企业档案管理实务

企业档案管理员管理实务

2 档案基础知识
2 档案基础知识
一、发展概要
（一）文字出现前：结绳刻契
在文字出现之前，人们用结绳刻契作为记事表意的一种方法。所谓结绳就是在绳子上打上大大小小、各式各样的结，以表示不同的意思，刻契就是在骨片、木片、竹片或其它材料上刻画出各种形状的标记，用来记录某种事实或作为有关各方的一种信约。它可以说是档案的前身
3 档案管理实务
归档时间
1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档； 2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档； 3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档； 4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交； 5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交； 6、其他档案归档时间：活动结束后归档。
企业档案管理员管理实务
主讲人：XXXX
目录
1. 档案管理的重要性 2. 档案基础知识 3. 档案管理实务
1 档案管理的重要性
1 档案管理的重要性
在当今经济社会，随着法律法规的不断健全和全民法律意识的不断提高，寄希望于通过法律诉讼途径来维护自己的合法权益、或讨一个公正的说法，已经是一种司空见惯的大众化行为。作为社会经济运行的活跃主体一企业，不论是否情愿，最主要的证据通常又来源于企业发展过程中形成的档案，“举证责任倒置”的分配原则又几乎将企业的举证责任推向了极限。
夏、商：册
周：中
秦：典籍
魏晋以后：文书/文案
唐宋以后：文书/文案\案牍
2 档案基础知识
二、档案概述
档案定义档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

《企业档案管理实务》

《企业档案管理实务》简介《企业档案管理实务》一书立足当前企业档案基层工作实际，分为上下两篇，上篇为理论与方法篇，全面介绍了企业档案工作的内容、制度，工作程序和方法；下篇为实践操作篇，详细介绍管理类档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案等多种类型载体档案的整理操作。

此外，本书新增添了企业档案异质异地备份，以及企业档案工作评价等内容，更符合新时期企业档案工作的具体实践，能够为企业档案基层工作提供直接的操作指导。

档案工作标准规范是做好企业档案工作有力工具，本书最后附录部分还收录了与企业档案工作关系密切的国家标准规范索引，方便企业档案工作人员查询与参考。

本书是一本完全按照工学结合思路编写，在编写方法上采用案例导入的方式，尽可能达到易理解、易掌握的目标；在内容组织上也尽量贴近企业档案工作实际，突出了实用性与可操作性。

本书的作者都是长期从事企业档案管理和教学科研工作的专家学者，有着丰富的实践经验和扎实的理论素养。

本书所编内容是各位专家学者多年理论知识的积累和实践经验的总结，所选案例也大多是企业基层档案工作中的实例，因此本书能够作为企业档案工作人员的工作指南或培训教材，为企业基层档案工作的开展和完善提供直接的指导和帮助。

同时，本书还借鉴了大量国内外的最新研究成果，也可作为高职高专师生档案管理的课程教材或参考资料。

本书共计60万字左右，400多页，定价58元，由郑州大学出版社出版，现在火热预订中，欢迎您进行订阅……主编简介郭团卫，1973年生，郑州大学档案学专业本科毕业，现为华能沁北电厂档案主管，副研究馆员，高级经济师，中国华能集团公司档案管理专家，主要从事企业档案管理工作，曾负责沁北电厂4×600MW机组和2×1000MW机组工程项目档案管理工作，工程先后荣获鲁班奖和国家优质工程银奖。

在《中国档案》等档案核心期刊上发表档案专业论文20余篇，曾获得国家档案局科技成果二等奖一项，河南省档案局科技成果一等奖一项。

企业档案管理实务嘿，朋友们！今天咱来聊聊企业档案管理实务这档子事儿。

你说这档案管理，就像是一个大宝藏，里面藏着企业的点点滴滴、历史和秘密呢！想象一下，企业就像一艘大船在商海中航行，档案那就是航海图啊！没有准确清晰的航海图，这船还不得迷失方向呀。

