订购进货管理制度

订购进货管理制度

订购进货管理制度

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(一) 订购制度

1、采购组每日检查库存(电脑自动刊印),若至请购点时,需填写请购单,经主管核章后办理采购事宜;

2、采购组查询货品供应商的其它货品库存状况,以简化作业并符合规模经济;

3、采购组依据厂商资料表制作<订货单>一式二连,并以传真或电话通知厂商,并将<订购单>第二联交(传真)储运组备查,第一联自存;

4、采购组于每次确认订购单后,当日发出通知,依照与各家厂商协议的时间,送货至请购单位,进货时间安排在每日AM10:00—11:30,PM3:30—4:30;

5、紧急采购经部门主管核准后进行,事后需补填请购单;

6、储运组也需与采购组共同依照储位大小、经济订购量、安全库存等设立采购量,采购量的最小数量须事先与厂商协议;

7、采购组应在进货验收单上每日查核应送的物品。如发现过期而未到的订购单,应立即查询货品延误的原因,并催促尽快发货。

(二) 进货制度

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1、厂商于送交货物时必须填写进货验收单一式三联,详细写明送货内容及订购单号码,连同所送的货品送到指定的收货处,并由储运组收货人员进行验收;

2、储运组核对进货验收单与订购单无误后,在进货验收单上签章,将第一联退厂商作为送货的凭证;

3、储运组将进货验收单的号码抄录在货品上,同时在订购单上填写进货验收单号码与收购日期;

4、储运组根据进货验收单检查及证明下列各项:

A．货品编号;

B．品名规格;

C．交货者名称;

D．交货数量;

E．实际接收数量;

F．收货日期。

5、储运组若发现送来的货品混有其它货品或其它特殊状况时,必须在进货验收单接收状况栏内写明,作为品质检验的参考;

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6、储运组在进货验收单上填入必要并核章后进行货品质量检验工作;

7、验收注意事项:

A．货号;

B．品名;

C．规格;

D．数量、重量;

E．包装;

F．品质;

G．有效日期;

H．进价。

8、验收无误的商品,再由储运组以彩色笔将该货品的储位,于验收时书写于货品包装上,以便于存放定位;

9、储运组于验货时如有溢收数量,应通知采购部视实际情况是否补开<进货验收单>,否则拒收;

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10、储运组应依据<进货验收单>,每日提出应交未交物品,供采购组跟催,次月5日前应提出超交、欠货资料,供采购、会计、管理部门参考;

11、储运组将交货实况填入<厂商资料卡>交货资料各栏后办理入库手续。如验收后发现不符所需,则通知厂商进行退货处理;

12、储运组核对货品数量与良品总数是否相符,于安排货品进入仓库后在进货验收单二至三联良品总数栏盖仓库接收章,再送至储运组主管处核章;

13、储运组主管核章后的进货验收单第三联自存,根据良品总数转存至电脑;

14、进货验收单第二联送会计作为付款的凭证。

(三) 返品作业制度

1、运输出货原则上不接受退货,惟下列状况可接受退货:

A．货品搬运中损坏;

B．品项错误;

C．瑕疵品回收;

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