《行政管理》文件材料的收集管理
行政公文的文件整理方法
行政公文的文件整理方法在日常工作中，行政人员需要处理大量的文件和公文，如何有效地进行文件整理是提高工作效率的重要一环。
下面将介绍一些行政公文的文件整理方法，希望能对大家在工作中有所启发。
首先，要始终保持文件的整洁和有序。
在处理完一份文件后，及时将其归档或放回原位，避免文件堆积在办公桌上造成混乱。
可以在文件柜中设立不同类别的文件夹，将相关文件归入同一类别中，便于后续查找和管理。
其次，要建立起合理的文件分类系统。
根据文件的内容和用途，将文件进行分类存档，可以按照项目、时间、部门等因素来设置文件分类，确保文件的存放位置清晰可见，方便日后查找和使用。
同时，为每个文件夹或文件建立明确的标签，标注文件的名称、日期和重要性等信息，让整个文件系统更加清晰明了。
另外，要及时清理和处理不需要的文件。
定期审查文件存档，将已经完成的任务或过期的文件予以清理和归档，避免无用文件占用存储空间和影响工作效率。
可以将不需要长期保存的文件转为电子文件形式，以便节约空间和便于管理。
此外，合理利用办公软件进行文件整理也是一个不错的选择。
许多办公软件都具有文件整理和分类功能，可以帮助用户更快速地对文件进行整理和管理。
可以利用软件的搜索功能快速查找需要的文件，实现高效处理和利用工作文件。
最后，要建立起良好的文件管理习惯。
包括及时归档文件、定期整理文件、保持文件整洁和合理分类等。
通过培养良好的文件管理习惯，可以提高效率，减少工作中的混乱和疏漏，使工作更有序、更高效。
总的来说，行政公文的文件整理方法是一个综合性的工作，需要从分类、整理、清理、利用等多个方面加以考虑和处理。
只有建立起科学、规范的文件管理体系，并加以切实执行，才能提高工作效率，减少工作中的烦恼和困扰。
希望以上方法能帮助大家更好地处理行政公文文件，提高工作效率和精确度。
企事业单位档案管理基础(20190428考试)-89分
企事业单位档案管理基础-测试试卷提交时间:2019-04-28 12:11:47.43 试卷得分：89.0 1、题型：判断题分值：2案卷目录编制即在案卷整理归结后，依据案卷排列顺序对文件系统登记的过程。
正确错误答案正确2、题型：判断题分值：2企事业单位档案工作的保密性是指档案工作部门承担严守国家秘密的重要职责。
正确错误答案正确3、题型：判断题分值：2企事业单位档案工作的最终目的是有效地开发利用档案。
正确错误答案正确4、题型：判断题分值：2文件材料更改补充方面具有渐全性特点。
正确错误答案正确5、题型：判断题分值：2“帐内”文件材料是指不经过收发文登记环节处理的文件材料。
正确错误答案正确6、题型：判断题分值：2陈列展览是通过展出档案原件或复制件，介绍单位发展情况、宣传档案工作和公布档案史料的利用服务方式。
正确错误答案正确7、题型：判断题分值：2档案是现行使用完毕或告一段落的具有保存价值的各种文件材料。
正确错误答案正确8、题型：判断题分值：2应当归档文件材料，必须实行集中统一管理，任何个人不得据为己有。
正确错误答案正确9、题型：判断题分值：2企事业单位档案工作的管理性之一是指档案工作是企事业单位各项职能管理和基础管理工作的基础和条件。
正确错误答案正确10、题型：判断题分值：2档案利用效果登记是为了反映档案利用工作的成效，体现档案和档案工作的价值。
正确错误答案正确11、题型：判断题分值：2利用者通过电话查阅档案内容的利用服务方式。
正确错误答案正确12、题型：判断题分值：2在企业事业单位资产与产权变动中，既要防止档案实体散失，也要防止档案内容泄密。
正确错误答案正确13、题型：判断题分值：2文件材料的归档是指按照归档制度的要求，将经过整理的文件材料移交档案部门保存的过程。
正确错误答案正确14、题型：判断题分值：2企事业单位档案编研工作的成果形式是汇编档案文集和编写档案参考资料。
正确错误答案正确15、题型：判断题分值：2接收各部门移交归档的文件材料是企事业单位档案收集工作的次要途径。
文件与资料管理办法
档案资料管理办法第一章总则第一条为规范公司档案工作，进一步提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营、管理以及其它各项工作中的作用，结合公司的实际，制定本方法。
第二条档案范畴，公司建档范畴确定为：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其治理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务治理方面的文件材料；经营治理方面的文件材料；生产技术治理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和储存价值的文件材料。
以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作打算、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情形、人事文件资料、决定、托付书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司要紧职能活动和职员在从事研发和治理等各项工作活动中形成的，对公司具有储存价值的文件材料。
公司档案还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。
