行政机关公文写作知识

机关实用公文写作要领与要求做好机关工作，“说（讲话）、写（写材料）、做(办事协调)”是基本功。

文字材料是一个单位的脸面。

一个单位的材料写好了，就会成为品牌，既可以给单位赢得知名度，增添话语权、增加影响力，获得上级和兄弟部门更多的物质和精神支持，又能够不断地促进材料写作人员的文化底蕴的积累、思维境界的开阔、认识水平的提高，是个一举多得的好事。

根据本人从事机关文字材料撰写二十四年来的心得和教训，并结合我委工作实际，重点介绍一下有关撰写汇报材料、领导讲话、政策意见和写作信息这四种文体的要领与要求。

所谓“要领”，就是要把握关键、抓纲谋篇，使纲举目张；所谓“要求”，就是提出的具体愿望或条件，希望得到满足或实现。

由于时间有限，只能作高度归纳，不妥之处请大家指正。

一、撰写汇报材料汇报材料，指下级向上级领导机关以书面形式陈述工作情况。

它是上级向下级调查研究、以及和下级官员进行沟通互动的一种重要途径，同时也为上级领导提供了一个考察下级的机会。

对于干部特别是领导干部来说，汇报工作的能力也是一种执政能力。

（一）撰写汇报材料的要领主要有三点：1. 用观点统帅材料。

力求用观点统帅材料，做到主题可以不新鲜，但视角不可不独特。

人的头脑是加工厂，没有材料不行，有了材料要经过加工，要产生观点，用观点统帅材料。

观点，就是视角的捕捉物，是这个材料区别那个材料的独特之处。

作为汇报材料，要有独特的视角，通过观察，形成自己的观点，用观点引发出有声有色的议论。

对今后的工作打算要讲远景，讲可能性。

讲远景，又有高的低的间作比较。

不能只讲一些数字和材料，只谈情况，罗列数据，开材料仓库，而不讲自己的观点，不进行差别分析，总之，材料文风要做到生动活泼。

从根本上说，有材料有议论，关键是要体现出分析问题、解决问题的能力。

一个领导干部汇报工作，不仅要通过丰富生动的材料显示出对工作的熟悉程度，还必须善于发现和提出问题、找到解决问题的办法，显示认识和思考问题的深度和层次，显示把握情况和局势的能力，得出规律性的结论，也为领导在更高层次上的决策提供思想资源。

如果做不到这一点，汇报工作就做不好，汇报者就很可能不是一个称职的领导干部。

2. 给人深刻印象。

力求给人深刻印象，做到内容可以不全面，但细节不可不突出。

千人一腔、万人同调，是汇报材料的大忌。

文件、文章、讲话是意识形态的表现形式，因此，写文章要有三性：准确、鲜明、生动。

世界上味道最好的调料，就是盐。

烹调高手最知道什么时候该放盐。

盐，放早了菜不香；盐，放迟了味道出不来。

细节就是文章里的“盐”，没有细节，材料就会贫血；有了细节，材料的就充满着生机，撩起阅读的兴趣。

可以说，细节的作用就在于它们能够把材料的观点倾向流露的更为自然，更为具体，进而加深材料反映事实的可信任度。

汇报材料重要的是要使人懂。

不仅要让人文字看懂、发言时要让人听懂，还应当尽量用一些工作中遇到的、了解到的直观生动的具体事例来说明自己的观点，做到材料和观点相统一，让听者明白无误地理解清楚汇报人所表达的意思。

有什么办法使人听了不致忘记？首先，开头要鲜明，先声夺人，留下悬念，就连汇报材料的结尾惯有的“要求解决的问题”部分也要表述得精当得体；其次，讲存在的问题，要举事例，不举事例就就空洞，就是要有具体形象，没有具体形象，就没有生命，别人就不易懂；第三，观点要能服人。

能经得起推敲，让领导接受自己的观点，直接影响领导对自身工作的指导。

就我们而言，细节总是扎根在工业生产、经济运行、项目建设、节能降耗、全民创业和企业改革发展的土壤里，但是，如果对所写的对象和情况不十分熟悉，如果在写作过程中对细节的真实问题不予以高度重视，不反复推敲，大而化之，即使是写作高手，也难免会在细节上出现败笔。

