“云之盾”防火墙/企业面临更多Web攻击Check Point推新一代Web网关安全设备/移动办公兴起金山发布WPS移动版5.0 [J], 黄海峰3.MessageSolution推出企业邮件归档系统EEA 5.O [J], 黄以榦4.企业级电子邮件系统再次升级 Coremail XT强势推出 [J], 激谈5.整合信息优化流程--GE推出影像归档及传输系统Centricity Universal Viewer 5.0 [J],因版权原因，仅展示原文概要，查看原文内容请购买。
邮件归档解决方案
邮件归档解决方案随着现代化办公环境的发展，电子邮件已成为我们日常工作中不可或缺的工具。
然而，随之而来的是海量的邮件数据，给我们的工作和管理带来了诸多挑战。
为了解决这一问题，许多组织开始采取邮件归档解决方案。
本文将探讨邮件归档的定义、作用以及实施邮件归档解决方案的步骤和注意事项。
一、邮件归档的定义邮件归档是将电子邮件按照一定的规则和方法进行分类、整理并存储的过程。
这种归档的目的是为了提高工作效率、方便数据检索和保护机密信息。
二、邮件归档的作用1. 提高工作效率：通过将已处理的邮件进行归档存储，可以清理收件箱，减少无效信息对工作的干扰，提高工作效率和专注度。
2. 方便数据检索：归档后的邮件可以按照事先设定的分类标准进行检索，提供快速、准确的数据查询和回溯功能，以提高信息管理的效率。
3. 保护机密信息：邮件归档解决方案能够对重要邮件进行加密存储，设置权限和审计控制，有效保护机密信息不被未授权人员获取。
三、实施邮件归档解决方案的步骤1. 建立归档策略：在实施邮件归档前，需要根据组织的需求和法律合规要求制定一套完整的归档策略，包括归档时间周期、归档保留期限、归档范围等等。
2. 选择合适的归档工具：根据组织的规模和需求选择适合的邮件归档工具。
常见的归档工具有Microsoft Exchange Server、Lotus Notes等，也可以选择第三方邮件归档软件。
3. 进行数据迁移和归档：在实施过程中，需要将现有的邮件数据进行迁移和归档，包括已收和已发邮件，确保数据的完整性和一致性。
4. 设置归档规则和权限：通过邮件归档工具设置归档规则，对不同的邮件进行分类和归档，同时设置权限，确保只有授权人员能够访问和查看归档数据。
5. 进行备份和恢复测试：为了确保归档数据的安全性和可用性，建议定期进行备份和恢复测试，验证归档数据的完整性和可恢复性。
四、实施邮件归档解决方案的注意事项1. 合规性：在制定归档策略时，需要考虑国家和行业的法律法规，确保归档过程符合合规要求，包括数据保留期限、数据隐私等方面。
中小企业邮件归档托管服务
中小企业邮件归档托管服务在中小企业日益发展的今天，中小企业的邮件归档服务也逐渐走进人们的视野。
但企业自建和维护归档服务器需要一定的成本，在某些条件下会给中小企业带来一定的压力。
这时候，企业可以考虑使用邮件归档托管，从而减轻压力，节省成本。
比如Messagesolution 邮件归档托管服务系统，就是基于国内一些企业归档需求下，结合一些企业现有要求提供的一套符合国内企业现状的邮件归档托管服务解决方案。
这种服务可以替代传统的归档系统模式。
它通常是以SaaS （软件即服务）的方式提供这些托管服务。
进而使企业实现业内法规的完全遵从，快速查找和获取电子邮件的历史数据，快速响应急迫的法律，审计，和人力资源方面的需求。
这种服务能够在企业紧张的预算范围内用更小的成本带来更多的功能，这些服务能够节省成本，减轻维护人员压力。
并且获得最优质的服务。
与其它的邮件归档托管服务比起来，Messagesolution的独到之处主要在以下几个方面。
节省成本：比起购买电子邮件归档软件和服务器所预先支付的成本，采用每月支付方式的电子邮件归档服务的费用更加低廉，而且在一些情况下，这种归档服务在整个使用期内的总成本都要比传统归档系统更加低廉。
减轻维护压力：采用电子邮件归档服务能够减轻维护人员压力。
企业不需要指定专门IT人员来管理电子邮件归档系统.资源利用：服务提供商比起企业自己更加熟悉电子邮件归档系统，而且能够很快地解决出现的相应问题。
比起企业自己的IT人员，服务提供商还可以带来更加具有创新性的功能，或者提供更加具有灵活性的服务。
同时，外包还可以释放企业的内部IT资源，这样企业可以将精力和资源投放于其他更为核心的业务部门。
集中管理：一些公司邮件服务器分布于各个城市，我们可以提供集中提供邮件归档服务，方便查找管理。
运营环境、带宽环境：归档系统正常运行的先决条件就是运营环境。
运营环境包括：电力，防火，空调等基础环境，以及带宽，骨干网络等网络环境。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