第三条公司内部各部门和个人应当遵守本方法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。
第四条按年度归档的部门，应在每年6月底以前完成上一年度的立卷归档工作；某一项目完成后须在两个月内完成立卷归档工作。
行政人事部门档案管理工作要坚持集中统一的原则，建立以行政人事部统管全部档案的管理工作体系。
各部门在日常工作中形成的文件，由各部门设专人负责整理、归档。
档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。
以下各类文件资料由行政人事部门归档管理：（1）公司业务活动中收到的文件、函件等。
企事业单位档案管理基础考试(88分)
1、题型：判断题分值：2文件材料转化为档案的发展过程是现行使用完毕。
正确错误答案正确2、题型：判断题分值：2图样材料是指按照有关制图标准或方法，用专门的线条、符号等绘制的图形文件材料。
正确错误答案正确3、题型：判断题分值：2档案登记就是以簿、册、表、单等形式，记载企事业单位档案的有关事项，以揭示其过程、现状和变化的档案统计调查方法。
正确错误答案正确4、题型：判断题分值：2专业分类法即按工作中的具体问题设置类别，对档案进行分类。
正确错误答案正确5、题型：判断题分值：2企业事业单位档案编研工作以满足利用档案需要为目的。
正确错误答案正确6、题型：判断题分值：2分类类目标识就是指给档案分类体系各个类目的编号。
正确错误答案正确7、题型：判断题分值：2完整率用于考核归档部门（项目）齐全情况的一项指标。
正确错误答案正确8、题型：判断题分值：2档案的作用是指企业事业单位文件材料经过归档，进入“保存阶段”后所发挥的作用。
正确错误答案正确9、题型：判断题分值：2文件材料的运转是指文件材料形成前的传递、登记、验收、更改、复制、使用和回收等整个处理过程。
正确错误答案正确10、题型：判断题分值：2陈列展览是通过展出档案原件或复制件，介绍单位发展情况、宣传档案工作和公布档案史料的利用服务方式。
正确错误答案正确11、题型：判断题分值：2档案是现行使用完毕或告一段落的具有保存价值的各种文件材料。
正确错误答案正确12、题型：判断题分值：2文件材料与档案的区别是指5个方面的不同特点。
正确错误答案正确13、题型：判断题分值：2企事业单位档案工作的管理性之一是指档案工作是企事业单位各项职能管理和基础管理工作的基础和条件。
正确错误答案正确14、题型：判断题分值：2企事业单位档案收集工作是科学管理企事业单位档案的前提。
正确错误答案正确15、题型：判断题分值：2维护企事业单位档案安全的具体要求就是保证档案实体的安全。
正确错误答案正确16、题型：判断题分值：2“帐内”文件材料是指不经过收发文登记环节处理的文件材料。
行政办公管理文件材料的收集管理
文件材料的收集管理
第一条坚持部门收集、管理文件材料制度。
各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知档案室。
第二条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第三条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第四条各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》解读1-5
加强基础建设，促进企业自律——解析国家档案局10号令发布浅谈企业文件材料归档范围和档案保管期限编制方法（10号令解读之一）案保管期限规定》（国家档案局令第10号，以下简称10号令）。
2013年4月又下发了《关于贯彻实施<企业文件材料归档范围和档案保管期限规定>的通知》，要求各企业用3年的时间完成本企业文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称“保管期限表”）的编制，这是贯彻实施10号令的关键和重要环节。
国家档案局从2013年开始已着手中央管理企业管理类保管期限表的编制指导与审核工作。
截止到2014年底，共完成20家中央管理企业管理类保管期限表的审核批准。
但在指导与审核过程中发现，不少企业仍未很好掌握编制保管期限表的正确方法和技巧，至使编制出的管理类档案保管期限表质量不高。
本文就企业如何开展文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作中存在问题和管理类档案保管期限表编制过程进行讨论，以供大家参考。
一、档案保管期表编制中普遍存在的问题及原因分析（一）档案保管期表编制中普遍存在的问题根据前期业务指导和审核情况总结，企业在编制档案保管期限表主要存在以下问题：第一，文件材料归档范围和档案保管期限表遗漏重要文件材料。
许多应纳入归档范围的重要文件材料没写入保管期限表中，尤其是一些新业务产生的文件材料和非红头文件容易遗漏。
第二，文件材料保管期限不合理。
该定为永久保管的档案定为30年或10年，该定为30年定为10年。
第三，表述太笼统。
文件材料内容条目过多使用模糊语言，过多使用“重要的”、“一般的”等用语，至使保管期限表对鉴定业务起不到应有的指导作用。
第四，表述不准确。
文件材料内容使用的词语易引起歧义，同一含义内容前后使用不一致词语，或是不使用标准化用语。
第五，文件材料内容重复、交叉现象严重。
同一层次文件材料分类原则不一致，文件材料内容逻辑混乱，同一内容多次反复出现。
