行政文秘人员职业化训练教程
行政文秘人员职业化训练教程(ppt184张)
两组分别进行
传话游戏
有一天,我与我的同事在出差的路上经过佛 山,遇见有人抢劫,四名匪徒冲进银行,一人 手里拿着枪,一人拿着匕首,一人拿着炸药. 他们头上套着丝袜,身上穿黑色衣服.在慌 乱之中,我把手袋丢了.我的同事也丢了一 把雨伞.后来,公安局通知我们找到了.
2.声音
语调
会前准备工作
1、 2、 3、 4、 5、 6、 安排议题、议程、日程 拟订与会人员名单 申请会议所需资金 会场布置 安排食宿和茶水 发出会议通知
安排议题、议程
议题的收集和筛选 议程
委员会会议议程
7月6日上午11点 格林· 德雷戈饭店 1、（11：00）任命一位会议主席 2、（11：10）为缺席致歉 3、（11：15）批准上次会议备忘录 每项均有 一个起始 时间 议程的开 头为会议 的日期、 时间和地 点
询问清楚 代为总结
状况四：当对方怒气冲天时
耐心聆听 细心劝说 承诺对方
三 十大电话情景应对技巧（三）
状况五：当对方喋喋不休时
总结
状况六：线路中断
主动打电话的一方负责重拨 道歉
三 十大电话情景应对技巧（四）
状况七：对方的谈话谈不到点子
归纳总结 抱歉
状况八：拔错号
代签
签到时的接待工作
游戏：会议排座
安排就座
要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位
做好会议记录
会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作
小组讨论
设计会议记录表格（5分钟）
企业行政文秘人员——职业化训练教程B5版
企业行政文秘人员——职业化训练教程 课程结构第一讲 你适合做行政文秘人员吗？一.所谓“行政文秘人员”——包括机关，企业，团体等内部负责管理，服务工作的行政人员，文秘人员等 游戏：心目中的你请评出本班里你认为最适合做行政文秘人员的同学，至少列出五条原因。
二.什么样的人适合做行政文秘人员■个人条件：学历（中专以上）；性别；年龄；外貌；体质；视力；听力 讨 论：男人适合做行政文秘人员吗？■个性要求：守时；谨慎（保密）；热情；合群（关注别人）；服从；自信；机智；勤快；整洁；自制；兴趣 ■品质要求：忠诚；负责；正派；廉洁；诚实；谦逊三. 行政文秘人员需要具备什么样的能力■办事能力：操作能力（看说明书等）；写作能力；阅读概括能力；编辑校对能力；统计分析能力■沟通能力：交际能力；口头表达能力；协调能力；组织能力四. 行政文秘人员需要掌握的专业技能■打字 ■速记 ■写作 ■编辑 ■归档 ■统计五. 行政文秘人员的工作内容■辅助决策工作■信息工作■行政事务工作■会晤工作■查办■文书立卷和档案管理■文书工作■上司交办的其他工作测试：《行政文秘人员自我评价测量表》第二讲行政文秘的职业形象设计一.行政文秘专业形象设计1.行政文秘的服饰设计1>行政文秘服饰的基本要求：■与环境和身份相协调（在平时工作中；参加他人的婚礼或庆典；陪同上司参加社交活动）■与体形相协调（颜色；季节；图案；线条）■穿着注意事项（保持大众化；切记过于标新立异；保持清洁与健康）2>女性行政人员的服装■办公室着装基本原则：a. 在办公室内以穿着西装套裙或长裙为宜b.款式以简洁大方为好，不宜太复杂、装饰太多c.华丽或性感的服装不适合办公室的文秘d.避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚常见衣着的选择技巧：a.职业裙装——款式、面料、颜色、点缀、尺寸b.衬衫——颜色、面料c.鞋子——颜色、鞋跟的高度d.丝巾和饰物■外出公务穿着服装——款式、色彩；鞋子；饰品■社交场合穿着服装——常礼服、小礼服、大礼服、简化礼服；饰物3>男性行政人员的服装■西服■衬衫■领带二.化妆技巧1.行政文秘发型的基本特点：自然、文雅端庄、朴素大方、轻盈俊美、无雕琢之意的发型2.选择发型的原则：三.仪态1.日常姿势1>挺拔的站姿:直腰，脖不前伸，颈部直起，背不驼，不窝，肩不耸，腰部挺直，髋不松，膝不打弯2>端庄的坐姿:■不要坐在椅子边沿上，一般应当坐满椅面的三分之二■与人交谈，身子应适当前倾■注意两脚摆放姿势，两脚侧放或叠放较为合适■脚不要一直向前，控制住自己的身体，避免身子下滑或斜躺在沙发上■头不要靠在沙发背后，以免把小腹挺起来3>洒脱的走姿:基本要领：行走时双肩平稳，下颌微收，面带微笑，手臂放松，前后自然摆动，上体微前倾，脚尖略抬，脚跟先着地，步幅适当4>优雅的蹲姿类型：交叉式高低式第三讲现代商务礼仪一.掌握商务礼仪的重要性——帮助你建立友好的合作关系；帮助你建立彼此的尊重与信赖二.随从上司出行礼仪1.步行礼仪：■走路时要昂首挺胸，尽量走直线，而不要左顾右盼；■人行道的右侧内侧是安全而又尊贵的位置，若你作为秘书陪同上司、客户外出，则应将其让给上司、客人行走，你走在外侧；■当走到车辆或人较多处，你应先走几步，同时提醒和指引，照顾上司和顾客；■如果你走路时同时提着物品，应留神别让自己提的物品阻挡或碰撞了别人。
如何成为行政文秘人员职业化训练
如何成为行政文秘人员职业化训练如何成为行政文秘人员职业化训练随着社会的发展，行政文秘人员在各种企事业单位中扮演着越来越重要的角色。
