常见劳动争议风险防范之证据管理

常见劳动争议风险防范之证据管理据统计，2008年全国劳动争议立案受理案件136.3万件，企业败诉率为87%，其中因劳动纠纷证据不足导致案件败诉率达60%.在各种争议中，有关事实劳动关系、劳动报酬及结束劳动关系成为最主要的争议。

企业如何做好证据管理，有效预防劳动争议，是摆在企业管理者面前的重要课题。

本文结合劳动争议适用的证据规则，从证据管理角度系统分析了企业如何预防事实劳动关系、劳动报酬及结束劳动关系的争议风险。

一、事实劳动关系争议与证据管理事实劳动关系是指没有按法律规定签订正式书面合同而形成的劳动关系。

事实劳动关系一旦形成，企业将面临支付两倍工资的赔偿风险；事实劳动关系满一年的，企业须与劳动者签订无固定期限劳动合同。

表1显示了事实劳动关系的举证责任与证据认定。

事实劳动关系主要由劳动者举证，企业应在如下几个方面做好证据管理：（一）规范劳动合同管理1.规范劳动合同管理流程，妥善保管好合同签订过程中形成的书面资料。

劳动代写论文合同应在指定地点和时间签订，在专人的监督下订立，确保是劳动者本人签订。

为防止劳动合同丢失或损毁造成事实劳动关系，企业应签订一式多份劳动合同，分别予以保管；同时建立劳动者名册，招用劳动者应及时登记在名册上。

发放劳动合同时应实行签收制度，用以证明企业已经将劳动合同交给劳动者。

为避免因疏忽导致过期未续签，企业最好对劳动合同信息实行计算机管理，设置合同到期提前预警程序，并定期检查合同的签订情况。

2.通过集体劳动合同明确劳动报酬。

由于事实劳动关系对劳动报酬的约定不明确，极易产生劳动争议，企业可在集体合同中预先约定劳动报酬和劳动条件等标准，在发生事实劳动关系时，避免劳动报酬过高的风险。

（二）规范用工管理1.明确招聘流程，集中招聘管理权。

不少企业招聘管理混乱，用人部门随意用工，往往是劳动者入职一段时间后才告知人力资源部门是否留用，造成劳动者与企业间的矛盾。

因此，企业必须要明确招聘流程，集中招聘管理权，劳动者必须办理入职手续后方可上岗。

同时，企业应对用工部门的负责人进行有关签订劳动合同的培训。

2.加强对小时用工、劳务派遣、劳务外包等用工形式的管理。

对于小时用工，如果企业没有配套的管理办法，往往会发生事实劳动关系争议。

因此，企业应与小时工签订小时工用工协议。

对于劳务派遣或劳务外包，企业应选择具有合法资质的单位签订协议，细化有关劳动管理、劳动报酬及支付等内容，防止因文字歧义引发的劳动争议，并保存劳务派遣或劳务外包单位与劳务工之间签订的劳动合同。

在具体操作过程中，企业还应注意：（1）避免向劳务工直接支付工资，必须直接支付的，应在工资签收表上注明；（2）避免使用有与本企业有关的工牌；（3）要求劳务派遣或外包公司为劳务工购买社会保险或商业保险；（4）在需要企业负责考勤时，应书面明确是某劳务派遣（外包）公司劳务工考勤表。

总之，企业应避免与劳务工之间可能产生事实劳动关系争议的证据。

二、劳动报酬争议与证据管理劳动报酬争议是最常见的争议，而又以加班工资争议为主，此类争议极易发展为集体性案件。

表2显示了劳动报酬争议的举证责任与证据认定。

劳动报酬争议的举证责任主要由企业承担，企业不能举证或举证不力，将承担不利后果。

劳动报酬争议主要集中在劳动报酬的构成、劳动报酬标准、加班事实、加班时数、加班工资计算基数等方面。

企业应在如下几个方面做好证据管理：（一）通过规章制度和劳动合同明确有关劳动报酬的约定1.明确劳动报酬的标准及构成。

用人单位应根据《关于工资总额组成的规定》等法规合理设计工资福利结构，明确劳动报酬的标准。

有关劳动报酬的约定并非一定表现为具体的数额，也可以表现为一定的计算方式，如计件工资制明确计件定额和计件单价。

为避免非工资项目因发放形式不当引起的纠纷，企业对国家明确规定不列入工资项目，如交通补贴、差旅费、午餐费、通讯费、洗理费等，应尽量采用财务报销的方式，避免随同工资一并发放，也不应在工资单中列入该项目。