（二）原因分析企业在档案保管期限表编制过程中造成上述问题的原因主要有：保管期限表编制没有严格按照机构设置及职责说明来进行，照抄照搬10号令或照抄搬其他企业保管期限表，更有甚者将企业原有保管期限表进行翻版后直接报审。
市政工程文件档案管理制度
文件档案管理制度一、总则1、为加强公司档案工作，全面提高档案管理水平，有效地保护档案增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等不同形式的历史记录。
公司档案分为绝密、机密、秘密三个级别。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
文件材料及时归档。
工作变动时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理公司文件材料的管理由行政部负责。
人事档案的管理由人力资源部负责，财务档案的日常管理由财务部负责。
工程档案资料日常管理由项目部负责，竣工工程的档案由工程技术部负责存档，经营档案资料日常管理由经营管理部负责。
文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交公司档案室归档。
一项工作凡由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。
会议文件由行政部收集。
三、文件的印发管理1、公司公文的打印由行政部负责，并分部门记录清晰。
2、各部门需要复印的资料，由行政部统一登记在册，年终后按实际发生的成本计入各部门成本费用中。
3、公司不对外复印，特殊情况必须经行政部经理同意。
违反规定者，对当事人及负责人罚款50元。
4、每季度根据各部门用纸量进行统一考核，部门用纸废纸率按照20%的比例进行考核。
凡因递交甲方或监理用纸张不能存档时，必须记录递交的页数，以便年终考核。
5、公司内部日常事务用纸，能够重复利用的纸张尽量重复利用（无装订痕迹的），凡能够双面利用的纸张而没有双面利用，每发现一张罚当事人5元。
6、属保密性的文件资料作废不得重复利用，所有保密性的文件作废资料需由行政部统一处理。
四、档案分类（档案包括各种文字、图表、簿册、音像、磁盘、光盘等不同形式、不同载体的档案材料）1、法规性文件。
包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。
行政许可类档案管理制度
一、总则为了规范行政许可类档案的管理，保障档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。
二、档案范围本制度所指的行政许可类档案包括：1. 行政许可申请材料；2. 行政许可审批材料；3. 行政许可决定书；4. 行政许可相关会议记录、文件；5. 行政许可监督、检查、整改等相关材料；6. 其他与行政许可相关的文件、资料。
三、档案管理职责1. 主管领导：负责对本机关行政许可类档案管理工作进行统筹规划、组织协调和监督检查。
2. 档案管理部门：负责行政许可类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。
3. 业务部门：负责本部门行政许可类档案的收集、整理和归档工作，并定期向档案管理部门移交。
四、档案收集与整理1. 收集：各部门在办理行政许可事项时，应将相关档案材料及时收集齐全，并按照档案管理规定进行归档。
2. 整理：档案管理部门应根据档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类、编目、排列、装订等整理工作。
3. 归档：整理好的档案应及时向档案管理部门移交，并填写《档案移交登记表》。
五、档案保管与安全1. 保管：档案管理部门应按照档案保管要求，配备必要的档案柜、档案架等设施，确保档案安全。
2. 安全：档案管理部门应定期对档案进行安全检查，防止档案丢失、损坏、变质等。
3. 档案数字化：有条件的情况下，应将档案进行数字化处理，实现档案的电子化管理。
六、档案利用与鉴定1. 利用：档案管理部门应根据档案利用规定，为有关部门和个人提供档案查阅、复制等服务。
2. 鉴定：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案予以销毁。
七、档案移交与销毁1. 移交：行政许可类档案在保管期满后，档案管理部门应按照档案移交规定，将档案移交给上级档案管理部门或有关单位。
2. 销毁：销毁档案前，应按照档案销毁规定，经主管领导批准，并办理销毁手续。
八、附则1. 本制度自发布之日起施行。
如何做好应归档文件材料的收集归档工作
（5）永久保管的文书档案范围
①本单位机构演变、人事任免、年度计划总 结、会议记录、年报表、年度考核、职工 名册、大事记等材料；
②本单位重要会议、重大活动等形成的主要 文件材料；
③学校教育教学活动中形成的重要业务文件 材料；
④本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同 协议、资产登记等凭证性文件材料；
（6）定期保管的文书档案范围
几种“件”的情况 ①文件的正本与定稿为一件 ②正文与附件为一件 ③收文与文件阅办单为一件 ④原件与复制件为一件
⑤转发文与被转发文为一件
⑥来文与复文为一件 ⑦报表、名册、图册按其原来的装
30年
三、保管期限的 划分
1、档案鉴定工作
（1）确定是否归档—资格审定 （2）区分不同价值—划分保管期限 （3）期满档案鉴定 （4）划控鉴定
