文件管理规范 附页 1
SOP管理规范
编号： G00-001版本号： R.0生效日：页码/总页发放范围：各部门建立文件(SOP )编写、修订、审批、发放、回收和保存的管理规范。
1.1 合用于公司内部文件的编写、修订、审批和发放。
1.2 质量标准、分析方法及验证方案、清洗方案等按其相应的 SOP 中规定的格式编写，发放和收回、保存方面的要求按本 SOP 规定执行。
2.1 SOP ：是文件的简称，指“经批准用以指示操作的通用性文件及管理办法 ,包括操作指南和操作规程”.即包括研发、生产、检验、安全、环保和质量的管理性文件，也 包括岗位和设备的操作性文件。
2.2 版本号：用 R 。
n 表示， R 即修订(Revision) 。
SOP 每修订一次,版本号增加一个数值.首次为 0,以后依此为 1、2、3…… 2.3 传阅人:指 SOP 所涉及到的相关部门的责任人(技术人员或者管理人员)，所有与质量活动有关的 SOP 的传阅人必须包含 QA 部经理。
3.1 编写3.1.1QA 部负责组织编写和修订质量管理体系所需的 SOP 。
3.1.2各部门按其职责编写和修订所需的相关 SOP ，编写人负责传阅和审批过程中的联络. 3.2 审批3.2.1质量管理方面的关键性 SOP 及质量标准， 需经质量副总裁批准,确保与相关的法律法规以及注册文件和客户标准等保持一致. 3.2.2其它各项管理类 SOP 由其主管副总裁批准。
3.2.3技术管理及技术标准类 SOP 由总工程师批准。
3.2.4 只涉及本部门内部管理或者操作类的 SOP ，由各部门经理负责批准， 确保 SOP 的文字正 确和内容正确、不与公司级文件相冲突。
3.2.5关键文件审批程序见附录. 4.1 编写4.1.1各部门应依据 QA 下达的编制要求或者依本部门的工作需要进行 SOP 编写。
写： 编审批核： 准：编号： G00-001版本号： R.0生效日：页码/总页4.1.2 SOP 的格式按统一的模版格式(可到 QA 复制电子版)，本文件的格式为标准格式。
公司文件管理制度字号
公司文件管理制度字号第一条总则为了规范公司文件管理工作，提高文件管理效率，保障公司文件的安全性和完整性，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》等相关法律法规以及公司实际情况，制定本文件管理制度。
第二条文件管理的范围公司文件管理包括纸质文件管理和电子文件管理两部分。
纸质文件主要包括公司的各类合同、报告、会议记录、通知等文件；电子文件主要包括公司内部各类电子文档、邮件、视频等。
第三条文件管理的责任1. 公司领导层对文件管理负有最终责任，要树立文件管理的意识，推动文件管理工作的开展。
2. 各部门负责人要对本部门文件管理负责，建立健全文件管理制度，明确文件管理的责任与义务。
3. 公司文件管理员应当具备一定的文件管理经验和专业知识，全面负责公司文件的管理工作。
第四条文件归档与保管1. 公司文件应按照文件的重要程度和保密等级进行分类归档，每份文件应有唯一的文件编号。
2. 文件的存档时间应根据文件的保存期限确定，到期后应按规定销毁或转移到档案室进行长期保存。
3. 重要文件应设定访问权限，做好保密措施，确保文件不受损坏或泄漏。
第五条文件检索与利用1. 公司文件应设立专门的检索系统，方便员工查找需要的文件。
2. 员工在检索和利用文件时应遵守相关规定，不得随意更改、复制、外传文件。
3. 对于需要复制或外传的文件，要经领导同意，并严格控制文件的流转。
第六条电子文件管理1. 公司电子文件应设定定期备份制度，确保文件的安全性和完整性。
2. 电子文件的存储位置应具备防火、防水、防盗等安全设施，避免文件丢失或损坏。
3. 公司电子邮件、内部通讯等电子文件也应受到保护，避免泄露公司机密信息。
第七条文件管理的监督与考核1. 公司文件管理员应定期对文件管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 对文件管理工作进行定期考核，对管理不善或违规处理文件者进行追责。
3. 鼓励员工提出改进建议，促进文件管理工作的不断完善。
第八条文件管理的宣传与培训1. 公司应定期组织文件管理知识的培训，提高员工对文件管理的重视程度。
文件资料管理规章制度文案
文件资料管理规章制度文案第一章总则第一条为了规范、统一和加强文件资料的管理工作，保障文件资料的安全及完整性，提高文件资料的利用效率，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于本单位的所有工作人员，包括领导、职工等，具体执行单位为本单位的办公室。
第三条文件资料管理是指对本单位涉及各方面工作和活动所产生的文件资料进行规范、统一、科学和系统的管理。
第四条文件资料是指记录本单位各项工作和活动的文字、图片、影像、声音、数据等形式的信息载体。
包括但不限于公文、合同、协议、报表、档案等。
