会计档案管理办法修订说明

附件1：

会计档案管理办法修订说明

《会计档案管理办法》（以下简称《办法》）是1984年财政部、国家档案局联合发布的，1998年进行了第一次修订。《办法》的制定和实施对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地为经济建设服务发挥了积极作用。随着社会主义市场经济的发展，尤其是会计信息化水平的不断提高，对会计档案管理工作提出了新的要求，也为会计档案实施电子化管理提供了重要机遇和保障。部分单位在会计档案电子化管理方面进行了积极探索，积累了宝贵经验。为规范电子会计档案管理，提高会计档案管理工作水平，财政部会计司会同国家档案局有关部门从2010年10月起，共同研究会计档案电子化管理的有效方式，考察了部分企业实施会计档案电子化管理的现状，听取了部分地方会计管理部门和企事业单位的意见。在此基础上，我们在《办法》修订中增加了电子会计档案管理的有关内容，并对《办法》其他内容进行了修改、完善。

一、规范电子会计档案管理的必要性和可行性

（一）信息技术的应用和电子商务的发展改变了会计信息的

产生、传递方式。会计档案管理是会计基础工作的重要内容，会计档案信息化也是会计信息化工作的重要组成部分。随着企业信息化水平和精细化管理程度的日益提升，信息技术在会计工作中的广泛应用，越来越多的凭证、账簿、报表等会计信息以电子形式产生和传递。如在ERP系统中，记账凭证可由会计人员根据审核后的报账单及所附的原始凭证产生，也可由业务部门将生产经营中产生各种原始数据录入系统，系统将根据初始定义和模板自动形成相应的记账凭证，整个过程全部由系统自动完成，不需要会计人员干预。会计账簿也是由系统通过逻辑计算自动生成。企业从外部获取的会计资料也越来越多地表现为电子形式，如企业通过与银行建立银企直联，银行接受支付指令进行支付，支付成功后银行生成电子回单，企业借助直联支付流水号通过银企直联系统直接获取，网上银行电子回单采用验证码、电子印章技术，以确保电子回单的唯一性和有效性。

（二）数量庞大的电子会计凭证需要打印、整理、归档，会计档案管理工作面临全新挑战。原《办法》规定“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案”。对于大中型企业来说，随着经营规模和业务范围的不断扩大以及经营管理对会计核算多维信息需求的增加，需要归档保存的会计资料数量大幅上升，档案管理工作面临全新挑战，迫切需要对会计档案保管形式进行变革。以某央企所属广东省公司为例，该公司一年打印的记账凭证约1000万张，明细账、总分类账、现金日记账和银行存款日记账约500万张，合计约1500万张，以平均保存15年测算，15年的周期内需保管的档案数量约为2.25亿张，相应的纸张和耗材成本约370万元，此外，需要配备15名人员对打印出的记账凭证、原始凭证和各类账簿进行分类、整理、匹配、装订和保管，并需要约3000平方米的场地对档案进行保存，带来大量的人员、场地、设备、能源等支出负担。

（三）会计档案电子化管理的外部政策环境和法制环境基本成熟。首先，《中华人民共和国国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要》提出，要树立绿色、低碳发展理念，以节能减排为重点，健全激励和约束机制，加快构建资源节约、环境友好的生产方式和消费模式。会计档案采用电子化管理符合我国提出的绿色低碳的政策要求。其次，《中华人民共和国电子签名法》（以下简称《电子签名法》）第三条提出“当事人约定使用电子签名、数据电文形式的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力”、第十四条提出“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。《电子签名法》确立了电子签名的法律效力，满足规定条件的电子会计凭证具有与纸质会计凭证同等的法律效力。第

