记录控制流程
质量体系记录控制程序
质量体系记录控制程序一、背景介绍质量体系记录控制程序是为了确保企业质量管理体系的有效运行和持续改进而制定的。
该程序旨在规范和控制质量体系中的各类记录，包括但不限于质量检验记录、质量问题记录、质量改进记录等，以确保记录的准确性、完整性和可追溯性。
二、目的该程序的目的是确保质量体系记录的规范化管理，以提高质量管理的效率和效果。
通过制定明确的记录控制流程和要求，能够保证记录的准确性、可靠性和可追溯性，为质量管理决策提供可靠的数据支持。
三、适用范围该程序适用于企业内所有与质量管理相关的部门和人员，包括但不限于质量部门、生产部门、采购部门等。
四、定义1. 质量体系记录：指与质量管理相关的各类记录，包括但不限于质量检验记录、质量问题记录、质量改进记录等。
2. 记录控制：指对质量体系记录的管理和控制，包括记录的创建、修改、审批、发布、存储、保管、检索和销毁等环节。
五、程序内容1. 记录的创建与修改a. 创建记录：记录的创建应由负责人或指定人员完成，确保记录的准确性和完整性。
b. 修改记录：如有需要修改记录，应经过相关人员的审批，并记录修改的原因和日期。
2. 记录的审批与发布a. 审批记录：记录的审批应由相应的负责人或指定人员进行，确保记录的合规性和可靠性。
b. 发布记录：经过审批的记录应按照规定的发布流程进行发布，确保相关人员能够及时获取到最新的记录。
3. 记录的存储与保管a. 存储方式：记录应以电子形式和纸质形式同时存储，确保记录的安全性和可靠性。
b. 保管责任：负责人应指定专人负责记录的保管工作，并确保记录的完整性和可追溯性。
4. 记录的检索与销毁a. 检索记录：记录的检索应方便快捷，负责人应制定相应的检索流程和要求，确保记录的及时查找。
b. 销毁记录：根据相关法律法规和企业规定，对于不再需要的记录应按照规定的销毁流程进行销毁，以防止信息泄露。
六、记录控制的责任与义务1. 负责人应确保记录控制程序的有效实施，并定期进行评估和改进。
生产管理-质量管理过程记录控制程序
质量管理过程记录控制程序责任部门有关部门综合部有关部门有关部门有关部门记录控制流程图流程描绘成立记录清单确认记录形式、存案、表记使用记录采集编目1备注1《记录归档及处有关部门有关部门归档2借阅并记录能否超出有效期N理登记台帐》2《借阅登记台帐》1Y有关部门销毁并记录1.目的成立并保持质量管理系统记录的控制要求，以保证能够供应产品切合规定要乞降质量体系有效运转的凭证及其追忆。
2.合用范围合用于质量系统运转中产生的记录，包含来自供方和顾客指定的记录。
3.职责3.1 综合部是记录的归口管理部门，负责拟订记录的编码规则及管理系统文件记录的审定和成立。
3.2 各职能部门负责本部门记录的控制和管理。
4.工作程序及要求4.1 记录清单成立、存案、表记4.1.1 各部门依据质量管理过程的需要成立记录清单。
清单中要明确记录的名称、编号、保存部门、保存限期，并经部门经理审批。
4.1.2 综合部对各部门制定的记录形式和内容进行审查，各部门经理同意，保证切合质量管理系统规定要求。
4.1.3 各部门把经过审批的记录清单、记录和空白表格报综合部存案。
4.1.4 综合部对记录空白表格赐予文件编号，详细编码规则以下：SJ/JL —×××—×/×版本 /改正状态记录编号企业及记录的拼音缩写4.2 记录的使用4.2.1 各样记录要有记录人、审查人、记录时间、地址、内容等。
4.2.2 记录应做到笔迹清楚，记录的事实或数据正确、完好，不得任意涂改。
如需要改正时采纳划改，划去原文后写上改正内容，改正人署名。
4.2.3 记录表单要依据规定的格式进行填写，不用填写处要用“/”划去，不可以留有空白。
4.3 记录采集的内容各部门依据其职能，确立、准备和采集以下记录（记录能够是任何媒体形式，如拷贝或电子媒体）：a.管理评审、合同评审、产品审查、工艺审查的有关记录；b.过程设计的输入、输出、评审、考证、确认、改正的有关记录；c.供方评论记录及合格供方的质量记录；d.有可追忆性要求时，产品独一性表记的记录；e. 设备、设备、工装、环境、安全、过程控制的有关记录；f. 对过程、设备、人员的判定记录；g.进货、过程、最后查验和试验的记录（包含退步放行记录）h.查验、丈量、试验设备的校准检定记录；i.不合格品控制的有关记录j.连续改良、纠正举措和预防举措的有关记录k.内部质量系统审查结果及纠正举措考证记录；l.各样培训记录；m. 与服务有关的记录；n.与统计剖析有关的记录；o.搬运、储存、包装、防备、交托有关的记录；p. 来自供方的质量记录和顾客工程规范的质量记录；q. 靠谱性剖析、考证记录；r. 其余质量活动达成后的记录或所达到的结果的记录；s. 对顾客或供方的 PPAP 有关记录；t.知足法律法例和顾客要求的记录；u.效益、效率、成真有关记录。
公司记录控制工作程序
公司记录控制工作程序1. 引言公司记录控制工作程序是指在公司运营过程中对各种记录进行管理、归档和控制的一套标准化程序。
通过建立记录控制工作程序，可以确保公司记录的完整性、准确性和可追溯性，为公司的决策和业务运营提供有效支持。
2. 目的公司记录控制工作程序的目的是确保记录的可靠性、完整性、保密性和可用性，以满足公司运营、法律合规和信息安全的要求。
3. 范围公司记录控制工作程序的范围包括但不限于以下内容：•公司内部各类文件、合同、协议、报告等文件的管理和归档•公司会议记录、工作日志、工作报告等日常记录的管理和存档•公司客户资料、员工档案、财务数据等重要信息的管理和保密控制4. 组织和责任公司记录控制工作程序的实施由记录控制小组负责，该小组由跨部门的成员组成。