第五条文件资料管理涉及保密工作，本规章制度按照国家有关法律、规定、标准和相关要求制定，所有工作人员均应严格遵守。
第六条文件资料管理属于本单位的基本管理职责，各级领导干部要高度重视，加强对文件资料管理工作的组织领导。
第二章文件资料的归档管理第七条文件资料的归档管理是指根据文件资料的保管价值、用途、保密级别等不同特点，将文件资料进行分类、整理、编号、标识、存储等工作。
第八条文件资料的归档管理包括文件材料的鉴定、分类、整理、编号、归档、盘点、借阅等环节，必须严格按照规定进行。
第九条文件资料归档应按照保密级别、文件种类、时间顺序等原则进行分类，确保文件资料的整齐有序。
第十条文件资料归档时，应制定归档计划和归档方案，明确归档的范围、标准、程序等，确保归档质量。
第十一条文件资料的编号应采用统一的编码规则，标识清晰，易于识别和查找。
第十二条文件资料的存储应按照保密级别和保存期限进行规范管理，设立专门的文件室进行存储。
第十三条文件资料的盘点应定期进行，以确保文件资料的正确、完整和安全。
第十四条文件资料的借阅应按照相关规定进行，借阅人员应签订借阅登记表，并按规定时间归还。
第十五条文件资料的销毁应经过审批程序，进行记录登记，并按规定程序和方法进行销毁。
第三章文件资料的电子化管理第十六条文件资料的电子化管理是指将文件资料数字化、网络化、信息化，实现文件资料的电子化存储、检索、传输等工作。
文件管理规范- 附页 2.doc
标题研发部文件归档范围版本号：01 文件编号：SMY-SYF-YF-02 附2 第0次修改第1页共3页标题研发部文件归档范围版本号：01 文件编号：SMY-SYF-YF-02 附2 第0次修改第2页共3页情感语录1.爱情合适就好，不要委屈将就，只要随意，彼此之间不要太大压力2.时间会把最正确的人带到你身边，在此之前，你要做的，是好好的照顾自己3.女人的眼泪是最无用的液体，但你让女人流泪说明你很无用4.总有一天，你会遇上那个人，陪你看日出，直到你的人生落幕5.最美的感动是我以为人去楼空的时候你依然在6.我莫名其妙的地笑了，原来只因为想到了你7.会离开的都是废品，能抢走的都是垃圾8.其实你不知道，如果可以，我愿意把整颗心都刻满你的名字9.女人谁不愿意青春永驻，但我愿意用来换一个疼我的你10.我们和好吧，我想和你拌嘴吵架，想闹小脾气，想为了你哭鼻子，我想你了11.如此情深，却难以启齿。
其实你若真爱一个人，内心酸涩，反而会说不出话来12.生命中有一些人与我们擦肩了，却来不及遇见；遇见了，却来不及相识；相识了，却来不及熟悉，却还要是再见13.对自己好点，因为一辈子不长；对身边的人好点，因为下辈子不一定能遇见14.世上总有一颗心在期待、呼唤着另一颗心15.离开之后，我想你不要忘记一件事：不要忘记想念我。
想念我的时候，不要忘记我也在想念你16.有一种缘分叫钟情，有一种感觉叫曾经拥有，有一种结局叫命中注定，有一种心痛叫绵绵无期17.冷战也好，委屈也罢，不管什么时候，只要你一句软话，一个微笑或者一个拥抱，我都能笑着原谅18.不要等到秋天，才说春风曾经吹过;不要等到分别，才说彼此曾经爱过19.从没想过，自己可以爱的这么卑微，卑微的只因为你的一句话就欣喜不已20.当我为你掉眼泪时，你有没有心疼过标题研发部文件归档范围版本号：01 文件编号：SMY-SYF-YF-02 附2 第0次修改第3页共3页。
公文管理办法(模板)
有限公司文件总字[20XX]第001号签发人：行政公文管理办法一、总则1、为了使****************有限公司（简称****公司）的公文管理工作规范化、制度化，结合本公司实际情况，特制定本管理办法。
2、本管理办法是制发行政公文的基本依据，各职能管理部门应依据本管理办法，结合公司实际情况，拟制各种公文。
3、本管理办法由公司总经办负责组织执行。
各职能管理部门可根据本管理办法的要求及规定，结合各自的实际情况制定实施。
4、本管理办法增补、修订及解释权属公司总经办。
二、公文的适用范围及种类1、公文的适用范围1)向上级的请示或报告；2)发布公司的重大决定和通知；3)颁布有关公司政策、法令、人事、培训、机构编制等方面重要的管理规定、条例、制度和办法；4)具有政策性、规定性的文件。
录入：×××密级：×××共印×份2、公文种类1)请示：适用于向上级领导及部门请求指示和批准。
2)报告：适用于向上级领导及部门汇报工作及反映情况。
3)指示：适用于对下级部门布置工作，阐明工作的指导原则。
4)布告：适用于公布应当遵守或周知的事项。
5)通告：适用于一定范围内公布应当遵守或周知的事件。
6)通知：适用于传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项。
7)通报：适用于表扬好人好事，批评错误。
8)函：适用于平行的或不相隶属的公司之间互相商洽工作。
9)会议纪要：适用于记载和传达会议议定事项及主要精神，要求相关部门共同遵守执行。
