常见劳动争议风险防范之证据管理

常见劳动争议风险防范之证据管理

据统计，2008年全国劳动争议立案受理案件136.3万件，企业败诉率为87%，其中因劳动纠纷证据不足导致案件败诉率达60%.在各种争议中，有关事实劳动关系、劳动报酬及结束劳动关系成为最主要的争议。企业如何做好证据管理，有效预防劳动争议，是摆在企业管理者面前的重要课题。本文结合劳动争议适用的证据规则，从证据管理角度系统分析了企业如何预防事实劳动关系、劳动报酬及结束劳动关系的争议风险。

一、事实劳动关系争议与证据管理

事实劳动关系是指没有按法律规定签订正式书面合同而形成的劳动关系。事实劳动关系一旦形成，企业将面临支付两倍工资的赔偿风险；事实劳动关系满一年的，企业须与劳动者签订无固定期限劳动合同。表1显示了事实劳动关系的举证责任与证据认定。

事实劳动关系主要由劳动者举证，企业应在如下几个方面做好证据管理：

（一）规范劳动合同管理1.规范劳动合同管理流程，妥善保管好合同签订过程中形成的书面资料。劳动代写论文合同应在指定地点和时间签订，在专人的监督下订立，确保是劳动者本人签订。为防止劳动合同丢失或损毁造成事实劳动关系，企业应签订一式多份劳动合同，分别予以保管；同时建立劳动者名册，招用劳动者应及时登记在名册上。发放劳动合同时应实行签收制度，用以证明企业已经将劳动合同交给劳动者。为避免因疏忽导致过期未续签，企业最好对劳动合同信息实行计算机管理，设置合同到期提前预警程序，并定期检查合同的签订情况。

2.通过集体劳动合同明确劳动报酬。由于事实劳动关系对劳动报酬的约定不明确，极易产生劳动争议，企业可在集体合同中预先约定劳动报酬和劳动条件等标准，在发生事实劳动关系时，避免劳动报酬过高的风险。

（二）规范用工管理

1.明确招聘流程，集中招聘管理权。不少企业招聘管理混乱，用人部门随意用工，往往是劳动者入职一段时间后才告知人力资源部门是否留用，造成劳动者与企业间的矛盾。因此，企业必须要明确招聘流程，集中招聘管理权，劳动者必须办理入职手续后方可上岗。同时，企业应对用工部门的负责人进行有关签订劳动合同的培训。

2.加强对小时用工、劳务派遣、劳务外包等用工形式的管理。对于小时用工，如果企业没有配套的管理办法，往往会发生事实劳动关系争议。因此，企业应与小时工签订小时工用工协议。对于劳务派遣或劳务外包，企业应选择具有合法资质的单位签订协议，细化有关劳动管理、劳动报酬及支付等内容，防止因文字歧义引发的劳动争议，并保存劳务派遣或劳务外包单位与劳务工之间签订的劳动合同。在具体操作过程中，企业还应注意：（1）避免向劳务工直接支付工资，必须直接支付的，应在工资签收表上注明；（2）避免使用有与本企业有关的工牌；（3）要求劳务派遣或外包公司为劳务工购买社会保险或商业保险；（4）在需要企业负责考勤时，应书面明确是某劳务派

遣（外包）公司劳务工考勤表。总之，企业应避免与劳务工之间可能产生事实劳动关系争议的证据。

二、劳动报酬争议与证据管理

劳动报酬争议是最常见的争议，而又以加班工资争议为主，此类争议极易发展为集体性案件。表2显示了劳动报酬争议的举证责任与证据认定。劳动报酬争议的举证责任主要由企业承担，企业不能举证或举证不力，将承担不利后果。劳动报酬争议主要集中在劳动报酬的构成、劳动报酬标准、加班事实、加班时数、加班工资计算基数等方面。企业应在如下几个方面做好证据管理：

（一）通过规章制度和劳动合同明确有关劳动报酬的约定

1.明确劳动报酬的标准及构成。用人单位应根据《关于工资总额组成的规定》等法规合理设计工资福利结构，明确劳动报酬的标准。有关劳动报酬的约定并非一定表现为具体的数额，也可以表现为一定的计算方式，如计件工资制明确计件定额和计件单价。为避免非工资项目因发放形式不当引起的纠纷，企业对国家明确规定不列入工资项目，如交通补贴、差旅费、午餐费、通讯费、洗理费等，应尽量采用财务报销的方式，避免随同工资一并发放，也不应在工资单中列入该项目。对于高级管理人员，为避免被追诉巨额加班费，企业应申请实行不定时工作制，并在劳动合同中约定不再另行支付其加班工资。对于设立年终奖的企业，应通过制度或合同约定离职人员是否享受年终奖金。

2.明确加班工资的计算基数。目前加班加点工资计算基数没有统一规定，有的规定以当月工资总额作为计算基数，有的规定以标准工资作为计算基数，有的则允许在不低于最低工资的情况下由当事人约定。对于允许当事人约定的，用人单位可在劳动合同中明确加班加点工资的计算基数，即哪些工资项目计入加班加点工资，具体标准是多少。如果劳动合同没有对加班费的计算基数作出约定的，司法实践将会以实际发放的工资作为加班工资的计算基数。

3.明确各类假期工资的计算标准。法定节假日的工资支付法律有统一的规定，但事假、病假等期间的工资则需要用人单位根据地方法规进行约定，即假期工资包括哪些工资项目。（二）规范企业考勤、加班管理企业应在管理制度中明确员工加班须填写加班申请单，经部门负责人签字同意后方安排加班，员工自愿延长工作时间不算加班；员工考勤卡仅是记录员工考勤的依据，必须辅以部门负责人审批的加班申请单方可计算和认定加班时间。考勤记录和加班记录须经员工书面确认，至少要保存两年。企业在日常管理中，还需注意如值班记录、生产会议纪要等可能引起加班事实争议的证据管理，防止因此产生的加班工资争议。

（三）规范加班工资发放与工资签收管理

企业不能将加班工资以“奖金”、“节日福利”、“节日补助”等名目发放，否则一旦发生纠纷企业将必须“重复”支付加班费企业也不应与劳动者约定固定加班工资，因为如果实际加班费超出了约定的金额，劳动者仍然可以要求用人单位补足加班费的差额，但如果实际加班费少于约定的金额，用人单位必须按约定的加班费发放。企业每月还应将出勤时数、加班时数、工资、加班工资、各类假期工资等明确单列在工资单上，由劳动者签收确认。并在公司管理制度中或劳动合同中约定劳动者应对每月工资支付情况等认真核对，如有异议，应于本人工资到帐后5个工作日内向用人单位书面提出，逾期则视为无异议。经劳动者确认