该小组的主要责任包括：•制定和修订记录控制工作程序，并确保其与相关法规和标准的一致性•指导各部门在实施过程中遵循记录控制工作程序•监督记录的建立、归档和销毁过程，以确保其符合要求•定期组织记录的审查和评估，以进行必要的改进5. 记录的管理流程为了实现记录的有效管理，公司记录控制工作程序包括以下流程：5.1 记录的建立•各部门根据业务需要和工作流程，建立相应的记录，包括文件、报告、合同等•记录的建立应遵循一定的格式和规范，并确保记录的完整性和准确性•建立的记录应及时归档，以便后续的管理和使用5.2 记录的归档和保管•归档是指将记录按照一定的分类和编号规则进行存储和管理•归档应该确保记录的易找性、可读性和保密性•归档的责任由相关部门或指定的记录管理员来执行，记录管理员应定期检查和维护归档系统的可用性和完整性5.3 记录的使用和查阅•工作人员需要按照授权和审批程序来使用和查阅记录•使用和查阅记录时应确保记录的完整性和准确性，并遵循相关的保密措施•记录的使用和查阅应有明确的目的，并记录相关的操作信息和审批信息5.4 记录的销毁•已达到保管期限或不再需要的记录应进行销毁•记录的销毁应确保其不可恢复，并遵循相关的法规和标准•记录的销毁应有相应的审批和记录，以确保其合规性和可追溯性6. 控制措施公司记录控制工作程序需要采取一系列的控制措施来确保记录的安全和可靠性，包括但不限于以下措施：•记录的访问控制：通过权限管理和身份认证机制，限制记录的访问权限，并记录相关的访问日志•记录的备份和恢复：定期备份重要记录，并建立相应的恢复机制，以防止数据丢失•记录的加密和传输：对于涉密信息，应采用加密措施保护其安全性，并使用安全的通信渠道传输•记录的保密措施：建立保密协议和保密控制措施，限制记录的泄露和非法使用•记录的审计和监控：通过审计和监控系统，对记录的访问和使用情况进行监控和审计，及时发现和处理异常情况7. 变更管理和持续改进为了适应公司运营的变化和不断提高记录管理的水平，公司记录控制工作程序必须进行变更管理和持续改进。
质量管理体系文件：记录控制程序
记录控制程序1目的对记录进行有效控制和管理，以便为产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行提供实证，为质量跟踪、质量改进提供分析依据，特制定并执行本程序。
2范围本程序适用于公司质量管理活动和质量管理体系运行的相关记录。
3职责3.1行政部负责《质量管理记录清单》的编制、下发工作，指导各部门建立、保存和管理有关的记录。
3.2各责任部门负责按《质量管理记录清单》做好本部门记录的标识、保管、使用和销毁工作，并编制本部门记录清单，并对各自管辖范围内的记录的格式、正确性和完整性负责，并进行控制。
4工作程序4.1记录的建立和编号4.1.1记录所用的格式由各使用部门编制，经部门负责人审核后，报行政部审批。
行政部对各部门上报的各类记录进行确认、分类、统一编号、备案并规定保管期。
特殊情况下需要时也可采用其它格式或随机记录，但必须在行政部登记备案；行政部负责编制公司质量管理记录的总清单，各部门负责编制本部门质量管理记录的清单。
4.1.2各部门的记录格式需要增加、修改或作废时，应及时通知行政部登记备案。
4.1.3记录的编号按照《文件控制程序》4.3条规定执行。
4.1.4质量记录的各责任部门应按质量记录范围、类别或时间顺序收集整理质量记录，编制目录清单，应做到易于识别，便于检索，并定期归档保存。
4.2记录表格的印制质量管理体系文件规定的记录表格及各部门自用的记录表格均由行政部负责印制（用量小的表格使用部门按标准表格可进行打印或复制）。
行政部必须及时承制或委外印刷，满足各部门的使用要求。
4.3质量记录的填写4.3.1按质量记录设置的项目逐项填写，不得缺项。
某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。
4.3.2记录人员必须真实、及时记录各类质量活动和结果，不得后补、伪造、随意涂改，确认记录有误可采用“划改”的方法，在原有记录相应处进行划改。
即在原有文字或数据上划两道横线，并在划改附近适当位置写出更改后的内容，划改后由划改者签名或盖章并写明日期，以明确更改人和修改日期。
记录控制程序
记录控制程序对与产品质量安全有关的文件及资料进行控制，确保与质量安全活动有关的场所和人员使用的文件均为有效版本；对提供产品符合要求和质量管理体系有效性记录进行控制，确保必要时提供证据和实施分析追溯，也是持续改进的依据。
2.范围：适用于本厂产品质量安全有关的所有文件及记录，也包括适当范围的外来文件及来自供方的适当经证实无误的记录。
3.职责：3.1公司综合部就是文件掌控的主管部门，负责管理掌控质量安全文件的审核、派发、采用和修改。
文件的采用部门和持有者主办，负责管理其采用的文件的保护和看管。
3.2公司生产部是记录控制的主管部门，负责质量体系记录的标识；其它部门负责相关质量体系的记录、保管、归档、和处置。
3.3我厂质量管理部为记录控制部门，负责产品检验、试验机生产过程的记录、保管、归档和处置以及来自供方质量记录的保管和归档。
4.程序：文件控制程4.1文件控制程序流程图-1-14河北卓越电气有限责任公司质量记录控制程序文件编号修正状态hfc-0807-2021014.2文件编制：4.2.1文件的分类：按具体内容分为以下三类：（1）质量手册（2）程序文件其中：包含一级文件（hf―01―年份至hf―15―年份）二级文件（hfc―01―年份至hfc―08―年份）（3）企管文件（包含公司及各厂的管理文件）（4）外来文件4.2.2文件的编制与审批（2）程序文件中的一级文件的基本建设由我厂明确提出建议，公司生产部审查，公司主管领导核准；二级文件的基本建设由我厂质量员明确提出建议，厂主管领导审查，厂长核准。