档案管理可不只是把文件堆在一起那么简单哦，那得有讲究，有方法。

咱先说说分类吧。

这就好比整理衣柜，你不能把冬天的棉袄和夏天的短袖胡乱塞一起吧？得给档案分分类，什么合同放一块儿，财务报表放一块儿，员工资料放一块儿。

这样找起来才方便快捷，不至于大海捞针。

然后呢，要给档案找个安稳的“家”。

这个“家”要干燥、整洁、安全。

可不能让档案受潮、发霉或者被老鼠啃了呀！那损失可就大了去了。

这就像给宝贝找个保险箱一样重要。

还有啊，给档案编个号也是很有必要的。

就像给每个人一个身份证号一样，一查编号就知道是啥档案，多方便呀！而且编号要编得有规律，别今天这样编，明天又换个花样，那可不行。

在管理档案的过程中，可得细心再细心。

别丢了重要文件，也别记错了信息。

这就好像做饭，盐放多了太咸，放少了没味，得恰到好处。

再说说档案的利用吧。

这些档案可不是摆在那里好看的，那是要发挥作用的呀！领导要做决策了，查查档案，看看以前是怎么做的，有啥经验教训。

员工要了解公司历史，翻翻档案，一目了然。

这档案就像个智慧宝库，就看你会不会挖掘。

有时候啊，我就想，要是没有好好管理档案，那企业不就像没头苍蝇一样乱撞吗？那还怎么发展壮大呀！所以啊，大家可别小瞧了这档案管理。

总之呢，企业档案管理实务就像是一门艺术，需要我们用心去雕琢。

让我们把这个宝藏管理得井井有条，为企业的发展添砖加瓦！大家一起加油吧！。

企业档案工作实务

8 档案保管制度应包括保管工作原则、各门类档案保管条件，特殊载体档案保管方式，档案进、出库房要求；对受损档案的处置原则和要求。
9 档案统计制度应包括统计内容、统计要求，并提出对统计数据进行统计分析。
10 档案管理系统操作制度应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。
（二）企业档案工作原则
（1）自主性原则（2）效益原则：把存史作用搁置，
只是服务作用（3）适用原则
二、档案工作体制
（一）组织系统企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目
负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。 1 档案工作领导
（三）收集工作企业应做好归档范围内文件材料的接收和有关档案资料的收集。
1 归档范围内文件材料的接收
（1）承办部门将核对无误的《档案移交（接收）登记表》随同归档文件一起向档案部门移交。
（2）档案部门接收档案时，要认真核对《档案移交（接收）登记表》，并检查整理质量。移交清册双方各保留一份。
（6）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的其它载体归档时间一致。
（7）更新、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个
人手中的文件材料；企业产权变动过程中
形成的文件材料；其他临时活动中形成的文件材料等，应做到随时归档。
3 归档要求
（1）归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统，其制成材料应有益于长久保存。
（2）归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的文件材料归档。
（3）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

企业档案管理实务

一、工作目标、主要作用及管理原则工作目标：维护公司档案的完整、准确、系统，确保公司档案的规范、安全、有效。

主要作用：满足公司各项工作的利用和满足各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。

管理原则：统一领导、统一管理、统一制度流程、整编规范和实体档案的属地保管原则。

二、总体工作要求（一）建立健全档案工作规章制度及规范，做到公司档案工作的制度化、规范化。

（二）根据公司发展需要，设置与公司发展需要相适应的档案工作机构，配备具有一定专业知识和技能的档案管理专（兼）职人员。

（四）将文件的形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。

（四）加强档案资源建设，统筹相关业务工作，采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、有效、系统、规范和安全。

1.完整：反映同一专业、问题、阶段或项目的各种载体形式的文件材料均应收集。

2.准确：文件记载的内容与实际情况无误，数据准确，图物相符，真实反映各项工作活动的情况。

3.有效：（1）文件内容有效，归档文件应为原件。

（2）文件形成程序有效，文件应严格按照惯例流程流转，各项审核签字印章手续完备。

（3）字迹和文件制成材料有效，不能以复印件和铅笔、圆珠笔等字迹归档。

4.系统：对文件进行合理的分类、组卷、排列、编号及编目，保持文件之间的有机联系，便于查找和管理。

5.规范：签字、印章、印制等字迹清晰，工程管理文件制式符合各项行业标准。

6.安全：（1）档案信息管理系统的安全，档案信息管理系统能实现对用户权限进行分级管理和实时监控，确保系统中运行的数据安全。

（2）具备档案实体安全保管与保护的基础设施与设备，符合防火、防盗、防光、防尘、防有害气体和生物、防高温及高湿等要求。

（五）做到档案工作的“三纳入、四参加、四同步”管理。

1.三纳入：纳入公司工作计划和发展规划；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和有关人员的岗位责任制。

