办公自动化技术概论.ppt

OA的内容
1. 公文电子处理技术 2. 电子表格和数据处理技术 3. 语音和图形图像处理技术 4. 电子邮件技术 5. 电子会议技术 6. 电子报表技术 7. 信息检索与传输技术 8. 互联网技术
OAS的特点和基本功能
1、OAS的特点：分布性、相关性、并行性、随机性、
交互性、智能性、层次性、特殊性、开放性、动态性、
新层次
• 随着三大核心支柱技术： 网络通讯技术 计算机技术 数据库技术
的成熟，OA已进入到新的层次，在新的层次中 系统有四个新的特点：
（1）集成化 （2）智能化 （3）多媒体化 （4）运用电子数据交换
OAS开发实施原则和步骤
OAS开发实施原Байду номын сангаас：
OAS实施步骤：
1、在组织内部构建通信平台（如电子邮件系统、电子论坛 等），工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工 作平台。
2、OAS的功能：
☻公文管理 ☻会议管理 ☻公共信息管理 ☻部门事务处理 ☻个人办公管理 ☻领导日程管理 ☻文档资料管理 ☻人员/权限管理
3、无纸化办公
OA的主要环节
OA中包含工作管理、组织管理和项目管理3个主要环节： 1、工作管理
工作管理是OA系统的基本组成单元； 个人工作管理系统解决个人工作效率的问题，包括 个人总结、 任务备忘、个人助理、日程管理、工作处理。 个人工作管理的设计，可使个人办公与部门办公及组织的业 务有机地结合起来。
办公室
• 办公室类型： • 办公室工作：
办公室工作内容可归纳为下列5个方面： --信息处理活动 --简单的计算和统计 --信息查证 --判断与决策 --办公室或系统内的通讯
办公自动化的基本概念
办公自动化技术是现代信息化社会最重要的标志之 一，它将人、计算机和信息三者结合为一个办公的体系， 构成一个服务于办公业务的人机处理系统。
----只有那些有规律而且可以重复的操作，才可能借助相应 工具实现自动化的处理过程。
----这一过程将起到两大作用，一是可以简化复杂的操作过 程，二是可以提高并控制操作的精度。这就是我们要实现自动 的基本目标。
提示：那些没有规律而且不可重复的操作过程，原则上没有实现自 动化的可能。相应的处理原则就是：一步一步地完成每一个具体的 过程。
办公内容：
--制定计划（安排）
--组织实施（落实） --监督控制（检查）
办公行为：
--确定型事务处理 --非确定型事务处理
办公与办公系统
• 办公活动的特征： 办公方式：
--信息的采集 --信息的加工 --信息的存储 --信息的传递
办公活动的协同性：
--协同性即协作与协调，是现代办公活动的主要特征。
2、在组织内部人员的计算机水平得以普遍提高，基本建立 起网上协同办公意识之后，可在办公网络内建立一些日常工 作流程子系统。在这一阶段，基本实现组织内部OA。
3、在internet上建立公用网站，进行信息采集、发布。
以上过程要注意网络信息安全的维护哦！
第一讲 办公自动化概述
1. 办公与办公系统 2. 办公自动化的基本概念 3. 办公自动化的作用和内容 4. OAS的特点和基本功能 5.办公自动化技术的三个层次 6. OAS开发实施原则和步骤
办公与办公系统
• 办公活动的特征： 办公：
一个简单的问 题：什么叫 “办公”？
--是指人类处理集体事务的一类活动，是信息处理的 重要组成部分。
第二个层次
• 第二个层次即信息管理型的办公系统， 是把事务型办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的 一种一体化的办公信息处理系统。
综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。
第三个层次
• 决策支持型OA系统是第三个层次。它建立在信息管理 级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供 的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决 策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机 执行决策程序，作出相应的决策。
OA定义：OA是利用计算机技术、通信技术、系统科 学和行为科学等先进科学技术，不断地、综合的提高办 公系统的业务处理能力和决策能力，自动地和智能地服 务于某种目的的人—机信息系统。
办公自动化的作用
办公自动化具有以下几个方面的作用： ①能极大地提高工作效率，不用拿着各种文件、申请、 单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章。这些 都可在网络上进行。 ②节省运营成本：包括时间和纸张。 ③规范单位管理：把一些弹性太大不够规范的工作流程 变得井然有序。 ④提高企业竞争力、凝聚力。 ⑤使决策变得迅速科学。
三者间的相互联系依赖于程序模块的调用和 计算机数据网络通信手段来实现。
第一个层次
• 第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字 处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称 之为事务型办公自动化系统。
• 事务型OA中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、 电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公 日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数 据库等。
实现自动化的条件就是：规律和重复！
办公自动化的基本概念
办公自动化又称OA（OFFICE AUTOMATION的 简 称)，就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的 概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协 同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅 速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决 策提供科学的依据。
2、组织管理：
组织管理是解决人与人之间联合工作的问题，是要建立一套 完整的工作监控管理机制，最终解决部门自身与部门之间协同工 作的效率问题，全面推进管理工作的制度化、标准化和规范化。
3、项目管理
办公自动化技术三个层次
☺事务型OA系统 ☺信息管理级OA系统 ☺决策支持级OA系统
它们是广义的或完整的OA系统构成中的三个 功能层次。
通过使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充 分利用各种办公信息资源，并使这些资源达到有效共享， 从而提高办公效率，使办公业务从事务层进入管理层， 甚至辅助决策层，将办公和管理都提高到了一个崭新的 水平。
办公自动化的基本概念 大家都听说过“办 公自动化”这个词， 到底什么才算是办
广义上 ：“自动化” 实际是在特定条件公下自减动少化？手工操作 的处理过程。