4.2.3文件的编号（1）质量手册编号：hf―c―年份（2）程序文件-2-14河北卓越电气有限责任公司质量记录控制程序文件编号修正状态hfc-0807-202101质量安全体系程序编号：hf―01―年份质量管理工作手册编号：hfc―××―年份质量记录表格编号：hf―01―××―年份4.3文件的派发质量手册及程序文件的发放，由公司生产部填写《文件发放登记表》编号：hf―01―b―年份后，由公司综合部负责发放并存档一份。
管理体系记录控制程序
管理体系记录控制程序管理体系记录控制程序是指为了确保管理体系文件的有效性和一致性而制定的一套程序。
它包括管理体系文件的编制、审查、核准、发布、存档、修订和废止等流程，旨在确保管理体系文件的正确性和时效性，从而提高组织的管理效能。
首先，管理体系记录控制程序的编制应符合国家相关标准和法律法规的要求，同时结合组织实际情况进行适当的调整和补充。
编制程序应明确人员职责和权限，确保各部门的合作和协调。
程序中应包括管理体系文件的命名规则、编号规则、文档格式以及编制要求等详细事项。
其次，审查环节是管理体系记录控制程序的关键环节。
在该环节中，应有专门的审核人员对文档进行审核，确认文档的正确性和符合性。
审查人员应具备相关的知识和经验，能够辨别错误和不合规的部分，并提出合理的修改建议。
同时，审查人员还应注意文档的格式和排版，确保文档的易读性和美观性。
核准环节是对已经审查通过的文档进行最后的确认和批准。
核准人员应履行其职责，核实文档已经符合要求，如有需要可以与审查人员进行沟通，确保文档的准确性和完整性。
核准人员还应查验文档编号、文件名和版本号等信息，并对文档进行签字、盖章和日期确认。
发布环节是将已经核准通过的文档正式发布给相关人员的过程。
发布人员应确保文档的正确性和完整性，将文档以适当的方式发送给相关人员，并告知相关人员如何获取和查阅文档。
同时，发布人员还应在文档管理系统中进行相应的登记和记录，确保文档的追踪和可查性。
存档环节是管理体系记录控制程序的一项重要环节。
存档人员应对已发布的文档进行归档，确保文档的安全和可检索性。
存档人员还应制定相应的存档规定和标准，包括文档的存放位置、存储介质、保存期限等事项，并定期进行归档检查和更新。
修订环节是管理体系记录控制程序的持续改进环节。
修订人员应根据管理体系文件的实际应用情况，及时对文档进行修订和更新。
修订人员应具备相关的知识和经验，确保文档的正确性和有效性。
修订人员还应与相关人员进行沟通和协调，确保修订的及时性和一致性。
记录控制程序
记录控制程序1.目的规范记录的管理，客观、真实、准确地反映质量活动和质量环境职业健康安全管理体系的有效运行，为质量环境职业健康安全管理体系的运行和工程质量的可追溯性以及为采取纠正、预防措施提供依据。
为质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行提供证据。
2.范围本程序适用于与产品和质量环境职业健康安全管理体系运行相关的记录，以及来自供方的记录。
3.职责3.1办公室是记录控制的归口管理部门，负责记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处理的控制。
3.2各部门负责与本部门有关的记录的填写、收集、保存和移交。
3.3项目经理部负责有关工程施工、质量检验、物资验证记录的填写、收集、保存和移交。
3.4记录表式草案，由归口部门负责提供。
3.5新编表式草案，经本部门负责人审核报办公室批准后使用。
3.6记录的填写人员，对所记录的每一个数据、文字负责。
4.工作程序4.1记录控制流程图4.2记录的填写、标识、分类和编目。
4.2.1记录应按要求及时填写，字迹清晰、数据准确、内容完整、不应涂改，文字表达准确、简练，易于识别，签字手续齐全，如填写有误，可予更正，更正后应由更正人签字盖章。
4.2.2记录分为两大类：4.2.2.1质量环境职业健康安全管理体系运行中要求的记录，包括管理评审、内部审核等过程中所要求的记录（见附录）；4.2.2.2日常生产运行中为保证产品质量要求的记录，如工程档案资料及项目施工建设中建设单位、监理单位、质监站、各主管部门发来项目质量管理方面的通知或记录性文件等。
4.2.3为保证记录具有唯一的标识，每一记录表式均应有唯一的编号，编号由办公室按《档案管理办法》的相应编号确定。
同时，依据相关部门提供的记录表式，编制表式汇编，分发到各相关部门使用。
4.2.4已归档、立卷的记录表式编号确需更正的，应提出申请，经原审批人审批后，到办公室办理更正手续，办公室给予新的编号，并通知相关部门。
4.3记录收集、归档、贮存和查阅。
记录控制程序(1)
4.3.1各种记录按规定的内容、格式填写，并要求字迹清晰、内容真实、准确、完整。
4.3.2正式的记录不可用铅笔、红笔填写，应使用蓝色、黑色笔芯的笔填写，审查前可使用划线修改表示，但修改处重要数字，例如：数量、金额、日期、判别等，应由修改者签名或盖章，并注明更改日期方可生效。
4.3.3记录需要发到相关部门传阅时，相关人员可在相应位置（如背面等）签名表示已阅览。
品质部/工程部
品质部
各部门
相关责任人
各部门
各部门
各部门
各部门
《受控文件清单》
《记录查阅申请表》
《记录销毁清单》
4.4记录的收集与归档：
