卫生行政处罚案卷制作归档和注意事项
卫生行政执法档案移交及归档制度
卫生行政处罚立案登记及档案移交及归档制度为提高工作效率使处罚案卷及时归档、及时结案。
制定档案移交及归档制度。
一、对当场作出的行政处罚及收缴的罚款，应及时上缴财务，由财务开具罚款收据，５日内将案卷交至法制科。
二、一般程序的行政处罚由监督科室自作出立案决定起３个工作日内，持《立案报告》到法制科进行立案登记。
三、法制科负责登记立案案卷的类别、案由、立案时间、登记时间及承办人，并由承办人核实后签字确认。
四、监督科室应当自立案之日起１０日内做出行政处罚决定。
因特殊原因，需要延长调查时间的由相关科室报请所领导批准，并将有关结果告知法制科登记备案。
五、监督科室在收缴罚款并收到罚款收据后，将该处罚档案结案。
每月末将本月结案的处罚档案交至法制科进行审查。
六、法制科在收到移交档案后于５日内审核完毕，对审核中发现问题的案卷，填写书面审核记录，并返回有关科室。
七、监督科室在审核后的处罚案卷后，对存在问题的部分及时改正或补充。
５日内将档案制作完成交至法制科。
八、法制科接到移交档案后，进行最后审核，并填写处罚档案封面，于３日内装订后存档。
行政处罚案卷制作注意事项
行政处罚案卷制作注意事项行政处罚案卷制作实用提醒案卷是烟草专卖行政执法的有效载体，是执法水平的直接体现。
但在制作的过程中，经常会出现一些不规范问题，一些细节方面的错误，笔者结合工作实践总结了烟草专卖行政处罚案卷制作需注意的“11注意”，以此提高案卷质量，规范行政执法行为。
一、注意“涉嫌”两字要写明从案件发生到案件调查终结之前，也就是案件未定性前，所有的案卷文书中的案由都要加注“涉嫌”两个字。
如果案件已定性，在《案件处理审批表》、《行政处罚决定书》、《结案报告表》等文书中案由就不再写“涉嫌”两字，切记关键点就是案件是否已定性。
二、注意“陈述权”的中“述”字要正确书写目前在审查案卷时发现有案件承办人在告知当事人享有陈述权时，将“述”写为“诉”，一字之差意义大不相同。
“述”与“诉”都是指说话，但“述”指讲话和陈述，偏向于叙述，是一个中性词，而“诉”侧重诉求、控告，感情色彩比较强烈。
陈述权是指当事人对行政机关给予行政处罚所认定的事实及适用法律是否准确、适当，陈述自己对事实的认定以及主观的看法、意见，同时也可以提出自己的主张、要求。
在这里更多的是强调当事人的叙述案件的权利，为自己及时申辩的权利。
而只有在告知当事人享有的诉讼与复议的权利时，这里才用“诉”。
三、注意“案由”要写清在案卷中几乎每项文书中都涉及“案由”一项，但发现在《责令整改通知书》、《先行登记保存通知书》等文书中，出现未写案由的问题，如只写“X年X月X日在X街X店的行为违反了XXX条款”，只写清楚了案发的时间、地点未写案由，也就是未写出当事人的违法行为。
在此一定要注意，没有案由就没有将案情表述清楚，也是一种不规范行为。
四、注意“日期”要一致案件中的日期是整个案件发生、案件调查、案件结束的一个详细记录与体现。
一定要在书写时注意写对，注意前后文书中的日期是否一致、是否符合逻辑。
如案发时间是5月22日，《询问笔录》里案发时间写成5月21日。
同时要注意案件各阶段的法定办理时限。
浙江省卫生行政处罚案件档案整理规则
舟山市卫生监督所
俞惠飞
一.目的 为规范制作、妥善保管
和科学整理卫生行政处罚案件档案， 进一步提高全市卫生行政处罚案件 档案的质量，更好地服务于卫生监 督行政执法工作.
