行政文秘人员职业化训练教程1
行政文秘人员职业化训练教程(ppt184张)
两组分别进行
传话游戏
有一天,我与我的同事在出差的路上经过佛 山,遇见有人抢劫,四名匪徒冲进银行,一人 手里拿着枪,一人拿着匕首,一人拿着炸药. 他们头上套着丝袜,身上穿黑色衣服.在慌 乱之中,我把手袋丢了.我的同事也丢了一 把雨伞.后来,公安局通知我们找到了.
2.声音
语调
会前准备工作
1、 2、 3、 4、 5、 6、 安排议题、议程、日程 拟订与会人员名单 申请会议所需资金 会场布置 安排食宿和茶水 发出会议通知
安排议题、议程
议题的收集和筛选 议程
委员会会议议程
7月6日上午11点 格林· 德雷戈饭店 1、（11：00）任命一位会议主席 2、（11：10）为缺席致歉 3、（11：15）批准上次会议备忘录 每项均有 一个起始 时间 议程的开 头为会议 的日期、 时间和地 点
询问清楚 代为总结
状况四：当对方怒气冲天时
耐心聆听 细心劝说 承诺对方
三 十大电话情景应对技巧（三）
状况五：当对方喋喋不休时
总结
状况六：线路中断
主动打电话的一方负责重拨 道歉
三 十大电话情景应对技巧（四）
状况七：对方的谈话谈不到点子
归纳总结 抱歉
状况八：拔错号
代签
签到时的接待工作
游戏：会议排座
安排就座
要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位
做好会议记录
会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作
小组讨论
设计会议记录表格（5分钟）
文秘人员职业化训练教程
文秘人员职业化训练教程文秘人员是一个公司或组织内重要的职位，他们承担着保证公司日常运营顺利进行的重要任务。
为了确保这个角色能够最大限度地发挥作用，进行职业化训练是非常重要的。
下面是一份文秘人员职业化训练教程，旨在帮助他们提升职业素养和技能。
第一部分：职业态度的培养（500字）1. 理解职业操守：作为一名文秘人员，你应该具备职业道德和职业操守，养成诚信、专业、严谨的工作习惯。
理解自己的职责和责任，并时刻以公司的利益为先。
2. 培养良好的沟通能力：文秘人员需要与各种职位的人员交流，包括上级、同事和客户。
培养良好的沟通技巧，包括倾听、表达和解释能力，能够确保信息的准确流通。
3. 学会处理压力：文秘人员可能需要面对工作压力和紧急情况，如公司会议的组织和座位安排等。
学会处理压力和紧急情况是一个关键的职业素养。
寻找适当的方式来缓解压力，如健身、冥想或寻求相关帮助。
第二部分：基础文秘技能的提升（800字）1. 学会使用办公软件：文秘人员需要熟练掌握常用的办公软件，如Microsoft Office套件。
学会使用Word处理文档、Excel进行数据分析和PPT制作演示，可以提高工作效率和质量。
2. 提升写作和记录能力：作为文秘人员，你需要处理大量的文件和邮件，因此有一定的写作和记录能力是必要的。
提升写作和记录能力，包括语法和拼写的准确性，能够有效地表达和记录信息。
3. 学习时间管理和组织技巧：文秘人员需要合理地安排自己的时间和工作任务。
学习时间管理和组织技巧，如设置优先级、制定计划和使用工具来跟踪任务进展，能够提高工作效率和减轻工作负担。
第三部分：职业发展和自我提升（700字）1. 持续学习和提升自己：作为文秘人员，你应该保持对行业的关注和学习，了解新的技术和趋势。
参加培训课程、阅读相关书籍和参与行业活动，能够不断提升自己的专业知识和技能。
2. 发展职业网络：与同行业的专业人士建立联系，对于职业发展是非常重要的。
2010.6最新自用版高级行政文秘职业化训练课程 1
• 具备相当的金融和税务方面的知识（企业生存靠利润）；
• 能熟练地对各种文件资料进行整理归类（条理性）。
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众人行管理咨询 ()
主要职责
企业一般行政文秘的工作内容（1）
项 目 内 容
1、日程管理
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更 及调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定， 预计计划进行管理，交通工具的选定、订座与购票，旅费 及预付款等的收受 上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办 公室配置、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管 理
态度与能力
知识、技巧、态度是影响工作进行的三个重要因素，其中态度尤其扮演着带动的角色。
知识+技巧=能力
知识
是什么？
技能
态度
愿意干
4
怎么干？
众人行管理咨询 ()
记下编号
请选择一个最吸引你
A
B
C
D
E
F
G
H
I
A2 号 B1号 C8号 D9号 E3号 F6号 G 7号 H4号 I 5号
中级秘书具备的能力
• • • • • • • • • • 沟通及正确处理问题能力 协调能力 组织能力 观察能力 口头表达能力 操作能力 领悟能力 写作能力 编辑校对能力 审美能力
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众人行管理咨询 ()
主要职责 高级秘书：管理、参谋、支持上司工作
主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求
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众人行管理咨询 ()
主要职责 中级秘书：分担上司的工作