三、公文标准格式1、文件模版：以公司名义对内、对外发文；在正文结束后，在右下方用中国数字（一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、O）标注发文日期（年、月、日），并在日期上加盖公司公章。
（请见附页1）2、公文字体：文件正标题（宋体二号字，加粗）；文件副标题（宋体小三号字，加粗）；正文内容（仿宋体小四号字）。
3、如公文最后一页仅有日期或单位名称，无正文内容时，须在最后一页页首处标注“（此页无正文）”字样。
集团文件管理制度
3、对于某些有特殊处理要求的文件应按如下规定予以注明：
(1)对有密级的文件应在《集团发文审批表》上注明“秘密”、“机密”、“绝密”字样；
(2)需紧急处理的文件应在《集团发文审批表》上注明“特急”、“急件”、“普通”字样。
4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。
(二)旧版文件原件需盖上红色“作废文件”印章后分开归档并作好标识，这类文件只供参考用。
(三)所有改版文件必须发放至首版文件持有部门或工作场所。
(四)对于区域总经理审批下发的管制文件，区域办公室必须送交一份给集团行政部备案。
(五)一些需要邮寄或专人递交的文件，按下列要点进行发送，必要时还须给集团行政部或相关的区域办公室以回复或回执。调查报告不受本条规定限制。
(十六)公文用纸一般采用国际标准A4型（ 210mm X 2 9 7mm）。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定；另外，平行文、上行文(指请示、报告)一律采用集团规定的信笺纸。
第二条管制文件格式(具体的格式见附件9)
(一)管制文件是指在修订或换版时均须收回或处理相应变更前文件的文件。包括集团各种规章制度、办法、规定、工作说明书、工作流程等。
(三)其他公文参照第四章规定的格式执行。
第三条凡是请示、报告类行文不需经过集团行政部或区域办公室，直接报给呈送对象即可。
第七章 公文办理
第一条集团行政部和区域办公室有权根据集团规定及有关政策对文稿进行修改。内容不实的文稿可以退回拟稿部门。
福建省建筑工程文件管理规程
福建省建筑工程文件管理规程（施工分册）1总则1.0.1 为提高城乡建设工程质量，提高施工过程控制，完善工程技术资料，统一全省建设工程档案的验收标准，依据现行国家、行业、地方标准，结合我省情况制定本规程。
1.0.2 本规程适用于建筑工程施工文件的编制、整理归档。
水利、交通、铁路等专业工程中与本规程有关专业相符的可参照使用，同时，应按相关专业有关规定执行。
1.0.3 单位（子单位）工程中电梯分部工程的质量控制资料、安全和功能检验资料的要求及其相关记录表格，仅供电梯安装单位使用参考。
1.0.4 执行本规程时, 尚应遵守国家、行业和地方现行有关工程施工质量验收标准的规定2术语2.0.1 建设工程：指土木工程、建筑工程、线路管道和设备安装工程及装修工程。
2.0.2 建筑工程：指为新建、改建或扩建房屋建筑物和附属构筑物所进行的规划、勘察、设计和施工、竣工等各项技术工作和完成的工程实体。
2.0.3 施工文件：指在施工过程中，施工单位执行工程建设强制性标准和国家、地方有关规定而填写、收集、整理的文字记录、图纸、表格、音像材料等必须归档保存的文件。
2.0.4 立卷：按照一定原则和方法，将具有保存价值的文件分门别类整理成案卷，也称组卷。
2.0.5 归档：文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。
2.0.6 单位工程：具备独立的施工条件并能形成独立使用功能的建筑物及构筑物。
2.0.7 子单位工程：建筑规模较大的单位工程，可将其能形成独立使用功能的部分列为一个子单位工程。
3基本规定3.0.1 施工单位应按本规程规定，将工程施工文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
3.0.2 建设、勘察、设计、监理等单位应按本规程要求做好相关工作，并积极协助施工单位完成工程施工文件的归档整理工作。
3.0.3 建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、整理、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应按本规程规定，将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。
01.文件格式统一使用规定
操作规程编号：EO/PRO/001
内容：文件格式统一使用规定
部门：行政办公室
生效日期：2006年1月1日批准：
目的：
为使酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作，酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范，特制定本规定。
