合同管理制度 (8)

合同管理制度

第一章总则

第一条为了加强合同管理，依法签订、履行、变更和解除合同，减少企业经营风险，维护公司的合法权益和良好信誉，依据《中华人民共和国合同法》规定，结合公司的实际情况，特制定本合同管理制度。

第二条本合同管理制度适用于本公司所属各部门，各部门在对外签订合同、协议及合同管理中必须严格执行本合同管理制度。本合同管理制度适用于公司各类合同的管理，包括：项目前期合同、施工合同、材料设备采购合同、设计及技术服务类合同、营销策划合同、其他合同。

第三条本管理制度所称合同是指公司对外设定、变更、消除民事权利或民事义务的一切协议。

第二章合同管理原则

第五条合法性原则：合同管理必须符合有关法律法规及相关规定，使得公司的权益能够依法受到保护。

第六条合同书原则：必须签订正式合同书以明确双方的权利、义务和责任。

第七条事前签订原则：合同应在经济事项发生前签署，禁止未签署合同即先行实施。

第八条利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式。

第三章合同管理体系

第九条合同管理实行逐级审核、分级管理的原则。合同签订后，原件交办公室建档管理。

第十条合同承办人为合同第一责任人，根据公司合同审批程序，对合同文本提出承

办意见，填写合同审批表；依据公司领导的授权办理对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；保管好合同有关的文件，及时上交合同管理员归档。第一责任人必须对合同签订的合法性、合理性、有效性负责，一旦发生合同失误，给公司造成损失，第一责任人负主要责任。

第十一条所属业务经办部门为合同承办部门。合同承办部门的主要工作：制定、修改合同文本条款；督促、检查本部门合同的执行工作，并经常检查合同的履行情况；及时上报合同履行中发现的问题，并提出部门处理意见；对本部门所办理的合同引发的合同纠纷提出处理意见，并具体落实；建立部门合同管理台帐。

第十二条合同管理员的主要工作：建立健全合同档案，做好合同文本编号、归档、检索，保证合同档案的完整性。及时检查合同签订程序、审批权限及履行情况等，对未按规定程序和审批权限签订的合同及合同履行过程中存在的问题及时向分管领导汇报，并督促合同承办人员妥善处理。

第十三条公司各部门的分管领导对合同签约、履行、管理工作负有领导责任。

第十四条合同单位的法人代表或授权签约人负有主要领导责任。

第四章合同订立的管理

第十五条合同的订立必须采用书面形式，尽量采用由公司提供的合同文本。传真、电报、信函等书面文件可以作为合同的补充。电子邮件必须有书面确认书。

第十六条对外签订合同时必须审查对方是否具有独立的企业法人资格；有否履行能力；担保方是否具有担保资格和能力。审查内容如下：

1、企业法人营业执照。查明该企业是否经工商部门年检，以确定该企业签约时是否具有独立企业法人资格，注册资金与所签合同标的对照，以确定其履约能力。

2、授权委托书。以确定签约人是否具有签约资格。

3、担保单位的主体资格、有无担保能力、抵押物的价值、清结情况。

4、若需担保单位担保的合同，除担保单位加盖公章外，还必须有担保单位法人代表亲笔签字。

5、所使用的印章是否与营业执照的名称相符。必要时要求提供印章真实性证明。

第十七条送审和签订的合同必须内容齐全，应包括：双方的单位全称、住所地址、法定代表人；合同的标的；数量、质量、规格以及厂家、品牌等；价格条件、付款条件、交付条件、结算方式；验收方法及提出异议的方式、期限；合同的编号及签订时间、地点违约

责任条款；争议解决方法、地点。

第十八条合同依法需要公证、鉴证的，可以向法定机关申请公证、鉴证。

第十九条所有合同、协议文本都必须采用打印稿。合同编号不能中断间隔，不能预留编号，不能与时间顺序不符。

第二十条每项合同都必须建档管理。合同档案应包括；合同审批表；合同文本（原件）及其附件；订立合同前产生的相关材料；履行合同中产生的相关材料；变更、解除、中止合同存档应详细注明原因。合同的相关材料，是指与合同的订立、履行、变更、解除等有关的任何有法律意义的材料。其中要特别注意来往电报、信件（含信封）、传真及电话记录、会谈记录的收集和归档。

第五章合同审批程序

第二十一条合同审批程序：承办人员填写合同审批表、部门负责人签署意见、分管副总经理签署审核意见、总经理及董事长批准签约、用印。前期及工程类以外的合同无需成本合约部签批。

第二十二条各部门合同审批应送审的资料包括：合同申报表；合同文本；商务考察调查表；技术附件；其他说明资料。

第二十三条各部门报送合同申报表经审核批准同意后，须在审核批准之日起一周内签订合同。

第二十四条公司各部门对外签订合同，在用印签署之前，应先到合同管理员处取得合同编号。

第二十五条工程类合同一般不与个人签订。如果遇到特殊情况而必须与个人签订合同，则必须经公司总经理同意，且将对方个人身份证作为合同附件。

第二十六条公司对外签订合同必须由公司及单位的法定代表人签字或由法定代表人的授权，方可签订合同。公司业务承办人员依据公司法定代表人的授权对外签订经济合同时，不得超越授权范围。

第六章合同履行的管理

第二十七条合同交底：在合同签订之后，将合同复印件分发至相关部门，相关部门

应阅读了解合同。

第二十八条合同款的支付：相关业务部门经办人员负责合同款支付的经办，按照公司相关付款规定的审批流程执行。

第二十九条合同变更：合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或合作单位提出变更要求的，经办人应及时向公司领导请示报告，公司同意变更的，经办人应按照合同订立的有关程序办理，严禁擅自变更合同。

第三十条合同结算：

1、当合同中约定的合作单位的责任和义务已全部完成，并且达到了合同约定的结算条件才办理结算。

2、如工作成果存在质量问题或履约过程中合作单位存在违约情况等，主办人应做出详细说明及处理意见，记录到《合同执行情况跟踪表》。

3、工程结算的具体方法按照《工程结算管理办法》及《公司用款支付管理制度》执行，其中设计及技术服务类合同结算表格见附件《设计及技术服务类合同结算表》。

第三十一条合同执行情况的评估：金额较大的合同执行完毕后，应由合同主办部门对合作单位的合同执行情况等进行总结，并填写《合同执行评估考核表》。

第七章合同档案的管理

第三十二条合同文本应遵循及时整理、分类、归档、保存，以便复查。每项合同都应建档管理，合同档案应包括：合同审批表、合同正本、补充协议及其附件、订立合同前产生的相关资料、合同履行中产生的相关资料。

第三十三条合同签订后，经办人应在二天内将合同原件交公司合同管理部门存档，与合同执行相关的部门应备有合同的复印件。需要报送集团备案存档的，应同时上报集团有关部门。

第三十四条在签订合同时，合作单位在盖有有效印章的同时，其法人代表或法人代表授权人还需签字；每份合同原件由发包单位至少盖一个以上骑缝章。

第三十五条合同编号

1、合同应有专人连续统一编号，因主合同的变更、解除等订立的补充协议，按主合同类别编号。

2、合同可分为六大类：