供应商管理程序书

1.0目的Purpose：
藉由适切的供应商管理作业程序，以审慎界定选择供应商，并与建立密切之工作关系与反馈作业，确保采购之原料、物料、半成品、成品及服务等符合订购或合约之各项要求，特制订本文件。

2.0适用范围Scope：
向本公司提供产品和服务的组织，包括原物料厂商、委外加工厂商、校正服务机构或运输服务公司等均属之。

3.0权责区分Responsibility：
3.1工程单位:
3.1.1参与新供应商评鉴，资料审核、试作会判；
3.1.2参与供应商年度评鉴(需要工程技术配合时)；
3.1.3供应商设计变更及制程变更审核；
3.1.4检验书/规格书订定。

3.2采购单位：
3.2.1主导新供应商评鉴，资料审核；
3.2.2参与供应商年度评鉴；
3.2.3参与供应商考核(负责交期、价格、服务评分)；
3.2.4供应商设计变更及制程变更审核与回复；
3.2.5将品保/品管单位所开立之表单转发给供应商并跟催其回复；
3.2.6提供订购或和约之规格书给供应商并签订；
3.2.7就供应商其它事宜与其沟通&处置。

3.3品保/品管单位：
3.3.1参与新供应商资料审核与评鉴；
3.3.2主导供应商年度稽核；
3.3.3主导供应商绩效考核(负责质量评分)；
3.3.4供应商异常时开立表单并进行管制；
3.3.5供应商设计变更及制程变更审核；
3.3.6供应商质量管理。

3.4制造单位：
3.4.1委外加工商/外包商审核，试作会判；
3.4.2参与新供应商（与生产直接相关）评鉴；
3.4.3参与供应商年度评鉴(需要生产技术配合时)；
3.4.4规格书订定；
3.4.5生产机台设备商稽核、协助制程能力及规格尺寸之确认；
3.4.6委外加工商/外包商设计变更及制程变更审核。

3.5环安单位：
3.5.1参与新供应商评鉴；
3.5.2参与供应商年度评鉴(需要环安技术配合时)。

3.6法务单位
3.6.1与供应商采购协议书的审核与存档。

4.0通则说明Definition：
4.1供应商之分类
4.1.1一级供应商：其供应之产品或服务会直接影响光洋产品主体之质量特性者，如原
料供应商、产品主体之半成品供应商及委外加工供应商。

4.1.2二级供应商：其供应之产品或服务不影响光洋产品主体之质量特性，但异常仍会
影响客户端者，如物料供应商、气体供应商、外包供应商。

4.1.3三级供应商：其供应之产品或服务间接影响光洋产品主体之质量特性或影响环安
卫者，如校正量测服务供应商、环安服务供应商、分析用品供应商、生产机台设
备商、工程类供应商。

4.1.4四级供应商：其供应之产品或服务不会影响光洋产品主体之质量特性，且非提供
环安服务者，如费用类供应商。

4.2列管供应商：因供应商质量、交期等异常已严重影响本公司正常运营或造成重大损失
者，列入特别管理，称之为“列管供应商”。

5.0内容Content：
5.1新供应商评鉴：
5.1.1时机：新供应商导入及因故于「合格供应商名录」中剔除须重新评鉴之供应商进行
采购行为前或因生产需求急迫采购行为后。

5.1.2新供应商资料提交
5.1.2.1采购单位根据采购需求负责寻找供应商，采购单位与供应商洽谈后可行时应向
供应商索取「营业证」、「税务证」、「许可证」，化学品还需提供「道路运输许
可证」等证件复印件、公司/产品简介等(三级供应商索取营业证明、资质证
明等资料的复印件即可；四级供应商视需求索取资料)。

5.1.2.2采购对上述文件审核通过并存档后，采购单位依原物料规格取得新原物料样
品（主要指靶材原料，其他原物料视需要也可执性），填具「委托申请单」送
工程单位分析，工程单位依『化学实验室分析样品处理作业说明书』填写「委
托测试申请单与测试记录」，送交品管课依照原物料规格进行检验。