制度：
一、文件类型
1、备忘录（MEMORANDUM）：主要是用于酒店内部各部门之间关于日常事务的信息沟通、知会请示、工作要求、工作备忘录等的一种文件格式。
1、部门缩写
总经理——GM副总经理——DGM驻店经理——RM
行政办公室——EO财务部——FD餐饮部——F&B
前厅部——FO工程部——ED营销部——S&M
安全部——SD管家部——HSKP人力资源部——HRD
娱乐部——RED采购部——PD
2、文件类别
（1）M——MEMORANDUM
（2）F——FAXCIAL LETTER）：商业信函主要是用于酒店对外较正规的一种文件格式，包括总经理致客户信函、销售信函、商务信函等。
3、传真（FAX TRANSMISSION）：传真主要是用于饭店对外沟通中需快速传递的一种联络。
4、报告（REPORT）：报告主要用于酒店向上级主管单位有关政府部门汇报工作、请示报告的一种文件格式。
行政办——部门——执行反馈——行政办——总经理
（3）请申报告
部门——行政办——总经理审批——部门
（4）部门致部门
部门——部门
3、酒店合同、协议处理
部门——财务审核——总经理审批——行政办盖章——存档
页数：1/2编号：EO/PRO/001
文件格式（见附页）
三、文件编号
文件编号由四部分组成，具体如下：
关于加强文件管理的通知
关于加强文件管理的通知公司各部门、分厂：按照ISO9000：2008质量管理体系文件的要求，进一步规范公司文件管理，确保各类文件得到有效运行和控制，结合公司实际，针对文件控制和记录控制作如下规定：一、文件控制综合办公室为文件控制的归口管理部门。
公司各部门、分厂文件各自负责组织制定，相关领导或总经理审核批准后发布执行（文件在发布前均需按权责审批）。
（一）文件编号1.原则：质量手册、管理制度、对外上报等文件制订和修订后，均交由综合办公室按编号原则编号后实施发放，编号原则如下：（1）公司文件编号按下列方式执行：云临鑫锗字〔年份〕文号（例如：云临鑫锗字〔2012〕1号）（2）公司各部门、分厂编号按下列方式执行：云临鑫锗部门简称字〔年份〕文号（例如：云临鑫锗办字〔2012〕1号）备注：a、文件版本号按阿拉伯数字顺序逐一编制发文；b、公司各部门、分厂形成的所有文件均需通过邮箱******************发送至综合办公室留档存底一份，未发至综合办公室留档存底的所有形成文件公司一律不予认可；（二）文件标识文件和资料分为受控和非受控文件，受控文件盖“受控文件”章标识，非受控文件无标识；作废留存资料均须盖“作废文件”章标识。
（三）文件制订各部门、分厂指定专人，以各类文件标准格式拟定文件，按权责规定核准后交由综合办公室按规定编号和盖章后发放。
（四）文件修订文件若不符合于现状，需修改增订，提议部门填写《文件处置通知单》（见附件），提出原因后交原拟订部门研究修改，原审批人员审批，若指定其它部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料，变更内容应于文件上加以注记。
（五）文件废止提议部门填写《文件处置通知单》，提出废止原因后会相关部门领导或总经理同意签字交由综合办公室废止。
（六）文件发放文件的发放范围由编制单位根据文件内容确定；综合办公室复印适当份数加盖“受控”章和编制发放号后发放；接受部门在《文件发放回收登记表》上签收。
文件及资料管理制度
文件及资料管理制度第一章总则第一条为了规范文件及资料管理工作，保障机构和个人信息安全，提高信息利用效率，根据国家有关法律法规，制定本制度。
第二条文件及资料管理制度适用于我单位所有部门及人员。
第三条文件及资料管理要严格遵守国家相关法律法规，严格保守机密，确保信息安全。
第四条文件及资料管理工作按照便利、规范、安全、完整的原则开展。
第五条文件及资料管理工作责任落实到每个管理者和工作人员，任何人员不得私自改动文件或篡改资料。
第二章文件及资料的管理范围第六条文件及资料的管理范围包括纸质文件、电子文档、磁盘、光盘、录音带、录像带等所有形式的文档和资料。
第七条文件及资料的管理涉及机构业务活动和管理运作中产生的所有资料和数据。
第三章文件及资料的管理流程第八条文件及资料的管理流程主要包括文件的产生、传递、利用、保管和销毁等环节。
第九条文件及资料的管理流程要求清晰、规范，确保信息的传递和使用顺畅。
第十条文件及资料的管理流程需要严格按照相关规定执行，不得擅自改变或违反相关规定。
第四章文件的产生和传递第十一条文件的产生应当符合机构规定的文件格式和内容标准，确保文件的真实性和合法性。
第十二条文件的传递要按照规定的传递路径和程序进行，确保文件及相关信息的安全。
第五章文件及资料的利用第十三条文件及资料的利用要按照规定的权限和程序进行，不得超越权限和私自使用。
第十四条文件及资料的利用需要保障信息的安全和完整性，防止信息泄露和损坏。
