会议管理办法40434

1、目的：

为了规范公司各级会议流程和管理，确保会议召开的效率及效果，特制订本制度。

2、适用范围：

本规定适用于公司所有会议。

3、职责：

3.1行政部

3.1.1负责公司会议制度的执行检查和监督工作；

3.1.2负责公司级会议的组织、传达、记录及会议记录的管理和决议的跟踪检查；

3.2各部门

3.2.1根据需要提议召开公司级会议和参与公司级会议；

3.2.2负责本部门会议的组织、记录、以及会议决议提报和执行；

3.2.3负责各类会议涉及到本部门的相关会议决议的执行工作；

3.3会议主持人：负责组织召开会议和执行会议纪律和控制会议流程；

3.4与会人员：负责遵守会议管理制度和会议决议的执行；

4、内容及要求：

4.1会议类别：

4.1.1按级别分类：公司的会议分为（一级）公司级会议、（二级）部门级会议共二级。

4.1.1.1公司现根据人员职能状况暂分为7个部门。其中三个部门（不含）以上的会议即为公司

级会议，分管该部门的负责人必须参加；由组织会议部门负责通知和召集并进行会议记录；

4.1.1.2部门级会议由部门负责人组织本部门员工参加，由部门内指定人员做会议记录；

4.1.2按召开时间规律分类：公司的会议可分为：定期会议和临时会议；

4.1.2.1定期会议主要包括：公司周例会、部门周例会、部门日例会、月度总结会、年度总结会

等；

4.1.2.2临时会议主要包括：专题业务会议、管理工作会议等因工作需要组织的会议；

4.2会议通知

4.2.1公司周例会由各部门经理于每周二上午9：40准时参加，开会时间原则上1个半小时，即

11：10结束，不作另行通知，如果会议时间地点等发生变化由行政部提前通知；

4.2.2各部门每周第一天由部门负责人组织部门人员开部门周例会，其他工作日开日例会；部门

领导不在时由其他领导代为主持或部门成员轮流主持开会，会后以周计划的形式或会议记

录形式提交给主管领导，日例会不用提交会议记录；

4.2.3月度总结会由各部门经理于每月最后一周的周二下午14：30准时参加，不作另行通知，如

果会议时间地点等发生变化由行政部提前通知，逢周六、周日或节假日顺延。

4.2.4年度总结会由各部门员工于每年1月12日14：00准时参加，会议内容为总结上一年度工

作内容汇报下一年度工作计划，逢周六、周日或节假日顺延。

4.2.5其他公司级会议由发起部门负责起草书面通知报公司领导同意后，由发起部门负责安排相

关通知；部门级会议由发起部门负责人确定即安排通知；

4.2.6会议通知的形式为：书面、面对面口头、电话形式，通知人应及时做好相关的通知反馈记

录；

4.2.7一般会议通知需提前四小时通知与会人员，临时会议或紧急会议除外。

4.2.8 公司的周例会、月度总结会、地点定在9楼大会议室，年度总结会在七楼多功能室。

4.2.9 当周例会和月例会及年度会议时间出现在同一周内时，则相应的取消重复会议，取消顺序

为当周例会和月例会同周，则取消周例会；当月例会和年例会、周例会同月同周进行，则

取消周例会、月例会；

4.2.10除固定的会议外，其他会议通知需明确具体的会议主题、开会时间、会议地点及整个会议

的时间。

4.3会议要求

任何会议事先必须有明确的议事内容、程序、对与会者的要求；

4.3.1定期一级会议要求(包括公司周例会, 月度总结会、年度总结会)：

4.3.1.1 如召开例会的时间无更改,不需要另行通知.

4.3.1.2如果召开例会的时间有更改,主持部门或领导人需在会议召开日期一天前以公司会议默认的通知形式提前告知各部门召开会议的具体时间,地点,会议大概时长.

4.3.1.3各部门领导参加公司定期一级会议必须根据参加的会议的类别按规定会议汇报的格式及内容（见6.2、6.3）准备会议资料，

4.3.1.4各部门需于开会前半小时将电子档会议资料交行政部经理或指定的人员处，由其统一上

交。

4.3.1.5定期一级会议(即公司例会)的内容包括三方面,1上一周期工作汇报;2下一周期工作计

划;3需其他部门配合事项(注:需配合事项需是会前有沟通,对方未答应或独立完成不了事

项);或需三个部门或以上人员回复如何处理的问题)

4.3.1.6会前一小时行政部或其他组织部门需提前做好会议相关准备,包括会议设备的调试,会议

资料的准备,会议环境的整理.并将各部门的议题汇总.

4.3.2 议事原则：发言人员会议上提出的问题必须是涉及三个或以上部门，且在会议前进行沟

通仍不能解决的问题，议事必须有结果；

4.3.3 各部门发言时间原则上为3-6分钟，超时者主持人负责提醒。

4.3.4 会议发言先后顺序为：开发部-营销部-生产部-产品部-品质部-人力行政部，财务部根据

会议需要列席发言，但不需每周分享。

4.3.5 会议期间按照会议议程规定的发言顺序进行发言，其它与会人员需尊重发言人讲话，在

别人发言其间勿插话,勿评述，若有问题待发言人讲话完毕后再提出,但如果发言3分钟

以上还无结果,则暂停讨论,等会后再单独讨论。

4.4会议记录

4.4.1任何一级会议，必须有会议记录，并在会后两个工作日内提交上级领导查阅；

4.4.2会议记录必须记录缺席、迟到人员及会上违规行为，会议上落实的工作问题、改善措施，

责任人与完成时间；

4.4.3公司周例会、月度总结会、年度总结会由行政部作会议记录（按公司规定的格式见6.1），

需于会后1天内完成，经与会人员确认无误，于会后二天内交总经理。

4.4.4会议形成的重要决议或任务分工责任人必须按会议上规定的完成时间完成工作任务；

5. 不定期会议