作为企事业单位的管理者和各部门之间的纽带，行政文秘人员需要具备专业素养和职业技能，为单位的顺利运营提供支持。
下面将介绍如何成为一名职业化的行政文秘人员。
首先，要成为一名职业化的行政文秘人员，良好的职业素养是必备的。
职业素养包括道德品质、职业操守、责任心等。
行政文秘人员要具备诚实守信、保守机密、积极进取的品质，始终维护单位的利益。
此外，行政文秘人员还需要具备良好的沟通能力、协调能力和团队合作精神，与上级、同事和各个部门保持良好的沟通与协作，确保信息的畅通和工作的顺利进行。
其次，行政文秘人员需要具备扎实的专业知识和技能。
行政文秘人员的主要工作包括文件起草、会议组织、日常文件管理、信息统计分析等。
因此，行政文秘人员需要具备熟练的办公软件操作能力，如Word、Excel、PPT等。
同时，行政文秘人员还要掌握相关法律法规和政策法规，了解单位的业务和流程，并具备独立处理事务的能力。
此外，行政文秘人员还应不断学习和提升自己的专业能力，关注行业发展动态，了解最新的管理理论和方法，在实践中不断总结经验和提高工作效率。
另外，行政文秘人员还需要具备良好的时间管理能力与压力承受能力。
作为行政文秘人员，往往要处理大量的文件和信息，面临各种各样的工作任务和压力。
因此，行政文秘人员需要善于合理安排时间，分清轻重缓急，合理分配工作的优先级，提高工作效率。
同时，行政文秘人员要保持良好的心态，面对工作中的压力和挑战，保持积极向上的态度，解决问题和应对困难。
此外，行政文秘人员还应关注自身形象和仪表的塑造。
作为单位的门面，行政文秘人员要注重仪容仪表的修养，穿着整洁端庄，言谈举止得体，给人以良好的第一印象。
同时，行政文秘人员还要不断提升自身的形象和气质，不断提高自己的修养和素质，以增强自身的职业竞争力。
最后，要成为一名职业化的行政文秘人员，终身学习和自我完善是必不可少的。
行政文秘人员职业化训练教程
像设计
第十讲 公文写作技巧
第三讲 当代商务礼仪
第十一讲 办公室沟通
第四讲 沟通技巧训练
第十二讲 接待工作技巧
第五讲 文秘旳时间管理
第六讲 怎样缓解工作压力
3
上课守则
主动参加，敢于发问 细心聆听，不要忙于做笔记，会有时间安
排或会派发有关资料 要守时 将手机、BB机调至静音状态
4
23
小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）
序
检测内容
号
1 良好旳文字处理能力，字体优美，书写工整。
2 良好旳口头体现能力，如得体地应对电话。
3 善于与人沟通。
4 随机应变能力强。
5 能严守秘密谨慎处理保密文件。
6 能精确了解上司旳意图。
7 能从容处理紧急事件。
良一差
般
24
小测试：你适合做文秘吗？（表二）
16
（一）办事能力
操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力
17
（二）沟通能力
交际能力 口头体现能力 协调能力 组织能力
18
行政文秘人员需要掌握旳专业技能（表一）
序号 专业技能名称
详细解释
1
打字
秘书必须掌握旳最基本旳技能，是使用打字机 或电脑等设备旳必备能力。
谢谢大家！
29
作 上司交办旳 其他工作
单位旳主要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕旳 文书，经过立卷，定时移交档案室，以备后来查找利用。
单位旳主要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕旳 文书，经过立卷，定时移交档案室，以备后来查找利用。
涉及财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。
这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如帮助上司找人找 资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临 时任务等。这也是秘书旳经常性工作之一，不可视为额外任务。
行政文秘人员职业化训练教程
行政文秘人员职业化训练教程行政文秘人员是企业或组织中负责协调行政工作、提供办公支持的重要岗位。
为了提高行政文秘人员的综合素质和工作效率，需要进行职业化训练。
本教程将介绍行政文秘人员职业化训练的内容和方法。
一、职业素养的培养1. 职业道德意识：行政文秘人员要具备良好的职业道德，对工作保持敬业精神，严守职业操守，尊重职业规范。
2. 沟通与协调能力：行政文秘人员需要与各个部门和员工进行良好的沟通协调，了解他们的需求和问题，并提供适当的解决方案。
3. 职业形象与仪态：行政文秘人员要注重自身仪表仪态，穿着整洁得体，言谈举止得体，给人以良好的印象。
二、办公技能的提升1. 文档处理能力：行政文秘人员需要熟练掌握文件处理软件，能够高效地处理公司各种文档，如报告、备忘录等。
2. 日程安排与组织能力：行政文秘人员需要合理安排自己的工作日程，并协助管理层制定会议安排等组织工作。
3. 信息管理技巧：行政文秘人员需要掌握信息管理的方法和工具，包括电子邮件、文件夹管理等，以便快速找到所需信息。
4. 会议组织能力：行政文秘人员需要学习会议组织技巧，包括会议议程的制定、场地的预定等，确保会议的顺利进行。