二 .卫生行政处罚案件档案
是指按照法定程序，在办理卫生行政处 罚案件过程中直接形成的、反映执法活 动全过程、具有保存价值的文字、图表、 声像等各种形式的历史记录，具有历史 凭证和日常查考作用。
十五.档号按DT／T1 3--1994 规定编制
由全宗号、年度、类别号、案卷 号、保管限组成。档号可采用以下结 构：全宗号一年度一类别号一案卷 号—保管期限示例：“J036—2005”食
品 卫生—021—长期’’
全宗号：档案馆(室)给定每一个全宗 的代码。全宗号用四位代码标识。其中第 一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三 位用阿拉伯数字标识某一全宗的进馆顺序 号。
(五)案件涉及有关图像、影像、声 音等各种载体的材料和书写材料应符合 耐久性要求。
(六)案件办结后，将有关文件材料 按档案整理要求装订后，于3个月内交综 合档案室统一保管。
第四条 卫生行政处罚案件档案的 分类
卫生行政处罚案件档案分为简易行 政处罚案件档案、一般程序(包括听证程 序)行政处罚案件档案两大类。
(二)硬封面的规格：封面采用300mm ×200mm(长×宽)。封底尺寸同封面尺寸。 卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种 厚度，封面和封底翻口处要另有2 5Illnl 的折叠保护纸舌，卷脊左右两侧各留2 0ram宽的装订纸舌。
(三)软封面的规格：软封面的规格为 封底封面尺寸相同，封面内页可打印或印 制案卷备考表。
六. 卫生行政处罚案件档案 的归档范围和保管期限
行政处罚案卷的制作及归档管理、证据种类与取证技术
行政处罚案卷的制作及归档管理随着社会的发展和进步，行政管理日益复杂，行政处罚案件的数量和复杂程度也在不断增加。
行政处罚案卷的制作及归档管理成为了行政执法工作中至关重要的环节。
合理规范的制作和归档管理，不仅是保障执法工作的正当性和公正性，也是维护行政执法机关的形象和权威的重要保障。
一、行政处罚案卷的制作1. 依法确定行政处罚事实和证据行政处罚案卷的制作首先要依法确定行政处罚事实和证据。
行政执法人员在开展执法工作时，必须严格依法行使权力，依法取证，依法确定行政处罚事实和证据。
行政处罚事实和证据的确定要实事求是，客观公正，不能有任何武断和片面性。
2. 合理、规范的程序操作在确定行政处罚事实和证据的基础上，行政处罚案卷的制作需要进行合理、规范的程序操作。
程序操作包括对案卷的整理、组织和归档等工作，需要根据执法程序和规定进行，确保案卷的内容真实、完整、准确。
3. 完善的书写和记录行政处罚案卷的制作需要注意书写和记录的完善性。
书写要规范清晰，记录要真实客观，不能有任何涂改和篡改。
尤其是对于相关当事人的陈述和证明材料，要尽可能做到逐字逐句记录，确保案卷的真实性和完整性。
二、行政处罚案卷的归档管理1. 根据分类规定进行归档行政处罚案卷的归档管理需要根据相关的分类规定进行。
不同的行政处罚案件根据性质和类型进行分类，需要制定相应的归档管理规定，确保案卷的归档能够有条不紊地进行。
2. 建立健全的档案管理制度行政处罚案卷的归档需要建立健全的档案管理制度。
这包括档案管理的组织结构、工作职责、岗位设置、人员配备等方面的规定，以及对档案管理工作的监督和考核机制等方面的制度规定。
3. 加强档案保管和档案利用除了对行政处罚案卷进行归档管理外，还需要加强档案的保管和档案的利用。
档案的保管要做到安全、完整，避免遗失、损毁等现象的发生；档案的利用要充分发挥其价值，在法律、行政等方面的工作中发挥重要作用。
证据种类与取证技术随着科技的发展和进步，证据种类与取证技术也在不断地更新和完善。
[转载]行政处罚案卷装订顺序规范
![[转载]行政处罚案卷装订顺序规范](https://img.taocdn.com/s3/m/118775310166f5335a8102d276a20029bd64632c.png)
[转载]行政处罚案卷装订顺序规范原文地址：行政处罚案卷装订顺序规范作者：桐城随缘一、案卷封面1、案件名称：当事人全称+违法行为表述+案2、行政处罚决定书文号3、办案单位：填写办案机构名称全称4、归档时间：装订完毕时间5、归档号：不需办案单位填写，由市局档案室统一编写。
二、案卷材料目录(正卷、副卷)（正卷隔页：A4纸竖式居中“正卷”二字）三、立案审批表（页码起始页）四、行政处罚决定书五、行政处罚告知书（听证告知书）六、对当事人制发的其他法律文书（根据案情需要发给当事人的法律文书，以制发的日期为序）1、询问通知书；2、查封（扣押、扣留、封存）财物通知书及清单；3、先行登记保存通知书；4、解除强制措施通知书；5、责令改正通知书；6、提供证据材料通知书；7、听证通知书等。
七、送达回证1、行政处罚决定书送达回证；2、行政处罚告知书（听证告知书）送达回证；3、其他法律文书的送达回证（与其他法律文书对应）；4、邮寄送达的邮寄送达回执；5、公告送达的刊登公告的报纸或张贴的公告。