三，电子档案的规范文件和标准已经或即将陆续出台。《全国档案事业发展“十二五”规划》将档案信息化基础建设（包括档案数据库管理系统、电子文件归档管理系统、电子档案移交管理系统、数字档案信息发布利用系统）作为重点工作。2009年中办、国办印发的《电子文件管理暂行办法》规范了电子文件的管理。此外，《电子档案移交与管理办法》、《电子文件归档与管理规范》等一系列配套文件和国家标准预计年内陆续出台，将为会计档案电子化管理提供依据和指导。

（四）信息技术的日趋成熟为会计档案电子化管理提供了有力支持。一是构建独立的电子档案系统，可有效解决电子档案的可读性问题。电子档案系统通过与关联系统建立接口汇集各类账、证、表的信息，不同格式（包括word、excel、jpg、pdf、压缩文件等）的纸质会计资料可以通过影像自动转换技术，自动转换为统一的影像图片格式（jpg），电子档案系统可以提供统一的调阅界面，信息使用者根据权限通过电子档案系统查看，各类电子会计数据可不依赖于核算系统或其他系统独立存储于会计档案系统，有效解决了电子会计档案的可读性问题。二是采用标准条形码及检索技术可实现会计档案的快速定位与匹配检索。如利用标准条形码技术，建立各类凭证之间、纸质凭证与电子凭证之间的关联性。报账发起，形成报账单条码信息（即原始凭证条码）；记账凭证生成，同时形成记账凭证条码；电子会计凭证归档，形成案卷条码和档盒条码，通过条码建立原始凭证、记账凭证与档盒之间的一一对应关系，保证关联性。同时，纸质会计档案归档也根据形成的条形码由会计档案系统进行扫码记录并自动配位，实体档盒按系统配置的库位上架，保持实体档案盒所在库位与系统库位的一致性，所有入库、借出、归还、移交均通过条码管理，实现电子化动态库位管理。三是采用主流技术和严密的权限管理可保障数据的安全。如目前市场广泛应用的RAID 5磁盘阵列，磁盘在使用过程中若有损坏，可以实现动态更换。由于是冗余存储，磁盘更换过程中数据不会丢失。如全球主流数据库SAL SERVER不会因为系统版本升级导致历史数据不可读，在意外死机时仍能够恢复死机前的所有数据，并能保证档案信息在脱离源数据系统后仍可在会计档案管理系统随时读取。如对电子数据访问进行严格授权，只有授权用户才能访问特定的档案信息，通过实时记录和分析用户对档案的操作行为，保证授权用户的规范化操作。如可通过实施数据备份安全控制，定期对系统数据库进行热备、增备、全备，构建会计档案系统的异地容灾系统，降低自然灾害造成的计算机破坏而引起数据丢失的风险。

二、修订的主要内容

（一）会计档案的定义

根据中办、国办印发的《电子文件管理暂行办法》及《电子档案移交与管理办法》（送审稿）中关于电子文件和档案的有关规定，《办法》重新定义了会计档案的概念：会计档案是指各单位在进行会计记录和反映单位经济业务过程中形成或接收的，具有保存价值并归档保存的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的会计文件。

（二）会计档案的范围

1.按照《会计法》的规定，明确了会计凭证、会计账簿、财务会计报告的范围。同时，在其他会计资料中，增加了年度内部控制评价报告和内部控制审计报告，并将“其他应当保存的会计核算专业资料”修改为“其他具有保存价值的会计信息记录”。

2.明确“原始凭证、年度财务会计报告及其审计报告、年度内部控制评价报告及其审计报告、会计档案保管清册和会计档案销毁清册等具有永久保存价值或者其他重要价值的会计文件，必须以纸质形式或者微缩制品保存”，提出“有条件的企业可以通过计算机等电子设备管理会计档案”。

3.明确具备以下条件的单位可以采用电子会计档案替代纸质会计档案：一是配备了适用的电子档案管理系统，能够通过电子档案管理系统快速、方便地查阅相关数据，并与相应的纸质档案建立了关联关系；二是配备了电子会计档案管理机构或人员，负责电子会计文件的