第六章文件及资料的保管第十五条文件及资料的保管应当分类管理，按照相关规定归档和储存，确保信息的完整和安全性。
第十六条文件及资料的保管单位应当定期检查和维护文件和资料，防止信息遗失和破坏。
第七章文件及资料的销毁第十七条文件及资料的销毁应当按照相关规定和程序进行，不得私自销毁或外传。
第十八条文件及资料的销毁要求进行记录和备份，确保信息不丢失和泄露。
第八章文件及资料的安全保密第十九条文件及资料管理要强化安全保密管理，确保机构和个人信息的安全。
文件、档案管理制度
文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。
第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。
第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。
文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。
第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。
第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。
各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。
第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。
第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。
第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。
第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。
第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。
文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。
第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。
第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。
第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。
综合管理文件(SMP-1)样版
4.7.3.2 次页格式：字体采用小 4 号字。 格式：
制定人
审核人
批准人
制定日期
年 月 日 审核日期
年 月 日 批准日期
年月日
颁发部门
颁发数量
份 生效日期
年月日
分发部门
目的：
范围：
责任人：
4.7.3.3 目录格式：“目录”字体采用 4 号黑体字。其余文字用宋体小 4 号字。数字采用
Times New Roman 字体。
年月日
分发部门 质保部、生产部、质控部、提取车间、胶囊车间、栓剂车间、仓管部
1．目的：规范生产管理和质量管理文件执行的监督管理，保证文件能切实执行。 2．范围：所有现行的用于生产管理和质量管理的文件，包括表格。 3．责任者：各有关部门的负责人负责组织本部门人员执行本规程。质量受权人组织监督 本规程执行情况。 4．内容： 4.1 各部门均应严格执行公司制订的管理规程，及时填写相应记录，做好标识管理。 4.2 文件自生效之日起正式执行，各部门相关管理人员在执行过程中按规定要求严格检 查监督。 4.3 质管部质量员监督检查各部门执行标准文件情况，遇有未按规定执行情况时，通报 相关部门负责人，并对当事人提出现场批评，立即纠正。 4.4 遇有特殊情况，无法按规定执行时，由相关部门管理人员会同质管部相关人员共同 拟定应急措施代替原管理文件执行，同时规定限期，对相关文件做出修正。 4.5 所有监督检查情况均应及时、如实记入记录表格，并归档保存。 4.6 质量受权人监督各部门执行情况，并及时协调解决监督中发现的问题。
件。
文档
编号：XG－SMP－A001 版本号：03
题目：
生产和质量管理文件编制与管 理规程
第5页 共6页
4.9.2 各部门按照文件执行日期立即执行文件有关规定。 4.9.3 新文件开始执行阶段，相关管理人员应特别注意监督检查执行情况，以保证文件 执行的有效性。 4.9.4 新文件执行之时旧文件撤销。行政办公室将批准的文件发至有关部门的同时收回 原文件。 4.10 文件的修订、废除与销毁：文件修订但文件的题目、编号不变，版本号升级，不论 内容改变多少均称修订。废除为文件的题目改变，内容不论变或不变，原文件即称废除。 修订或改题后的文件应按原文件程序进行起草、审批及印发。文件修订或废除后，收回的 原文件留一份存档并加盖“作废文件，禁止使用”印章，其余文件按规定销毁。 4.10.1 文件的修订
