第二节物业档案的收集

第二节物业档案的收集

物业档案的收集工作就是按照物业管理的有关规定，依据物业管理档案归档范围，通过一定的方法将

物业管理机构各部门和个人手中有保存价值的档案(包括文字、图表、录音、录像、磁盘等)集中到物业档案

管理机构(档案馆、室)的过程。物业档案的收集是实现物业档案集中管理的重要内容和基本措施。

档案收集工作的方法分为接收和征集两种。作为物业公司档案机构，接收本公司文书处理部门和业务部

门按规定应当归档的档案是其基本收集方法。征集是档案部门按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关

文献的活动。物业公司一般不存在征集这一方式。

通过收集工作，建立数量充足、种类齐全、质量优化的馆(室)藏档案，是物业公司档案室存在和发展的

物质基础，是输出物业档案信息，为社会实践服务的前提条件。

因此，物业档案的收集工作在物业档案管理流程中占有非常重要的地位，有了物业档案的收集工作，便

有了物业档案管理工作的开始。

物业档案是由物业管理文件材料经立卷整理、归档转化而来的。物业管理文件材料的形成、积累工作的

直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性。

一、物业管理文件材料的形成

(一)物业文件材料的形成

物业管理文件材料是物业管理档案的物质基础，物业档案情报价值和凭证价值的大小不但取决于档案收

集是否完整、齐全，而且取决于物业管理文件材料的形成是否规范、科学。没有规范、完整的物业管理文件

，就不会有规范、齐全的物业档案，更谈不上物业档案的整理，保管也就失去了意义，利用价值当然大打折

扣。

从档案的收集、整理、保管、利用等角度出发，文件材料形成过程非常关键，因此，我们必须在物业管

理工作中注入档案工作机制，以便形成既符合物业管理需要，又符合档案工作要求的物业管理文件材料。

物业文件材料产生于物业管理公司各业务环节的每个运作过程，每一环节都产生相应的文件材料。

1.物业的接管验收材料：

(1)房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格。

(2)技术资料，包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面

图、平面图、房屋及设备使用技术资料。

(3)接管资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、接管文件。

2.住户(租户)入住材料：

装修申请表、入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料。

3.物业租赁材料：

租赁合同、租赁审批材料、物业权属证明材料、房屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、委托书、公证

书、证明、报告、分户图。

4.物业维修材料：

维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、材料单。

5.物业行政管理、党群工作材料：

公司组织沿革、党支部会议文件、党政领导办公会议文件、公司机构设置文件、党政工作计划、总结、

党员花名册、团支部会议文件、共青团工作计划总结、团支部建设文件、团支部成立、活动文件、团组织关

系调动介绍文件。

6.物业经营管理材料：

公司经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、合资、合作文件。

7.物业财务管理材料：

有关公司财会的政策性文件、公司财会明细文件、财会工作计划总结、成本预结算文件、财会会议文件

。

8.物业人员管理材料：

公司人员设置、调配、变迁文件、人事劳资文件、技术职称文件、教育培训文件。

9.物业设备仪器管理材料：

设备设施购买、安装、使用、维修、报毁文件。

10.物业公司或个人参加各种活动材料：

奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品。

(二)物业管理文件材料形成的基本要求

1.物业管理工作的手续和程序必须标准化，每个工作环节必须做好记录

物业管理文件材料产生于物业管理工作的每一个环节，每一道手续和程序都产生相应的记录。如果物业

管理工作的手续和程序不标准或没有相应的标准可参照，或有了标准不执行，而造成物业管理文件材料不齐

全或不标准，事后是很难全面、准确补回的。

物业档案本质之一是它的原始记录性，它是物业管理过程中自然产生的，而不像图书、文献那样是在事

后编辑加工。因而在工作过程中必须随时做好记录，某些工作中没有记录下来的数据材料是无法补救的。如

，某年某月某日某领导视察某小区，如果当时没有进行录像、录音，事后就不能再产生一样的录音、录像了

。

2.物业管理使用的载体材料必须规范和宜长期保存

文件制成材料是承受并反映文件内容的物质材料，它由承受文件内容的载体材料和反映文件内容的记录

材料组成。文件的载体材料主要有纸张、照片和音像材料(含光盘)，文件记录材料主要有墨、墨汁、墨水、

墨水笔、油墨、印台油、印泥、复写纸、铅笔、圆珠笔、感光材料、磁性材料等。

物业档案就制成材料来说，它与物业管理文件材料是相同的。因而要有标准规范的档案实体，就必须要

求物业管理过程中使用标准化的载体材料。如，除对外张贴使用的公告、布告或特定的合同书、协定等外，

印制文件或作文字记录都应按国家公文格式和归档规定，选用16开纸(即260ｍｍ×185ｍｍ)或Ａ4纸(即297

ｍｍ×210ｍｍ)；录音、录像用的录音带、录像带，计算机使用的磁盘都应符合国家或国际标准。

文件材料转化为档案进行长期或永久保存，其载体材料要宜于长期或永久保存，即必须选用耐久性能好

的纸张和音像材料。

3.物业管理使用的记录材料、记录手段、记录技术必须科学

物业管理文件材料转化为物业档案时其所记录的内容不能修改和删节。这就是说，文件材料的内容记录

时是什么，归档后档案内容就是什么。保存档案的目的是提供利用，假如由于记录材料、记录手段、记录技

术的不规范造成利用时字迹模糊、录音质量不佳、录像画面不清，便失去了保存档案的意义。为使保存起来

的档案标准规范便于利用，具体要求是：

(1)书写要工整、清晰，要用炭素墨水、黑色油墨、蓝黑墨水或档案专用笔等耐久性好的记录材料，不

得用或尽量不用普通圆珠笔、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。