主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系； 管理上司工作日程； 组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等 ； 公司内、外的简单事务的处理； 语言要求
如何成为行政文秘人员职业化训练
如何成为行政文秘人员职业化训练如何成为行政文秘人员职业化训练随着社会的发展，行政文秘人员在各种企事业单位中扮演着越来越重要的角色。
作为企事业单位的管理者和各部门之间的纽带，行政文秘人员需要具备专业素养和职业技能，为单位的顺利运营提供支持。
下面将介绍如何成为一名职业化的行政文秘人员。
首先，要成为一名职业化的行政文秘人员，良好的职业素养是必备的。
职业素养包括道德品质、职业操守、责任心等。
行政文秘人员要具备诚实守信、保守机密、积极进取的品质，始终维护单位的利益。
此外，行政文秘人员还需要具备良好的沟通能力、协调能力和团队合作精神，与上级、同事和各个部门保持良好的沟通与协作，确保信息的畅通和工作的顺利进行。
其次，行政文秘人员需要具备扎实的专业知识和技能。
行政文秘人员的主要工作包括文件起草、会议组织、日常文件管理、信息统计分析等。
因此，行政文秘人员需要具备熟练的办公软件操作能力，如Word、Excel、PPT等。
同时，行政文秘人员还要掌握相关法律法规和政策法规，了解单位的业务和流程，并具备独立处理事务的能力。
此外，行政文秘人员还应不断学习和提升自己的专业能力，关注行业发展动态，了解最新的管理理论和方法，在实践中不断总结经验和提高工作效率。
另外，行政文秘人员还需要具备良好的时间管理能力与压力承受能力。
作为行政文秘人员，往往要处理大量的文件和信息，面临各种各样的工作任务和压力。
因此，行政文秘人员需要善于合理安排时间，分清轻重缓急，合理分配工作的优先级，提高工作效率。
同时，行政文秘人员要保持良好的心态，面对工作中的压力和挑战，保持积极向上的态度，解决问题和应对困难。
此外，行政文秘人员还应关注自身形象和仪表的塑造。
作为单位的门面，行政文秘人员要注重仪容仪表的修养，穿着整洁端庄，言谈举止得体，给人以良好的第一印象。
同时，行政文秘人员还要不断提升自身的形象和气质，不断提高自己的修养和素质，以增强自身的职业竞争力。
最后，要成为一名职业化的行政文秘人员，终身学习和自我完善是必不可少的。
文秘人员职业化训练教程
文秘人员职业化训练教程文秘人员在现代社会承担着重要的行政工作，为了提高其职业素质和工作能力，进行职业化训练是至关重要的。
下面是一个文秘人员职业化训练的教程，帮助他们提高自己的综合能力。
第一部分：行为礼仪培训一、仪表仪容良好的仪表仪容在工作中十分重要，可以给人留下深刻的印象。
文秘人员要注重自己的仪表仪容，包括穿着整洁、端庄大方、面带微笑等方面。
二、言谈举止文秘人员要注重言谈举止的规范，要用恰当的语言表达自己的观点、意见和建议。
同时要注意礼貌待人，遵守职场规则。
三、待人接物文秘人员在工作中需要与各种各样的人打交道，所以要学会正确处理人际关系。
要学会尊重他人，善于交流，以积极的态度与人沟通。
第二部分：专业素养培训一、办公技能训练办公技能是文秘人员必备的能力之一，包括熟练运用办公软件、办公设备的使用和维护等。
二、书写能力提升文秘人员要具备良好的书写能力，在日常工作中要能够书写规范、整洁、清楚的文件和笔记等。
三、文件处理能力提升文秘人员在工作中要能够熟练处理各类文件，包括文件的整理、归档、传送等。
第三部分：沟通能力培训一、口头表达能力文秘人员要提高自己的口头表达能力，学会清晰地表达自己的观点和意见，并能够与他人进行有效的沟通。
二、书面表达能力文秘人员在工作中要经常进行书面沟通，要能够用简洁明了的语言写出各种文件、笔记等。
三、团队合作能力文秘人员要具备良好的团队合作精神，要能够与同事之间互相配合，共同完成团队任务。
第四部分：时间管理培训一、时间管理技巧文秘人员要学会合理安排自己的时间，要能够识别和优先处理紧急和重要的工作。
二、任务分解能力文秘人员在面对繁琐的工作时，可以将大的任务分解成小的任务，逐一完成。
三、抗压能力培养文秘人员要具备较强的抗压能力，要能够在工作高峰期保持积极的心态，有效应对工作压力。
第五部分：职业规划培训一、职业目标设定文秘人员要对自己的职业发展有明确的目标和计划，要能够清楚地认识到自己的优势和不足。
行政文秘人员职业化训练教程
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行政文秘人员职业化训练教程
所谓“行政文秘人员”
n 包括机关、企业、团体等内部负 责管理、服务工作的行政人员、 文秘人员等
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行政文秘人员职业化训练教程
•凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承 办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中， 常成为会务机构的组织者。 •这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待， 对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。
行政文秘人员职业化训练教程
•行政文秘人员的主要工作（表二）
行政文秘人员职业化训练教程
•行政文秘人员的主要工作（表一）
•工 作
•辅助决策 •信息工作 •文书工作 •会务工作
•公关工作
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•具 体 内 容