三、职业发展规划1. 提升自身能力：行政文秘人员应不断学习相关知识，提升自身职业能力，包括学习管理知识、业务知识等，以适应工作的需求。
2. 增加工作经验：行政文秘人员应积极参与公司的各种项目和工作，不断增加自己的工作经验，提高工作能力。
3. 寻求职业发展机会：行政文秘人员应时刻关注职业发展机会，包括内部晋升、外部培训等，为自己的职业发展做好准备。
四、心理素质的培养1. 抗压能力：行政文秘人员需要具备一定的抗压能力，面对工作中的压力和困难能够保持积极的心态，有效应对。
2. 沟通能力：行政文秘人员需要具备良好的沟通能力，与上级、同事进行有效的沟通，避免产生矛盾和误解。
3. 自我调适能力：行政文秘人员需要具备良好的自我调适能力，能够平衡工作和生活，保持良好的工作状态。
文秘人员职业化训练教程PPT
第一讲 你适合做行政文秘吗？
5
课程安排
什么样的人员适合做行政文秘人员 行政文秘人员需要具备什么样的能力 行政文秘人员需要掌握的专业技能 行政文秘人员的主要工作
6
所谓“行政文秘人员”
包括机关、企业、团体等内部负 责管理、服务工作的行政人员、 文秘人员等
7
游戏：心目中的你
请评出我们班里你认为最适合做 行政文秘人员的同学
至少列出五条原因
8
什么样的人适合做行政文秘人员
个人条件 个性要求 品质要求
9
（一）个人条件
学历 性别 年龄 外貌 体质 说话 听话
10
讨论：
男人适合做行政 文秘工作吗？
11
讨论
形式：自由组合，两组辩论 时间：3-5分钟 步骤：
自愿组合成“正方”与“反方” 先请双方各派代表阐述论点 然后，双方自由辩论 每人发言时间限制在2-3分钟
2
速记
用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短
语迅速记录语言的一种方法。
3
写作
是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体 现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。
在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加
4
编辑
工。
按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件
5
归档
归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。
19
行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）
凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。 大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成 为会务机构的组织者。
这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待， 对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。
行政文秘人员职业化训练教程31页PPT
11、战争满足了，或曾经满足过人的 好斗的 本能， 但它同 时还满 足了人 对掠夺 ，破坏 以及残 酷的纪 律和专 制力的 欲望。 ——查·埃利奥 特 12、不应把纪律仅仅看成教育的手段 。纪律 是教育 过程的 结果， 首先是 学生集 体表现 在一切 生活领 域—— 生产、 日常生 活、学 校、文 化等领 域中努 力的结 果。— —马卡 连柯(名 言网)
Байду номын сангаас
13、遵守纪律的风气的培养，只有领 导者本 身在这 方面以 身作则 才能收 到成效 。—— 马卡连 柯 14、劳动者的组织性、纪律性、坚毅 精神以 及同全 世界劳 动者的 团结一 致，是 取得最 后胜利 的保证 。—— 列宁 摘自名言网
15、机会是不守纪律的。——雨果
31、只有永远躺在泥坑里的人，才不会再掉进坑里。——黑格尔 32、希望的灯一旦熄灭，生活刹那间变成了一片黑暗。——普列姆昌德 33、希望是人生的乳母。——科策布 34、形成天才的决定因素应该是勤奋。——郭沫若 35、学到很多东西的诀窍，就是一下子不要学很多。——洛克
“行政文秘职业化训练”培训方案（精选.）
“行政文秘职业化训练”培训方案（精选.）
“行政文秘职业化训练”培训
课程时间：1或2天
课程对象：行政文秘、销售助理、经理助理、前台接待等人员
培训形式：理论讲授60％、实战演练15％、案例讨论、游戏15％、经验分享、答疑10％课程人数：15-20人
课程内容：
（一）、行政管理人员角色认知
1、什么样的人员适合做行政人员
2、行政管理人员需要具备的职业素质
3、行政管理人员需要掌握的专业技能
4、成功行政管理人员“七”高
（二）、办公室事务
1、行政管理人员的主要日常工作
2、行政管理人员日常工作的三大特
征
3、行政管理人员日常工作的四大作用
4、行政管理人员办公室事务管理（三）、公务接待
1、行政会见礼仪
2、行政谈判坐次礼仪
3、行政签约坐次礼仪
