文档影像管理系统解决方案

背景

随着企业业务的不断拓展，以纸面文件作为媒介的档案日益增长，如何有效管理这些原始信息资料，不断提高信息的使用效率，从而最终提高企业的服务质量，已经成为企业档案管理的的一个重要课题。

随着物联网技术、自动化技术、采集技术、影像扫描技术的融入，业务单据电子档案化管理已经存在可能，同时企业其他管理、应用、业务系统的成熟，也为档案电子化系统与其他系统融合奠定了基础，并由此带来更多的效益。

流程

与传统档案管理流程的不同的是，档案电子化管理侧重于纸质信息的录入、电子化、存储以及查找和利用。如下图所示，档案电子化管理将历史纸质信息或者将来产生的纸质信息通过扫描\拍照等方式录入到计算机，再通过一系列软件的出来最终实现信息的存储和利用。

档案影像管理的一般流程

模式

档案电子化管理大体分为两种模式：

1.纸质档案电子化，并建立相应的索引目录，通过共享和集中保存，便于

整体管理和分支机构快速查询。

2.纸质档案电子化，通过软件抓取其中的业务数据，便于和其他系统结合

或辅助企业决策。

如图-1 所示，为第一种模式，该模式在没有必要查看原始纸质档案的时候，可以通过查询电子档案，极大地提高了查询速度以及提高了档案安全性。但是该模式和其他系统结合度相对较差，且无法提供电子化的业务数据。

图-1

如图-2 所示，相比第一种模式，在纸质档案电子化的过程中，通过软件的光学识别功能抽取其中的业务数据，提供给企业相关的其他业务系统使用，并可以通过数据分析提供相关的业务报表。

图-2企业档案管理系统功能图

扫描模块

业务接口模

电子化模块

模块

档案电子化管理系统大致分为如下模块：

开始 扫描

否

其他系统

业务数据

存储

通过质检？

是

图像修正

文字识别 建立索引

安全管理 分类管理

扫描模块

电子化管理模块

查看利用模块

权限管理

业务接口