•决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程 中，秘书要发挥辅助作用。
•秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于 广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用 和储存。 •文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具， 也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。
•
•编辑
•
•归档
•秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字 机或电脑等设备的必备能力。 •用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或 短语迅速记录语言的一种方法。 •是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以 体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。
•在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和 加工。 •按照一定的要求和方法把具有保存必要的文 件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工 作。
行政文秘人员职业化训练教程
行政文秘人员职业化训练教程行政文秘人员是企业或组织中负责协调行政工作、提供办公支持的重要岗位。
为了提高行政文秘人员的综合素质和工作效率，需要进行职业化训练。
本教程将介绍行政文秘人员职业化训练的内容和方法。
一、职业素养的培养1. 职业道德意识：行政文秘人员要具备良好的职业道德，对工作保持敬业精神，严守职业操守，尊重职业规范。
2. 沟通与协调能力：行政文秘人员需要与各个部门和员工进行良好的沟通协调，了解他们的需求和问题，并提供适当的解决方案。
3. 职业形象与仪态：行政文秘人员要注重自身仪表仪态，穿着整洁得体，言谈举止得体，给人以良好的印象。
二、办公技能的提升1. 文档处理能力：行政文秘人员需要熟练掌握文件处理软件，能够高效地处理公司各种文档，如报告、备忘录等。
2. 日程安排与组织能力：行政文秘人员需要合理安排自己的工作日程，并协助管理层制定会议安排等组织工作。
3. 信息管理技巧：行政文秘人员需要掌握信息管理的方法和工具，包括电子邮件、文件夹管理等，以便快速找到所需信息。
4. 会议组织能力：行政文秘人员需要学习会议组织技巧，包括会议议程的制定、场地的预定等，确保会议的顺利进行。
三、职业发展规划1. 提升自身能力：行政文秘人员应不断学习相关知识，提升自身职业能力，包括学习管理知识、业务知识等，以适应工作的需求。
2. 增加工作经验：行政文秘人员应积极参与公司的各种项目和工作，不断增加自己的工作经验，提高工作能力。
3. 寻求职业发展机会：行政文秘人员应时刻关注职业发展机会，包括内部晋升、外部培训等，为自己的职业发展做好准备。
四、心理素质的培养1. 抗压能力：行政文秘人员需要具备一定的抗压能力，面对工作中的压力和困难能够保持积极的心态，有效应对。
2. 沟通能力：行政文秘人员需要具备良好的沟通能力，与上级、同事进行有效的沟通，避免产生矛盾和误解。
3. 自我调适能力：行政文秘人员需要具备良好的自我调适能力，能够平衡工作和生活，保持良好的工作状态。
文秘人员职业化训练教程PPT
第一讲 你适合做行政文秘吗？
5
课程安排
什么样的人员适合做行政文秘人员 行政文秘人员需要具备什么样的能力 行政文秘人员需要掌握的专业技能 行政文秘人员的主要工作
6
所谓“行政文秘人员”
包括机关、企业、团体等内部负 责管理、服务工作的行政人员、 文秘人员等
7
游戏：心目中的你
请评出我们班里你认为最适合做 行政文秘人员的同学
至少列出五条原因
8
什么样的人适合做行政文秘人员
个人条件 个性要求 品质要求
9
（一）个人条件
学历 性别 年龄 外貌 体质 说话 听话
10
讨论：
男人适合做行政 文秘工作吗？
11
讨论
形式：自由组合，两组辩论 时间：3-5分钟 步骤：
自愿组合成“正方”与“反方” 先请双方各派代表阐述论点 然后，双方自由辩论 每人发言时间限制在2-3分钟
2
速记
用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短
语迅速记录语言的一种方法。
3
写作
是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体 现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。
在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加
4
编辑
工。
按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件
5
归档
归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。
19
行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）
凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。 大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成 为会务机构的组织者。