成功的细节运用，可以使材料突破一般化、雷同化的框子，写出极具个性化的语言来，让工作汇报这类“官样”十足的材料照样生动起来。

3. 重点突出、要言不烦。

力求做到篇幅可以不求长，但风格不能不鲜明。

语言体现文章的风格，结构体现文章的层次。

篇幅一长，面面俱到，反而重点难以突出，暴露出语言的归纳能力弱，使领导强迫受训，浪费宝贵的时间和精力，因为汇报工作的方法不同而效果也完全不同的事例，并不鲜见，落了个领导不满意、自己更委屈、任务没完成的结局。

所以要对文字不断地进行加工和提炼，去粗取精，去伪存真，“撮其要、删其余，再加润色”，在语言的锤炼上下功夫。

（二）撰写汇报材料的要求情况总是千差万别，谋发展、做工作，不可能千篇一律、一个模式，必须吃透上情，摸清下情，找准结合部，唱好地方戏。

这既是做好各项工作的现实需要，也是写好汇报材料的根本保证。

主要有四点要求：1.吃透上情所谓“吃透上情”，就是要把上级的精神弄明白，研究透。

换句话说，也可以叫认清形势。

因此，要认真学习、准确理解、全面把握中央的路线方针政策和省委、省政府各项决策部署，及时了解上级的最新会议精神和工作动向，了解基本要求，真正领会精神实质、明确主要任务，而不能各取所需、随意曲解、以偏概全，做到材料具有前瞻性；吃透上情，还需要密切关注国际国内的新形势及其变化，也就是说对业务内的各项法规、政策一定要吃得透、拿得准。

例如，中央提出今年下半年经济工作的目标，是要保持经济平稳较快增长，这就传递出一个信号，就是国家宏观经济调控的总目标可能会从“又好又快”向“又稳又好”转变。

所以，我们要多学习、多领悟，才能吃透精神，把握要领。

2.摸清下情所谓“摸清下情”，就是知道基层在想什么，盼什么，反对什么，要求什么。

因此，要深入实际、深入基层、深入企业进行认真细致的调查研究，努力掌握本地区的发展基础、优势条件、制约因素以及当前和未来一个时期的热点、难点问题，掌握企业的愿望、要求和呼声，不断深化对国情、省情的了解和认识，就是对各方面情况要做到胸中有数，使各项工作建立在符合客观实际和客观规律的基础之上。

3.找准结合部所谓“找准结合部”，把握上情，明了下情，就是通常所说的“吃透两头”。

“吃透两头”是写好材料的起点。

上情不清，如同行船失去航标；下情不明，如同射箭没有箭靶。

因此，就是要把党中央、国务院、省委、省政府精神与本地实际紧密结合起来，创造性地提出推动经济社会又好又快发展的思路和办法。

一方面，要善于把上级精神贯彻下去，根据本地区本部门工作实际，进一步研究制定落实上级决策部署的具体目标、任务、要求和措施；另一方面，要善于把基层经验总结上来，尊重基层首创精神，努力从广大人民群众的创造中汲取智慧、实践中寻找答案，并通过总结提炼形成带规律性的东西，用以指导面上的工作。

4.唱好地方戏只有结合得好，工作才能有新意，才能真正抓住事物的主要矛盾，在工作中与时俱进，求真务实，确保各项政策得到贯彻落实，并能给上级提供有价值的参考信息，在一些节点问题取得突破。