2、保管期限的划分
（1）划分原则 ① “以我为主”原则 “我”：本机关职能活动 本系统 密切相关的机关 ② “公民权益从宽”原则 本机关个人利益 外机关个人利益
如何做好应归档文件 材料的收集归档工作
泰州市档案局
一、档案和档案工作简介 二、文件材料的收集 三、保管期限的划分 四、文件材料的整理 五、归档文件的编目
一、档案和档案工作 简介
1、档案的概念
档案是指过去和现在的国家机构、社 会组织以及个人从事政治、军事、经济、 科学、技术、文化、宗教等活动直接形 成的对国家和社会有保存价值的各种文 字、图表、声像等不同形式的历史记 录。” 《档案法》
计算机在日常办公中的广泛使用 办公自动化（ＯＡ）系统的普遍应用 行政业务系统的大量运行 电子政务网络的互联互通 结论：大量产生的电子文件，将成为归档的
主体，电子文件管理和归档成为各部门工作的重 要组成部分
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。
②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
档案管理员岗位职责(18篇)
档案管理员岗位职责（18篇）档案管理员岗位职责档案管理员岗位职责（精选18篇）档案管理员岗位职责篇1一、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。
会议文件由行政部收集。
二、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工的个人档案、劳动合同、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
三、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
四、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
4、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
10号令《企业文件材料归档范围与档案保管期限规定》解读讲解
10号令正文条款的解读
• 第十三条 企业应归档纸质文件材料中，有重 要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文 件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。 企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的 电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。企 业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档。
10号令正文条款的解读
（四）本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计 划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文 件材料；
（五）本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料； 本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化 建设文件材料；
（六）本企业经营管理工作的重要文件材料； （七）本企业生产技术管理工作的重要文件材料； （八）本企业行政管理工作的重要文件材料； （九）本企业党群工作的重要文件材料； （十）新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人
10号令正文条款的解读
• 第四条 企业文件材料归档范围是： （是重点内容之一） （一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活
动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会 发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权 益具有凭证价值的文件材料； （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料， 非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中 介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报 送的重要文件材料； （四）其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
《企业文件材料归档范围与档案 保管期限规定》解读
10号令出台的背景
• 档案在企业发展过程中发挥了重要作用 • 规范企业档案管理已成为国际通行法规行为 • 国家对企业建档提出新的、明确的要求 • 原有的规定要适应企业发展需改进完善
审计署、国家档案局印发《关于审计档案管理工作的规定》和《审计文件材料立卷归档工作程序》的通知
