文件存档管理制度

附件1：

文件存档体系制度

（2017试行版）

2017年9月

目录

第一章、前言 (3)

第二章、适用范围 (3)

第三章、原则及方法 (3)

第四章、成果管理 (5)

第一章前言

第一条为提高设计管理部工作效率，便于文件及时整理归类，方便文件的查找。拟定此制度，并随着区域发展需要做适时修订。

第二章适用范围

第二条本管理办法适用于自发文之日起设计管理部对所辖各个项目的文件存档的管理。

第三章原则及方法

第三条管理原则

（一）计划性原则：

设计管理部各专业工程师严格按进度计划取得项目图纸及相关文件资料后上传服务器存档。

（二）实时性原则：

在图纸的版次更新时，需区域设计管理部各专业工程师及时上传更新图纸。

在图纸的发生设计变更时，需区域设计管理部各专业工程师将变更后的修改图纸及时上传。

提资发生变化需要其他专业配合时，需及时告知相关专业并将提资及时上传存档。

（三）准确性原则：

1.图纸和相关资料需经各专业工程师及设计管理部负责人审核

后存档；

2.图纸和相关资料更新时，各专业工程师严格检查上传的文件版次是否统一，要保证各专业版次更新的一致性。

（四）完整性原则：

1.针对不同设计阶段所需的图纸和相关资料，区域设计管理部必须提交齐全，不得有缺漏图纸或事后补交图纸；

2.遇特殊情况不能及时存档图纸资料时，区域设计管理部专业工程师必须提前线下沟通并获得设计管理部负责人的同意，协商好滞后的图纸资料补齐时间。

第四条存档方法

项目文件保存区域服务器共享文档中，各项目负责人以销售案名建立项目文件夹，命名“XX项目”。

内部文件子目录详见下表格：

注：上图所示文件管理架构为试行版，执行阶段会不断完善。

各专业负责人命名上传的所有文件，命名格式为：日期_名称(备注)，例20170922 建筑施工图（第一版）。

第四章成果管理

设计管理部负责人指定专员按照管理原则检查和监督图纸进展情况，并将情况反馈至设计管理部负责人处。

二〇一七年九月二十二日