（三）撰写汇报材料注意事项撰写材料的人员就是文字美容师。

工作时，就要像美容师打造美女帅哥一样精心打理经手的每一篇材料。

【美女总是“五官精致、身段优美、皮肤白白、头发卷卷”，让人赏心悦目、割舍不下。

写作材料也要如此，要有“闻之如是，也不觉神往”的意念，将材料写出“美女”效应。

】1.标题要醒目。

就是要做到“五官精致”。

大标题、一级标题、二级标题、三级标题就是材料的五官，尤其是大标题和一级标题是材料的眼睛。

眼睛是心灵的窗口，脸是性格的版图，也就是说眼睛是对内心的反映，眼睛会说话，脸就生动起来。

因此，要把最想表达的意思凝练到标题上来，让领导一目了然，准确理解汇报人最想表达的意见。

2.篇幅要得宜。

就是要做到“身段优美”。

最忌开头自然段过长，给人以压抑感。

要注意各个章节的篇幅基本均匀，不要过短也不要过长，要有比例，做到序次分明。

这里要提醒的是写文章有个潜规则，叫“无三不成篇”，就是说写了“一是、二是”，下面就没有了，给人以言犹未尽不完整之感，就是文章的缺憾。

3.印制要清爽。

就是要做到“皮肤白白”。

最忌发生排版、装订、纸张有污迹等低级错误，让领导心生厌恶。

附件编好号码，列一个详细的目录清单。

4.注解要充分。

就是要做到“头发卷卷”。

一般而言汇报材料因为汇报时间有限，篇幅不可能过长，因此，汇报时，还要掌握方法和技巧，要把许多要汇报的内容汇总到附件里去。

这样就必须事先准备领导在听取汇报时，对某一问题突然发问，提出一系列问号，为此，必须未雨绸缪，对领导可能要发问的地方，事先准备时就把原文中的句号，改为问号，特别是有关数字计算、政策出处、外省市县的情况等等，诸如此类，都要做大量详细的注解，细细梳理，条分缕析，条理清晰，以便汇报人从容不迫地对上级领导的发问及时解答释疑。

二、撰写领导讲话领导讲话与汇报材料在内容和形式上密不可分，要注意讲话材料遣词造句的口语化，通过语言的表达方式，使得文字材料“活”起来，让文字材料中要表达的思想更准确、更鲜明、更生动，从而达到获取领导和有关部门重视与支持的最佳效果。

讲话是一种身份、是一种位置感、是代表一种水平，也是一种风格，撰写讲话最重要是要把握好“度”。

总体上与汇报材料写作别无二致，均可参照上述基本内容。

比较特殊的是，写领导讲话要注意把握三个环节：1.给谁写。

世上没有完全相同的两片树叶，人也如此。

领导的人生历练多样、性格和禀赋不同，工作经历和学习专业各异，导致了文风不一。

例如，有的领导性格豪放，感情充沛，最爱用排比句，如波涛阵阵，十分讲究气势和语流的贯通；有的领导性格温和，感情丰富，喜欢观点兼收并蓄、文风四平八稳；有的领导性格内向，感情细腻，用俗话来讲，就是喜欢把豆子磨碎了再吃，非常讲究细节的刻画，生怕漏掉了哪一小点。

给领导写讲话稿，不是自己给自己写文章那样信马由缰，因为讲话稿的所有权是讲这个话的领导的，他要负全责，所以写讲话稿要以领导满意不满意、答应不答应、高兴不高兴作为写作工作的根本出发点，对于写作人员来不得半点任性和自作主张。

时时要有位置感，也就是适合讲话者的身份，这就是度，时时要惦量这个“度”。

首先，必须适应领导的个性。

就像讲方言一样，形成有差别化语言体系。

时间长了，别人一看就知道这个讲话是哪位领导做的；其次，要和领导在思维领域保持交流互动。

所谓“互动”，就是你对问题的认识与想法、写作意图，要让领导知晓；领导的新思维你注意及时领会，有耐心、要用心，只能意会，慢慢久了你就会琢磨出门道，自有心得，你要领会，特别是领导往往比写作人员了解上面的政策多，掌握的动态新、收集基层的情况详，如果写作人员跟不上领导的思维，情况已经变化了，你还在用老一套，领导就会不满意，自己的那些锦绣文章就像“草丛里的葫芦，没见着阳光就老了”，费了九牛二虎之力都成了无用功。

互动，对于写好材料非常的重要。

因此，一定要注意及时向领导汇报你的最新思想动态，不能拖太长时间，领导表面不说，其实都放在心上。

第三，根据领导修改意见，反复修改。