对于高级管理人员，为避免被追诉巨额加班费，企业应申请实行不定时工作制，并在劳动合同中约定不再另行支付其加班工资。

对于设立年终奖的企业，应通过制度或合同约定离职人员是否享受年终奖金。

2.明确加班工资的计算基数。

目前加班加点工资计算基数没有统一规定，有的规定以当月工资总额作为计算基数，有的规定以标准工资作为计算基数，有的则允许在不低于最低工资的情况下由当事人约定。

对于允许当事人约定的，用人单位可在劳动合同中明确加班加点工资的计算基数，即哪些工资项目计入加班加点工资，具体标准是多少。

如果劳动合同没有对加班费的计算基数作出约定的，司法实践将会以实际发放的工资作为加班工资的计算基数。

3.明确各类假期工资的计算标准。

法定节假日的工资支付法律有统一的规定，但事假、病假等期间的工资则需要用人单位根据地方法规进行约定，即假期工资包括哪些工资项目。

（二）规范企业考勤、加班管理企业应在管理制度中明确员工加班须填写加班申请单，经部门负责人签字同意后方安排加班，员工自愿延长工作时间不算加班；员工考勤卡仅是记录员工考勤的依据，必须辅以部门负责人审批的加班申请单方可计算和认定加班时间。

考勤记录和加班记录须经员工书面确认，至少要保存两年。

企业在日常管理中，还需注意如值班记录、生产会议纪要等可能引起加班事实争议的证据管理，防止因此产生的加班工资争议。

（三）规范加班工资发放与工资签收管理企业不能将加班工资以“奖金”、“节日福利”、“节日补助”等名目发放，否则一旦发生纠纷企业将必须“重复”支付加班费企业也不应与劳动者约定固定加班工资，因为如果实际加班费超出了约定的金额，劳动者仍然可以要求用人单位补足加班费的差额，但如果实际加班费少于约定的金额，用人单位必须按约定的加班费发放。

企业每月还应将出勤时数、加班时数、工资、加班工资、各类假期工资等明确单列在工资单上，由劳动者签收确认。

并在公司管理制度中或劳动合同中约定劳动者应对每月工资支付情况等认真核对，如有异议，应于本人工资到帐后5个工作日内向用人单位书面提出，逾期则视为无异议。

经劳动者确认的工资单企业至少要保存两年。

三、结束劳动关系争议与证据管理终止或解除劳动关系分为四种形式：用人单位单方面解除、双方协商解除、合同到期终止、劳动者单方面解除，本文重点分析前面三种情形。

表3显示了结束劳动关系争议的举证责任与证据认定。

结束劳动关系的争议主要是围绕结束形式、结束劳动合同理由与事实、结束程序等几个方面展开，焦点是是否应当支付经济补偿金以及支付的标准与金额。

企业应在如下几个方面做好证据管理：（一）以书面形式明确结束劳动关系企业应以书面形式明确结束劳动关系，并由员工签字确认，防范因证据管理漏洞导致被追诉经济补偿金或赔偿金。

对于用人单位单方面解除的，需在《解除劳动合同通知书》中明确解除的理由、事实与时间；对于双方协商解除的，需在《解除劳动合同通知书》中明确“经双方协商一致解除劳动合同”和协商解除的时间；对于到期终止劳动合同的，需在《终止劳动合同通知书》中明确在原劳动报酬及岗位不变的情况下，哪一方主动提出终止劳动合同；对于劳动者因主动离职单方面解除劳动合同的，要求劳动者填写《员工解除劳动合同申请书》，明确是劳动者因个人原因单方面提出解除劳动合同。