品管课测
试完毕后，出具委托测试报告将信息反馈给工程单位，工程单位综合信息出
具材料分析报告并通知采购单位。

5.1.2.3若符合原物料规格，采购单位与供应商洽谈后可行时应向供应商索取相关体系
证书（品保审核&存档）、SGS测试报告（品保审核&存档）、MSDS/材质证明（品
保审核&存档）、签订「RoHS有害物质符合声明书」、「REACH法规高关注物质符
合声明书」、「环境物质状况调查表」（品保审核&存档）、采购协议书（法务审
核&存档）并随附于「供应商资料卡」（采购审核&存档）。

5.1.2.4若不符合原物料规格，采购应视需求确定重新送样(但最多送样次数不可超过
3次)或取消导入该供应商。

5.1.3书面审查
初审通过之厂商，再依厂商提供之相关质量系统认证之证明文件等资料进行书
面审查，视审查结果，决定是否进实地评鉴，对无法进行现场评鉴者，采购应将「供应商/外包商调查评鉴报告表」传至供应商进行书面评鉴。

5.1.4评鉴方式
5.1.4.1实地评鉴：
一级、二级供应商；其它对象如有必要仍可执行实地评鉴。

5.1.4.2不考虑现场实地评鉴之对象（原则上应执行实地评鉴）：
(1)路程比较远,无法实地稽核的 (如:广州、北京等)供应商将会对其考虑进行书
面稽核；
(2)仅为代理商或贸易商(代理国外进口产品)，自己没有制造、生产者。

注：如无法执行实地评鉴须选择书面评鉴或产品评鉴择一进行。

5.1.4.3符合下列任一条件者可采取免评鉴，由采购单位申请登录于「合格供应商名录」
中。

(1)客户指定之供应商；
(2)独占市场或技术者；
(3)本公司之相关企业或同一集团相关企业；
(4)公司经营策略性供应商；
5.1.4.4由于三级供应商为提供服务或生产设备、工程设备，分析用品、量测用仪器
等，故不采取实地或书面评鉴，以审核其营业、资质条件为判定原则。

5.1.4.5四级供应商由采购自主管理，以物美价廉、不影响使用为导入原则，无须
进行实地或书面评鉴。

5.1.5评鉴方法：
5.1.5.1 采购单位应提前5个工作日将「供应商/外包商调查评鉴报告表」发给准备实
地评鉴的供应商，包括评鉴时间、评鉴人员（应根据向本公司供应原物料的
类别确定）等，并与供应商沟通相关事项。

5.1.5.2实地评鉴人员或自评人员都应实事求是的进行评鉴并记录在「供应商/外包商
调查评鉴报告表」（品保单位存档）上并确认其最终评鉴等级，如评鉴合格由
采购单位将其（仅指一级、二级、三级供应商）登录到「合格供应商名录」中。

采购负责将品保记录的「* * *稽核缺失汇总表」发给供应商，供应商应针对
评鉴发现的缺失项进行改善，并于7个工作日内将完成的改善措施及「* * *
稽核缺失汇总表」回传给本公司采购单位，采购单位传给品保单位确认&存档。

5.1.5.3如评鉴为不合格，采购应视需求确定是否要求其限期改善并安排第二次评鉴，
如第二次评鉴仍为不合格则保存相关资料暂停导入。

5.1.6评鉴等级参照「供应商/外包商调查评鉴报告表」中的定义划分，采购应根据新供
应商的评鉴等级进行采购量的控制。

5.2供应商绩效考核：
对于列入「合格供应商名录」的供应商（一级、二级供应商），品管及相关单位应对其进行考核，以严格管控供应商的质量，持续改善，满足本公司的运营需求。

5.2.1品管单位将供应商的来料质量状况统计在「供应商质量统计表」。

5.2.2采购单位将供应商的来料的交期、服务、价格状况填写「供应商交货履历考核表」，
品保单位计算出供应商的季度/年度绩效得分确定供应商的绩效等级，将其考核成
绩登录到「供应商绩效考核汇总表」中通知采购单位，采购应更新「合格供应商名
录」中的供应商等级并通知相关单位，并将供应商的绩效得分通知供应商。

