公文处理办法

公文处理办法第一章总则第一条为使我校公文的撰写、制发和处理规范化、科学化，根据中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》、国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发［2000］23号)等文件精神，结合我校实际，特制定本办法。

第二条东北大学公文是学校实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻上级方针、政策，指示、指导，布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理必须坚持实事求是的原则，按照公文处理规定和要求进行，做到规范、准确、及时、安全、保密。

第五条学校党委办公室、校长办公室分别负责学校党委、行政公文的处理工作，并对校机关各部处、学院（部）和直属部门的公文处理工作进行业务指导。

第六条党委办公室、校长办公室配备专职文秘人员负责公文处理工作。

文秘人员应当具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守。

第二章公文种类第七条党的机关公文种类主要有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

行政机关的公文种类主要有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

我校党委、行政正式文件常用的种类主要有：（一）决定用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通知用于发布党内法规、批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（三）通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（四）报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。

（五）请示用于向上级机关请求指示、批准。

（六）批复用于答复下级机关的请求事项。

（七）意见用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范（只适用于党委文件）。

（九）函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主部门请示批准等。

（十）会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。

第三章公文格式第八条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”公文还应当标明公文印制份数的顺序号。

（二）紧急程度指对公文送达和办理的时间要求，标注在文件首页密级下方位置，紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”。

（三）发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成（对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称），套红大字居中印在文件首页上端。

联合行文，主办机关排列在前，“文件”两字居于发文机关名称右侧上下居中。

学校党委、行政公文版头的形式有：1．校内党委公文版头“中共东北大学委员会文件”；“中共东北大学党委办公室文件”，党政联发版头“中共东北大学委员会东北大学文件”；行政公文版头“东北大学文件”、“东北大学校长办公室文件”、“东北大学公函”、“东北大学会议纪要”。

版头字号为零号字。

2．校内专门委员会公文版头“中共东北大学委员会组织部文件”、“中共东北大学纪律检查委员会文件”、“东北大学工会委员会教代会执委会文件”、“共青团东北大学委员会文件”。

3．各学院党委公文版头“中共东北大学××学院委员会文件”、学院党政联发版头“中共东北大学××学院委员会东北大学××学院文件”、学院行政公文版头“东北大学××学院文件”。

4．以校内专门委员会和学院名义制发的公文，版头字号不得大于壹号字。

（四）发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。

联合行文时，只标注文件主办机关的发文字号。

以学校党委名义制发的公文和党政联发的公文发文字号为“东大党字〔×年〕×号”、以学校名义制发的公文涉及全局性、综合性工作的以“东大校字〔×年〕×号”编写文号，涉及某一方面问题的文件以职能部门简称“东大×字〔×年〕×号”编写文号，如“东大学字〔2000〕1号”。

以东北大学党委办公室、校长办公室名义制发的公文发文字号分别为“东大党办字〔×年〕×号”，“东大校办字〔×年〕×号”，版头为“东北大学公函”的公文发文字号为“东大函字〔×年〕×号”。

以专门委员会名义制发的公文，如“中共东北大学纪律检查委员会文件”，发文字号为“东大纪字〔×年〕×号”。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。

其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应加括号标注。

（十二）所有正式公文均应按中共中央办公厅秘书局编印的《公文主题词表》标注主题词。

主题词位于公文末页下部，版记上方。

（十三）抄送机关，指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级机关、下级机关和不相隶属机关。

第九条校党委、行政公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

第四章行文规则第十条行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。

可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

要大力精简公文，减少重复行文。

第十一条行文关系应根据隶属关系和职权范围确定，行文关系主要有上行文、平行文、下行文。

第十二条向上级机关的行文，一般应主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。

一般情况下，下级机关不得越级请示问题。

因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

第十三条学校内部机构除党委办公室、校长办公室、组织部、纪委、工会、团委外，原则上不得对外正式行文。

除上述部门和各学院外，其他部门原则上不得印制文件。

第十四条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

不相隶属机关之间一般用函行文。

第十五条除上级机关负责人交办的事项外，不得以学校名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十六条受双重领导的单位向上级机关的请示，应根据请示的内容注明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复请示事项；上级机关向受双重领导的下级单位行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。

第十七条制发公文中，凡遇到以下情况者，一般不行文：（一）有关贯彻执行上级文件的一般性表态或没有实质性内容要求的，一般不行文。

必要时可按有关规定将上级文件原文翻印下发。

文件执行中情况无明显变化的，不再制发没有新内容的同类文件。

（二）各种会议文件，包括领导同志的报告、讲话等，凡在会议上已印发的，会后如无重要修改，一般不再印发。

（三）领导同志个人的讲话、报告，未经党委集体讨论同意，不作正式文件印发。

（四）凡可用内部刊物、简报刊登的文稿，不再以文件形式印发，凡可用电话或口头答复的，不作文复。

（五）各种调查报告、典型经验等，一般不行文。

第十八条党委和行政文件只发至处级部门，不作普发。

第五章发文程序第十九条公文发送包括草拟、审核、签发、编号、校对、用印、分发等程序。

第二十条草拟公文应当做到：（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题、后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”、第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使有国际组织外文名称或其缩写开工，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十一条拟稿各职能部门报请批准以党委名义、学校或校办公室名义发文的，应代拟文稿。

起草的文稿应附有公文拟稿纸，注明行文范围、拟稿单位、拟稿人、印制份数、拟稿日期、标题及附件名称。

为便于文件归档，起草的正式文稿应用A4纸打印，严禁使用铅笔或一般圆珠笔。

第二十二条审核职能部门撰拟的以党委或学校名义发出的文稿，必须先经部门负责人审稿，并在公文拟稿纸“处（部）长审稿”栏签字后，分别在党委办公室或校长办公室办理审核手续。

以学校专门委员会和学院名义发送的公文，由部门或学院负责人审稿。

“东大外字”文件和有关“出国政审”文件，由学校授权，由外事处和组织部负责审核、印发。

科级干部任免文件，由学校党委授权，由组织部负责审核、印发。

第二十三条会签行文涉及两个以上部门的必须履行会签手续，由联办部门负责人会签。

第二十四条核稿以学校党委名义撰拟的公文由党委办公室核稿，以学校名言撰拟的公文由校长办公室秘书科负责核稿。

若对文稿作大的变动和修改，由核稿人提出意见，退回拟稿部门改写。

对文稿一般问题需要变动、修改的可与拟稿人共同研究、修改。

核稿人核完稿后，应在公文拟稿纸“核稿”栏签字。

第二十五条公文校核的重点是：（一）是否确需行文。

（二）内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。

（三）所提措施和办法是否切实可行。

（四）涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。

（五）人名、地点、时间、数字、引文、文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本规定的要求。