自主研发搜索引擎，智能 搜索，分布式快速搜索， 附件压缩文件搜索 客户端无缝集成：Outlook， Notes，OWA，DWA中可 以直接查看、检索和恢复邮 件
``
强大功能，内置监督审核电 子发现功能
邮箱恢复，邮件恢复，邮箱 导出，灾备功能
归档系统自带监控功能，保 证系统的稳定运行
2012/9/3
EEA的独到之处
案例管理 协同审计 搜索结果中再次搜索 邮件跟踪分析 标签，自动打标 分类 合规锁定，自动锁定 屏蔽敏感数据 Bates号码 快速缩小审计范围
2012/9/3
EEA 邮件削减优化邮件服务器存储
对邮件服务器上的邮件进行策略削减 减少邮件服务器的存储压力，减少邮件服务器 存储高达90% Outlook/OWA/Notes/DWA无缝集成提供用 户透明访问
快速搜索：用户和管理员可以快速查找并审阅所需邮件，分类管 理，便于电子发现和诉讼支持。 集中化管理：对全部邮件进行集中化归档管理，当用户邮箱里找
不到邮件时，通过EEA恢复邮件到个人邮箱。
2012/9/3
典型案例三
企业背景：当当网 邮箱数：5000 邮件服务器：Exchange 区域：北京 邮件归档需求：
复邮件到个人邮箱。诉讼支持：提供完整的电子发现流
程。
2012/9/3
典型案例五
企业背景：奇瑞汽车，中国500强企业 邮箱数量：2万 邮件服务器：DOMINO 7 区域：安徽芜湖 客户的困扰： 大量国外商务合作伙伴，诉讼案例频繁 为上市做合规准备 邮件增长迅速，邮件服务器上压力很大 存储要求很高 无法及时查找邮件 邮件丢失 运维压力非常大 不能实现邮件的合理集中管理
2012/9/3
EEA 存储
MessageSolution邮件归档存储策略
存储无损压缩、单实例 只需 30% - 50%
EEA支持在线增加存储
2012/9/3
EEA 恢复与导入数据
可批量恢复邮箱 与微软、IBM、Novell合作，EEA已经提供PST、 NSF、GroupWise、EML、DBX、Foxmail、 MailDir等多种数据导入工具
简化服务器管理： 邮箱管理：迁移服务器数据以缓解服务器存储 优化存储：单实例数据压缩技术节约存储空间 服务器性能：优化、提高邮件服务器性能 简化用户邮箱管理： 快速查找：快速查找需要邮件 灾难恢复：邮件丢失时快速恢复 邮箱管理：实现邮箱大小无限制
2012/9/3
EEA 归档和备份的主要区别
2012/9/3
典型案例二
企业背景：国信证券 邮箱数：2万Exchange用户，2万Domino用户 邮件服务器：Exchange 2010， Domino 8 区域：深圳总部，全国各地都有网点 邮件归档需求：
邮件审计以符合证监会的要求；邮件监管；快速搜索；法规 遵从；实现邮箱大小无限制；
2012/9/3
无需在邮件服务器 上安装代理
支持所有存储设备、 跨平台支持 Windows和 Linux64位系统 易于安装和配置， 20分钟即可开始归 档
邮 件 统归 档 系
无需配置第三方软 件，如MS SQL
支持十种语言界面， 可搜索一百多种语 言 中国区研发团队提供 本地化服务，中国区 有着大量的各行业成 熟案例
程。
邮箱管理：实现邮箱大小无限制，提高工作效率。 邮件报表：显示邮件系统的日常运用与流量趋势。
2012/9/3
典型案例四
企业背景：首都机场 邮箱数：2万 邮件服务器：Domino 8 区域：北京及其它城市 邮件归档需求：
法规遵从；邮箱存储管理；邮件恢复；邮件审计；快速搜索；集中化 管理；
2012/9/3
2012/9/3
邮件归档的用途
法律法规： 《企业内部控制基本规范》——中国版的萨班斯法案 审计、监督需求： 公司审计：快速审计相关人员的邮件信息 监督管理：监督查看邮件，审核重点邮件
数据集中化管理、搜索、电子发现： 自动归档：统一管理，防止因员工离职或个人电 脑硬件故障而丢失邮件 快速搜索：方便快捷的找到需要的邮件
邮件归档需求：
法规遵从；邮件审计；邮件稽核；快速搜索；电子发现和诉讼支持；集中化管 理；
2012/9/3
典型案例一
归档服务器部署图如下：
2012/9/3
典型案例一
实施一台归档服务器，16核CPU，16GB内存，外挂NAS存储器 最终效果： 法规遵从：邮件全部归档保留7年，遵从萨班尼斯-奥 克斯利法案 邮件监督：对所有的进、出、内部发送的全部邮件进 行监督管理、重要项目的监管、敏感词语的监察，违规
2012/9/3
EEA 日志与监控
记录所有的用户操作 记录系统自动运行的任务 自带监控功能保证系统稳定运行
2012/9/3
EEA 角色管理
有权限的管理员创建角色 对角色设置可查询邮件的范围 将角色赋予用户或组，用户即 有权限检索 集成AD和LDAP