4.4.1记录做成部门负责收集、整理本部门做成的记录。
4.4.2记录的贮存应便于存取和检索。保存期内的记录，应防止损坏、变质和丢失，应有防潮、防腐措施。
4.5记录的查阅：
4.5.1公司内部人员查阅记录，由查阅人填写《记录查阅中请表》，经记录管理部门负责人批准。
4.5.2顾客查阅记录，在合同规定的范围内，由顾客填写《记录查阅申请表》，经记录管理部门负责人批准。
1.1.4审批：记录的编号执行《文件控制程序》的有关规定，记录格式、内容及标识，与文件一同批准，审批后的记录报品质部备案保存，另外品质部须编制《受控文件清单》。
1.1.5发放与回收：各部门应根据该表格的使用量来决定以何种方式（厂内复印或外协印刷）满足要求，若需印刷则应明确印刷份数及次数，表格随相应部门文件发放和回收，由使用部门控制使用数量。
超过保存期需要销毁的记录，由记录管理人员填写《记录销毁清单》，经记录管理部门负责人批准后由记录管理人员销毁。
5.相关文件：
5.1《文件控制程序》
记录和记录管理控制程序(三篇)
记录和记录管理控制程序1目的本程序用于标识、保存和处置职业健康安全记录，为职业健康安全管理体系的有效运行提供真实的证据和信息。
2范围适用于本矿与职业健康安全管理体系相关记录和管理。
3职责3.1企管科是职业健康安全记录的主管部门，负责记录的管理和监督检查。
3.2各单位负责本单位记录的填写、收集、保管、标识和管理。
4工作流程4.1记录表格的设计与要求4.1.1记录表格的内容应与职业健康安全管理体系文件协调一致，接口清楚。
4.1.2记录表格由记录产生部门设计整理。
必要时，在某些较复杂的记录表格中要有填写说明。
4.13记录表格由记录产生部门负责人审批，多部门使用的由业务归口负责人审批。
4.1.4记录表格编号按《职业健康安全管理体系文件编号规则》执行。
4.2记录的填写、收集、整理4.2.1记录必须用钢笔填写，做到内容真实、准确、完整、清晰，填写及时。
表格中的所有项目必须按规定填写。
4.2.2职业健康安全管理体系运行过程中形成的记录，由记录产生部门指定人员收集、整理。
4.2.3记录一般为文字记录形式，也可以采用磁盘、电子媒体或其他媒介等。
4.3记录的贮存和保管4.3.1记录由产生部门保存，填写人记录完毕定期交付保存者。
4.3.2记录保存者确保收集记录的连续性，不得缺损和丢失。
4.4记录的查阅外来人员查阅记录，须经管理者审批后方可进行。
4.5记录差错的修正和空格的要求4.5.1当记录存在笔误和计算差错时，只允许划改（在差错处划一道横线），并在修正处加盖修改人员印章或签名。
4.5.2当有空格时，应在空白处划一道斜线/表示此处无内容。
4.6表格的修改，4.6.1当表格不能满足要求时，记录产生部门应重新设计表格，并执行4.1条款。
4.6.2新表格到位后，表格发放部门应将作废的表格收回处理。
4.6.3每月5日前表格发放部门将新增表格和作废表格清单上报企管科。
4.7记录的处理记录超过保存期，由保管部门列出清单，填写《记录处理申请单》，由企管科批准后，处理如下：4.7.1需留着参考的，在记录的首页上加盖作废印章，分开保存。
记录控制程序
记录控制程序1 目的通过对质量、环境、职业健康安全管理体系记录进行控制和管理，为质量、环境、职业健康安全管理体系符合标准要求、法律法规要求及有效运行提供客观证据，为产品质量及环境改善、职业健康安全管理采取纠正及预防措施提供依据。
2 范围适用于本公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行的所有记录。
3 术语解释记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，如成品检验记录、内部审核记录、管理评审记录等，记录应保持清晰，易于识别和检索。
4 职责4.1 品控中心文控室负责对公司所有记录表格进行汇总及保存各部门的《记录报表清单》。
4.2 各部门负责设计出本部门的记录表格，建立本部门的《记录报表清单》，负责本部门记录的收集、归档、标识、贮存、保管、检索、保留期限和处置等工作，并保证记录存放整齐、标识准确，防止损坏、变质、丢失，若发现失落应及时补上或修复。
5 工作程序5.1 各部门根据本部门的需要以及《文件管制程序》对表单的要求设计出本部门的记录表格，经部门主管审核后交文控室，文控室将表单编号登录在《文件管理总清单》，同时将表单受控后发受控表格至各使用部门，正本表单留文控室存档。
各部门的记录表格内容若有变动，经部门负责人批准后，立即将记录表格交文控室备案。
5.2各部门的记录资料汇总登记在《记录报表清单》中，最少保存两年，若有需求要延长保存时间，提交申请经管理者代表批准后，在《记录报表清单》中另行规定。
各使用部门每月月底根据实际情况更新《记录报表清单》，并提交至文控室。
5.3 文控室根据各部门所提交的《记录报表清单》，进行综合汇总及保存。
5.4 记录表格的编号，参照《文件控制程序》执行。
5.5记录的填写，公司各部门必须按以下规定填写记录：5.5.1记录必须及时、准确、真实、清晰。
5.5.2不得使用铅笔，必须用不易擦写的记录笔。
5.5.3用统一、规范、合理、受控的记录表格。
5.5.4字迹清晰，不能随意涂改，没有发生的项目记“无”或作“∕”标记，有关记录人员应签全名，确保记录能够容易识别。
记录控制程序
记录控制程序1. 目的为了对与质量体系、其它体系等及产品控制有关的记录进行管理，为评价质量管理、其它体系运作及产品控制提供客观依据，以证明其具有持续有效性和产品符合法律法规，特制定本程序。