（四）、沟通技巧训练
1、影响行政文秘沟通的四个因素
2、行政文秘有效沟通五原则
3、行政文秘四个有效沟通技巧
4、行政文秘如何与上司沟通（五）、时间管理
1、分析时间
2、办公室里的四大效率毒素
3、时间管理的陷阱
4、如何跨越时间陷阱
5、任务的分类
6、时间的增值管理
（六）缓解工作压力
1、了解压力
2、缓解压力
3、战胜自我
（七）行政人员的职业形象
1、外在形象及服饰的重要性
2、行政人员形象四原则
3、行政人员着装六不准
4、行政着装的场合及要素
5、女行政人员的形象要求
6、男行政人员的形象要求
（一）、行政管理人员角色认知
（二）、办公室事务（三）、公务接待（四）、沟通技巧训练（五）、时间管理（六）缓解工作压力（七）行政人员的职业形象。
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行政文秘人员职业化训练教程
所谓“行政文秘人员”
n 包括机关、企业、团体等内部负 责管理、服务工作的行政人员、 文秘人员等
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行政文秘人员职业化训练教程
•凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承 办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中， 常成为会务机构的组织者。 •这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待， 对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。
行政文秘人员职业化训练教程
•行政文秘人员的主要工作（表二）
行政文秘人员职业化训练教程
•行政文秘人员的主要工作（表一）
•工 作
•辅助决策 •信息工作 •文书工作 •会务工作
•公关工作
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•具 体 内 容
•决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程 中，秘书要发挥辅助作用。
•秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于 广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用 和储存。 •文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具， 也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。
•
•编辑
•
•归档
•秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字 机或电脑等设备的必备能力。 •用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或 短语迅速记录语言的一种方法。 •是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以 体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。
•在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和 加工。 •按照一定的要求和方法把具有保存必要的文 件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工 作。
•工 作
•具 体 内 容
•档案工作
•查办工作 •行政事务
工作 •上司交办 的其他工作
•单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕 的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
•单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕 的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
行政文秘人员职业化训 练教程
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2020/12/6
行政文秘人员职业化训练教程
课程目标
n 学会如何保持专业形象及商务礼仪 n 掌握沟通、时间管理、缓解工作压力等职
业技巧 n 掌握公文写作、会议筹划与管理的基本方
法 n 学会如何高效处理办公室事务
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行政文秘人员职业化训练教程
课程简介
第一讲 你适合做行政文秘人 第七讲 办公室事务
员吗
第八讲 口才训练与电话技巧
第二讲 行政文秘人员职业形 第九讲 会议的筹划与管理
像设计
