公文管理办法

公文管理办法(试行)

文件编号：

版本号：

发布日期:二○○九年七月 日 实施日期：二○○九年七月

日

文件会签履历页

编制/修订原因说明：

为使股份公司及所属经营单位公文制订、接收、发放及文件控制管理工作程序化、制度化、规范化，特制定本办法。

文件名称公文管理办法（试行）

文件编号

文件适用对象股份公司各职能部门，股份公司所属各单位等效采用或转化采用。

制修订流程总裁办公室制修订→相关职能部门会签→副总裁会签、审核→总裁审批→下发

原章节号现章节号修订（内容）说明修订人/时间全部全部新制文件：《公文管理办法》（试行）

本部门/单位审核意见：

相关部门/单位会审意见：

体系文件管理职能审核意见：

审批意见：

公文管理办法（试行）

1、目的

1.1为使股份公司及所属经营单位公文制订、接收、发放及文件控制管理工作程序化、制度化、规范化，特制定本标准。

1.2使员工能够通过可靠的方式和途径获得有效的文件和记录。

2、适用范围

2.1本办法适应于股份公司所有行政公文文件的管理。

2.2 股份公司所属各子公司可等效采用本管理办法,也可在保持与本办法原则性要求一致的前提下，结合自身管理需要进行修订或补充完善。

3、定义

3.1文件归口管理部门：

指负责公司层面公文、程序文件管理、编号与内容审查、文件发放与归档管理的部门，一般由各单位综合管理部门或总裁（总经理）办公室负责文件归口管理。

3.2 公文文件：

指用于企业内部行政性、临时性管理事项的文件的总称，主要包括通知、通报、决定、公告、请示、报告等类型，主要侧重于事务性、临时性、任务性事务的行政管理。具体包括：

（1）外来公文：指政府部门、行业协会等非本单位以外单位下（转）发股份有限公司及其下属子公司、经营单位的公文；

（2）请示、报告：指向主管领导、主管部门、上级公司和集团请示报告工作、反映问题所用的公文，包括以股份有限公司名义向股份公司以外单位的请示、报告和股份公司下属各职能部门、子公司等向股份公司领导或主管部门的请示、报告；

（3）内部公文：指在股份公司及下属子公司内部使用的公文，包括股份公司下发的或下属各公司、单位下发的会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等。

4、职责

4.1 总裁办公室为股份公司公文的归口管理部门，负责接收和处理各种外来文件以及各子公司对股份公司领导的请示、报告等文件，负责

审核处理以股份公司名义上报、下发的公文文件，并对股份公司所属各子公司的公文管理工作负有检查、指导和监督职责。

4.2 各子公司、经营单位的综合管理部门负责本公司、经营单位的上报、下发的公文管理，各子公司、经营单位应指定专职或兼职人员担任本单位公文管理员，负责接收、处理股份公司下发或本单位下发的公文文件，负责相关信息的传递、处理和跟进落实。

4.3 股份公司、子公司各职能部门应指定专人兼职负责本部门的公文管理，或根据公文管理要求与文件收发流程管理需要设置信息接口人，负责本部门或本公司的对内、对外文件收发工作，建立文件收、发登记记录，根据文件处理时限跟踪文件处理进度，根据公文管理要求实施文件密级和急度管理，负责部门内部文件审核、编号、归档管理等工作。

5、工作流程

5.1 公文文种及使用要求

公文按文种划分，可分为：通知、通告、通报、决定、请示、申请、报告、纪要、工作联络函等。

5.1.1 通知：对股份公司及子公司内部公布需要周知和共同执行的事项，用“通知”文种；

5.1.2 通告：对股份公司及子公司需要向公司内部、外部告知关于所属部门或单位发生的重要事项，用“通告”文种；

5.1.3 通报：上级部门向下级部门或特定对象传达重要情况，用“通报”文种；

5.1.4 决定：对公司内部的重要事项做出规定或对重大行动做出安排，用“决定”文种；

5.1.5 请示：下级部门事前向直接上级部门或领导请求指示、批准时，用“请示”文种；

5.1.6 报告：下级部门事前中、事后向直接上级部门或领导汇报工作进度或待决事项，用“报告”文种；

5.1.7 纪要：经营检讨会、总结计划会等重大会议的内容纲要、决议事项或工作指示等，用“会议纪要”文种；

5.1.8 工作联络函：对同级单位或部门、外单位进行工作沟通联络，需要接收单位或部门回复反馈的工作事项，用“工作联络函”文种。

5.2 公文的发文资格、效力

5.2.1 发文资格

股份公司、各子公司或经营单位为具备发文资格的主体，其他职能部门、模块、项目组等根据业务需要，可向公文归口管理部门提出发文申请，经审批后可作为发文主体。未经公司或公文归口管理部门许可，其他部门或模块不得擅自对外发布公文。

5.2.2 发文效力

公文经相关审批流程批准发布后，即对该文件的接收对象具有普遍约束力，所属任何部门或岗位必须严格执行，非公文直接接收对象应对公文所要求的执行事项向公文接收与执行部门提供支持与配合，接受文件归口管理部门的稽核、监督。

公文发放时由发文部门使用《文件发放登记表》（附件3）进行发放签收登记。

5.3 文件格式

5.3.1正式公文包括但不限于以下文种：

——公司重要人事任免决定、组织架构设置决定、重大事件的处理决定；

——对公司内部各种重要事项所做出的规定、管理要求等；

——对公司内部发布的需要周知或共同执行的事项通知、通报等；

——各单位需要的效力作用于全单位的其他公文。

5.3.2 非正式公文指除正式公文规定以外的其它文件，主要指与公司经营管理结合不是很紧密，发送范围比较小，日常性、临时性事务公