2012/9/3
EEA 文件和SharePoint归档
2012/9/3
典型案例五
环境及服务器配置
邮件服务器版本： IBM Lotus Domino Server 7
邮件服务器数量：6台
搜索技术
全文检索 分布式搜索
可搜索标题、日期、收发 件人、内容、多种附件， 以及压缩过的文档，图片 搜索
支持国际化和多区域 的企业
2012/9/3
典型案例一
企业背景：三一重工，中国500强企业
邮箱数：35000 邮件服务器：Exchange (集群)邮件量每天200G以上 区域：总公司长沙，业务覆盖达 130 多个国家
邮件被发送到监管邮箱进行再次检查。
审计：授予审计员权限可以对需要审计的用户邮件进 行查询，对存疑的邮件进行注释、上锁、打标、分类。 最终批量下载作为证据。 邮件搜索：快速查找并审阅所需邮件，分类管理，便 于电子发现和诉讼支持 集中化管理：对全部邮件进行集中化归档管理，当用 户邮箱里找不到邮件时，通过EEA恢复邮件到个人邮箱。
典型案例四
最终效果： 法规遵从：邮件全部归档保留5-7年。 邮件审计：授予审计员权限可以对需要审计的用户邮 件进行查询，对存疑的邮件进行注释、打标。最终批量 下载取证。 快速搜索：用户和管理员可以快速查找并审阅所需邮 件，分类管理，便于电子发现和诉讼支持。 集中化管理：对全部邮件进行集中化归档管理。 邮件恢复：当用户邮箱里找不到邮件时，通过EEA恢
2012/9/3
EEA 搜索功能
标题、日期、收发件人、内容、邮件头、多种附 件格式附件内容（如PDF、Word、Excel、HTML 等），以及压缩文档（Zip、Rar） 智能搜索，模糊查询，邻词搜索，当不记得详细 文字和短语，通过模糊查询功能可以搜索出类似 条件的邮件
可以检索400种附件种类，包括AutoCAD类型的 文件
典型案例二
归档服务器部署图如下：
2012/9/3
典型案例二
出于安全考虑，实施二台归档服务器，SAN存储器 达到效果：
邮件监管：对所有的进、出、内部发送的全部邮件进行监督管理、 重要项目的监管、敏感词语的监察，违规邮件被发送到监管邮箱进 行再次检查。 审计：授予审计员权限可以对需要审计的用户邮件进行查询，对
存疑的邮件进行注释、上锁、打标、分类。最终批量下载作为证据。
邮箱管理：通过定制策略削减Exchange和Domino邮箱和客户 端的插件，用户的邮箱变小了，但邮件依然可以照原样打开。邮件 服务器上的存储量也大幅减少，从而减少了管理员的维护工作。
法规遵从：邮件全部归档长期保留，遵从企业内控法。
搜索图片里的内容 处理经密码保护的附件 自动分类 结果中再次搜索 分布式搜索，负载均衡，单点搜索多台归档系统 快速搜索，上亿封邮件中只需几秒 批量导出PST/NSF/EML/PDF、批量打印、批量发 送、贝茨序列号 2012/9/3
EEA 客户端无缝集成
用户无需离开习惯的邮件客户端既可 查看到归档邮件 用户体验更好、提高员工效率 支持Outlook、Outlook Express、 Lotus Notes、DWA、OWA、苹果 机
广州（办事处）
广东市场客户本地 技术支持、培训 商务开发 分销、渠道
上海（办事处）
华东区技术支持
商务开发
分销、渠道
无锡（分公司）
研发基地 技术支持 商务开发
全球渠道
全球技术支持
2012/9/3
MESSAGESOLUTION 引领归档
2002年,成立于加州硅谷的专业邮件归档厂商 2005年,进入中国，是中国市场里第一名提供 本土化的归档、审计、电子发现厂商，邮件 归档，文件归档，Domino数据库归档， SharePoint归档一系列解决方案 中国区拥有产品开发技术团队，为中国用户 提供本地化产品开发和技术支持 拥有全球化的、企业级的客户群，客户遍及 美国、加拿大、欧洲、亚太、非洲等国家 金牌合作伙伴 IBM, 微软 战略合作伙伴包括英特, EMC, Oracle等
备份 主要目的 数据恢复 被删除的可能 永久丢失
归档 可立即访问历 史数据 被删除的仍被 归档 内容检索，分 类 实时在线查询 相同文件只存 储一份
实时保存
数据处理上 拷贝数据 电子发现要 求 查找困难，耗 时长
单实例存储 全部2/9/3
EEA 归档流程图
总体归档解决方案 审计和诉讼越来越多地包括电子文件 完整归档企业内部文件 强大的检索功能 文件丢失时可以立即恢复
2012/9/3
EEA的独到之处
支持不同平台邮件系统如： Exchange、Domino、 Coremail 、Eyou、安宁、 IMail等
归档系统详细灵活的角色划 分，方便管理用户与公司审 计 单实例存储技术和压缩存储 技术并用，只需要30%的原 始存储空间