这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待， 对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。
行政文秘人员职业化培训教程
王小姐：注重细节，确保文 件和会议记录准确无误
李小姐：高效处理日常事务， 确保工作有序进行
赵先生：具备良好的时间管 理能力，合理安排工作进度
行政文秘人员职业化实践案例
案例一：某公司行政文秘人员成功组织大型会议，展示了出色的组织协调能力。
案例二：某公司行政文秘人员通过高效沟通，解决了公司内部矛盾，展现了良好的沟通技 巧。
案例三：某公司行政文秘人员通过细致入微的工作，为公司节省了大量成本，展现了优秀 的成本控制能力。
案例四：某公司行政文秘人员通过不断学习和提升，成功转型为高级管理人员，展现了良 好的职业发展潜力。
行政文秘人员职业化提升案例
案例背景：某公司 行政文秘人员小李， 工作认真负责，但 缺乏职业化素养， 工作效率低下。
领导力：具备领 导能力，能够带 领团队完成工作 任务，提高团队 效率
团队建设：建立 良好的团队氛围， 提高团队凝聚力 和执行力
领导风格：根据 不同的团队和任 务，选择合适的 领导风格，如民 主式、权威式等
PART 5
行政文秘人员职业化案例分析
优秀行政文秘人员的案例
张先生：善于沟通协调，提 高团队协作效率
沟通能力：与同事、领导、 客户等有效沟通
计划能力：制定工作计划， 确保工作有序进行
决策能力：在遇到问题时， 能够做出正确的决策
文字表达能力
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
准确、清晰、简 洁地表达思想
熟练掌握各种文 体的写作技巧
能够根据不同的 场合和需求进行 写作
具备良好的语言 表达能力和沟通 能力
PART 3
行政文秘人员职业化技能培训
YOUR LOGO
行政文秘人员职业 化培训教程
,a click to unlimited possibilities
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行政文秘人员的主要工作
辅助决策工作 信息工作 文书工作 会务工作 文书立卷和档案管理工作 查办工作 行政事务工作 上司交办的其他工作
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行政文秘人员的主要工作（表一）
工 作 具 体 内 容
辅助决策
信息工作
决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中， 秘书要发挥辅助作用。
小测试：你适合做文秘吗？（表四）
序 号 22 23 24 25 26 检测内容 能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找） 有一定数学头脑。 会多种语言并且能适应多国文化环境。 求知欲强。 掌握先进计算机软件应用。 良
一 般
差
27 28
能代替上司处理日常事务。 独立工作能力强。
22
行政文秘 年 轻 貌 美 身 体 好
行政文秘人员的同学 至少列出五条原因
4
什么样的人适合做行政文秘人员
个人条件 个性要求 品质要求
5
（一）个人条件
学历
性别
年龄
外貌 体质 视力 听力
6
讨论：
男人适合做行政 文秘工作吗？
7
讨论
形式：自由组合，两组辩论 时间：3-5分钟 步骤：
自愿组合成“正方”与“反方” 先请双方各派代表阐述论点 然后，双方自由辩论 每人发言时间限制在2-3分钟
第一讲
你适合做行政文秘吗
1
课程安排
什么样的人员适合做行政文秘人员 行政文秘人员需要具备什么样的能力 行政文秘人员需要掌握的专业技能 行政文秘人员的主要工作
2
所谓“行政文秘人员”
包括机关、企业、团体等内部负
责管理、服务工作的行政人员、 文秘人员等
3
游戏：心目中的你
请评出我们班里你认为最适合做
秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广 泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和 储存。 文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具， 也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。 凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。 大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成 为会务机构的组织者。 这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待， 对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。
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小测试：你适合做文秘吗？（表三）
序 号 15 16 17 18 19 检测内容 有组织观念和团队精神。 与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。 能参与企业具体项目的开展。 积极主动而非被动工作。 良
一 般
差
懂办公室内财务管理。
知错能及时纠正。 知道何时征求上司的意见和给上司建议。
21
20 21