八、听证笔录九、证据材料1、立案前初步调查获取的证据；2、现场检查笔录；3、调查询问笔录一（当事人、法定代表人或其代理人的笔录，同一人的多份询问笔录按询问的时间顺序排列）、被询问人的身份证明材料（包括被询问人的身份证复印件、授权委托书、委托人的身份证复印件）；4、调查询问笔录二（其他被调查询问人的笔录，同一人的多份询问笔录按询问的时间顺序排列）、被询问人的身份证明材料；5、调查询问笔录三（其他被调查询问人的笔录，同一人的多份询问笔录按询问的时间顺序排列）、被询问人的身份证明材料；6、当事人陈述；7、证人证言；8、营业执照复印件等主体证明材料；9、鉴定结论（包括鉴定委托书、鉴定机构的资质证明、鉴定报告、抽样取证记录等）；10、有关书证（包括帐册复印件、原始凭证及图片、合同、协议、票据复印件等）；11、有关物证（包括实物、现场照片、实物照片等）；12、视听资料、计算机数据（包括制作人、证明对象、证明内容等说明）；13、勘验笔录；14、其他证据材料（与案件定性有关联，具有证明力的其他证据材料）。
卫生处罚档案管理制度
卫生处罚档案管理制度一、总则为规范卫生处罚档案管理工作，促进卫生行政执法工作的科学化、规范化、公正、透明，提高行政执法效率，保障公民合法权益，根据《中华人民共和国卫生行政处罚法》及有关法律法规的规定，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于全市卫生行政执法机关对卫生行政违法行为进行处罚的工作。
三、档案管理基本原则（一）全面性原则卫生处罚档案管理应全面了解涉案违法行为的具体情况，不遗漏任何可能影响案件处罚结果的相关信息。
（二）真实性原则卫生处罚档案管理应当真实、客观、公正，不得篡改、隐瞒、捏造卫生行政违法行为的事实，不得为应对监督检查而隐匿不良行为。
（三）合法性原则卫生处罚档案管理应当遵循相关法律法规和制度规定，不得擅自变更、解释有关处罚案件的法律、法规、规章和规范性文件。
（四）保密性原则卫生处罚档案管理应当保护相关当事人的隐私权，不得泄露有关当事人的个人隐私信息。
（五）时间性原则卫生处罚档案管理应当及时归档、存储、保管相关资料，便于查阅、审计、监督。
四、档案管理程序（一）立案登记1. 卫生行政执法机关应当在接到行政处罚案件后立即建立处罚档案。
2. 立案登记内容包括案件基本信息、当事人基本信息、违法事实及证据、处罚依据、处罚决定等。
3. 立案登记由执法人员完成，并由主管领导审查签字确认。
（二）档案存储1. 所有卫生处罚档案应当按照相关规定进行存储，并设置专人负责档案管理工作。
2. 档案存储应当安全、整齐，便于查阅、维护及续存。
3. 重大或复杂的卫生处罚案件应当制作卷宗并由主管领导审批。
（三）档案归档1. 卫生处罚档案归档应当按照相关规定进行，归档人员应当按时归档，并编制电子或纸质归档目录。
2. 各级卫生行政执法机关应当自上年度结算完毕之日起，对该年度的行政处罚档案进行归档。
3. 已经归档的卫生处罚档案，不得随意调换位置，保持原始位置。
（四）档案保管1. 卫生处罚档案应当按照相关规定进行保管。
2. 纸质档案应当设有专人负责保管，重要档案应当设置密码箱存放。
卫生监督所卫生行政执法文书档案管理制度
卫生监督所卫生行政执法文书档案管理制度
1、执法文书档案应按照资料齐全、排列有序、装订整齐、便于查阅、保证安全的原则进行立卷、归档、保管；
2、制作文书时，必须使用统一的文书，做到准确、规范、符合要求，书写必须使用蓝色或碳素墨水，字迹清楚，文字精炼、语言通顺，叙述逻辑严密，“处罚告知书”、“听证告知书”、“处罚决定书”必须要进行打印；
3、行政处罚案件执行完毕后，由承办人将全部资料整理、分类、编号、组卷、装订、移交、归档；
4、有关单位因工作需要查阅档案材料时，报所长批准后，方可查阅并作好查阅登记；
5、行政处罚案件的档案材料，有关单位查阅时经批准只能提供部分材料；
6、移交司法机关（公安局、检察院、法院）、纪委或其他行政机关的案件，必须要进行备份，并按程序归档。
卫生行政处罚档案管理规范
前言本标准附录 A、B、C 为规范性附录。
本标准由吉林省卫生厅提出并归口。
本标准起草单位：吉林省卫生厅卫生监督所。
本标准主要起草人：闫闯、赵静萍、张旭宏、冯志民、林丰全、霍烽、陈光伟。
本标准由吉林省卫生厅负责解释。
卫生行政处罚档案管理规范1 范围本标准规定了卫生行政处罚档案管理的术语和定义、归档案卷的整理方法和归档要求。
本标准合用于我省行政区域内各级卫生监督机构卫生行政处罚档案的管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单 (不包括勘误的内容)或者修订版均不合用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本合用于本标准。
《卫生行政执法文书规范》 (中华人民共和国卫生部令第 34 号 2003 年 5 月 1 日实施)《机关档案工作业务建设规范》 (国档发[1987]27 号)3 术语和定义本标准采用下列术语和定义。
3.1 归档案卷立档单位在其卫生行政处罚活动中形成的卫生行政处罚文书(以下简称文书)档案保存的各种纸质文书、材料。
3.2 归档案卷整理将归档案卷以卷为单位进行装订、分类、罗列、编号、编目、装盒的过程。
3.3 卷归档案卷的整理单位。
4 归档案卷范围4.1 依据材料：a)卫生监督执法工作中发现的应作为立案的文件、材料。