企业档案管理实务

企业档案管理实务一、档案概述1、概念：档案是历史记录，是国家机关、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。

2、档案四要素：（1）来源——来自于人们的社会活动（单位或个人在工作或私人活动中产生）（2）条件——必须是办理完毕的文件；必须是具有一定保存价值的文件；必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。

（3）载体——制成材料；记录方法；表达方式。

（4）性质——是工作活动的直接记录，是原始记录材料，因而具有特定的历史记录性质。

3、特点（1）来源的广泛性（2）形成的条件性（3）载体的多样性（4）记录的原始性4、档案与图书的区别产生的范围——档案不受出版与否的限制；图书必须由一定的出版机构出版和有专门的著者和编者。

产生的时间——档案直接产生；图书事后总结、归纳编写。

记录的信息——档案是原始记录、第一手材料，具内容广、内容丰富而分散、数量庞大的特点。

图书是在原始记录的基础上，经加工编著而成，内容比较集中和系统。

5、档案与文件的区别（1）档案由文件转化而来，文件是档案的前身。

（2）不是所有的文件都能转化成档案，而仅仅是其中有保存价值的那一部分文件能实现这种转化（这是档案与文件的分界线和标志）。

（3）文件是经过整理成为档案的（立卷归档后保存起来）。

6、全宗——就是一个独立单位或一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案整体。

具有不可分散性和单一性。

7、立档单位——也称全宗构成者，就是指能够构成一个全宗的单位或家庭、个人。

立档单位的构成条件：（1）有独立行文、处理事务的职权。

（2）有独立的财务。

（3）有一定的人事任免权。

8、档案人员的素质要求：政治、专业（高级：研究馆员、副研究馆员；中级：馆员；初级：助理馆员、管理员）、知识、身体素质等。

9、档案工作的内容收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研二、立卷工作立卷，就是把单位办理完毕并具有查找保存价值的文件，根据其特征和相互联系，分门别类地组成一个个案卷。

企业档案管理实务工作

案卷号（001-999）会计帐簿（三类）会计帐务（二类）财务审行（一类）年度(目录号)
•学 •本 •备
•审 •劳
•技 •建 •管
•计 •资 •品 •术 •设 •理
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企业档案管理实务工作
0-5文书档案分类
•0党群工作 •1行政管理
•2经营管理
• 保持文件之间的有机联系
•3生产技术管理
4财务审计
•5人事劳资
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•按年度-问题-保管期限
企业档案管理实务工作
案卷号（001-999）会计年报（三类）会计帐务（二类）财务审行（一类）年度（目录号）
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企业档案管理实务工作
会计档案的编号
例二某企业2007年度的会计帐簿（2007－431－001， 4财务审计类、3会计帐务、1帐簿、001案卷号）
❖2007─ 4 3 1─0 0 1 ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖
v 机制会计档案； v 机读会计档案； v 计算机系统软件
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企业档案管理实务工作
4 财务审计类
v4
1
4 2
4 3
4
4
财务审计综合财务管理会计财务审计工作
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企业档案管理实务工作
4 财务审计类
•会计报表：年报、季报、月报、各财务
分析报表；
•会计帐本：日记帐、明细帐、辅助帐、
•企业档案业务建设工作
•收集、 •整理
•鉴定、 •保管
•开发 •利用
•对企业在工作中活动中形成的文件的积累、整理、归档的
管理、对直属单位监督指导
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01现代企业档案管理操作实务培训大纲

