商业银行业务档案管理办法

商业银行业务档案管理办法

第一章总则

第一条为进一步规范本行信用类业务档案管理，保证信用类业务档案安全、完整，促进各项信用类业务健康发展，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《金融企业业务档案管理规定》、《银行档案管理办法》有关业务规章制度制订本办法。

第二条本办法所称信用业务是指客户在本行的传统信用业务、同业及其他自营投资业务、代客资产管理业务等各类业务中的投融资授信业务1，具体包括：传统信贷授信（包括不限于：各项贷款、票据承兑和贴现、透支、保理、担保、贷款承诺、开立信用证、占用授信的同业业务等本外币表内外信用业务，以及本行接受客户提供保证的信用业务、贸易融资专项授信）、租赁联动业务等本行向集团下属公司推荐的业务、代客资金交易业务、固定收益类产品投资业务2、同业投融资业务及其他占用同业客户授信的同业业务、理财业务、各类衍生产品挂钩信用类标的业务以及其他由本行承担实质风险的业务等。

第三条本办法所称信用类业务档案是指本行在办理和管1现有制度规定可不纳入授信管理的业务除外。

2租赁联动业务指本行分支机构通过金融租赁业务一体化营销推荐给金融租赁有限责任公司的业务。本行向金融租赁有限责任公司、国际信托有限公司、基金管理有限公司等本行子公司推荐的业务纳入统一授信管理。

理上述信用类业务过程中形成的，用以记录和反映信用类业务全过程以及与客户关系的重要文件、凭据、图表、声像，以及通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子档案等。

第四条本办法所称业务经营机构包括分行信用业务经营机构及总行业务部门信用业务经办处室。

本办法所称审查审批部门是指总分行信用业务审查审批部门和处室。

本办法所称放款中心包括分行放款中心及履行放款审核职责的总行部门内设处室。

第五条信用类业务档案管理是本行档案管理体系的组成部分，遵循以下原则：

（一）集中统一管理原则。电子档案由总行办公室集中统一管理，实体档案统一移交总行、一级分行办公室，实行两级集中管理，维护本行档案的完整与安全。因距离太远等特殊困难，分行所辖二级分行档案，经一级分行办公室验收档案保管条件（人员、库房、制度等）合格，并报经总行办公室审核同意后，可作为一级分行的档案分库房。

（二）及时完整、真实有效原则。各级信用类业务档案产生部门应在规定的时间内完成信用类业务档案移交，并对移交前业务档案的真实性、有效性及完整性负责。

（三）保密性原则。信用类业务档案涉及本行商业秘密和客户信息，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员必须严格执行

相关保密制度。

（四）“谁主管，谁负责”原则。本行档案工作以档案安全为底线，各机构主要负责人是第一责任人，对档案安全负总责。

第六条各级机构实施信用类业务档案外包管理时，应严格遵循本行外包安全管理制度，严格审核承包方的信息安全保障能力和资质，严格档案外包安全监控与检查，确保档案外包安全；严禁将涉及国家秘密和本行高级商密的信用类业务档案实施外包。在签订合同协议时，应当明确有关档案安全保管、信息保密和提供利用等方面的责任和约定条款，以保障信用类业务档案的安全和合理合规利用。

第七条信用类业务档案管理包括信用类业务档案收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等。各级机构应加强对信用类业务档案的管理，建立健全相关管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，确保信用类业务档案的真实、完整、可用、安全。

第八条各级档案管理部门应至少配备一名专职信用类业务档案管理人员，负责信用类业务档案的接收、整理、保管和提供利用工作。信用类业务档案管理人员应相对稳定，并熟悉业务流程、档案管理专业知识及具体操作。

第九条本办法适用于本行集团境内外各级机构。

第二章信用类业务档案管理职责分工

第十条总行风险管理部是全行信用类业务档案牵头职能部门，负责牵头制定全行信用类业务档案管理规章制度和标准规

范，并组织实施；协助总行办公室对信用类业务档案管理开展指导、监督和检查。总行条线风险管理部门是所属条线信用类业务档案管理的牵头职能部门，协助总行办公室对条线、分行信用类业务档案管理开展指导、监督和检查。分行风险管理部是分行信用类业务档案的牵头职能部门，协助分行办公室对信用类业务档案管理开展指导、监督和检查。

第十一条各级机构办公室是信用类业务档案的管理部门。各级机构办公室负责对辖内机构实体信用类业务档案的集中统一管理，指导、督促信用类业务档案材料的收集归档工作；负责信用类业务档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用与电子化工作，并对归档后信用类业务档案的规范整理、安全保管和有效利用负责。

第十二条各级信用类业务档案产生部门负责信用类业务档案移交前的收集工作，在规定时限内移交档案，并对移交前档案的真实、完整、有效、安全等负责。

第三章信用类业务档案的内容

第十三条本行在办理和管理各类信用业务中形成的有查考利用价值的文件材料，均属于信用类业务档案的归档范围，包括：

（一）审查审批部门出台的送审规范要求提供的文件材料；

（二）具体信用业务管理办法规定需要提供的文件材料；

（三）审查审批部门在送审过程或审批通知书要求补充提供

的文件材料；

（四）审查审批部门在审批过程形成的文件材料；

（五）本行授信业务放款规范要求提供的文件材料以及放款审批相关材料；

（六）本行业务管理办法要求形成的贷后管理材料；

（七）具有法律效力的催收文件与回执，以及律师的催收法律意见书等材料；

（八）特殊资产在诉讼、存续期管理、处置等环节形成的文件材料；

（九）客户金融信用信息查询及数据报送授权书、征信报告等文件材料；

（十）本行信用业务相关系统在业务办理过程产生的电子文件材料；

（十一）其他关系信用资产安全的重要档案。

第十四条本行信用类业务档案根据客户所属条线、部门不同，分为企业金融信用类业务档案、零售金融信用类业务档案、同业与金融市场信用类业务档案、特殊资产业务档案。

其中，企业金融信用类业务档案包括主体授信档案、信贷业务档案、类信贷业务档案、存续期管理档案。零售金融信用类业务档案包括信贷业务档案、信用卡业务档案、存续期管理档案。同业与金融市场信用类业务档案包括主体授信档案、同业业务档案、类信贷业务档案、存续期管理档案。特殊资产业务档案包括