b)检举揭发申诉材料。
c)上级批件、会议决定等。
4.2 立案材料：卫生行政处罚案件受理记录、立案报告、案件移送书等。
4.3 证据材料：现场检查笔录、问询笔录、卫生监督意见书、产品样品采样记录、非产品样品采样记录、产品样品确认通知书、产品样品确认书、检验结果告知书、技术鉴定委托书、职业禁忌人员调离通知书、卫生行政控制决定书、解除卫生行政控制决定书、证据先行登记保存决定书、证据先行登记保存处理决定书、案件调查终结报告等。
4.4 案件裁量材料：合议记录、行政处罚事先告知书、陈述申辩笔录等。
卫生处罚档案管理制度
卫生处罚档案管理制度1. 引言卫生处罚档案管理制度旨在规范卫生处罚档案的管理与使用，确保卫生处罚工作的公正、透明和高效。
本制度适用于所有卫生行政部门及其所属单位。
2. 目标与原则2.1 目标本制度的目标是建立健全的卫生处罚档案管理体系，确保处罚决策的合法性和准确性，加强卫生行政执法的监督和约束，提高工作效率。
2.2 原则卫生处罚档案管理遵循以下原则：•公正公平：对违规行为依法进行处罚，不偏袒一方，确保公正公平。
•法律合规：卫生处罚工作严格依法进行，遵守相关法律法规和政策规定。
•保密和安全：卫生处罚档案严格保密，确保档案的完整性和安全性。
•司法审查：涉及重大案件的处罚决定需要经过司法审查。
•效率优先：卫生处罚工作要高效有序，提高工作效率。
3. 卫生处罚档案的建立与保存3.1 档案建立卫生处罚档案应在处罚案件决定作出后及时建立。
档案内容包括但不限于：处罚决定、违规行为事实、证据材料、听证会记录等。
3.2 档案保存卫生处罚档案应当按照相关规定进行保存，保存期限根据不同案件的性质而定。
档案保存应注意保密和防火防灾。
3.3 档案归档与销毁卫生处罚档案按照归档规定归档后，如不再需要保留，可以根据相关规定进行销毁。
4. 卫生处罚档案的管理与使用4.1 档案管理卫生处罚档案管理应实行责任制，明确档案管理人员的职责和权限。
档案管理人员应具备相关法律知识和档案管理专业能力。
4.2 档案索引和标引卫生处罚档案应建立索引和标引，方便档案的检索和利用。
索引和标引应准确、完整。
4.3 档案查询与提供卫生处罚档案应按照相关规定对内外部人员提供查询服务。
提供档案服务应严格按照程序办理，确保档案的安全和完整性。
4.4 档案利用与共享卫生处罚档案可以根据需要进行利用和共享，但必须经过相应的审批程序和保密措施。
5. 卫生处罚档案的监督与评估5.1 监督机制通过内部、外部的监督机制对卫生处罚档案管理工作进行监督，确保其合法、公正和规范的进行。
行政处罚案卷装订注意事项
行政处罚案卷装订注意事项一、主体方面：被处罚人信息要明确，法人——法人工商登记营业执照、组织机构代码证复印件等证明信息材料；个人——身份证复印件。
二、证据方面：1、认定违法事实的证据要充分，除口供笔录外还需要其他证据作为辅证，形成证据链；2、证据形式要合法，案卷中的复印件来源要注明出处、取证日期，要在复印件上注明与原件核对无异并加盖印章。
三、说理部分：1、裁量权适用的说明，要注明适用已发布的行政处罚裁量权基准，对裁量理由作出说明；2、加强对违法事实与法律适用之间的逻辑关系的说明。
四、行政执法程序方面：1、规范行政强制程序，需严格按照《中华人民共和国行政强制法》的规定，严格依法履行相应程序或完整告知相应权利；2、制作行政处罚决定书，需按照《湖南省行政程序规定》第七十八条的规定，写明证据采信和适用的理由。
3、调查终结与处罚告知的顺序要正确；4、行政处罚决定书需严格执行。
五、文书制作与位数归档要进行装订，做到一案一卷，并注明有效期。
行政处罚案卷材料归档顺序（长沙市行政处罚案卷评查细则）1.卷内文件目录2.行政处罚决定书3.行政处罚决定书的送达回证以下按时间顺序排列：4.执法案件立案审批表5.笔录（调查笔录、勘验笔录、检查笔录等按时间顺序排列）6、行政处罚意见告知书7.集体讨论材料（情节严重、案情复杂的重大行政处罚）和调查终结报告（或案件处理审批表）8.听证告知书与听证通知书（符合听证条件的案件）9.听证笔录（召开听证会的案件）10.听证报告（召开听证会的案件）11、违法证据12.结案报告13.备考表。
备考表置于案卷内文件之后，项目包括案卷内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
行政处罚案卷的制作和保管
行政处罚案卷的制作和保管《行政处罚程序规定》第七十七条、第七十八条和第七十九条明确规定了行政处罚案卷的制作与保管。
一、立卷的基本要求《行政处罚程序规定》第七十七条规定：“行政处罚决定执行完毕，工商行政管理机关应当按照下列要求及时将案件材料立卷归档：（一）案卷应当一案一卷，案卷可以分正卷、副卷；（二）各类文书齐全，手续完备；（三）书写文书用毛笔、钢笔或者打印；（四）案卷装订应当规范有序，符合文档要求。
”《行政处罚程序规定》第七十七条是对工商行政管理机关行政处罚案卷立卷归档工作的原则性规定，包括5个方面的内容。
1.一卷一案。
一卷一案即把在查办案件过程中形成的档案材料单独放在一起，针对每件案件制作一份档案。
一案多卷或者多案一卷，内容杂乱无章，无法有效发挥案件材料的存档备案作用。
2.可分正卷、副卷。