对于绩
效考核等级在D（含）级以下者，供应商应积极改善并在5个工作日内回复「矫正
与预防措施单」，品保单位负责对供应商的改善措施进行确认督导其改善，以达到
切实提升供应商质量之目的。

5.2.3供应商绩效得分共由4部分组成，质量（品管）、交期（采购）、服务（采购）、价
格（采购），计算标准参见附近执行（得分精确到个位）。

5.3供应商年度评鉴
5.3.1时机：品保单位每年4月前据「合格供应商名录」制定「供应商年度评鉴计划表」，
如距新供应商评鉴6个月内无需进行合格供应商年度评鉴，则待下一年度进行。

5.3.2频率：年度内供应商绩效考核均为A级者次年可免稽核（但最长不可超过3年），
年度内供应商绩效考核等级有为B级但没有低于B级者次年可免稽核（但最长不
可超过2年），年度内供应商绩效考核出现B级以下者次年应进行稽核。

采购负责
将供应商年度评鉴的相关信息通知供应商，对于免于稽核的供应商无须填写「供
应商/外包商调查评鉴报告表」。

5.3.3评鉴方法：
参照新供应商评鉴方式进行。

5.3.4供应商年度评鉴不合格者须列管，要求其限期整改并重新进行评鉴（最多不可超过
3次评鉴），或取消其合格供应商资格。

5.4供应商临时评鉴
5.4.1供应商如发生下列情况，应安排临时评鉴以确定其是否符合要求：
5.4.1.1连续2次交货出现异常遭本公司退货拒收得到本公司通知无改善效果者；
5.4.1.2因绩效原因被列管的供应商实施改善后供应商绩效评分等级为“C”者；
5.4.1.3供应商制造地点、制造工艺变更或组织内部出现重大人士变更对质量影响重大
者；
5.4.1.4供应商原因导致我司重大损失者；
5.4.1.5其它严重影响我司正常运营事项者。

5.4.2采购单位负责通知供应商需对其进行临时评鉴，同时在「合格供应商名录」中标明
为“需临时评鉴”。

临时评鉴可参照新供应商评鉴，临时评鉴原则上应采取实地评
鉴，以确实督导供应商达到改善要求之目的。

5.4.3临时评鉴前采购应停止与该供应商合作（单一供应商的除外），对于采取临时评鉴
的供应商其评鉴等级必须在B级(含)以上者才可重新进行采购。

5.4.4临时评鉴方法参照新供应商评鉴方式进行。

5.5列管供应商
符合下列任一情况者得列入“列管供应商”：
(1)供应商季度绩效考核等级为“D”（含）以下者；
(2)年度评鉴等级为“D” 者；
(3)需采取“临时评鉴” 的供应商。

列管时间不宜超过60天。

采购负责通知该供应商已被列管应积极改善，同时在「合格供应商名录」中标明为“列管”。

供应商列管期间采购应暂停或大幅度减少其采购，
品管单位应加严对该供应商的质量检验。

对于“列管供应商”，采购应视需要决定是否请相关人员对其进行适当的辅导以改善质量。

5.6取消合格供应商名录(A VL)的资格：
5.6.1 有下列任一情况者，相关单位（第1、2项由品管单位，第3、4、5项由采购单位）
提出申请取消合格供应商名录的资格：
(1)采取临时评鉴等级为D级的供应商；
(2)列管后季度绩效考核等级为“D”（含）以下者;
(3)现有合格之供应商如连续2年未与本公司发生采购行为，则应予以除名，待有需
要时再重新评估。

如其供应之原物料是本公司连续半年未采购者，则不在此限；
(4)供应商如有重大缺失或虚假行为而严重影响质量情形，经调查属实者；
(5)当供应商发生合并、收购或从属时，应该验证供方质量管理体系的延续性和有效
性，并暂停对其进行采购，需重新评估合格后使得恢复采购。