审计署、国家档案局印发《关于审计档案管理工作的规定》和《审计文件材料立卷归档工作程序》的通知文章属性•【制定机关】审计署,国家档案局•【公布日期】1991.05.08•【文号】审办发[1991]158号•【施行日期】1991.05.08•【效力等级】部门规章•【时效性】现行有效•【主题分类】审计正文审计署、国家档案局印发《关于审计档案管理工作的规定》和《审计文件材料立卷归档工作程序》的通知审办发〔１９９１〕１５８号各省、自治区、直辖市审计局、档案局：现将修订后的《关于审计档案管理工作的规定》和《审计文件材料立卷归档工作程序》印发给你们，请贯彻执行。
一九八六年四月制发的《关于审计档案管理工作的暂行规定》和一九八七年七月制发的《审计文件材料立卷归档工作试行程序》同是废止。
一九八七年六月修订的《审计档案保管期限表》在未重新修订之前，仍应遵照执行。
关于审计档案管理工作的规定（一九九一年五月八日）第一条为了加强审计档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国审计条例》，制定本规定。
第二条审计档案是国家审计机关、内部审计机构和社会审计组织在进行审计活动中直接形成的、具有保存价值的、各种形式的历史记录。
第三条审计档案是国家档案的重要组成部分，建立和管理审计档案是各级审计机关的重要任务，是审计工作中必不可少的环节。
第四条为了搞好审计档案的管理工作，审计署在办公厅设档案处；省、自治区、直辖市审计局应设档案管理机构，编制二至三人；地（市）审计局应设专职档案人员，编制一至二人；县审计局应设一名以档案工作为主、兼其它工作的档案人员。
档案人员应保持相对稳定。
第五条审计机关档案部门和档案工作人员的基本任务是：（一）组织、指导、监督本机关文书部门和业务部门的立卷归档工作。
（二）收集、整理和保管本机关在各项工作中形成的全部档案，并负责档案的提供利用和统计工作。
（三）贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策。
根据国家和地方档案行政管理机关以及上级业务主管部门的有关规定，制定本机关档案工作的规章制度。
档案监督指导工作制度
档案监督指导工作制度一、总则第一条为了加强档案工作的领导和管理，确保档案的真实性、完整性、及时性和安全性，提高档案工作效率和质量，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作的规定，制定本制度。
第二条档案监督指导工作制度是指对档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行监督和指导，以确保档案工作符合国家法律法规、政策和档案工作规范要求。
第三条档案监督指导工作应遵循合法、真实、完整、及时、安全的原则，确保档案资料的可靠性、权威性和利用价值。
第四条各级档案行政管理部门负责组织实施档案监督指导工作，对所属单位和其他组织档案工作进行指导和监督。
二、档案收集与整理第五条档案收集是指按照档案法律法规和档案工作规定，对本单位产生的具有保存价值的文件材料进行收集、整理和归档的工作过程。
第六条档案整理是指对收集到的档案材料进行系统化、规范化的加工处理，使其有序、完整、便于保管和利用。
第七条档案行政管理部门应定期对档案收集和整理工作进行指导和监督，确保档案材料的完整性、真实性和准确性。
第八条单位应当建立健全文件归档制度，明确文件归档的范围、要求和期限，对重要文件实行编号、登记和归档。
三、档案保管与利用第九条档案保管是指对已经归档的档案材料进行安全、有效地存放、维护和保管，确保档案的完整、安全和可用。
第十条档案行政管理部门应建立健全档案保管制度，采取有效措施，防止档案的损毁、丢失、泄密和火灾等事故。
第十一条档案利用是指对档案材料进行查阅、复制、统计、分析和研究，为决策、管理和科研等活动提供有效支持。
第十二条档案行政管理部门应建立健全档案利用制度，简化利用手续，提高档案利用效率和服务质量。
第十三条档案行政管理部门应当定期对档案保管和利用情况进行指导和监督，确保档案的安全、可用和高效。
四、档案销毁第十四条档案销毁是指对失去保存价值或者超过保存期限的档案材料进行毁灭或者转化为其他形式的工作过程。
第十五条档案行政管理部门应建立健全档案销毁制度，明确档案销毁的范围、程序和责任，确保档案销毁工作的合法、安全、及时。
10号令《企业文件材料归档范围与档案保管期限规定》解读
（五）本企业生产技术管理工作的一般性文件材 料；
10号令正文条款的解读
（六）本企业行政管理工作的一般性文件材料； （七）本企业党群工作的一般性文件材料； （八）本企业关于一般性问题向有关机关和上级
主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上 级主管单位复函、批复；有关机关和上级主管 单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一 般性文件材料和对本企业出具的一般证明文件； 本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、 协议文件材料；
10号令正文条款的解读
• 第十四条 多个企业联合召开的会议、联 合研制的产品、联合建设或研究的项目、 联合行文所形成的文件材料，原件由主 办企业归档，其他企业将相应的复制件 或其他形式的副本归档。
10号令正文条款的解读