行政处罚案卷可以根据具体情况，如可以公开的程序、材料的多少等，分为正卷和副卷两个部分。
一般来说，如果案情复杂、涉及材料多，特别是包含反映内部程序或决策过程方面的内容，这种案卷在制作时就需要分为正卷、副卷两个部分。
如果案情相对简单，材料不十分复杂，又没有不适合公开的内容，这种案件只需要制作一套案卷，不必分为正卷、副卷。
一般在实践中，正卷部分的材料是可以对外公开的材料，用以反映案件事实清楚、证据充分、适用法律正确和程序合法，便于司法审查。
副卷部分的材料是不宜对外公开的材料，主要包括涉及举报者情况的材料、反映办案机关内部决定情况的材料等。
副卷部分的材料虽不能单独说明案情或案件实质，但可以辅助正卷说明案件的形成和处理过程，为实施行政处罚内部监督提供重要依据，对于反映案件全貌必不可少。
3.书式齐备、手续齐全。
书式齐备、手续齐全是对档案材料完整性的要求。
为规范行政处罚行为，国家工商总局制定了一系列行政处罚文书，一些地方省级工商行政管理机关还根据实际执法需要作了必要的补充和完善。
在行政处罚案件中，认真、准确地使用相关文书是办好案件的重要保障。
卫生行政处罚案卷常见问题
归档其它要求
4、卫生行政处罚案卷保管期限为5年。（1）
档案管理部门规定：档案的保管期限仅有三种，10年、 30年、永久；（2）赵同刚主编《卫生监督员手册-总论》 中明确说明卫生行政处罚档案保管期限为5年；（3）部分 单位处罚数量较多、办公及档案管理场所有限。）
二、卫生行政处罚案卷基本要求
(二)合法性要求（实体内容)
低级问题（责任事故） 用笔、涂改、漏项、笔误、代签名、前后不一致 等 实体问题（技术事故） 主体 程序（时限） 适用法律 证据
行政处罚 案卷制做及常见问题 探 讨
主要内容
卫生行政处罚案卷基本依据 卫生行政处罚案卷基本要求 卫生行政处罚案卷内容探讨 案卷内容的具体材料探讨 卫生行政处罚案卷常见问题
一、卫生行政处罚案卷基本依据
中华人民共和国行政处罚法(1996年10月1日实施) 卫生行政处罚程序（1997年6月卫生部令第53号） 最高人民法院关于执行《中华人民共和国 行政诉讼法》若干问题的解释（法释[2000]8号） 《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问 题的规定》（法释[2002]21号 ） 卫生行政执法文书规范（2003年5月1日实施，31种文书） 及修改13、14条通知（卫监督发[2006] 137号，“产品样品
××市卫生局 卫生行政处罚案件档案（正卷） 处罚文号：廊卫食罚字[2008]H007号 当事人：×××（××市广阳区北外环竹闲茶舍负责人) 案 由：×××（××市广阳区北外环竹闲茶舍负责人）雇佣
的从业人员无健康证明上岗工作案
立案日期:2008年04月03日 处罚日期:2008年04月13日 执行时间:2008年04月26日 结案时间:2008年04月26日 自2008年 04 月至 2008年04月 保管期限: 五年 本卷共13 件 15 页 归档号
卫生处罚档案管理制度
一、目的和依据为了加强卫生处罚档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政处罚法》等相关法律法规，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 卫生行政处罚决定书；2. 卫生行政处罚依据；3. 卫生行政处罚当事人陈述、申辩材料；4. 卫生行政处罚听证笔录；5. 卫生行政处罚案件调查报告；6. 卫生行政处罚案件审理报告；7. 卫生行政处罚案件执行报告；8. 卫生行政处罚案件结案报告；9. 其他与卫生行政处罚案件相关的材料。
三、档案管理职责1. 卫生行政处罚部门负责卫生处罚档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；2. 档案管理人员负责档案的日常管理工作，确保档案的完整、准确、安全；3. 卫生行政处罚部门负责人对档案管理工作负总责，确保档案管理制度的有效实施。
四、档案管理要求1. 收集：卫生行政处罚部门应按规定的范围和时限，及时、完整地收集档案资料，确保档案的完整性；2. 整理：档案资料应按档案分类、编号、装订等要求进行整理，确保档案的准确性；3. 归档：档案资料整理完毕后，应及时归档，确保档案的及时性；4. 保管：档案管理人员应严格按照档案保管要求，做好档案的防潮、防虫、防霉、防火、防盗等工作，确保档案的安全；5. 利用：档案资料应严格按照档案利用规定，为有关单位和个人提供查询、复制等服务。
五、档案管理期限1. 卫生行政处罚决定书、依据、当事人陈述、申辩材料、听证笔录、调查报告、审理报告、执行报告、结案报告等，应长期保存；2. 其他与卫生行政处罚案件相关的材料，可根据实际情况确定保存期限。
六、档案管理监督1. 卫生行政处罚部门应定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的落实；2. 档案管理人员应定期对档案进行清理、检查，确保档案的完整、准确、安全；3. 对违反档案管理制度的单位和个人，应依法予以处理。