01现代企业档案管理操作实务培训大纲现代企业档案管理操作实务培训大纲【培训背景】：知识管理已经成为21世纪现代企业管理的一个战略举措和重要内容。

档案管理是知识管理系统的重要基础。

规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

本课程旨在通过对档案管理新观念认知，档案管理的工具方法论、流程和档案管理操作实务的学习，提升档案管理人员的专业化和职业化素养和档案处理工作效率，为企业建立规范化、科学化的档案管理系统，建立企业知识管理体系打造基础。

【培训对象】：各企事业单位部门经理（科室主任），企业知识管理主管、档案管理主管、档案管理员、人事行政管理人员、文控人员与部门文员。

【培训时间】：1天（6H）【课程大纲】：一、如何建立正确的企业档案意识 1、企业档案，是在企业的生命周期中直接形成并保存备查的企业文件 2、企业档案意识具有个性化的特点 3、档案工作服务职能的目标定位 4、企业档案意识必须符合国家的档案法律法规二、企业文档管理现代化 1、企业电子文档的产生与传递 2、新时期档案工作者要树立“五个”意识 3、档案职业的角色定位与形象重塑（案例分析） 4、企业电子档案管理问题研究三、企业公文的写作与处理 1、公务文书概述 2、公文的处理 3、公文的写作（案例分析） 4、提高公文质量四、企业文档科学化管理要点 1、企业文档工作的主要内容 2、企业文档工作的配套要求3、企业文档工作的具体实务（案例分析）4、企业文档工作的改革五、现代企业制度下企业文档工作 1、现代企业制度对企业文档工作的影响 2、重构企业档案意识 3、文档一体化体制的建立（案例分析）六、企业文件处理的方法 1、基本概念（文件、文种、文件工作等） 2、办公自动化条件下归档文件的整理七、企业档案管理实务 1、重新修订归档范围 2、分类与标识 3、企业各类档案如何进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序及要素八、基础数据的清理 1、企业基础数据的构成与分类 2、数据清理的方法3、数据互动规律4、数据清理工具的设计与使用九、信息资源的配置 1、信息资源配置的理念与目标 2、设立信息资源配置管理岗位 3、信息资源配置的工作流程 4、对已有自动化管理系统的功能整合十、信息资源管理机制的改革与个性化 1、信息资源利用的强制性措施 2、信息资源管理的用户需求 3、信息资源留存的安全性措施 4、信息资 5、源管理的动态完善十一、企业电子文档管理原则与方法 1、企业电子文档的概念与特点2、企业电子文档管理的原则3、企业电子文档管理的基本方法十二、企业档案工作者 1、企业档案工作者的任务 2、企业档案工作者的职业化 3、文件的写作（案例分析）4、文件的处理3、管理档案工作的发展方向【讲师介绍】汪廷云? 四川大学硕士? 首席顾问、资深讲师，企业流程再造与人力资源管理体系咨询专家，现担任多家上市公司常年顾问? 工作背景：前华为HRBP、晶华集团HRD、国虹数码总裁助理、博华咨询产品总监/高级顾问、Adizes（中国）高级讲师? 服务客户：作为顾问和培训讲师为康佳、海尔、中广核、银之杰、英威腾、通威股份、海大集团、华南资讯、万兴软件、科陆电子、科通集团、招商证券、同洲电子、雷曼光电、晶华光电、贵州力源、四川电信、深圳移动、好百年、成都机场、海航置业、南阳利达、凤凰光学、平顶山医药、中石油、工商银行四川分行、中建七局、深圳地铁、成都高新区、天府新区、重庆茶园新区、贵港经济开发区、平南县、台州中小企业局等数百家企事业单位、政府部门提供咨询、培训服务，受到客户的高度认同? 擅长领域：擅长战略落地、流程再造、人力资源管理，是实战型的变革管理专家，相信管理是实践艺术而非理论科学，具备扎实的专业基础，底蕴背景深厚，实战操作经验丰富；擅长通过企业一线的案例分析，将专业领域课题进行全方位、多角度、实操性的深入研究与总结，喜欢自主创新；见解独特，拥有企业管理和组织变革方向完整的体系和行之有效的方法? 课程体系：《中小企业绩效实战操作》、《中小企业薪酬实战操作》、《高效团队整合》、《高效执行力》、《狼性营销》、《班组长管理》、《90后员工管理》、《现代企业档案管理操作实务》、《现代企业常用公文写作技巧》系列课程讲师? 授课风格：互动式多媒体教学，动感享受；声情并茂，激情演绎；案例分析，现场点评；经验分享，悟与道结合；实战与实用，理论与实操结合；通俗幽默，趣味生动。

