综合档案室建设标准.

集团公司综合档案室的规范化建设

一、组织管理

（一）设置与集团公司发展相适应的档案管理机构

1、下发文件成立集团公司综合档案室：一般档案室隶属于办公室

2、建立档案、情报、资料、信息处理的一体化部门

（1）集团公司各种门类、不同载体的档案集中在档案室保管（2）成立档案、情报、资料、信息一体化部门

3、档案工作列入集团公司发展规划和议事日程

（1）档案工作列入集团公司发展计划

ａ、集团公司发展规划中有明确的档案发展目标

ｂ、档案工作列入集团公司发展计划中（每年的工作思路、计划、和总结中对档案工作有详细的内容）

（2）制定档案工作发展计划：要达到什么目标、水平，有长期和短期的计划。

（二）人员

1、有明确的分管领导（总经理或副总等）

2、档案室有负责人

3、专职档案员

（1）档案人员有相关的文化和专业素质

（2）对相关部门或下属单位进行监督指导工作

4、成立档案领导小组和档案专、兼职人员网络

（三）制度建设

1、制定档案工作岗位责任制和考核制度

2、根据集团公司实际情况建立一系列档案管理制度

（1）档案工作制度纳入集团公司管理制度中；

（2）集团公司档案管理制度应包括档案管理办法（含收集、整理、保管、鉴定、统计、利用）、文件材料立卷归档制度、保管期限表、档案保密制度、底图保管、更改及复制制度和库房管理制度。

3、制定档案人员“三纳入”、“四参加”制度，这是保证档案完整、准确、系统的控制措施和手段。

1、建立健全“三纳入”制度

“三纳入”：是指将集团公司文件材料的形成、运转、积累整理和归档，纳入生产技术、经营活动和各项管理工作的程序，纳入科研、基建和经营等各项活动的工作计划，纳入集团公

司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。

2、建立“四参加”制度

档案人员参加重要计划工作会议；参加科研课题、设计项目以及产品评审、鉴定会，参加工程竣工验收，参加设备开箱。

3、做好档案和法律法规的宣传工作

二、设施设备建设

（一）库房符合档案安全保管要求

（1）库房面积要有余地

（2）“八防”：防火、防盗、防高温、防光、防潮湿、防虫、防

霉、防尘等。

（二）档案装具充裕、符合国家标准

（三）配备必要的保护设备

配备了灭火器、空调、除湿机、温湿度测试仪等设备。

（四）配备现代化管理设备

根据集团公司档案工作现代化管理需要配备相关设备：

1、配备计算机；

2、根据集团公司实际情况配备扫描仪、光盘刻录机等。

三、业务建设

（一）收集工作

1、按规定做好归档工作

（1）归档工作要纳入集团公司各项工作计划，要纳入集团公司领导工作议程，纳入有关人员的岗位责任制。

（2）各类档案要按立卷归档制度执行

（3）要建立文件材料追究制度。

2、根据集团公司需要，拓展归档范围。

随着集团公司的发展，要不断拓展建档范围：党建档案、安全生产档案、计生档案、质量监督档案、集团公司信用档案、反倾销档案、集团公司文化档案、工会档案等。

3、归档文件材料的载体和字迹要符合耐久性要求。

（1）不能使用铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料。

（2）载体（装具）质量符合国家有关规定。

4、有完备的交接手续

（1）要形成移交清册；

（2）履行签字手续。

5、归档文件齐全、准确

归档文件材料应为原件，无错、漏、改现象，要保持文件材料的原始性和有效性。

（二）整理工作

1、根据集团公司实际情况制定分类方案

（1）有分类方案说明（为什么要这样制定）

（2）制定集团公司切实可行的分类方案（结合本集团公司实际情况来制定）

2、整理科学，符合国家或行业标准，便于集团公司管理和利用（1）遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件有机联系。

（2）文件有序排列，并按要求编号；

（3）卷内目录、备考表填写规范、清晰。

3、编目规范，排架合理

（1）案卷封面填写规范、清晰；

（2）案卷标题能提示卷内文件内容；

（3）案卷排列有序、实用。

（三）保管工作

档案保管安全：（1）建立规范的全宗卷（包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档案管理

新技术应用）；（2）档案无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬等现象；（3）档案库房无火灾、水淹等事故。

（四）鉴定工作

成立档案鉴定小组，按规定开展鉴定工作：（1）到期档案按程序进行鉴定；（2）按要求填写销毁清册。

（五）统计工作

统计内容要全面，统计数据准确：1、有档案管理、利用情况统计台账；2、建立收进、移出登记簿；3、按要求及时填报有关统计报表。

四、档案信息资源开发利用工作

（一）信息化管理

1、开展集团公司档案信息化管理：（1）档案管理现代化与集团公司业务信息系统相衔接。（2）档案管理软件能满足各类电子数据存储、检索和管理的需要，如：设计、生产经营、财务、材料管理、售后服务等

2、建立档案条目数据库、重要档案建立全文数据库

（1）建立文件级条目，并能检索利用

（2）重要档案全文检索

3、集团公司档案信息进行网络共享

（1）在局域网上完成电子文件的收集、整理、归档、借阅利用工作；（2）在局域网定期发布档案工作相关信息

（二）检索工具

检索工具能满足利用者需求：1、有案卷目录；2、科技档案的分类目录；3、文书档案有全引目录。

（三）提供利用

1、能及时、全面、准确地提供档案信息服务

（1）档案人员熟悉档案及相关业务；（2）调卷迅速、准确、服务态度好。

2、采用多种形式主动服务

（1）不断了解利用者需求，主动提供档案信息服务；

（2）采用多种服务形式，如分发目录、电话调卷、开架阅览等；（3）编制组织机构沿革、大事记、全宗介绍等。

（4）编制产品介绍、科研成果简介、工程项目简介、专题介绍等。（5）编制集团公司年鉴。

3、利用档案为集团公司文化服务

建立了陈列室或荣誉室等利用档案展示集团公司文化的场所。4、建立利用效果记录

（1）建立集团公司档案借阅登记；（2）建立利用效果反馈记录。