2. 范围适用于公司所有与质量管理体系、其它管理体系等及产品控制运作有关的资讯记录。
3. 定义记录：证明满足要求的程度，或为管理体系要素运行的有效性，提供客观依据（如：检验和测试结果、内部审核结果、主文档记录等），以便于采取证实、可追溯性、纠正措施和预防措施，并据以衡量体系运作的有效性。
4. 职责4.1 质量管理部负责质量记录编号的控制，并编制质量记录清单。
4.2各部门做好本部门质量记录的编制、使用、收集整理和保管。
5. 程序5.1记录的标识5.1.1记录用唯一的编号予以标识，便于查阅。
5.1.2记录的编号方法规定如下：XW-SC-001-A01版本号表单序列号部门代码公司代码5.1.3记录序号代码由至少3位组成，由001，002------999↗5.1.4 文件版本号正式发行后的新文件版本号为01，每更新一次递增一，依次为02，03等。
5.2 记录的编号、检索、保护和保存期限5.2.1质量管理部负责记录的编号控制管理，收集保存与产品质量和过程相关的记录样张并编制“受控文件清单”，清单至少包括记录名称、记录编号和版本号、受控日期、发行日期、作废日期。
5.2.2各使用部门指定专人根据记录清单、分类存档，各部门的记录应按照时间和记录名称分类整理、标识和存放，根据产品实现到交付的流程和可追溯性的范围确定质量记录的关联性，便于存取和检索、查阅。
5.2.3记录的保管场所干燥、通风和安全，防止记录受潮、霉变、虫蛀、丢失。
5.2.4如记录和凭证是机密的，应做好标识并上锁保存，由专人负责管理，不得随意外传。
5.2.5记录的保存期限至少相当于公司确定的产品保质期限，与产品相关的各种记录保存期限为产品失效后1年，确保在合同有效期内，质量记录可提供顾客查询。
质量体系记录控制程序
质量体系记录控制程序引言概述：质量体系记录控制程序是组织内部用于管理和控制质量体系文件和记录的一套规范和流程。
它的目的是确保质量体系文件和记录的准确性、完整性和可追溯性，以满足组织的质量管理要求和法规要求。
本文将详细介绍质量体系记录控制程序的五个部分，包括文件标识与版本控制、文件访问与分发、文件存档与保管、文件修订与变更控制以及文件销毁与清理。
一、文件标识与版本控制：1.1 文件标识：每个质量体系文件都应该有一个唯一的标识符，以便于识别和管理。
标识符可以采用文件名、编号或其他形式，但必须明确、简洁且易于理解。
1.2 文件版本控制：质量体系文件应该有明确的版本控制机制，以确保文件的变更和修订能够被准确记录和跟踪。
每个文件版本都应该有一个版本号，并且在文件中注明版本号和修订历史。
二、文件访问与分发：2.1 文件访问权限：质量体系文件的访问权限应该根据不同的角色和职责进行分级管理。
只有具有相应权限的人员才能够访问和查看特定的文件，以确保文件的保密性和完整性。
2.2 文件分发机制：质量体系文件的分发应该根据组织内部的需求和流程进行。
可以通过电子邮件、内部网站或其他适当的方式将文件分发给相关人员，并确保文件能够准确传达和及时更新。
2.3 文件访问记录：为了确保文件的可追溯性和安全性，应该建立文件访问记录，记录每个人员对文件的访问时间、目的和操作。
这样可以方便追溯和审计文件的使用情况。
三、文件存档与保管：3.1 文件存档位置：质量体系文件应该存档在安全、干燥、无尘和易于管理的地方。
可以使用文件柜、电子存储设备或云存储等方式进行存储，确保文件的完整性和可用性。
3.2 文件备份与恢复：为了防止文件丢失或损坏，应该定期进行文件备份，并建立相应的恢复机制。
备份的频率和方式应根据文件的重要性和变更频率进行合理安排。
3.3 文件保管期限：根据法规要求和组织内部的规定，对质量体系文件的保管期限进行明确，并建立相应的档案管理制度。
记录控制程序
8、
4.1品质部：负责本程序的制定，负责记录的统一标识和管理控制，使记录得以切实提供追溯、检查、分析与改善之用。
4.2各部门：本部门记录的格式设计、填写、储存、保管和销毁，以及所接收记录管理控制；
9、作业流程：
10、
5.1 记录格式的设计：
各部门自行设计记录格式，经本部门负责人审批后，提报品质部文件管理人员确认与登记备案于《记录清单》上，并将旧版本进行电子档更换或纸档记录限制使用等处理。
5.2 记录的标识：
5.2.1记录应能识别涉及的产品或作业，并且能显示发生的时间、报告者或审核者的签署；
5.2.2所有记录应清晰易于阅读，所书写记录应不易擦拭，如须修改时，应在涂改处划线并签章；
5.3.3应建立、保持和维护记录文件，以证实体系符合要求，并有效运行；
5.3编制索引和归档
5.3.1各部门将记录按其内容、时间顺序装订成册，如果需要可按年、月、季度编制索引，分类归档，
合同的生产已告结束，为将来可能使用而保管，一般经汇整后以固定案卷的方式，置放于
文件柜或库房内。
5.5.3记录的保存期限在文件控制程序中予以规定，记录于备用期限终了后，可以销毁或继续保存。
5.6外来记录管理：
5.6.1外来的记录（如供方提供的原材料出厂检验报告、计量检定报告、环境监测报告、行政决定、司法判决、律师函件等）由相关
1、
2、
1、目的：
2、
通过控制记录作业，以提供质量、环境、知识产权体系符合要求和有效运作的证据。3、 Nhomakorabea用范围：
4、
适用于记录的识别、收集、编制、索引、归档、储存、维护、保存期限及处理作业的相关部门和个人。
5、定义：
6、
文件与记录控制程序
文件与记录控制程序一、概述文件与记录控制程序是指为了确保组织内部文件和记录的有效管理、使用和保护而制定的一套规范和流程。