七、附则1. 本制度由卫生行政处罚部门负责解释；2. 本制度自发布之日起施行。
卫生局行政处罚案卷归档管理制度
卫生局行政处罚案卷归档管理制度卫生局行政处罚案卷归档管理制度索引号：210111027B40120100020 发文号：生成日期：2010-7-2卫生局行政处罚案卷归档管理制度为进一步规范执法行为，提高行政处罚案卷的质量，依法对案卷进行管理，依据《中华人民共和国行政处罚法》和《中华人民共和国档案法》，制定本制度。
一、归档范围：按照实施行政处罚的程序，从立（销）案审批到最后结案的全过程中产生的全部法律文书都应列入行政处罚案卷中。
主要法律文书有：立案审批文书、销案审批文书、调查笔录、抽样取证文书、先行登记保存文书、鉴定结论、听证文书、调查终结报告、案件处理呈批文书、案件集体讨论记录、行政处罚决定书、责令改正通知书、送达回证、结案审批文书等。
二、立卷归档标准：（一）行政处罚案件实行一案一卷制度，一卷一号。
涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以实行一案两卷，即正卷和副卷。
（二）行政处罚决定所依据的材料，必须全部纳入行政处罚案卷，使用案卷以外材料进行行政处罚的，由决定使用的人员签名、注明理由并承担相关责任。
（三）卷内文书应当使用钢笔、签字笔或毛笔书写。
所有文书只存一份正本。
（四）不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，并在证据袋上注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录相或实物证据，需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容。
（五）卷内文书可选择下列两种顺序排列：第一种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按照办案时间顺序排列；第二种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设置分类，按序排列。
（六）破损文书应修补或复制。
文书过小的应衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐。
（七）卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角编写。
（八）案卷封皮、卷内目录和备考表填写规范，案卷装订无金属物，并符合档案法的其他要求。
案卷制作基本要求与注意事项
2、调查询问的注意事项 明确初次调查的主要目的。 搞清当事人的基本情况； 固定现场违法事实； 查清涉嫌违法活动的“来龙去脉”； 追查涉案财物去向； 搞清参与违法活动的其他人员情况； 进一步扩大查案成果。
理清思路，重点调查，应注意以下几点： (1)选择好调查的角度或切入点； （2）做好一次完成调查的充分准备； 即要搞清楚违法事实的“八要素”：生产销售 的违法时间、地点、人员、违法生产销售重要 情节、手段、生产销售违法的来龙去脉、涉案 财物去向、参与人等情况。
正确确定行政相对人要在两个方面把握： (一)、第一方面：注意公民、法人、或者其他 组织三者的界定。 第一、公民。以个体工商户和个人合伙形式为 主的情形： 公民成为质量技术监督行政相对人时，以公民 的身份证件上的正式姓名作为行政相对人名称。
第二，法人 在我国，凡依法经核准登记，拥有必要的 独立财产，设有一定的组织机构，依法独立享 有民事权利和承担民事义务、能以自己的名义 参加民事法律关系的社会组织，即为法人。法 人包括企业法人、机关法人、事业单位法人和 社会团体法人四类。
(四)巧用《通知书》、《协查函》，使案件办 理更完善 1、《通知书》 是行政机关在行政案件办理过程中，对涉及当 事人权利或者义务的有关事项通知当事人的法 律文书。 2、《协查函》 协查函是行政机关请求其他部门或者单位协助 调查的法律文书。
三：证据保存及应用
基本要求： （1）完整记录被调查取证人情况； （2）调查取证事由正当合法； （3）调查取证的地点准确具体； （4）提取证物与案件有关联； （5）取证物品的性状描述完整准确；(包括名 称、规格、数量等)
岗前培训(卫生行政处罚案件卷宗档案)
卷内备考表的填写
卷内备考表是供立卷人在立卷时填写认为该卷 有需要加以说明与解释的情况，其项目包括： 本卷情况说明（如卷内文件是否完整，有无破 损，是否有重要价值或特别意义的文件等）； 立卷人； 立卷时间（由立卷人填写）； 检查人（由案卷质量审核者即科室负责人签名）
案件流转登记表的填写
卷宗档案管理适用范围
郑州市卫生监督所办理的卫生行政 处罚案件文书、材料的立卷、归档，均 应遵循本规定。
卷宗归案的管理
监督科室自收到卫生行政处罚决定 书之日起，案件承办人员应当开始进行 立卷准备。在案件处理工作中，应系统 收集有关执法文书和证据材料，做好立 卷前的准备工作。
卷宗归案的管理
卫生行政处罚案件结案后，监督科室 应按照《郑州市卫生监督所行政处罚实施 细则》的要求于5个工作日内将已结案的案 卷进行整理、并按卷宗规范装订后，送交 法制稽查科及时结案。凡交接案卷，必须 办理交接手续。 ■ 立案案件无正当理由或未履行相关手 续造成案件未能结案的，将依照有关规定 追究案件承办科室负责人及第一责任人的 责任。
