公司合同管理制度(最终稿)

合同文档管理制度

一、合同文档范围：

1．由公司对外签署的所有合同、协议和意向书等；

2．公司营业执照、资质证书、税务登记证、组织机构代码证、法人证书、

项目权证原件等；

3．公司章程、董事会决议、股东会议纪要、总经理办公会及重要会议纪要、

公司制订的各项规章制度等；

4．项目报批报建过程中形成的阶段性成果（含政府职能部门的相关批件、

批复等资料）。

二、管理职责

集团公司文档管理遵循统一管理，合理分工的原则。

1．公司行政部负责公司合同文档的全面管理、监督，其中包括公司章程、

董事会决议、股东会议纪要以及以公司名义签订的合同、协议、意向书等。原则

上，合同文档统一由行政部工作人员保管。工程合同及相关文档、营销合同及相

关文档，按行政部要求由专员进行保管，定期移交行政部归档。

2．公司按统一规定的管理要求进行分类、编号，并编制详细的目录检索表，以便管理和查阅。

三、管理内容

（一）合同文档的分类和编号

公司合同按性质分为六大类：

1．营销类合同：含销售合同，，与销售有关的合同以及执行这些合同过程中的备忘录、变更书、修正文本、折扣批示、特殊优惠条件、合同审批表等。

2．采购类合同：材料采购合同以及执行这些合同过程中的备忘录、变更、

修正文本等。

3．行政类合同：劳动合同、目标责任合同、授权书、各种租赁合同、培训

合同、顾问（管理咨询、法律事务等）合同等与公司整体利益有关的合同以及执

行这些合同过程中的备忘录、变更、修正、审批等文本。

4．意向类文本：所有的不完全具有法律约束力的意向书及其补充文件。

5．其他重要合同：项目开发（合作）合同、协议，财务借（贷）款合同等。

（二）合同文本的编号：

公司合同文本实行统一编号，由12位编码组成：

□□—□□□□—□□□

A B C D

A：签订合同的年份，用2位数表示

B：合同文本流水编号：从001～999；

C：部门名称代码，如“行政部”则写“行”，“财务部”则写“财”；

D：部门合同流水编号：从001~999。

（三）其他文档的编号：

按公司《公文处理制度》第三条，“公文字号”的相关规定执行。

四、合同签署的一般程序：

经讨论、起草

进入合同评审程序经办部门修正

经办部门

董事长

签署批准、授权

总经理

呈报修正文本

五、合同评审程序：

（一）公司对外签署的所有合同或协议以及公司章程制度都要按规定的评审程序进

行评审执行；

（二）合同评审根据《合同会签审批单》（见附件1）所规定的既定程序进行；

1．《合同会签审批单》由经办人填写“合同名称”、“合同主要内容”、“合同标的”，部门负责人签名，并附合同初稿文本，一并交公司行政文员，由行政文

员根据评审内容先后次序送签；

2．对合同标的“操作技术和质量要求”的评审：由主管专业技术的部门经

理或专业工程师评审，签字负责；

3．对合同标的“价格及付款方式”评审，由公司财务经理评审，签字负责；

4．对合同涉及的相关法律事务，由公司法律顾问评审，或由具有法律专业

知识的公司领导评审，签字负责。

5．完成上述1、2、3、4项后，经公司主管领导签署意见，再附所有附件呈

报总经理，由总经理作出明确批示。

六、合同的签署：

1．对外签署的合同，除法人代表（或总经理）和法人代表（或总经理）

书面授权的委托人签字外，其他人签字无效；

2．特殊情况下合同须到外地签署的，经手人必须通过传真方式按公司合同评

审程序进行评审，并取得法人代表（或总经理）授权的书面委托后方能以公司名

义签署，否则为无效合同，公司概不负责；

3．先签字后评审的合同，属违规操作，公司（单位）印章管理人员必须拒绝

用印。

七、合同文档的保管与借阅：

（一）保管

1．以公司名义对外签署的合同，一份（原件）交行政部留存建档（含原件

审批表），一份（复印件）交财务部留存，一份（复印件）经办部门执行；

2．对于本制度所规定的各类合同文档，各部门、经办人员必须及时移交行

政部存档立卷保管，并办妥合同文档交接手续；

3．合同文档管理人员建立《收文（合同）登记薄》，交接双方签字确认，办

理合同文档交接手续。

（二）借阅（用）

1．合同文档原则上仅允许借用复印件。各经办人员因业务需要借阅（用）档

案者，应填写《合同文档借阅（用）申请表》（附件2），由合同文档管理人员详

细记录借阅日期，文档名称，拟归还日期，并注明原件还是复印件；

2．档案归还时，合同文档管理人员必须认真核查无误后才能办理归档手续，

注明归还日期，并双方签字确认。

八、合同的监督：

1、合同执行部门应随时掌控合同的执行情况，行政部行政文员有权随时对其进行督察；

2、财务部对合同付款进度进行监督，合同执行部门申请付款时，必须填列合同执行进度情况，财务人员在核定工程进度、落实合同执行情况后，再在申请付款单上签署审核意见，其他审核主管方可在规定权限内予以核签，无财务人员的审核意见，总经理应对付款申请拒绝签字；

3、行政部合同文档管理人员应定期对合同文档进行梳理，发现问题须及时报告主管

领导，并对合同履行过程中签约各方的往来函件一并存档。

九、责任划分：

1、《合同评审表》的相关评审条款由签字人承担第一责任，部门经理（直属主管）

承担领导责任；

2、财务部对违反进度的付款后果负责；