该程序旨在确保文件和记录的完整性、可追溯性和安全性，以便支持组织的运营、决策和监督。
二、目的文件与记录控制程序的目的是：1. 确保文件和记录的准确性和可靠性，以支持组织的运营和决策。
2. 确保文件和记录的完整性和可追溯性，以满足法律法规和相关标准的要求。
3. 确保文件和记录的安全性，以防止未经授权的访问、修改或者丢失。
4. 提供文件和记录的有效管理和使用的指导和流程。
三、适合范围文件与记录控制程序适合于组织内所有的文件和记录，包括但不限于：1. 内部文件：包括组织的政策、流程、规范、工作指南等。
2. 外部文件：包括组织与外部实体的合同、协议、报告等。
3. 内部记录：包括组织的会议记要、工作报告、项目发展等。
4. 外部记录：包括组织的客户数据、供应商数据、财务数据等。
四、文件与记录控制流程文件与记录控制程序的流程如下：1. 文件和记录的创建：a. 根据需要，确定文件和记录的类型、格式和内容。
b. 由相关部门或者人员负责创建文件和记录，并确保其准确性和完整性。
c. 文件和记录的创建应遵循相关的规范和流程。
2. 文件和记录的标识和分类：a. 对于每一个文件和记录，应进行标识和分类，以便于管理和检索。
b. 标识和分类应基于文件和记录的内容、类型、重要性等因素。
3. 文件和记录的存储和保护：a. 文件和记录应存储在安全、可靠的介质中，如服务器、云存储等。
b. 对于重要和敏感的文件和记录，应设置访问权限，限制未经授权的访问。
c. 定期进行文件和记录的备份，以防止数据丢失。
4. 文件和记录的访问和使用：a. 对于需要访问和使用文件和记录的人员，应进行授权和培训。
b. 访问和使用文件和记录的操作应记录，以便追溯和审计。
5. 文件和记录的修改和变更：a. 对于需要修改和变更的文件和记录，应进行审批和记录。
记录控制程序
记录控制程序1目的对记录的标识、贮存、检索、保存期限和处置进行控制，以提供产品、过程符合要求及质量管理体系有效性的证据，同时也为产品的可追溯性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。
2范围适用于质量管理体系运行中各种质量记录的控制。
3定义3.1记录：是一种特殊类型的文件，通常指在质量管理体系运行过程需要保留的成文信息。
这种特殊性表现为：在记录尚未填写时，一张空白的表格仍属一般的文件，一旦填写完毕就起到了提供所完成活动的证据作用，这时就转变为记录的范畴。
4相关文件4.1文件控制程序。
5职责5.1档案馆负责记录的归档管理工作，并指导各部门建立、保存和管理有关的记录。
5.2各部门负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制。
6流程图7工作程序7.1记录表格标识与发放7.1.1记录的标识由“编号”和“序号”组成，有序号要求的记录应在表格右上方设置“序号”一栏。
“编号”指示表格，“序号”指示记录的顺序。
7.1.2序号的填写可按照“年－质量活动序号－流水号”方式填写，如：2002年、第1次内审、第5张检查表，可表示为“2002-1-5”。
7.1.3产品记录的序号可按照“年－产品序号”或“统一流水号”方式填写，如：2002年、第2套产品，可表示为“2002-2”或总第10套，可表示为“10”。
7.1.4发放记录表格时，文件管理员做好标识，签字领用。
7.2记录填写7.2.1记录表格由各主管部门组织设计，一般应作为相应的程序文件或作业指导书的附件。
表格应由标准化部门审核，主管部门负责人批准，交文件管理人员登记发放；格式的更改应由表格编制部门执行《文件控制程序》，履行相应的手续。
表格的设置应能清楚地证明产品满足规定要求的程度。
7.2.2记录应能提供产品实现过程的完整质量证据；记录的填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰；记录应按照设置的表格逐项填写，如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用“／”划去。
记录控制程序
《文件控制程 序》
记录在
勺使用
记录的使用
4.1.3.3质量记录要按表格格式内容填写，如不 能填写的栏目在填写栏内用“/”标记。
4.1.3.4质量记录禁止使用铅笔填写。
各部门
各种记录
1
记录的收集）O
记录的收集
各部门根据其职能，确定、准备和收集以 下记录（记录可以是任何媒体形式，如拷贝或 电子媒体）：
h）持续改进、纠正措施和预防措施的有关记录 由质量管理部负责收集和管理。如《8D/5D报 告》，《持续改善项目》的收集等；
i）试验设备的校准检定记录由质量管理部负责 收集和管理
j）产品/过程设计的输入、输出、评审、验证、 确认、更改的有关记录由技术部负责收集和管 理。如《工艺验证书》等；
k）人力资源管理及培训的相关记录由公司办公 室负责收集和管理。如《外培登记表》等；1）质量成本的记录由财务部负责汇总和管理。 如《质量成本分析报告》；
e）以上规定的保留时间必须理解为“最短的” 保存时间，本要求不替代任何政府规定的要求；
各部门
各种记录
记录的管理
C
r
工作流程
工作内容责ຫໍສະໝຸດ 单位相关文件/记录9
f）每份记录的保存期在《质量记录清单》中规 定，并以《质量记录清单》中规定的保存期为 准。
各部门
《质量记录清 单》
质量记录的保存场所要注意防潮、防火、
a）来自供方的质量记录由物资采供部负责查 验、收集，并随办理产品报检手续一并交质量 管理部；
b）顾客提供的产品质量信息反馈/用户投诉记录 由销售部、质量管理部收集、分类建账，质量 管理部处理后保留记录；