第十讲 公文写作技巧
第三讲 现代商务礼仪
第十一讲 办公室沟通
第四讲 沟通技巧训练
第十二讲 接待工作技巧
第五讲 文秘的时间管理
第六讲 如何缓解工作压力
游戏：心目中的你
n 请评出我们班里你认为最适合做 行政文秘人员的同学
n 至少列出五条原因
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行政文秘人员职业化训练教程
什么样的人适合做行政文秘人员
n 个人条件 n 个性要求 n 品质要求
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行政文秘人员职业化训练教程
（一）个人条件
n 学历 n 性别 n 年龄 n 外貌 n 体质 n 视力 n 听力
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行政文秘人员职交际能力 n 口头表达能力 n 协调能力 n 组织能力
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行政文秘人员职业化训练教程
•行政文秘人员需要掌握的专业技能（表 一）
•序号 •专业技能名称
•具体解释
•1 •2
•3 •4 •5
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•
•打字
•
•速记
•
•写作
•9
•操作电
•脑
•使用办公领域最先进、最重要的设备的能力 ，主要用于处理信息。
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行政文秘人员职业化训练教程
行政文秘人员的主要工作
n 辅助决策工作 n 信息工作 n 文书工作 n 会务工作 n 文书立卷和档案管理工作 n 查办工作 n 行政事务工作 n 上司交办的其他工作
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•包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。
•这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人 找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些 临时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。
（三）品质要求
n 忠诚 n 负责 n 正派 n 廉洁 n 诚实 n 谦逊
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行政文秘人员需要具备什么样的能力
n 办事能力 n 沟通能力
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行政文秘人员职业化训练教程
（一）办事能力
n 操作能力 n 写作能力 n 阅读概括能力 n 编辑校对能力 n 统计分析能力
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行政文秘人员职业化训练教程
（一）个人条件
n 学历 n 性别 n 年龄 n 外貌 n 体质 n 视力 n 听力
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（二）个性要求
守时 谨慎 热情 合群 服从 自信
机智 勤快 整洁 自制 兴趣
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行政文秘人员职业化训练教程
上课守则
n 积极参与，勇于发问 n 细心聆听，不要忙于做笔记，会有时间安
排或会派发相关资料 n 要守时 n 将手机、BB机调至静音状态
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行政文秘人员职业化训练教程
•第一讲 你适合做行政文秘 吗？
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课程安排
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行政文秘人员职业化训练教程
•讨论：
•男人适合做行政 •文秘工作吗？
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行政文秘人员职业化训练教程
讨论
n 形式：自由组合，两组辩论 n 时间：3-5分钟 n 步骤：
n 自愿组合成“正方”与“反方” n 先请双方各派代表阐述论点 n 然后，双方自由辩论 n 每人发言时间限制在2-3分钟
行政文秘人员职业化训练教程
•行政文秘人员需要掌握的专业技能（表 二）
•序号 •专业技能名称
•具体解释
•6
•
• 统计
•7
•
• 复制
•
•运用定量研究的方法，其中包括运用数字来 说明问题。
•处理书面信息经常需要若干份副本，所以要 求秘书掌握此项技能。
•8
•使用电信设 •主要指使用电话、电传和传真设备。
•备