文件管理规程
文件名：文件管理规程制定人：制定日期：分发份数： 11审核人：审核日期：颁发部门：行政部批准人：批准日期：生效日期：分发至：厂长室、质量管理部、生产技术部、物料部、设备工程部、行政部、销售部、中心检验室、财务部及各生产车间1.目的：规范本公司各种文件的起草、修订、审查、批准、印制、颁布、培训、执行、撤销、保管和销毁管理。
2.范围：本规程适用于本公司所有文件的管理。
3.责任：公司行政部、各部门负责人对本办法的实施负责。
3.1 文件编制者负责文件的设计、起草。
3.2 各级管理人员严格按该程序要求审核批准文件，对所批准文件的准确性负责。
3.3 QA人员监督检查该文件的执行情况。
3.4 QA文件管理员负责文件的保管、印制、分发、销毁。
4.内容：4.1.定义：4.1.1 文件是指一切涉及药品生产质量管理的书面标准和实施中的结果记录。
4.1.2 文件管理是指文件的起草、修订、审查、批准、印制、培训、执行、分发、保管及销毁管理活动。
4.1.3 未经批准的文件、不符合公司统—格式的文件以及旧版本的文件均视为无效文件。
4.2 文件的分类：按“文件分类编号及编写格式管理规程WJ/SMP/002-01”执行。
4.3 文件编制的时间要求：4.3.1 生产开工前，新产品投产前，新设备安装前；4.3.2 引进新处方或新方法前；4.3.3 处方或方法有重大变更时；4.3.4 验证前和验证后；4.3.5 组织机构职能变动时；4.3.6 国家药品管理法规变更时；4.3.7 使用中发现问题时；4.3.8 接受GMP检查认证或质量审计提出改进建议后；4.3.9 自检发现问题时；4.3.10 文件到有效期时。
4.4 文件的编制4.4.1 所有关于药品生产、质量管理方面的文件均由质量管理部文件管理员负责归档和管理。
4.4.2 文件的编号及版面设置：所有文件必须有系统的编号及修订号，并且统一由QA负责编号，以便于识别、控制及追踪，同时可避免使用或发放过时的文件，具体按“文件分类编码及编写格式管理规程WJ/SMP/002-01”执行。
文件管理制度
文件管理制度1、目的1.1规范公司各类管理制度、技术文件、操作规程等内部文件的编制、评审、收发、保存、变更及销毁流程；1.2规范外来文件的管理、保存、收发、传阅、销毁等过程；1.3明确各部门关于文件管理工作的职责；1.4对文件和资料进行控制，使文件和资料能得到迅速、正确、有效地贯彻执行，确保各相关部门及时获得文件和资料的最新版本。
2、适用范围本制度适用于公司所有内部及外部文件资料的管理及控制。
3、职责3.1公司办公室：负责公司文件和资料的拟定、发放、回收、原稿的保存、销毁以及做好相关记录；负责公司产品技术资料（如技术文件、操作规程等）及专业文件的归档保管；3 .2各部门：负责各自相关专业文件的编制、修正；3.3分管领导：负责分管部门文件的审核；3.4总经理：负责公司红头文件的审核；技术文件、操作规程等其他内部重要文件的签发。
3.5执行董事：负责公司红头文件的签发。
4、内容文件的要求：统一以A4纸排版。
4.1.公司文件（红头）公司（红头）文件由文头、正文和文尾三部分组成，主要用于公司关键岗位人员（中高层管理人员）的任免、公司重大决策及重要事件的颁布以及公司重要活动的通知等，红头文件由公司办公室负责编写、分发、收回、保存及销毁，红头文件由执行董事批准签发。
4.1.1.文头格式：见文头纸4.1.2正文格式（1）正文内容：文号、正文、签章。
（2）正文格式：文号：由办公室负责核定文件编号。
正文：标题为“宋体、加粗、三号字体、居中、单倍行距”；正文为“宋体、四号字体、单倍行距”或“仿宋、四号字体、单倍行距”。
签章：在正文结束页右下角且在文尾上方署公司全称及日期（格式同正文），公司印章覆盖公司名称（局部）及发文日期（局部）。
4.1.3文尾格式（1）文尾内容：分发部门、抄送、印发数量；（2）文尾格式：同正文。
4.2管理制度、规定及技术文件由文头和正文两部分组成。
4.2.1 文头内容：企业名称、文件类别（管理制度为SMP、技术文件为STP、操作规程为SOP）、文件题目、密级、文件编码、受控状态、颁发部门、编制人、审核人、批准人签名及日期、生效日期、印数、分发部门、页码；4.2.2文头格式：见本规程文头。
公司资料文件管理制度模版
公司资料文件管理制度模版一、目的确立统一的文件管理规范，以保障文件的安全、完整和可检索性，进而提升工作效率和质量。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工，涉及所有书面文件、电子文档以及其他形式的记录材料。
三、文件分类与编码1. 文件应根据内容性质分为不同的类别，如行政文件、财务文件、人事文件等。
2. 每类文件应有统一的编码系统，便于识别和检索。
四、文件创建与审批1. 文件的创建应遵循“必要性原则”，仅当必要时才进行编写。