c）政府技术监督部门的产品质量检验记录由质 量管理部收集和管理；
质量记录控制程序
质量记录控制程序引言概述：质量记录控制程序是一种重要的管理工具，用于确保产品或服务的质量符合预期标准。
该程序涉及到记录质量相关的数据、文件和信息，并进行监控和控制。
本文将详细介绍质量记录控制程序的五个部分，包括记录需求、记录创建、记录存储、记录访问和记录维护。
一、记录需求：1.1 确定记录类型：根据质量管理体系和相关标准，确定需要记录的质量相关数据和信息类型，如检验报告、测试数据、质量问题报告等。
1.2 确定记录要求：明确记录的具体要求，包括记录的格式、内容、填写人员和时间要求等。
例如，记录的格式可以是电子或纸质，内容应包含必要的信息，填写人员应具备相应的资质和培训。
1.3 确定记录周期：根据质量管理的需求和相关法规，确定记录的保留周期和归档要求。
不同类型的记录可能有不同的保留期限，一些重要的记录可能需要永久保留。
二、记录创建：2.1 确定记录创建流程：制定记录创建的具体流程和步骤，包括记录的生成、填写、审核和批准等环节。
确保记录的创建过程符合质量管理要求，并能够追溯和审核。
2.2 培训和指导：为记录创建者提供必要的培训和指导，确保他们了解记录的创建要求和过程。
培训内容可以包括记录的填写规范、常见错误和纠正措施等。
2.3 系统支持：建立相应的信息系统或软件工具，支持记录的创建和管理。
系统应具备易用性、可靠性和安全性，能够提供自动化的记录生成和填写功能。
三、记录存储：3.1 确定存储位置：确定记录存储的物理位置和逻辑结构，例如建立专门的存档室或电子文档管理系统。
确保存储位置安全可靠，能够有效保护记录的完整性和机密性。
3.2 记录分类和标识：根据记录的类型和属性，对记录进行分类和标识。
可以使用文件夹、标签或元数据等方式，方便记录的检索和管理。
3.3 存储管理和维护：建立存储管理制度，包括记录的存储、检索、归档和销毁等方面的要求。
定期进行存储设备的检查和维护，确保记录的可用性和安全性。
四、记录访问：4.1 访问权限控制：根据记录的敏感性和保密要求，对记录的访问权限进行控制。
记录和记录管理控制工作程序
记录和记录管理控制工作程序摘要记录和记录管理控制是现代企业管理中非常重要的一项工作，可以帮助企业更好地了解自身的运营情况，从而更好地制定经营策略。
本文将介绍记录和记录管理控制的基本概念、工作程序以及注意事项。
基本概念记录记录是企业在工作过程中产生的一种记录形式，包括日志、表单、文档、照片、视频等。
记录是企业管理和决策的基础，具有创造、保存、传播和利用信息的功能。
记录管理记录管理是将记录按照一定的规则进行管理、整理、归档和利用的过程。
它是保证企业信息化管理的关键环节，通过优化记录管理可以提高企业的效率和竞争力。
记录控制记录控制是对记录进行有效性、可靠性、完整性、保密性等方面的管理和控制，确保记录符合法律、行业和企业要求，保证记录的质量和价值。
工作程序记录的管理流程第一步：记录的创建企业在工作过程中产生的记录需要按照一定的格式进行创建，这些记录可能包括日志、表单、文档等。
在创建记录时，需要注意保证记录的语言简洁、格式规范和内容准确。
第二步：记录的管理管理记录主要包括记录的整理、归档和利用三个方面。
首先，需要对记录进行分类整理，将其按照一定的时间和主题划分为不同的类别。
然后，要将记录归档，将其存放在相应的文件夹中。
最后，需要对记录进行利用，实现信息的共享和交流。
第三步：记录的控制记录的控制主要包括记录的保密、可靠性、完整性、准确性等方面的管理。
对于重要的记录，还需要进行备份和存档，以防止意外的丢失。
记录管理的工具电子记录管理系统电子记录管理系统是一种用于管理企业记录的软件系统。
它可以帮助企业实现记录的分类、整理、归档和利用等工作，同时还能够实现记录的备份和共享。
云存储服务云存储服务是一种将记录存储在云端的服务，可以为企业提供可靠的数据存储和备份，同时也能够实现记录的共享和交流。
注意事项为了保证记录和记录管理控制的有效性，企业需要注意以下几个方面：确定记录的标准企业需要确定记录的格式、内容、保密等方面的标准，以保证记录的有效性和一致性。
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修订编号
页数
2/5
过程执行内容
Activity
设计记录样式
人力资源
Responsible Person
控制方法
输入信息
Input
方法
Method
输出信息
Output
主管部门担当
顾客、法律法规 、文件、部门管 理的要求
1、商谈 2、检索法律 法规、标准 、文件
记录样式
验证事项
Evidence
是否符合顾客、 法律法规、文件 、部门管理的要 求
记录编号
赋予记录表格编号
EQS
Team担当
文件、公司管理 的要求
文件编号规 则
正确的记录表格 是否按照公司内
编号
部编号规则制定
文件发行
修订文件
修订相关的文件
否 文件批 是
文件批准
接续下 一页
文件正式发放
1、记录样式
主管部门担当
2、记录保存期 限
3、记录编号
文件修订
修订完成的文件
是否按要求修订 相关文件
打印、印刷
制作完成待用的 空白记录
是否按要求制作
填写记录
装订、保存
记录移管
否 记录评 是 记录销毁
填写记录
使用部门担当 信息
填写
填写完成的记录 是否按要求填写
将记录装订、保存 主管部门担当 填写完成的记录 装订、保管 保管清单
是否按要求装订 保管
记录移管
主管部门担当 总务Team担当