12
（二）沟通能力
交际能力
口头表达能力 协调能力 组Fra bibliotek能力13
行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）
序号 1 2 专业技能名称 打字 速记 写作 具体解释 秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机 或电脑等设备的必备能力。 用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短 语迅速记录语言的一种方法。 是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体 现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。 在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加 工。 按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件 归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。
能 干 会 说 不 贪 功
23
第二讲
职业形象设计
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课程安排
行政文秘专业形象设计 行政文秘的专业仪态
25
谁是合适的行政文秘人选？
26
行政文秘的服饰设计
行政文秘服饰的基本要求
女性行政人员的服装
男性行政人员的服装
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行政文秘服饰的基本要求
与环境、身份相协调 与体形相协调
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3 4 5
编辑
归档
行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）
序号
6 7
专业技能名称
统计 复制
具体解释
运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说 明问题。 处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求 秘书掌握此项技能。 主要指使用电话、电传和传真设备。
8 9
使用电信设备
操作电脑
使用办公领域最先进、最重要的设备的能力， 主要用于处理信息。
行政文秘穿着注意事项
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（一）与环境、身份相协调
在平时工作中
参加他人的婚礼或庆典
陪同上司参加外交活动
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（二）与体型相协调
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文书工作
会务工作
公关工作
行政文秘人员的主要工作（表二）
工 作 具 体 内 容
档案工作 查办工作 行政事务工 作 单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
8
（二）个性要求
守时
谨慎
机智
勤快
热情
合群
整洁
自制
服从
自信
兴趣
9
（三）品质要求
忠诚
负责
正派
廉洁
诚实
谦逊
10
行政文秘人员需要具备什么样的能力
办事能力
沟通能力
11
（一）办事能力
操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力
包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。
上司交办的 其他工作
这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找 资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临 时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。
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小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）
序 号 1 2 3 4 5 检测内容 良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。 良好的口头表达能力，如得体地应对电话。 善于与人沟通。 随机应变能力强。 能严守秘密谨慎处理保密文件。 良
一 般
差
6 7
能准确理解上司的意图。 能沉着处理紧急事件。
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小测试：你适合做文秘吗？（表二）
序 号 8 检测内容 能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地 表达经理的意见。 良 一 般 差
9
10 11 12 13 14
及时将企业内外部信息传递给经理。
经理外出时能主动主持办公室工作。 良好的职业道德和强烈的进取心。 精力充沛。 良好的安排时间的能力（如出差计划与安排） 良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码 反应迅速。