企业档案管理实务-5页word资料

企业档案管理实务【主办单位】百乔罗管理咨询（上海）有限公司【举办时间】深圳: 2019年9月16-17日【课程对象】各企事业单位档案管理研究者、人事行政专员、人力资源经理、技术开发人员、资料管理中心人员、科室主任及部门经理，档案管理专员等。

【培训费用】￥3800 /人（含授课费、资料费、会务费、午餐费）【温馨提示】本课程可为企业提供内训，欢迎来电咨询资格证书费：￥800元/人(参加认证考试的学员须交纳此费用，不参加认证考试的学员无须交纳)备注：1. 凡参加认证的学员，在培训结束参加考试合格者由<<国际职业认证标准联合会>>颁发<<企业档案管理师>>国际国内中英文版双职业资格证书，（国际国内认证／全球通行／雇主认可／官方网上查询）；2．凡参加认证的学员须提交本人身份证号码及大一寸数码照片；3．课程结束后15个工作日内将证书快递寄给学员；【课程背景】档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。

规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

传统的企业文件档案管理模式，是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。

这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要，而且也十分可行。

然而，伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，企业对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要求和具体实施，已经渗透到企业活动的方方面面。

由于大部分企业在其自身的信息自动化建设中一般采取的是由局部到总体的工作线路，普遍缺少总体规划，所以往往容易导致各个管理系统之间标准不一，接口不顺，连动不灵，传递不畅；同时，不少企业在开展信息自动化建设过程中，过分依赖自动化管理的技术系统，缺乏对数据质量与系统功能之间辩证关系的正确理解，经常导致自动化管理体系与手工管理并行，甚至相互掣肘的尴尬局面。

中国石化档案管理实务手册

中国石化档案管理实务手册一、引言档案是组织和个人的重要财产，是社会历史的重要载体，对于国家、企事业单位以及个人的发展和管理具有重要意义。

中国石化作为国内石油化工行业的龙头企业，其档案管理的规范与高效对于企业的发展和历史研究具有重要意义。

本手册将围绕中国石化档案管理的实务进行详细介绍，希望对相关人员有所帮助。

二、档案管理的意义1. 档案管理的法律法规要求根据《档案法》和《档案管理条例》，各级行政机关、事业单位、社会团体、企事业单位都必须建立和健全档案管理制度，保护和利用档案，确保档案的真实、准确和完整。

