(完整word版)时间管理理论和方法

、第四代时间管理，StephenR.Covey，《要事第一》
着重便条与备忘录（to-do-list），在忙碌中调配时间与精力。
（没有优先观念，所做的事不符合人生目标，完成的只是必要而非重要的事。）
着重行事历与日程表，强调计划与准备，注意规划未来。
（自制力增强，能未雨绸缪，但做事仍没有轻重缓急之分。）
以GTD为代表，讲求优先顺序，依据轻重缓急设短、中、长期目标，再逐日定实

（过分强调效率，时间崩得很死，使人失去增进感情、满足个人需要的机会，于是许多
）
根本否定“时间管理”，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于

（以原则为中心，着重重要而不紧急事务的完成，强调人比事重要。）
、GTD：Getting Things Done，David Allen，《尽管去做：无压的工作艺术》
的核心理念概括就是必须记录下来要做的事，然后整理安排并自己一一去执行。
的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。

这样，头脑可以不用塞满各种需要完成的


stuff记在Allen称之为“水桶”inbox的地方：
PDA，或者它们的组合。每星期所有的水桶都应该


不把任何东西放回收件箱，如果任何一项
，委托别人完成，或者把它延期，否则，把它存档

任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去做。两分钟是一个分水

对于不能付诸行动的内容，可以进一步
日后可能需要处理以及垃圾类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内
。）

(Next actions)：对于每个需要关注的事项，定好可以实际采取的下一步行动。如：
，下一步行动可能是“给Jim打电话问报告的要求”。完成某个事项，可能会
但其中一定会有需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下
做法是把这些事项根据能够被完成的“环境”整理分类，例如
，“在商场”。
(Projects)：每个需要多于一个实际的行动才能达到的生活或者工作中的“开放式回路”
“项目”，使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目 都有一个下一步的行动进行

(Waiting for)：当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外
就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一

/可能(Someday/Maybe)：这些事情你需要在某个点去做，但是不是马上。例如：“学习
。

的最后一个关键组织模块是归档系统，可以维护一个按照字母顺序组织的归档系统，快

（组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是
而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未
/某天清

单。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟
而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果
那么需要将其细化成具体的工作。GTD对下一步清单的处理
to-do list最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点(context)（电脑旁、
）

那么你的行动和提醒的列表将会变的

GTD要求你回顾所有你比较主要的“行动”,“项目”和“等待”
确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入你的系统，而且所有的事情都更新到
Allen建议制作一个难题档案来帮助你更新你关于主要行动的记忆。
）

GTD系统都是不好用

其实就是两点：
清空你大脑的内存。
把任何任务和项目具体成行动。

苹果应用：《手写便签》，可满足GTD应用各个步骤的需求，其最大的特点是支持手写。便
(可用颜色区分重要程度)、分组管理、日程提醒。
工作流：
、6点优先工作制（价值2.5万美元的时间管理方法），艾维利
1”到“6”标出6件最重要的事情。每天
1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力
2”的事，依此类推……
一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那

、帕累托原则，帕累托
80%的结果几乎源于20%的活动。因此，要把注意力放在20%的关键事情上。

．重要且紧急——必须立刻做。（救火）
．紧急但不重要——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的
（打麻将三缺一）
．重要但不紧急——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖
（比如学习、体检等）
．既不紧急也不重要——有闲工夫再说。（比如娱乐、消遣等事情）
、麦肯锡30秒电梯理论
咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯
“你能不能说一下现在的结果
30层到1层的30

麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归
3条以内。
、莫法特休息法
.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆

（每隔一段时间就变换
）

． 每天计划时间，目标明确。时间要有灵活性，只将50%的时间计划好，其余用来应

． 将事情按优先程度排序，80%的事情只需要20%的努力，而20%的事情是值得做的，

． 做好的事情要比把事情做好更重要。前者是有效果，后者仅仅是有效率，先考虑效

． 区分紧急事务与重要事务，紧急事务往往是短期性的，重要事务往往是长期性的。

、时间管理小结
．和你的价值观相吻合。明白什么是重要的，如何分配时间。
．设立明确的目标。按重要程度排序。
．改变你的想法

。
“这
。当有了动机，迅速踏出第一步是
不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己现在就做你所拖延的事情。每天

．遵循20比80定律

．安排“不被干扰”时间

．严格规定完成期限
:“你有多少时间完成工作，工作就
”
．做好时间日志

．学会列清单
．同一类的事情最好一次把它做完
、时间管理工具
．手写便签
．日事清
．时间表
．提醒事项
．OUTLOOK任务