为进一步明确劳动关系结束后双方的权利与义务，企业可与劳动者签订《解除（终止）劳动合同协议书》，约定：（1）至本协议签订之日，甲方已经依法向劳动者足额支付了工资、社会保险等劳动条件和劳动报酬；（2）乙方应按用人单位要求办理工作交接手续，如果因为工作交接对用人单位造成损失的，甲方有权向其请求赔偿。

（二）细化过错性解除的制度依据过错性解除的认定主要依据企业内部规章制度，但由于很多企业规章制度文字表述模糊、笼统，容易引起解除劳动关系依据的争议。

因此，企业应细化过错性解除劳动合同的依据：1.细化试用期录用条件。

通过招聘广告和岗位说明书等明确岗位必须具备的学历、资格证书、工作经验等录用条件与岗位职责，在录用前向应聘者公示，并要求应聘者确认。

通过企业绩效考核制度，明确试用期考核录用标准，严格试用期考核，书面确认试用期考核结果，做好证据固定。

2.细化严重违纪违规行为，量化重大损害。

企业在制定奖惩制度的同时，还应将有关违规违纪行为加以汇总、分级，细化违规违纪行为，量化重大损害，并制定相应的处罚办法。

有的企业将违规违纪行为汇总成130条的《奖惩细则》，按严重程度将其分为三级，并规定了相应的处罚办法。

3.建立劳动者不胜任岗位的标准。

企业应在绩效管理制度中明确不胜任工作的标准，如“一年内季度考核结果累计三次及以上为差者即为不胜任本岗位工作”。

直线主管应与员工沟通制定业绩目标和考核标准，以保留考核过程的文件和考核结果，并要求员工签字确认。

对考核不胜任的员工应书面通知调整工作岗位，并要求员工签收；对不胜任岗位的员工进行培训时，要与员工书面确认培训内容及培训过程，并保留培训记录。

（三）收集构成“企业单方解除劳动合同”的证据企业在日常管理中应注意收集员工“严重违纪”的证据。

在法律上，企业可单方面解除劳动合同的证据主要有以下几类：（1）违纪员工本人撰写的“检讨书”、“申辩书”等；（2）员工违纪涉及的物证或带有拍摄时间的照片、视听资料、录音、录像等；（3）其他员工或知情者的证词、证明书等；（4）包括违纪员工在内的全体会议人员签名的会议纪要等。

在各种证据中，违纪员工签字的书面证据是最有效的证据。

所以，企业应让违纪员工做出书面检讨、书面情况说明等，并对违纪行为做出书面处理材料，由员工签字确认。

对违纪行为有异议的可提请工会讨论，并详细记录。

（四）保存履行“单方解除劳动合同”的法定程序证据对于用人单位单方解除的，用人单位应当保存经工会签署意见的解除劳动合同通知书；对于用人单位提前通知解除的，用人单位应保存由劳动者签字确认的“已提前三十日通知劳动者”或“已额外支付一个月工资（含具体金额）”的书证；对于办理工作交接，用人单位应保存由劳动者签字确认的“已告知劳动者办理工作交接的事项和内容”的书面证据，同时还应保存已出具相关证明及已办理退工手续的证据。

（五）明确经济补偿金标准根据《劳动合同法》，非过错性解除、双方协商解除以及企业终止到期的劳动合同均需支付经济补偿金。

虽然具体的补偿标准也已明确规定，但在实践中有关经济补偿金标准的争议仍很多，主要由非工资项目发放形式不当或经济补偿计算年限而引起。

因此，企业必须规范工资发放管理，避免将非工资项目以工资收入的形式发放，并做好员工企业工龄的管理。

《劳动合同法》、《劳动争议调解仲裁法》等法律的实施，加重了企业举证责任和劳动关系管理的风险，有关事实劳动关系、劳动报酬及结束劳动合同关系的证据管理应成为各个企业劳动关系管理的重点。

企业应熟悉证据规则，完善企业内部规章制度和劳动合同管理，加强对日常劳动关系管理过程中的证据管理，尽可能地使法律事实与客观事实保持一致，从而有效降低劳动争议风险。