2. 档案管理的经济效益档案管理的规范和高效可以提高工作效率，减少信息的重复收集和处理，避免资源的浪费。

同时，档案的及时利用和共享可以促进信息的传递和流通，为企业的决策提供有力的支持。

3. 档案管理的历史价值档案是社会历史的重要载体，记录着国家、企业和个人的发展历程和重大事件。

通过对档案的整理和研究，可以了解和分析历史的发展规律，为未来的发展提供经验和借鉴。

三、档案管理的基本原则1. 真实性原则档案应当真实、准确地反映相关事实和活动。

在档案的创建、整理和保存过程中，应当严格按照规定的程序和要求进行，不得伪造、篡改和销毁档案。

2. 完整性原则档案应当保存完整，不得任意删除、修改和遗失档案材料。

对于档案的整理和整顿，应当尽量保持档案的完整性，确保相关的历史信息和价值不会因整理而丧失。

3. 保密性原则档案管理工作应当严格遵守国家的保密法律法规，保护和维护档案的安全和机密性。

对于涉密档案的管理和使用，应当进行相应的审查和授权，防止信息泄露和滥用。

4. 利用性原则档案的管理目的在于为组织和个人的工作、研究和决策提供必要的信息和依据。

因此，在档案的管理和利用过程中，应当注重信息的共享和传递，提供便捷的查询和检索服务。

四、档案管理的具体内容和措施1. 档案的创建和归档档案的创建应当按照规定的程序和要求进行，包括文件的起草、审批、签发和分发等环节。

档案管理实务项目三

2．全宗汇编全宗汇编是指将若干个性质相近的独立全宗人为汇集起来，即由数量较少的若干个全宗按照一定的特点组成一个全宗集合单位。条件：（1）独立全宗的档案较少，按一个独立全宗管理不便；（2）性质相近。 3．档案汇集档案汇集是指若干个全宗所属不明，或所属全宗已经不复存在的档案汇集起来。一般是零散的残缺不全的档案，按照一定的特点组合起来的混合体。尤其但是历史档案的整理。如：“某某时期某某地区工矿企业全宗汇集”。
件的原件（重复和复制的除外）。 2．个人、家庭和家族的文件材料，无论形成于何时何地，以及立档单位的政治思想和社会地位有何变化，都只能构成一个全。 3．人物全宗是国家档案的组成部分，其中往往拥有相当珍贵的材料，对于经济、政治、历史、艺术、科学、军事等方面的研究，具有重要价值。
（六）全宗的补充形式 1．联合全宗——全宗的联合体联合全宗是两个以上有联系的机关形成的档案，由于混在一起难以区分立档单位而联合组成一个全宗。一般有两种情况：（1）前后有继承关系的机关，由于工作关系密切，档案已经混在在一起。（2）职能上有密切关系的两个机关合署办公，对内是一套机构和编制，对外是两个牌子，而档案又是混在在一起无法分开的。联合全宗应冠以所有组成这个全宗的立档单位名称，档案则按一个全宗对待。
案例导入
新成立的天地公司是一家小型企业，秘书钟苗兼管档案工作，她采用组织机构——年度——保管期限分类法进行档案的分类。公司成立5年多来，总经理换了两任，内部组织机构变动频繁，部门的调整大，而钟苗采用的档案分类方法一直没有变化。一天，总经理要查一份4年前的文件，由于部门的变动，钟苗已经记不清这份文件的形成部门了。结果翻遍了柜子，才找到这份文件。立档单位进行档案分类时应考虑单位的具体情况，灵活地选择实用的分类方案，文书档案的分类方案可以按问题、保管期限分类，也可以按年度、组织机构分类，但是在实际工作中往往不是单一分类，而是综合运用。每种分类方案都有自己的适用范围，不能随意用之。案例中采用组织机构——年度——保管期限分类法进行档案的分类，而内部组织机构变动频繁，部门的调整大，钟苗这样做产生的后果是就是不利于档案分类的连续性。

现代企业档案管理实务

现代企业档案管理实务开课时间： 05月22-23日广州举办单位：深圳市圣普企业管理咨询有限公司◆课程背景：档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。

规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

传统的企业文件档案管理模式，是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。

这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要，而且也十分可行。

然而，伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，企业对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要求和具体实施，已经渗透到企业活动的方方面面。

由于大部分企业在其自身的信息自动化建设中一般采取的是由局部到总体的工作线路，普遍缺少总体规划，所以往往容易导致各个管理系统之间标准不一，接口不顺，连动不灵，传递不畅；同时，不少企业在开展信息自动化建设过程中，过分依赖自动化管理的技术系统，缺乏对数据质量与系统功能之间辩证关系的正确理解，经常导致自动化管理体系与手工管理并行，甚至相互掣肘的尴尬局面。

上述情形，常常使企业的计划、决策、指挥、生产、经营等项工作处于各行其是，互不沟通的状态，很容易导致管理混乱，重复投入，工作成本无意义提高等问题的出现。

此课程，以比较规范的企业文档管理为基础，通过积极有效的数据清理、信息管理规范建设，信息流动渠道的设计与关键环节确定等项具体工作，借助于信息自动化管理平台，实现企业的信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的自动化监控功能，提高信息利用的效率，将企业信息管理的事后模式，改造为企业信息资源培植与管理的即时模式，充分实现企业信息在企业活动中应有的支持作用。