浅谈ERP数据的重要性

浅谈ERP数据的重要性

影响一个ERP项目的因素有很多，数据无疑是其中很重要的一项,正所谓“正确的诊断源于准确的信息，准确的信息基于可靠的采集”，当我们抓住数据这个根基，大处着眼，小处着手的时候，我们距离ERP成功的日子就不会太远。

根据AMT的研究，在那些上线不成功或者上线后掉线的案例中，有高达70％的项目都有一个共同的直接原因，那就是在数据上出了问题。有的是在数据还没有准备好，诸多数据不准确、不完整的情况下就仓促上线；有的则是业务没有理顺，出现一数多据的情况，不知道该相信哪个数据；还有的是上线运行后操作人员未及时更新业务数据导致系统内的数据失真等等，虽然数据问题的表现不尽相同，但最终的结果都是一样的，那就是大家忙了数月得到的是一个没有数据的ERP系统。

数据的重要性

经验表明，作为管理改造工程的ERP项目，花在系统实现和技术准备上的时间并不多，80%以上的时间是花在了贯穿全程的三大任务上，即全程的宣传培训、全程的数据准备和全程的管理变革。这三个全程缺一不可，其中尤以数据准备工作量最大。

说到数据在ERP项目中的重要性，恐怕没有人会否认。大家最常挂在嘴边的一句话是“三分技术、七分管理、十二分数据”，以此来表达对数据的高度重视。然而数据问题成为ERP项目高失败率的主要原因之一这不争的事实，又不得不让人反思症结到底在哪儿。

为什么数据是一个大问题

很多企业在没有上信息化之前使用手工方式进行管理。手工方式下的数据，更多的是以部门为单位进行管理的。部门之间用单据进行业务数据的流转，部门内用台账进行数据记账，月底通过对账保持部门内和部门之间数据一致。这种延用了几十年的管理方式，与利用信息化进行数据管理的思想和实现手段有很大差距。

手工数据的特点是：分散、口径不一致、冗余、不规范。这样一来，同一数据在同一时间点上，会在不同部门、以不尽相同的描述和内容表现出来，在时间和空间上也是不一致的。这显然与ERP所追求的同一数据在系统中保持惟性、共享性的理念有很大差别。再加上由于历史的原因，企业中的很多数据要么不全，要么账实不符，企业往往要在上ERP的同时清产核资工作，这无形中加重了ERP数据准备的难度。

如何进行数据准备

数据准备是一项庞大而繁琐的工作，所以越早进行越好。并且应该贯穿ERP 项目实施的全过程。那么一个ERP项目应该如何从一团乱麻中理出头绪，在ERP 系统上线前后分步骤地做好数据准备呢？为了说明问题，先讲一个成功推进数据准备的案例吧。

老李是某钢铁集团信息部的负责人，在公司的多个业务和管理岗位上供过职，对公司上上下下的情况都很熟悉，也算是一个老钢铁了。

公司的ERP项目刚刚启动，他就隐约感到数据是一个大问题，因为企业几十年沉淀下来的数据量巨大，且有很多不全、不准、不一致的现象，要想在上线之前将这些情况搞清楚，就必须尽早下手。在咨询公司的帮助下，他抽调专人组成数据组，与ERP项目实施并行开展工作。按照计划，他分为三大步骤，首先是让各业务部门先盘点统计一番，摸清家底，这花了大半个月；之后是对收集上来的数据分类整理，制定统一的编码规则，这花了两个多月的时间，这步完成后，基础数据也就基本完成了；第三步是下发编码规则，并要求业务部门按新编码重新整理现有数据，并在上线之前一个月内实物盘点，在上线之前拿出期初数据。经过一番周密的安排和大量的工作，数据准备终于和项目实施同步完成，并且数据的质量是有保证的。

从这个案例中我们可以看出数据准备的步骤和一般规律。

第一步：搞清楚有哪些数据要准备。

我们可以简单地将ERP实施所要准备的数据分为两大类：即静态数据和动态数据，也可称为基础数据和事务数据。

静态数据是指开展业务活动所需要的基础数据，如物料基本信息、客户、供应商数据、财务的科目体系等。静态数据的特点是它在整个数据的生命周期中基本保持不变，同时它是动态数据的基础，公司所有业务人员通过调用静态数据来保持同一数据在整个系统中的惟性。

动态数据是指每笔业务发生时产生的事务处理信息。例如销售订单、采购订单、生成指令等。动态数据按照时点来分，又可以分为期初数据和日常数据。其中上线时点的数据对ERP上线前的数据准备尤其重要，它代表系统在期初上线这样时间点上，公司动态数据的当前状态，我们称其为期初数据（或者称为初始数据）。期初数据既包括上线时点所有物料库存的数量、金额，财务科目的余额，也包括那些未完未结的业务单据，象未交货的销售订单、未付款的采购订单等。

不论是静态数据还是动态数据，在ERP系统中都必须是惟一的。为了保证数据的惟一性，就要给这些数据编码。所以，在进行两大类数据准备之前，另一项更基础的工作必须先完成，那就是编码规则。

我们可以将数据的分类和数据准备的先后次序列表如下，并对每项数据设计一个收集表，下发到各部门，摸底调查。

期初数据的分类：

在所有的数据中，物料数据是数量最多、分布最广的。这里所指的物料包含的范围很广，既包括原材料、半成品、产成品，也包括设备、固定资产等。物料分类则是根据物料的某些属性对物料进行归类，例如一个机械厂将其物料分为：产品、部件组件、零件、铸件、锻件、刀具、量具、夹具及其他工装等。所以要首先把工作重心放在物料数据准备上。

第二步：制定编码规则和完成基础数据收集。

在明确有哪些数据要准备后，就可以着手编码了。实际上，数据准备工作中最难的是制定编码规则，这也是最占用时间的工作。一个考虑周全的编码体系需要跨部门反复讨论。不同的数据可能有不同的编码结构，但必须遵询共同的编码原则：

1）惟一性

必须保证一个编码对象仅被赋予一个代码，一个代码只反映一个编码对象。

2) 实用性

编码体系应当符合企业的业务特点和管理需求，既充分考虑企业发展对信息编码的需求、又兼顾企业的现状。要从实用性出发，掌握好编码的颗粒度，过细的编码不实用，过粗的编码不管用。

3) 统一的编码结构

编码由一个或者若干不同分类角度的分类码构成，统一的编码结构含意如下：

任何对象在其整个生命周期内标识码保持不变，所有分类码具有相同的编码结构。图示为三段柔性分类码结构，并且采用顺序码作为二级代码，以确保编码的惟一性。

物料编码规则：

分类码的结构

分类码各段之间可以具有隶属关系，构成树状结构。

4) 标准化

编码应提高标准化程度，充分考虑到与外部环境的接轨而尽可能与相关国家、行业标准相吻合。例如使用国家标准所确定的行业分类作为行业编码，邮政编码作为地区编码等。

5) 便于ERP系统处理

由于编码将在计算机信息处理系统中得以实现，故编码应当符合数据处理的要求，便于用计算机处理。

6) 易用性

编码应尽可能好记易用。所以要在满足要求的情况下尽可能的短小，常用的编码应尽量避免字母与数字混合，以提高录入效率。

实际上，编码问题绝不仅仅是一个技术问题，也不只是ERP实施小组的事情。它牵涉到不同的部门，需要考虑管理现状、业务特点、历史数据等方方面面。