会计档案归档与

会计档案归档与整理

（2009年2月）

一、会计档案的概念

什么是会计档案？会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计核算是对会计对象进行连续、系统、

3、财务会计报告：用统一的货币计量单位，以账簿记录为主要依据，按规定的表格形式，定期总括地反映核算单位在一定时期经济活动和财务状况的报告文件。包括：月度、季度、年度财务报告，包括会计报告、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4、其他：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

三、会计档案的整理：

会计档案的整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化的会计文件，通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目，组成一个有序的过程。依照会计工作的基本环节，进行科学的分类整理。

同一全宗的会计档案应按年度分开整理，不应跨年度，对跨年度的决算报表等，可放入针对内容年度里。

③保管期限为短期

④档号编制：以每册为单位编制，全宗号-目录号-册号，如：0020-005-0048。0020为全宗号，005为目录号，0048为册号。（档号为目录检索使用）

⑤装盒：按时间顺序装盒。

⑥凭证盒封面填写要求：

?目录

⑧建立检索工具：按册编制案卷目录，输入档案管理软件。

2、会计账簿的整理、编号

①账簿的整理：会计账簿原则上保持原有基础，一本账作为一个保管单位。账簿在启用时，要在第一页前面填写“经管人员一览表”和“账户目录”。账簿分固定式和活页式归档整理。固定式账簿保留空白页，但空白页不编页码；活页式账簿拆去空白页，编写页码，

加备考表，装订成册。

②编写页数：以每册为单位，用铅笔对有效的页面编写；正面编在右上角，反面编在左上角。

③账簿保管期限为长期。

④账簿排列、编号：按账簿的自然形成规律，依时间顺序排列，用4位阿拉伯数字编

）

（填写内容全部盖章，案卷号为盒内账簿起止册号。）

⑨编制检索工具：按册编制案卷目录，输入档案管理软件。

3、财务会计报告的组卷、编号

①会计报表分类组卷：以案卷为保管单位，年报为永久、四季度报表在没有年报的情况下为永久（有单独年报时，为短期），其他季、月报表为短期。年报要单独整理立卷，季

案卷封面填写：除案卷题名，其它栏目均为盖章。

4、其他类：会计档案移交清册保管期限为长期；会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。

四、会计档案的管理：

1、归档：各单位每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会

计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交时间按照《会计档案归档制度》的规定执行，即三月底前向档案部门移交前一个年度的档案（例如：2009年应移交2007年度的档案）。各单位应按照规定，由档案部门对会计档案实行集中统一管理，妥善保管。

2、交接：会计部门整理的会计档案，经档案部门检查验收合格后，双方办理交接手续：会计档案案卷目录一式两份、全引目录一份，经交接双方清点核实；交接文据一式两

规定，

毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

二、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

三、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当

由同级审计部门派员参加监销。

四、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。