保存期限
记录移交总 务Team资料 室
审核记录样式是否 符合要求
EQS Team担当 记录样式
1、检索法律
是否符合顾客、
法规、标准 、文件
认可的记录样式
法律法规、文件 、公司管理的要
2、管理要求
求
确定记录保存的期 限
主管部门担当
顾客、法律法规 、文件的要求
1、商谈 2、检索法律 法规、标准 、文件
记录保存的期限
是否符合顾客、 法律法规、文件 的要求
文件制订、修订申请记录
区分
过程名称 文件名称
记录控制 记录控制Process
过程编号 文件编号
S02
担当部门
担当部门
品质保证部 EQS Team
担
当
电话
编制日期 担当部门最高权限批准人
修订日期 部门部长
修订编号 管理部门
管理部门最高权限批准人 管理者代表
批准类别
□新制定文件 ■全面修订 □部分修订 □其他
考核指标
无
评审周期
无
手段
表格
前段过程
输入信息
生产、检验、销售、 评审等需要做记录的
信息
方法
记录清单、记录表
S01 记录控制
能力/培训
记录填写、管理培训
输出信息
按要求完成的记录
后续过程
无
关联过程
过程控制Process、
修订序号
1 2 3 4
修订日期
过程方法描述
1 职责权限 各部门负责生成、保存和处置各自范围内的记录。
2 方法 2.1 记录填写要求 2.1.1 记录应按表格内容逐栏填写，并做到清晰、准确、整洁以及及时传递。 2.1.2 记录数据必须真实，不得任意更改。填写错误需要更改时，应将错误部分用 单实线划去，再填写正确内容，并在更改处签字或盖章。 2.2 记录的保存 2.2.1 保存期限须根据法律法规、标准、准则、顾客和产品责任等要求制定。 2.2.2 按各Process文件第五部分记录管理进行记录的保存和处理。 2.2.2.1 存档期限的最低要求： 2.2.2.1.1 保存至产品停产后一个日历年的有： 2.2.2.1.1.1 产品/过程认可报告； 2.2.2.1.1.2 工装记录、模具检验报告； 2.2.2.1.1.3 客户合同与修订文件。 2.2.2.1.2 有关质量绩效的记录要至少保存二个日历年，如： 2.2.2.1.2.1 质量控制图； 2.2.2.1.2.2 检验结果； 2.2.2.1.2.3 ppm报表等。 2.2.2.1.3 至少保存三年的有： 2.2.2.1.3.1 有关内部审核的记录； 2.2.2.1.3.2 管理评审记录。
过程流程图
担当部门 担当部门
管理层
记录打印、印刷
续接上 一页
管理部门 担当部门
过程执行内容
Activity
人力资源
Responsible Person
编制日期 修订日期
修订编号 页数
控制方法
输入信息
Input
方法
Method
输出信息
Output
3/5
验证事项
Evidence
制作空白记录
主管部门担当
正式发放的文件 中的记录样式
1.根据总部要求统一文件格式
担当部门 申请修订 内容
起案
调整
担当
EQS
确认 Team长
裁决 部长
管理者代表
区分
管理部门 主要确认 事项
确认事项 1.是否符合有关法律法规、顾客的要求？ 2.是否考虑了组织结构以及业务分管变更的影响? 3.文件规定是否与公司的实际情况相适应? 4.文件是否通过管理部门的确认? 5.是否与前后过程做好接口? 6.文件编号/修订编号/版本号是否正确? 7.修订内容是否记录在履历中? 8.最新的记录格式是否备案,并添加至文件中? 9.是否得到相关部门的确认? 10.是否与公司的体系文件相关联?
修订履历记录
主要修订内容描述
修订序号 修订日期
主要修订内容描述
第 2 页，共 7 页
阶段
Step
记录 设计 阶段
文件 修订 阶段
管理部门 管理部
记录控制Process
Records Control
过程流程图
担当部门 担当部门
管理层
记录表格设计
否 审核
是
确定保存期限
管理部门 担当部门
编制日期 修订日期
第 1 页，共 7 页
符合 ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
不符合
改进
确认人
记录控制Process
Records Control
管理部门 担当部门
编制日期 修订日期
修订编号
页数
1/5
体系类别
确定记录的管理职责、方式、保存、编制
目
的
要点、填写要求及其检查与考核，便于今 后的查阅和审核，证明体系运行符合要求
移交清单、移管 是否符合移管要
签字
求
记录评审
主管部门担当
记录保管延期期 限
评审
评审结果
是否需要延期保 存
记录销毁
总务Team担当 销毁文件清单 销毁
销毁记录
是否按要求销毁
第 4 页，共 7 页
记录控制Process
Records Control
管理部门 担当部门
编制日期 修订日期
修订编号
页数
4/5
管理者代表 修订完成的文件 签字批准 签字批准的文件 是否签字批准
EQS
Team担当
签字批准后的文 件
文件发放、 回收记录
文件发放记录
是否按要求发行 是否填写发放记 录
第 3 页，共 7 页
阶段
Step
管理部门 管理部
记录 填写 阶段
后期 管理 阶段
记录控制Process
Records Control
过程类别 文件类别
。
■质量体系
■环境体系 ■职业健康安全体系
□顾客导向过程 □管理过程 ■支持过程
□Main ■Sub-1 □Sub-2 □Sub-3
关
联
图
1 产品的生产、检验和销售的记录管理。
2 标准要求保留的记录。
范 围 3 体系运作过程和评审过程的记录管理。
4 供方和客户提供的记录管理。
5 法律法规要求保留的记录管理。