案卷封面的填写
承办人员：两个以上案件承办人 立案日期： 结案日期： 归档日期： 归档号：（执法分类＋决定书编号，如 食品类一般程序的案件：食－年份－号； 食品类简易程
郑州市卫生监督所 李臻宁
卷宗档案管理规定制定的原则
根据卫生部第34号令《卫生行政执法文书 规范》第四十四条之规定“查处卫生违法案件 所形成的案卷材料应按一案一卷形式进行装订， 每卷顺序按有关材料形成的时间先后顺序排列” 的要求及档案管理的相关原则，结合我所实际， 制订了《郑州市卫生监督所卫生行政处罚案件 卷宗档案管理规定》。
常用行政执法文书的正确书写及应注意的事项
卫生行政执法案卷的正确书写及有关规定所有按一般程序实施卫生行政处罚在处罚的实施阶段上应按照以下步骤进行：立案——调查取证——合议（适用听证或重大处罚案件）——告知——审批——处罚决定书——送达——结案，时间不能倒置。
（如果时间倒置就是0分卷）制作案卷时应注意的事项：1、文书应用蓝色或黑色的水笔或签字笔填写，保证字迹清楚、文字规范、文面清洁；2、行政处罚决定书的处罚时间与行政审批表的审批时间应是同一天，并具体到小时、分。
3、行政处罚决定书的处罚时间与陈述申辩告知时间是同一天的，应具体到小时、分。
（处罚决定书的处罚时间与行政审批表的审批时间与陈述申辩告知时间是同一天的应遵循告知——审批——处罚决定书的顺序，并具体到小时、分）4、文书内出现不是当事人本人签字的（负责人代签的），应有当事人授权的委托书证明。
5、违法事实两种以上的应分别裁量，合并处罚。
6、行政处罚决定书绝对不能涂改。
7、凡是执法文书需要盖章的应在“卫生行政机关名称并盖章”处填写卫生行政机关名称（北京市平谷区卫生局）8、一般程序实施卫生行政处罚时，责令改正后应有复查记录。
9、依据中华人民共和国卫生部令第34号《卫生行政执法文书规范》第二章第五条第三款的规定：因书写错误需要对文书进行修改的，应用杠线划去修改处，在其上方或者接下处写上正确内容。
对外使用的文书作出修改的，应在改动处加盖校对章，或由对方当事人签名或盖章。
10、文书中的空白处应划掉。
举报的案件要填写案件受理登记表处罚种类应用全，如果罚则有警告或没收的要用上，不能只罚款，行政处罚决定书适用范围：适用一般程序和听证程序的卫生行政处罚制作时应注意的事项：1、填写当事人处时，应注意以下几种情况（1）如果是法人单位的要与工商营业执照或法人代码证书上的名称一致；（2）如果是个体工商户，没有法人资格，填写其营业执照上的企业名称；（3）如果被监督单位不具备法人资格，而其上级具备法人资格，填写其具备法人资格的单位全程；（4）如果是事业单位和社会团体应依照有关部门核发的《事业单位法人证书》，《社会团体法人登记证书》核定其主体资格；（5）如果该单位无营业执照，应确认其主体资格为公民。
卫生行政处罚案卷制作归档及注意事项69页PPT
1、合法而稳定的权力在使用得当时很 少遇到 抵抗。 ——塞 ·约翰 逊 2、权力会使人渐渐失去温厚善良的美 德。— —伯克
3、最大限度地行使权力总是令人反感 ；权力 不易确 定之处 始终存 在着危 险。— —塞·约翰逊 4、权力会奴化一切。——塔西佗
5、虽然权力是一头固执的熊，可是金 子可以 拉着它 的鼻子 走。— —莎士 比
பைடு நூலகம் 66、节制使快乐增加并使享受加强。 ——德 谟克利 特 67、今天应做的事没有做，明天再早也 是耽误 了。——裴斯 泰洛齐 68、决定一个人的一生，以及整个命运 的，只 是一瞬 之间。 ——歌 德 69、懒人无法享受休息之乐。——拉布 克 70、浪费时间是一桩大罪过。——卢梭
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6、编印案卷封面
在软卷皮封面打印“处罚文号、案由、案件来源、 被处罚对象（被调查对象）、处理结果、受理日 期、完成日期、承办人、总件数与总页数”。 在右下角填上档号章内容：全宗号、类别号、年 度、期限、案卷号。 要求： 填写或打印的内容须正确、清晰、端正； 未有全宗号时可不填全宗号，其余项目必填；案 卷号不重号。 如一卷材料超过20mm或超过200页的则分2卷， 仍为同一案卷号，填写格式如：1-1，1-2。
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8、著录
电脑著录卷皮封面各项内容 主题词、互见号为选录项；著录的卷 皮封面内容准确、齐全、便于检索。
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结案报告
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2、立案材料
信访受理处理笺 案件受理记录 立案报告 案件移送书
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3、调查取证材料
现场检查笔录 询问笔录 证据先行登记保存决定书 证据先行登记保存处理决 定书 保存证据通知书 产品样品采样记录 非产品样品采样记录 产品样品确认书通知书 产品样品确认书
