浅谈人事档案的重要性

浅谈人事档案的重要性

发表时间：2014-07-29T16:56:29.700Z 来源：《医药前沿》2014年第8期供稿作者：李虹

[导读] 它具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么样的条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料。

李虹

（山东省阳信县卫生局 251800）

【中图分类号】R19 【文献标识码】A 【文章编号】2095-1752（2014）08-0090-02

人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况，是识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据，管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。

在现代劳动用工管理中，人事档案的作用包括两个方面：对职工个人而言，人事档案管理部门可以据此为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续；提供婚姻状况证明；为流动人员提供身份认定和办理社会保险。对企业而言，为员工代办申报职称；根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料。

1.人事档案管理的社会价值

人事档案的社会价值，是由其自身的社会属性所决定的。人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。它具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么样的条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作，人事档案就具有存在和利用的社会价值。在计划经济时期，人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证，也是办理招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考；人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分，在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。但是，在特定的历史条件下，人事档案的价值作用曾被扭曲和过分地夸大，重档案记载轻现实表现成为人事档案工作的一大弊端。一份档案定终身的现象，更是让不少人一度对人事档案谈虎色变。在市场经济条件下，随着社会进入信息时代，信息已成为重要的社会资源，信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程，作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接，而这些信息的获取和利用，离不开人事档案工作的有效运转。因此，要正确认识人事档案的社会价值，充分发挥人事档案工作的重要作用。

2.我国人事档案管理中存在的主要问题

人事档案是对一个职工的个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录，是职工享受各种社会待遇的凭据以及解决劳动纠纷的依据。它关系到职工的切身利益。随着市场经济的建立和社会的发展，原有的企事业人事档案管理办法已经不能满足社会的发展和新型劳动力市场的需求，在工作中遇到了很多问题。

2.1人事档案管理政出多门

现有的人事档案管理体制处于新旧体制转制时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事代理制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。

2.2部分企事业的职工档案存在着客观性、准确性、完整性差的问题。没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出。职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致，工作经历记录不完整等。一些企业，尤其是私营企业或股份制企业的领导认为职工档案没什么用，不给新招用的职工建立档案，甚至随意更改，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。

2.3档案管理的软硬件不适应形势发展的需要，档案管理人员素质急需提高。部分档案管理人员业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应档案管理工作。多数档案室设备陈旧，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等达不到标准，档案管理只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子里。

3.加强人事档案管理工作的主要措施

建立用人与管档相分离的人事档案管理体制，要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新收回来，归政府所有。成立政府所属的统一的人事档案管理中心，除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外，企事业单位人员(包括改制破产的企事业单位置换身份后的人员)、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益性事业单位。

严肃档案管理。人事档案是极为神圣的，单是“档案”这个词汇就有着极大的威慑力，记得小的时候，老师就经常吓唬我们说，如果表现不好，你的劣迹会记入档案。而到了今天，人事档案管理却出现了混乱，如有“工龄越来越早，年龄越来越小，文凭越来越高，资格越来越老”等现象，档案中甚至还出现了假身份、假学历，极大地破坏了档案的严肃性。为此，人事档案管理要以制度化、规范化为基础，提高档案的内在质量，为人事工作提供准确、真实可靠的数据。

改善人事档案管理设施，提高档案管理人员素质。现阶段的人事档案管理不论是在档案保管、保护还是开展档案业务工作，对所需的设施都提出了更高的要求。现代化的设备和技术手段是实现人事档案管理现代化的物质基础。

人事档案管理部门要积极争取领导支持，改善档案管理设施和设备。首先是要建立坚固的防火、防潮专用库房，库房内配置铁质的档案柜、空调机、去湿机、灭火器等设备，定期对库房的防火、防潮、防蛀、防光、防高温的设施和安全措施进行检查。其次是根据单位资