5.6.2采购单位应5个工作日内更新合格供应商名录(A VL)并通知相关单位，并保存除名
供应商的相关资料信息以便追溯使用。

5.7供应商工程&制程变更管理
5.7.1本公司的所有供应商，包括委外加工/外包商，严禁工程、制程的私自变更。

5.7.2如果供应商因技术改良或其他原因需进行工程/制程的变更，在正式变更前必须向本
公司的采购提出申请，采购将供应商申请变更的具体信息向本公司的工程单位、品
保单位及相关单位（需要其技术支援时）传达，工程、品保及相关单位进行变更可
行性审核，审核结果由采购单位通知供应商。

5.7.3如技术上审核通过，原则上应要求供应商进行变更样品的试做，样品送本公司工程
单位、品保单位及相关单位进行分析验证，如合格则可以通知供应商进行小批量
产，并对变更前后的产品做好区分标示便于问题追溯，如无问题则可批量生产。

5.7.4对于技术上未被审核通过的变更申请则暂停变更的一切事宜。

5.8委外加工/外包商管理
5.8.1由于委外加工直接影响到本公司产品的质量，所以委外加工外包厂的选择应慎重，
采取如下原则：
5.8.1.1非紧急情况者必须进行实地评鉴，且评鉴等级在B（含）以上者；
5.8.1.2必须遵循先试样，试样合格后再进行小批量试产，试产合格后才可以量产；
5.8.1.3选择时可多选择优使用，并有后备外包商，原则上避免频繁更换。

5.8.2采购单位负责寻找外包商并索取建立相关资料，导入评鉴、绩效考核、年度评鉴、
临时评鉴等相关作业可参照本文件上述相关规定执行。

5.9供应商来料异常管理
5.9.1供应商来料已先告知不符合项目，如交期延误但不影响客户交期要求、缺文件、外
观不良、尺寸不良且厂内可轻易自行处理或成份超出采购规格但符合客户规格或成品出货规格下，不开立「进料不良改善通知书」；如来料未告知任何异常项目，并由厂内检出，则开立「进料不良改善通知书」，旨在通知与警告供应商，告知其不可再犯，并要求回复改善措施。

5.9.2进料规格异常且影响本公司产品或符合上述作业之异常其相同异常状况达3次者，
则开立「矫正与预防措施单」要求供应商提出改善与预防再发方案。

5.9.3供应商须于5个工作日内回复「矫正与预防措施单」前4D（含：供应商防堵行动、
发生原因分析），并于15日内回复完整的调查报告及佐证资料。

6.0相关文件Related Document：
6.1化学实验室分析样品处理作业说明书SKQ-LC-GI0018
7.0使用表单/资料Used Form/Data：
7.1表单Form
7.1.1供应商绩效考核汇总表(FESQP-0012-0001)
7.1 2供应商资料卡(FESQP-0012-0002)
7.1.3合格供应商名录(FESQP-0012-0003)
7.1.4供应商交货履历考核表(FESQP-0012-0004)
7.1.5年度供应商评鉴计划表(FESQP-0012-0005)
7.1.6供应商/外包商调查评鉴报告表(FESQP-0012-0006)
7.1.7 * * * 稽核缺失汇总表(FESQP-0012-0008)
7.1.8供应商质量统计表(FESQP-0012-0009)
7.1.9供应商交期异常汇总表FESQP-0012-0010
7.1.10 RoHS有害物质符合声明书（FESQP-0032-0003）
7.1.11 REACH法规高关注物质符合声明书（FESQP-0032-0004）
7.1.12环境物质状况调查表（FESQP-0032-0005）
7.1.13工程委托申请单(FSKD-RC-CC0001-0005)
7.1.14进料不良改善通知书(FESQP-0022-0002)
7.1.15委托测试申请单与测试记录（FSKQ-LC-GI0018-0001）
7.1.16矫正与预防措施单(FESQP-0027-0002)
7.2资料Data：
无None
8.0附录Attachment：
8.1供应商季度绩效评分计算标准
8.1.1
8.1.2交期：满分20分
交期得分＝20*准时交货批数/交货总批数
8.1.5季度绩效得分：上述四项得分加总。

8.2年度绩效得分＝公历年度内各季度的加总平均值。