2. 文件在正式发布前需经过相关部门负责人的审批。
五、文件存储与保管1. 纸质文件应归档至指定位置，电子文档应保存在公司指定的服务器或云端。
2. 对于涉密文件，应采取加密或其他安全措施，限制访问权限。
六、文件更新与作废1. 文件内容如有变更，应及时更新并记录版本号。
2. 作废的文件应明确标记，并在规定时间内销毁或转移存储。
七、文件检索与使用1. 建立有效的文件检索系统，确保员工能快速找到所需文件。
2. 使用文件时，应遵循“最小必要权限”原则，仅在必要时方可访问相关文件。
八、文件备份与灾难恢复1. 定期对重要文件进行备份，防止数据丢失。
2. 制定灾难恢复计划，确保在突发事件中能迅速恢复文件系统的正常运行。
九、监督与审计1. 设立专责团队负责监督文件管理制度的执行情况。
2. 定期进行内部审计，评估制度的有效性并提出改进建议。
十、违规处理对于违反文件管理制度的行为，应根据情节轻重进行相应的处理。
十一、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释和修订。
文件摆放管理制度
文件摆放管理制度第一章总则第一条为加强文件的安全管理，提高文件的利用率，保护文件的完整性和机密性，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有的文件的摆放、存放和管理。
第三条文件摆放管理应遵循便于查找、安全保密、节约空间的原则。
第四条全体工作人员都应当遵守本制度的规定，加强文件摆放管理。
第二章文件的分类和摆放原则第五条文件应当根据其性质和用途进行分类，分为机密文件、秘密文件、绝密文件、一般文件等。
第六条不同等级的文件应当分开存放，不得混放在一起。
第七条文件柜的摆放应当按照分类、顺序、区域进行规划，避免混乱和丢失。
第八条机密文件、秘密文件、绝密文件应当存放在专用的文件柜内，必要时可以单独设置密封柜。
第三章文件的存放管理第九条文件的存放应当由专人负责，做到有人管理、有人查阅、有人存取。
第十条存放文件的文件柜应当定期检查，发现问题及时处理。
第十一条文件柜的钥匙应当由管理人员保管，严禁私自交给他人。
第十二条文件柜的存放位置应当设有监控摄像头，保证安全。
第十三条文件柜内的文件应当定期整理，清除过期文件，确保存放空间充足。
第十四条便于查找、安全保密的文件应当标注明确的归档位置和顺序，避免混乱。
第四章文件的借阅管理第十五条工作人员借阅文件应当填写借阅申请表，由主管领导签字同意后方可查阅。
第十六条借阅文件应当严格按照规定的时间，借阅期限内归还，不得拖延。
第十七条工作人员借阅的文件不得私自带出单位，如有必要应当在规定范围内外借。
第十八条文件柜内的文件应当及时归还，不得长时间占用。
第十九条发现有工作人员擅自借阅文件、外借文件、拖延归还等违规行为应当及时进行处理，必要时追究责任。
第五章文件的销毁管理第二十条文件的保管期限到期后应当按照相关规定进行销毁，任何单位和个人不得擅自销毁文件。
第二十一条机密文件、秘密文件、绝密文件应当在规定的销毁期限内进行销毁，不得泄漏机密信息。
第二十二条销毁文件应当由专人负责，采用专用的销毁设备进行处理，确保文件的完整性和安全性。
受控文件编号细则【范本模板】
XXXX有限公司管理文件1. 目的规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法。
2. 适用范围适用于本公司受控文件的编号。
3. 受控文件种类3。
1 体系文件：手册、程序文件、管理文件（包括管理活动规定、管理作业指导书）、质量记录表样3。
2 技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件;3.4 外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。
4. 文件格式4。
1 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1。
4。
2 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行。
5. 编号方法 5.1 手册5。
1。
1 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。
具体如下： HY — QM — XXX● 公司代号用大写字母HY 表示,即XXXX 有限公司.● 质量手册代号用大写字母Q 和M 表示，即Quality （质量）和Manual(手册）两词的第一个字母。
● 顺序号用三位阿拉伯数字表示:001~9995。
1。
2 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。
001~999）● 公司代号用大写字母HY 表示.● 环境手册代号用大写字母E 和M 表示，即Environment （环境）和Manual （手册)两司的第一个字母。
●顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999顺序号 质量手册代号 公司代号5.1。
3版本和状态编号未更改的文件版本编号为A 版，各页修改状态为A/0：a 。
若文件只是某页或某条款第1次修改,而不需整份文件换版时,此页修改状态为A/1。
如质量手册A 版第5页进行了修改，则第5页的修改状态为A/1。
b 。
若文件进行大幅度修改，修改次数达五次后文件换版，文件版本编号为B 版,各页修改状态为B/0，依此类推. 5。
2 程序文件5。
2.1质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成。
文件归档管理制度范本
文件归档管理制度范本第一章总则第一条为规范和加强文件归档管理，提高文件利用效率，保障信息安全，充分发挥文件管理的作用，根据《中华人民共和国档案法》和相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有部门和人员，在文件归档管理活动中必须严格遵守。
第三条文件归档管理是指对单位产生和收到的文件按照规定的结构、程序和标准进行分类、整理、登记、传递、查阅和销毁等管理活动。
第四条文件归档管理应当坚持以下原则：(一) 法律合规原则：严格遵守国家法律法规，依法对文件进行管理。
(二) 科学规范原则：按照制度规定的标准和程序进行文件管理。
(三) 实用高效原则：提高文件利用效率，便于及时查阅和使用。
(四) 保密安全原则：加强文件的保密意识，确保信息安全。
(五) 审计监督原则：建立健全审核机制，加强管理监督。
第二章文件归档管理的组织架构第五条本单位文件归档管理实行部门主管负责制，文件归档管理工作由负责文件管理的部门统一负责。
第六条文件管理部门应当配备专门人员，负责文件归档管理工作的具体实施。
第七条各部门应当配合文件管理部门的工作，按照制度规定的要求积极参与文件归档管理活动。
第八条文件管理部门应当定期组织文件管理人员进行培训，提高他们的文件管理水平和专业素养。
第九条文件管理部门应当建立档案管理系统，规范文件的归档、借阅、传递和销毁等流程。
第三章文件归档管理的程序第十条文件归档管理的程序包括文件的收集、整理、归档、保管、报批、借阅、销毁等环节。
第十一条文件的收集应当及时、完整、准确，确保对单位工作的全面记录。
第十二条文件的整理应当根据文件的性质、用途和时效性进行分类整理，建立档案库房，并采用科学合理的存放方式。
第十三条文件的归档应当按照文件的重要性、保密级别和归档标准进行归类，制定归档计划，保证文件的安全性和完整性。
第十四条文件的保管应当制定明确的保管制度，确保文件的安全性和长期保存。
第十五条文件的报批应当经过审核、签字等程序，确保文件的合法性和规范性。
规范资料管理通知附件(1号附件)
项目开工备案表工程名称建筑面积详细地址装饰面积建筑结构/层数建筑高度合同造价施工范围：其他标段装修施工单位名称（单位名称后注明施工标段内容）：业主单位：联系人：电话：总包单位：联系人：电话：监理单位：联系人：电话：土建设计单位：联系人：电话：装修设计单位：联系人：电话：进场日期：开工日期：竣工日期：总工期：整体工程质量目标安全、文明目标（是否有标化工地）保修期限其他要求投标项目经理手机现场项目经理手机技术负责人手机技术负责人手机施工员手机施工员手机质检员手机质检员手机安全员手机安全员手机材料员手机材料员手机资料员手机资料员手机现场固定电话：深化设计手机填表人：填表日期：年月日项目部通讯录序号姓名性别职务联系电话目前所在办电123456789101112131415表一：工程项目资金回收及使用计划表工程名称：编号：建设单位施工单位申报月份合同价施工内容本月施工进度完成情况及产值：下月计划完成进度及产值：下月预计回收资金：下月预计使用资金情况简述：人工材料费用其他申报项目部申报人项目经理填表日期附件四表二：公司各项目收款计划及支付预算汇总表单位：万元序号项目编码项目名称客户项目经理分管副总合同价工程性质下月收款情况下月资金使用情况备注下月预计收款财务实际收款材料费人工费其他费用合计合计备注：工程性质分为自营项目和考核项目。
制表时间：制表人：附件五在建工程月报工程名称：合同竣工日期预计竣工日期本月增加工程量约万元本月完成量（含增加）约万元累计完成工程量（含增加）约万元整体形象进度约 %工程质量达到合同要求□工程进度达到合同要求□工程安全文明施工达到合同要求□关系沟通协调正常□需公司配合协助事宜备注：有□栏，如符合请打“√”，不符合请附详细情况说明。
施工单位:浙江巨和装饰工程有限公司（项目部章）业主单位（监理单位）：（章）负责人：负责人：日期：年月日日期：年月日附件六在建工程月报（附件）工程名称：序号施工部位施工内容开始施工日期预计完工日期施工队长施工人数完成情况备注：本页不够，可另附页。