XX大学收文处理程序及规范

XX大学收文处理程序及规范
一、收文程序：
（一）校外来文的处理程序：
1、非涉密电子公文在公文系统处理，具体流程见“电子公文办理程序及规范”中“校外来文办文程序”。

2、收取机要文件纸质登记后将“文件传阅批办单”贴附在文件首页前。

经分管主任批示后纸质文件流转、督办并办结、归档。

（二）校外单位来往函件的处理程序：
凡标有“苏州大学党委收”、“苏州大学党委办公室收”或其他未指明党委领导个人亲收的信件，党办秘书均应拆阅、登记、分类，并按下列规则办理：
1、机要件要严格签收手续，及时办理。

2、属于群众来信的，按信访工作程序处理。

3、属于函调的，转交党委组织部处理。

4、党内刊物征订单，属于党办负责订阅的刊物自行处理，其它的订单转党委宣传部处理。

5、属党委办公室职责范围内的事项，重要的应报主任或分管主任阅处；一般的由秘书处理。

6、将函件转交其他职能部门时，重要的应履行签收手续。

二、收文工作要求
（一）收文处理总原则
1、必须做到准确、及时、保密，不拖拉不积压。

2、应熟悉校领导的分工，了解各职能部门的职责范围。

3、根据文件内容分轻重缓急及时办理，遇有急件应在送领导阅批意见后，复印或邮件发送职能部门办理。

4、传阅时，应采取以秘书（综合科科长、部长或处长助理等）
为中心点的辐射方式，尽量避免传阅对象之间的横向传阅。

5、如遇领导同志和职能部门阅文时间过长，应及时提醒。

6、及时催办，定期检查文件承办情况。

（二）机要文件具体各环节要求
1、登记：收到机要文件首先要检查文件袋有无破损，发现问题及时查明原因并向发文机关报告；收文后及时拆封、清点、查对，避免号码和份数出现差错；各种文件、资料要分别登记，注明来文日期、文件号、编号、标题、份数、发放范围。

2、送阅和借阅：按《涉密公文传阅流转借阅管理办法》执行。

3、回收和销毁：按苏州市委办公室要求清退县团级及以上文件；按市委机要局要求及时清退各类电报；可留存的文件按《苏州大学归口管理规定》集中送档案馆保存；无保存价值的资料文件严格按照苏州市保密局销毁程序执行。