6、诉讼材料
行政答辩状 行政上诉状 行政申诉状 强制执行申请书
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7、其他料
罚没收入专用缴款书回执 移送资料清单 移送物品清单 委托书、授权书等 人体医学检查结果 卫生许可证原件或复印件 生产许可证复印件 营业执照复印件 产品外包装、使用说明书
产品销售情况登记 医疗机构执业许可证原件 或复印件 医疗机构诊疗科目核定表 医师执业证原件或复印件 护士执业证原件或复印件 毕业证书复印件 身份证复印件 其他
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7、装订案卷
先将文件材料上的金属物拆除，对超过A4 规格、残缺破损的材料须折叠修补； 将软卷皮、卷内文件材料、卷内备考表按 左则装订成册。 要求： 薄卷用不锈钢钉、超过10mm的厚卷用线 装； 装订牢固、美观，不松散、不漏页。
在文件材料正面的右下角、 背面的左下角盖页号章。 页号位置正确，空页不编页号。
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5、编印卷内目录
按排列顺序编写卷内目录，写上“序号、 责任者、文号、文件材料题名、日期、页 号、备注”7个项目。 要求： 一份文件为一个顺序号；责任者为文件形 成单位或个人；题名要能真实反映文件内 容；日期格式如20100528； 打印内容字体为宋体五号。
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卫生行政处罚案卷制作参考依据
➢《中华人民共和国档案法》 ➢《全国卫生监督机构工作规范》 ➢《卫生行政执法文书指导手册》 ➢《广东省卫生监督所卫生监督档案管
理规范（试行）》
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行政处罚案卷的档案资料
书面材料（执法文书等） 照片档案（正片和底片） 声像档案（数码照片、录音带、 录像带、光盘等）
当场行政处罚决定书 行政处罚决定书 送达回执 责令改正通知书 强制执行申请书
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5、复议材料
行政复议申请书 行政复议案件受理通知书 不予受理决定书 行政复议答辩书 停止执行具体行政行为通知书 准许撤回行政复议申请决定书 中止审查具体行政行为通知书 行政复议决定书
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处罚文书排列顺序（稽查科）：
1、案件受理记录 2、现场检查笔录 3、产品样品采样记录 4、产品样品确认通知书 5、产品样品确认书 6、技术鉴定委托书 7、检验结果告知书 8、证据先行登记保存决定书 9、证据先行登记保存处理决
定书 10、卫生行政控制决定书 11、立案报告
12、询问笔录 13、合议记录 14、案件调查终结报告 15、卫生行政处罚审批表 16、行政处罚事先告知书 17、行政处罚听证告知书
（送达回执） 18、陈述和申辨笔录 19、行政处罚决定书
（送达回执） 20、解除卫生行政控制通知书
（存根） 21、结案报告
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4、编制页码
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书面材料的整理
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书面材料的整理流程表
收集→ 划分年度 → 排序 → 编制页码 → 编印卷内目录 → 编印案卷封面 → 装订案卷→ 电脑著录 → 装盒→ 排架 → 打印案卷目录
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一、收集
案件承办人在案件处理结束后，即进行收 集整理 范围包括案件查处过程中形成的所有文件 材料 要求：应归档材料齐全、完整
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二、划分年度
将同一年度的文件材料按“一案一 卷”整理 以结案年度为归档年度
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三、排序
案件档案卷内排列顺序表（省所） • 结案材料 • 立案材料 • 调查取证材料 • 处罚听证材料 • 复议材料 • 诉讼材料 • 其他材料
1、结案材料
技术鉴定委托书 检验结果告知书 产品检验报告 卫生监督意见书 职业禁忌人员调离通知书 卫生行政控制决定书 解除卫生行政控制决定书 合议记录 案件调查终结报告
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4、处罚听证材料
行政处罚事先告知书 陈述和申辩笔录 行政处罚听证告知书 行政处罚听证通知书 听证笔录 听证意见书