• 第十五条 企业应依据本规定和国家及专业相 关规定，结合本企业生产组织方式、产品和服 务特点，编制本企业的文件材料归档范围和档 案保管期限表。企业应按资产归属关系，指导 所属企业规范文件材料归档范围和档案保管期 限表的编制并审批所属企业的文件材料归档范 围和档案保管期限表。
文书档案归档范围及保管期限管理规定
附件4：文书档案归档范围及保管期限管理规定（征求意见稿）1 总则1.1 目的为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。
1.2 适用范围本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。
2 术语和符号2.1 文书档案（Archives）机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。
2.2 案卷（File）由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。
2.3 保管期限（retention period）档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。
2.4 归档（filing）按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。
3 基本规定3.1 职责3.1.1 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。
3.1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
3.2 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。
3.3 保管期限规划原则按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。
4 技术内容4.1 归档范围凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。
具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。
4.2 归档文件材料的来源4.2.1 内部形成的文件材料。
4.2.2 执行、办理的外来文件材料。
4.2.3 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。
4.2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。
文件资料归类管理制度
文件资料归类管理制度第一章总则第一条为规范文件资料的归类管理，提高文件资料管理效率和水平，保证文件资料的安全、完整和真实，促进信息共享和传递，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文件资料的归类管理和利用，包括纸质文件和电子文件。
第三条文件资料的归类管理应坚持分类别管理、责任制、协同管理、可控监管的原则。
第四条文件资料的归类管理应依据文件的不同特性、重要性、紧迫性和保密程度分类管理，建立健全的文件档案管理体系。
第五条文件资料的归类管理工作应与信息化、便利化、规范化相结合，推动文件资料管理工作的现代化。
第六条文件资料的归类管理工作应定期进行评估和检查，及时纠正和完善工作中存在的问题。
第二章文件资料的归类管理第七条文件资料的归类管理应根据文件的内容、形式、目的、流转等特点进行分类。
第八条对于重要、紧急、机密的文件资料，应建立单独的档案管理系统，并设置专人或专门部门进行管理。
第九条对于普通、一般的文件资料，应建立分类管理体系，将文件资料分为行政、经济、科研、人事、财务、档案等类别，分别建立相应的档案管理档案室。
第十条对于电子文件资料，应建立电子档案管理系统，对电子文件进行分类归档，并设置权限和安全控制措施。
第十一条对于纸质文件资料，应建立智能化的文件柜或文件库，对纸质文件进行分类归档，并设置防火、防潮、防盗等安全控制措施。
第十二条文件资料的归类管理应建立完整的档案管理流程，包括档案的建立、归档、查询、借阅、整理和销毁等环节。
第三章文件资料的归类管理流程第十三条文件资料的建立应按照统一的规范和标准，包括文件的编号、标题、日期、签发单位、责任人等要素。
第十四条文件资料的建立应由文件责任人按照文件管理规定按时、按程拟定、签发、分发、登记，确保文件的真实、完整、准确。
第十五条文件资料的归档应按照文件的分类和编号进行归档，同时建立档案目录和档案登记簿。
第十六条文件资料的查询和借阅应按照设置的权限和规定进行，做到方便使用和监管合理。
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XXXXXXXXX有限公司企业标准
行政管理
文件材料的收集管理
第一条坚持部门收集、管理文件材料制度。
各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知档案室。
第二条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第三条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第四条各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。