医院会计工作中的会计档案管理

医院会计工作中的会计档案管理

随着医疗服务行业的发展和医院治理的提高，医院会计工作在日常会计会计处理的同时，还需要保证会计档案的完整性、准确性、及时性和安全性。会计档案管理是医院在进

行财务核算和纳税申报时必须遵循的法律法规和管理制度，是医院财务工作的重要组成部分。

一、会计档案的分类

会计档案是医院财务核算和纳税管理的基础。会计档案的分类可分为原始凭证、分类账、总账、明细账和报表（报表包括财务报表和管理报表）。

1、原始凭证是医院会计档案的起始点，是支持财务核算准确性的重要依据。原始凭

证包括发票、收据、合同、凭证、支付单等，医院财务职员应当根据会计准则的规定及会

计信息系统的实际情况，将每一张原始凭证签字盖章，并按照规定分类归档，做到不错漏、错一不漏。

2、分类账是按照医院财务核算科目建立的账簿。分类账应按照规定的科目分类将原

始凭证进行分类汇总，以期能够更好地管理和掌握会计科目的情况，为编制财务报表和管

理报表提供准确的业务数据。

3、总账是按照会计期间建立的账簿。总账是反映医院全部会计核算科目变动的一种

逐笔记账方法。在总账中，每个账户都有一个帐户，每次核算都是基于帐户进行的，以保

证账户的准确性和完整性。

4、明细账是按照每一笔科目变动建立的账簿。明细账是反映医院某个会计核算科目

在记账期间所有分录的详细情况。通过细致的明细账管理，可以更好地直观地把握每项支

出的情况，及时防范和处理财务问题。

5、报表是记录企业财务状况和经营情况的会计报告和管理报告。会计报表包括资产

负债表、损益表和现金流量表。管理员报表包括预算报告、内部财务报告、管理成本等。

准确编制并归档财务报表，对医院可持续经营是至关重要的。

为了保证会计档案的完整性、准确性、及时性和安全性，切实做好会计档案管理工作，医院应建立完善的会计档案管理制度。会计档案管理制度应包括档案保管、档案利用、档

案移交、档案销毁和档案安全管理五个方面：

1、档案保管：原始凭证、分类账、总账、明细账和报表都应该妥善保管。会计档案

室必须配备符合标准的安全设施，包括防火、防盗、防潮、防鼠等措施。档案区应当设置

相应的存储，并进行标识，档案使用必须经过规定的程序才可取得。

2、档案利用：档案应当按照使用的需要进行提取，用人单位在进行科学管理和业务

决策时可以利用其中的信息。医院应当制定相关的规定，限定档案的使用范围和时间，并

形成窝案利用的规程。

3、档案移交：档案移交是指将档案从一个管理者交接给另一个管理者的过程。档案

移交时需要制定详细的规定，并建立明确的程序和流程。移交时，必须保证档案的编号和

类别、名称、数量、存放位置等各项问题都得到准确明确的记录和交接，以确保档案的准

确性和完整性。

4、档案销毁：档案在没有继续利用价值时，应按照档案管理规定进行销毁。档案销

毁必须严格执行相关程序，依据规定的年限进行销毁并签字确认，销毁后必须做到完整、

彻底。在销毁过程中需要尽量避免影响环境和资源浪费。

5、档案安全管理：医院应采取有力的措施确保档案的安全，防止档案的灭失、毁坏、更改和泄漏。为此，医院应配备专职人员，建立专门的档案管理机构，加强对会计档案的

安全检查和保密措施，并在钥匙管理、数据备份、物理安全和应急响应机制等方面加强管理。

三、会计档案管理中存在的问题及解决措施

虽然会计档案是医院财务核算和纳税管理的基础，但实际工作中常常面临各种难题，

如档案缺失、档案不准确、档案不及时、档案安全隐患等。这些问题直接影响医院财务核

算准确性，给医院带来很大的财务风险。因此，医院应该采取措施，加强档案管理。

1、档案管理人员应该经过专业的培训，确保他们具有良好的档案管理素质。医院应

对档案管理员工作的重要性及相关政策和法规进行多次的宣传和知识培训，提高他们的业

务水平和综合素质。

2、医院应加强对档案管理工作的监督和管理，定期对档案室进行检查，发现问题及

时整改。并且，建立医院档案管理评价制度，对档案管理工作进行定期评价，及时发现问题，进一步完善管理制度。

3、利用信息技术手段强化档案管理工作。医院应注重信息化管理手段的应用，如电

子化，建立电子文档管理系统等，提高档案管理效率和准确性。

4、制定完善的档案安全管理制度。为保证档案的安全，医院应严格执行档案管理规定。医院档案室应鉴定有关部门的安全标准，采取技术和行政措施，确保档案安全有序。

同时，应制定安全防范措施，保护会计档案的安全。

总之，医院的会计档案管理是医院财务核算和纳税管理的重要基础，医院应该根据实

际情况建立完善的档案管理制度，严格执行各项管理规定，有效解决存在的问题，确保会

计档案的完整性、准确性、及时性和安全性，为医院持续稳定地发展提供坚实的财务保

障。